Секреты оформления ведомости ИНВ-26

Чтобы отчетность была достоверной, важно проверять соответствие учетных записей реальному состоянию имущества и обязательств. Для этого проводятся инвентаризации, результаты которых фиксируются в ведомости ф. № ИНВ-26. Рассмотрим порядок ее оформления и приведем образец заполнения.

Для чего нужна ведомость учета результатов инвентаризации

Обязательная сверка учетных данных с фактическим наличием соответствующих объектов проводится в форме инвентаризации (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Правила ее проведения регулируются ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (утв. Приказом Минфина от 13.01.2023 N 4н).

Результаты проверок, включая выявленные расхождения (излишки, недостачи) и сведения о состоянии имущества, должны фиксироваться документально: описями, актами, сличительными ведомостями (п. 5 ФСБУ 28/2023). На их основании проводится квалификация результатов, которую утверждает руководитель организации по представлению лиц, проводивших инвентаризацию (п. 9 ФСБУ 28/2023).

Этот процесс включает определение.

Для документирования результатов квалификации оптимально подходит унифицированная форма № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (утв. Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 N 26). Ведомость удобна как для оформления экстренной проверки (например, после пожара или при смене МОЛ), так и в рамках плановой сверки перед составлением отчетности.

Документирование инвентаризации

Все этапы инвентаризации (от создания комиссии до учета итогов) должны быть задокументированы (п. 5 ФСБУ 28/2023).

Структура ведомости ИНВ-26 и ее соответствие ФСБУ 28/2023

Главное назначение формы № ИНВ-26 заключается в консолидации данных из всех инвентаризационных описей и актов в единый документ, на основе которого руководство принимает управленческие решения: от списания недостач и зачета пересортицы до постановки на баланс выявленных излишков. Применение этой ведомости гарантирует прозрачность контроля над активами и обязательствами, служит аргументом для налоговых органов, подтверждая достоверность бухгалтерского баланса.

Даже при разработке организацией собственных бланков в рамках ФСБУ 28/2023, структура формы № ИНВ-26 остается эталонной для качественной квалификации итогов проверки. Она позволяет в полном объеме зафиксировать сведения, необходимые для выполнения требований Стандарта:

• о результатах, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета (п. 12 ФСБУ 28/2023)
• о зачете излишков и недостач в результате пересортицы (п. 13 ФСБУ 28/2023)
• о квалификации недостач с учетом норм естественной убыли или наличия виновных лиц (п. 14 ФСБУ 28/2023)

Наличие в форме реквизитов для подписей всех ответственных лиц (руководителя, главного бухгалтера, председателя инвентаризационной комиссии) обеспечивает выполнение требования п. 9 ФСБУ 28/2023 об отражении результатов в учете только после того, как руководитель утвердит квалификацию, представленную лицами, проводившими проверку.

В частности, ведомость формы № ИНВ-26 содержит сведения:

• о счетах учета, по которым зафиксированы расхождения
• об обнаруженных излишках, недостачах и порче имущества
• о проведенных зачетах по пересортице
• о списании активов в пределах и сверх норм естественной убыли
• об отнесении сумм недостач и испорченного имущества на виновных лиц

Бланк формы № ИНВ-26.

Скачать бланк ИНВ-26 Word

Как заполнить типовую форму № ИНВ-26

При использовании унифицированных форм, ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией ф. ИНВ-26 является итоговым документом. Она обобщает сведения из инвентаризационных описей (ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-15), сличительных ведомостей (ИНВ-18, ИНВ-19).

В «шапке» ведомости проставляются:

• информация о компании: название, подразделение, код по ОКПО,
• вид деятельности по ОКДП: необходимо использовать данные по ОКПД2 (классификатор ОК 034-2014, утв. приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст) вместо отмененного классификатора ОКДП ОК 004-93

Затем указываются номер и дата оформления ведомости, отчетный период, за который она составляется.

