Управленческие расходы – понятие, порядок учета и отражение в отчетности

Управленческие расходы — отдельный блок затрат, связанных с общим управлением организации. Эти расходы не привязаны к производству или продаже конкретных товаров и услуг, но важны для функционирования и развития компании.

Расскажем, что такое управленческие расходы, на каком счете их учитывать и как показывать в бухгалтерской отчетности, чем они отличаются от административных расходов.

Что относится к управленческим расходам

Управленческие расходы включают в себя:

• зарплату административного персонала, бухгалтерии, отдела кадров, юристов
• оплату аренды офисных помещений
• коммунальные платежи
• расходы на канцтовары, связь, программное обеспечение для управления
• затраты на командировки и обучение АУП
• иные

Управленческие расходы называют общехозяйственными или административными. Счет учета — 26 «Общехозяйственные расходы». На нем обобщают управленческие расходы, ведут учет по субконто «Статьи затрат» и по подразделениям.

Настройки счета можно изменить и задать учет затрат Сводно, по организации в целом. Но изменение этой настройки повлияет не только на счет 26, но и на другие счета учета затрат компании.

На счете 26 учитывают управленческие расходы все компании, кроме торговых. Торговые организации для этих затрат применяют счет 44 «Расходы на продажу» (субсчет 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность»).

Что входит в управленческие расходы в торговых организациях.

Важно различать управленческие, коммерческие и производственные расходы. Производственные расходы напрямую связаны с созданием продукции, а коммерческие — с ее продажей. Управленческие расходы относятся к организации в целом, обеспечивают ее работу и развитие.

Как трактует законодательство административно-управленческие расходы

Пп. 18 п.1 ст. 264 НК РФ относит данные расходы к прочим.

Статья 264 НК (п. 1). Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

18) расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями, а также расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

Административно-управленческие расходы должны быть (ст. 252 НК РФ):

• подтверждены документально
• обоснованы и экономически оправданы
• произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода

Бухгалтерский учет управленческих расходов регламентирован документами:

• Планом счетов и Инструкцией по его применению, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н
• ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина от 06.05.1999 N 33н
• ФСБУ 10/2026 «Расходы», утв. Приказом Минфина от 24.04.2026 N 53н (обязателен с 01.01.2027)
• ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность» (в п. 26 говорится о включении управленческих расходов в отчет о финансовых результатах).

Приказ Минфина России от 04.10.2023 N 157н (ред. от 07.11.2025) «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность» (Зарегистрировано в Минюсте России 21.03.2024 N 77591).

Отчет о финансовых результатах.

26. Представление о финансовом результате деятельности экономического субъекта за отчетный период обеспечивается раскрытием в отчете о финансовых результатах, как минимум, показателей: выручки (за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и иных аналогичных обязательных платежей); себестоимости продаж; коммерческих расходов; управленческих расходов; доходов от участия в других организациях; процентов к получению; процентов к уплате; прочих доходов; прочих расходов; налога на прибыль организаций; прибыли (убытка) от прекращаемой деятельности (за вычетом относящегося к ней налога на прибыль организаций); результата переоценки внеоборотных активов, не включаемого в чистую прибыль (убыток); результата прочих операций, не включаемого в чистую прибыль (убыток); налога на прибыль организаций, относящегося к результатам переоценки внеоборотных активов и прочих операций, не включаемых в чистую прибыль (убыток).

Примеры учета управленческих расходов

Рассмотрим на примерах управленческие затраты ООО «Березовые шишки» и их отражение в учетной программе. Проводки показаны при системе налогообложения УСН (Доходы – расходы), компания платит НДС по ставке 22% и применяет вычет.

Пример 1. МПЗ для управленческих нужд — приобретение у поставщика

ООО «Березовые шишки» закупили воду для кулера «Воды Кавказа», бутыль 19 л., стоимость — 539 руб. в т. ч. НДС 22% (10 штук), у поставщика ООО «Водяной» на 5 390 руб. В учетной политике ООО «Березовые шишки» закреплено, что несущественные управленческие расходы учитываются в расходах сразу при их осуществлении.

Вариант учета МПЗ для управленческих нужд нужно закрепить в учетной политике организации: признавать такие запасы в составе запасов и списывать позже или, признавая их несущественными, списывать сразу при оприходовании.