Итоги квалификации результатов инвентаризации отражаются в табличной части ведомости:

• В графах 2 и 3 указывается наименование и номер счета бухгалтерского учета, по которому выявлены расхождения (данные вносятся обобщенно по счетам, а не по каждой номенклатурной позиции)
• В графах 4 и 5 фиксируются суммы излишков и недостач, определяемые в соответствии с нормами п. 11 ФСБУ 28/2023: излишки приходуются по их справедливой, балансовой стоимости или балансовой стоимости аналогичных активов, а недостачи — по балансовой стоимости
• В графе 6 отражается стоимость активов, признанных испорченными или поврежденными. При квалификации результатов инвентаризации должна учитываться возможность их дальнейшей продажи или использования (п. 9 ФСБУ 28/2023)
• В графах 7 — 10 дается расшифровка выявленных недостач и порчи имущества:
  • зачет по пересортице (графа 7): применяется при ошибочной подмене одного сорта или вида запаса другим в рамках одной номенклатурной группы; в ведомости фиксируется итоговый результат, сформированный на основании описи ИНВ-3 или аналогичной
  • списание в пределах норм естественной убыли (графа 8): сюда относят потери, обусловленные естественным изменением физико-химических свойств активов (усушка, выветривание, бой); такие расходы признаются обоснованными, списываются на себестоимость и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль или УСН с объектом «доходы минус расходы»
  • отнесение на виновных лиц (графа 9): при наличии оснований в ней отражаются суммы, подлежащие взысканию за порчу или утрату активов; возмещение недостачи оформляется документально (например, приказом, если МОЛ признал свою вину добровольно)
  • потери сверх норм при отсутствии оснований для возмещения (графа 10) относятся на расходы организации (пп. «б» п. 12 Стандарта)

При заполнении ведомости на бумажном носителе сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации не должны содержать незаполненных строк. В случае если в таблице остаются пустые строки, они должны быть прочеркнуты (п. 33 ФСБУ 28/2023).

ООО «ТАУТАВ» занимающееся выпуском рыбной продукции, провело обязательную инвентаризацию активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

По ее результатам было выявлено:

• пересортица за один и тот же период у одного и того же кладовщика в отношении рыбопродукции одного и того же наименования — в сумме 6 000 руб.
• недостача рыбопродукции в пределах норм естественной убыли — на сумму 1 200 руб.
• порча рыбопродукции по вине МОЛ (представлено заявление о добровольном возмещении) — на сумму 2 000 руб.
• недостача наличных денежных средств по вине кассира (представлено заявление о добровольном возмещении) — на сумму 2 500 руб.

На основании этих фактов была составлена ведомость по форме № ИНВ-26, обобщающая все выявленные расхождения для их последующего отражения в учете (примечание: все сведения, использованные для заполнения образца, являются вымышленными).

Образец заполненной ведомости учета результатов инвентаризации формы № ИНВ-26

Помимо инвентаризационных описей, основанием для отражения излишков или недостач являются подтверждающие документы: акты о хищении, заявления о добровольном признании вины, справки о рыночной стоимости (при выборе оценки излишков по справедливой стоимости), объяснительные записки материально ответственных лиц и иные документы. Все они подлежат обязательному хранению вместе с ведомостью, так как служат доказательной базой для квалификации результатов инвентаризации

Кратко о том, как правильно оформить ведомость ИНВ-26

• Назначение ведомости формы № ИНВ-26 — обобщение итогов инвентаризации в единый документ для принятия решений по зачету пересортицы, оприходованию излишков, квалификации недостач с учетом норм естественной убыли или наличия виновных лиц
• Унифицированная форма № ИНВ-26 не обязательна к применению с 2013 года и может заменяться бланком собственной формы. Тем не менее она оптимально соответствует требованиям действующего ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утв. Приказом Минфина от 13.01.2023 N 4н и по-прежнему может использоваться при оформлении итогов инвентаризации
• Ведомость удобна как для оформления внеплановых инвентаризаций (например, после пожара или при смене МОЛ), так и в рамках плановой сверки перед составлением отчетности

См. также:

• Как доработать бланк ИНВ-3 под требования ФСБУ 28/2023
• Приказ о проведении инвентаризации: бланк, образец, особенности оформления
• Порядок проведения инвентаризации: этапы, отражение в учете, образцы документов

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email