Организация вправе упростить учет и сразу относить стоимость таких МПЗ на счет 26 «Общехозяйственные расходы» (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Для этого при отражении поступления таких МПЗ в карточке номенклатуры установите Вид номенклатуры — Услуги и используйте документ поступления услуг.

Приказ Минфина России от 15.11.2019 N 180н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы».

абз. 3. п. 1.

Организация может принять решение не применять настоящий Стандарт в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд. При этом затраты, которые в соответствии с настоящим Стандартом должны были бы включаться в стоимость запасов, признаются расходами периода, в котором были понесены. Указанное решение раскрывается в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.

Шаг 1. Перейдите в Раздел Покупки — Поступления (акты, накладные, УПД), создайте документ с видом операции услуги — кнопка Поступление — Услуги (акт, УПД).

Шаг 2. В шапке документа укажите поставщика — ООО «Водяной». При заполнении табличной части создайте номенклатуру, указав Вид номенклатуры — Услуги. Укажите цену — 539 руб., количество —10 штук, ставку НДС — 22%. В колонке Счета учета укажите:

• счет затрат — 26
• статью затрат — Управленческие расходы (затраты)
• подразделение затрат — в нашем примере Основное подразделение
• счет учета НДС — установится автоматически 19.03

Активируйте переключатель УПД для принятия НДС к вычету.

Шаг 3. Проведите документ и просмотрите сформированные им записи — кнопка ДтКт.

Воду питьевую «Воды Кавказа, 19 л» учли в составе управленческих расходов на сумму без НДС 4 418,03 руб. (Дт 26 Кт 60.01).

НДС выделили отдельно: 971,97 руб. (Дт 19.03 Кт 60.01).

Аналогично отражают и другие услуги — интернет, связь, аренда, «коммуналка» и т. п.

Пример 2. Управленческие расходы — отражение через подотчетника

Подотчетное лицо Деревянко Павел Генрихович 16.06.26 приобрел средства для уборки помещения на сумму 2 800 руб. Оформлен авансовый отчет, к нему приложен кассовый чек. Счета‑фактуры нет.

Шаг 1. Перейдите в Раздел Банк и касса — Авансовые отчеты и создайте документ Авансовый отчет.

Шаг 2. На вкладке Прочее отразите записи из документов подотчетного лица, укажите номенклатуру и сумму по каждой строке документа основания. В колонке Счет затрат / Подразделение укажите счет 26 / Основное подразделение. Субконто — Управленческие расходы.

Если нет счета‑фактуры, НДС по чеку нельзя принять к вычету (Письмо Минфина от 27.11.2019 N 03‑07‑11/92132). В этом случае галочку в колонке «СФ» не ставьте, реквизиты счета‑фактуры не заполняйте. НДС списывайте в состав расходов, не учитываемых в НУ, на счет 91.02.

Подробнее о заполнении авансовых отчетов читайте в материале Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция.

Шаг 3. Проведите документ и просмотрите сформированные проводки — кнопка ДтКт.

Расходы по авансовому отчету на приобретение моющих средств включили в состав затрат: 2 295,08 руб. (Дт 26 Кт 71).

Выделен НДС по чеку — 504,92 руб. (Дт 19.03 Кт 71.01).

Списан НДС на расходы — 504,92 руб. (Дт 91.02 Кт 19.03).

Пример 3. Зарплата административного персонала

Начислена заработная плата бухгалтеру Кораблевой Ирине Егоровне за июнь 2026 года — 27 500 руб. Отнесли на счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Шаг 1. В Разделе Зарплата и кадры — Все начисления создайте документ Начисление зарплаты. Заполните его, проведите и просмотрите сформированные им записи — ДтКт.

Проводки по начислению зарплаты сформируются по настройкам программы. Помимо распределения расходов на оплату труда по счетам учета, в программе можно настроить распределение расходов по системам налогообложения, например между УСН и ПСН.

В Разделе Главное — Учетная политика — блок Учет затрат, отмечен основной счет — 26 «Общехозяйственные расходы». Если сотрудникам не заданы другие настройки отражения затрат по зарплате в их карточке, по умолчанию в качестве счета затрат по дебету устанавливается счет 26. Пользователь может задать другой счет для установки по умолчанию, выделив его и нажав кнопку Использовать как основной.

При проведении документа Начисление заработной платы, заработная плата Кораблевой И. Е. и начисленные страховые взносы отнесены в дебет счета 26.

Начислена зарплата сотруднику административного персонала — Кораблевой И. Е. — 27 500 руб. (Дт 26 Кт 70).

Начислены взносы ФСС-НС — 50 руб. (Дт 26 Кт 69.11).

Начислены взносы по единому тарифу — 8 250 руб. (Дт 26 Кт 69.09).

Пример 4. Расходы на амортизацию ОС — отнесение на счет 26

ООО «Березовые шишки» в мае 2026 года приобрело у ИП Герасименко Е. П. административное здание стоимостью 25 600 000 руб. В документе поступления ОС «Способ отражения расходов по амортизации» задан счет 26.

Шаг 1. Отразите поступление ОС — Раздел ОС и НМА, задав способ отражения расходов «Амортизация (счет 26)», где укажите соответствующий счет.

Начиная с июня 2026 года — месяца, следующего за вводом в эксплуатацию объекта, на приобретенный объект начисляется амортизация — Раздел Операции — Закрытие месяца.

Шаг 2. Перейдите в указанный Раздел и выполните закрытие месяца.

Регламентной операцией Амортизация и износ основных средств начислена амортизация — по настройкам, заданным в документе поступления ОС.

Начислена амортизация по административному зданию — 58 287,80 руб. (Дт 26 Кт 02.01).

Таким образом, отражая управленческие расходы и указывая счет бухгалтерского учета 26, на нем аккумулируются все административные затраты — смотрите Раздел Отчеты — Оборотно–сальдовая ведомость по счету 26.

Управленческие расходы в 1С — закрытие счета

В результате выполнения регламентной операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 — Раздел Операции — Закрытие месяца выполняется закрытие поименованных счетов, в т. ч. и рассматриваемого счета 26.

Успешно проведенная операция без ошибок формирует проводки, которые закрывают счет 26 записью по кредиту в дебет счета 90.02.1. Управленческие расходы не распределяют на себестоимость конкретной продукции, а полностью уменьшают прибыль того периода, в котором они возникли.

Дт 90.02.1 Кт 26 — в разрезе статей затрат.

Если компания ведет производство и в настройках учетной политики (Раздел Главное — Учетная политика — блок Учет затрат) для производственных затрат выбран счет 20.01 «Основное производство», то при закрытии месяца счет 26 списывается в дебет счета 90.08.1 «Управленческие расходы по деятельности с основной системой налогообложения».

Измените настройку учетной политики и «перезакроем» июнь 2026 года. После изменения дебет счета в операции закрытия счета 26 изменится на 90.08.1.

Дт 90.08.1 Кт 26 — в разрезе статей затрат.

Проводки Дебет счета 26 и Кредит счета 26

Налоговые особенности управленческих расходов и их отражение в отчетности

Если организация применяет общую систему налогообложения (ОСНО), при проведении документов записи формируются и в бухгалтерском, и в налоговом учете — учитываются при расчете налога на прибыль.

Предположим, ООО «Березовые шишки» применяет ОСНО. При проведении документов в проводках появляются колонки Сумма НУ Дт и Сумма НУ Кт для отражения данных налогового учета.

Шаг 1. Перейдите к закрытию месяца — Раздел Операции. Просмотрите отчет Расчет налога на прибыль одноименной регламентной операции.

Сумма расходов отражена в колонке 3 — 100 805,91 руб. В нашем примере это сумма расходов, отраженная операциями на счете 26.

В расходы включаются суммы, по которым имеется запись в колонке НУ — налоговый учет.

Например, у ООО «Березовые шишки» на ОСНО отражены коммунальные услуги — электроэнергия, которые принимают к налоговому учету. Поэтому в проводке, помимо суммы в бухгалтерском учете, заполняют колонки Сумма НУ Дт и Сумма НУ Кт на 13 830,38 руб.

Отражение суммы «НУ» зависит от настроек статей затрат. Управляйте расходами через настройки статей затрат. В нашем примере в колонке Счета учета для отнесения затрат выбрали счет и статью затрат Коммунальные расходы.

Если рассмотреть ее настройки, то в ней задано Вид расхода — Прочие расходы.

ООО «Березовые шишки» произвели косметический ремонт помещения на сумму 150 800 руб., Подрядчик — ООО «Сатурн», данные расходы не отражают в налоговом учете.

Чтобы отразить операцию, сформируйте документ Поступление услуг (акт, УПД) (Раздел Покупки — Поступления (акты, накладные, УПД)). При заполнении колонки Счета учета в поле Счет затрат создайте новую статью расходов, например Прочие расходы (не принимаемые в НУ), с видом расхода Не учитываемые в целях налогообложения.

Шаг 1. Сформируйте документ Поступление услуг (акт, УПД) — Раздел Покупки — Поступления (акты, накладные, УПД). При заполнении колонки Счета учета в поле Счет затрат: создайте новую статью расходов, например Прочие расходы (не принимаемые в НУ).

Шаг 2. В настройках статьи, в поле Вид расхода: выберите Не учитываемые в целях налогообложения.

Шаг 3. Заполнив табличную часть, проведите документ и просмотрите его проводки — кнопка ДтКт.

Обратите внимание, что в налоговом учете расходы не приняты: по счету 26 колонка Сумма НУ Дт не заполнена, отражены только суммы по БУ и НУ Кт. Таким образом, данные расходы не принимаются во внимание в налоговом учете.

Анализ и контроль управленческих расходов

Перейдите в Раздел Отчеты — блок Анализ учета — Анализ учета по налогу на прибыль.

Сумма из рассмотренного примера отражена в блоке «Косвенные расходы, не учитываемые в НУ» — 123 607 руб.

Нажимая на ячейки, пользователь может детально проанализировать соответствующий показатель формы анализа, например просмотреть расходы, учитываемые и не учитываемые в налоговом учете.

Отражение расходов по счету 26 в отчетности: баланс и ОФР

Перейдите в Раздел Отчеты — Регламентированные отчеты и сформируйте комплект бухгалтерской отчетности.

Управленческие расходы в отчете о финансовых результатах — какая строка и как посмотреть детализацию

Управленческие расходы в ОФР отражают в одноименной строке под номером 2220, поскольку в нашем примере счет 26 закрылся на счет 90.08.1. Если в настройках программы установлен вариант закрытия на счет 90.02.1, то эта сумма будет включена в себестоимость продаж и попадет в строку 2120.

Нажав кнопку Расшифровать и выделив нужную ячейку отчета, пользователь может просмотреть ее детализацию. Можно углубиться в аналитику, последовательно щелкая мышкой по суммам в расшифровке.

Управленческие расходы в балансе

Управленческие расходы в балансе не показывают: по счету 26 нет сальдо на конец месяца. В отчет включают оплату труда управленцев, аренду офисов и другие затраты, о которых шла речь в примерах выше.

Все суммы перенесут на финансовый результат, а счет 90.08.1 закроется после реформации баланса по итогам года.

Управленческие расходы считают не по формуле, а как сумму всех статей, которые не зависят от производства и реализации.

Управленческие расходы растут по двум основным причинам:

• Сигнал развития — компания расширяется, увеличивает штат, открывает филиалы, выходит на новые рынки, поэтому затраты на управление закономерно растут
• Сигнал внешнего давления или неэффективности — дорожают консультации, обслуживание, юридическое и бухгалтерское сопровождение, конкуренция заставляет больше тратить на аналитику и планирование

Кратко об управленческих расходах в деятельности компании

• Административно-управленческие расходы — затраты на работу аппарата управления и обслуживание всего производственно-хозяйственного комплекса
• Торговые организации учитывают управленческие расходы на счете 44.01, остальные — на счете 26
• Счет затрат по умолчанию и другие настройки задают в учетной политике
• Затраты по счету 26 в зависимости от вида деятельности и настроек учетной политики закрывают в дебет счета 90.08.1 или 90.02.1. Из-за этого в ОФР их показывают по строке 2220 или 2120

См. также:

• Учет затрат в бухгалтерском учете: нормативная база, счета учета, примеры
• Как применять правила бухгалтерского и налогового учета затрат на НИОКР
• Расходы по кредитам и займам в бухгалтерском учете: основные правила отражения и практические примеры