Оборотно-сальдовые ведомости: для чего нужны, как заполняются, что можно из них извлечь

Оборотно-сальдовая ведомость — регистр бухгалтерского учета. Она показывает остатки и обороты по всем счетам или отдельному счету за выбранный период.

Расскажем, как сформировать ОСВ и использовать ее в работе бухгалтера.

Что такое оборотная, сальдовая, оборотно-сальдовая ведомость

Термин «оборотно-сальдовая ведомость» не раскрывают НПА по бухгалтерскому учету, но ОСВ используют как регистр бухгалтерского учета — ее форма соответствует требованиям ст. 10 Закона N 402-ФЗ.

ОСВ систематизирует данные учета. Компания самостоятельно утверждает форму ведомости, если использует ее как регистр бухгалтерского учета. В учете используют оборотные, сальдовые и оборотно-сальдовые ведомости — это разные регистры:

• Оборотная ведомость показывает обороты по счетам за период, может содержать начальные и конечные остатки
• Сальдовая ведомость показывает остатки по счетам на начало и конец периода
• Оборотно-сальдовая ведомость содержит остатки и обороты по счетам

Оборотно-сальдовая ведомость — образец фрагмента:

На практике бухгалтеры чаще используют оборотно-сальдовые ведомости — они показывают обороты и остатки по счетам, поэтому дают полную картину учета. Для краткости ОСВ часто называют оборотной или сальдовой ведомостью.

Как ОСВ помогает в работе бухгалтера

Оборотно-сальдовая ведомость показывает остатки и обороты по счетам за период. Используйте ее, чтобы проверить учет перед подготовкой отчетности и быстро подготовить информацию для руководителя.

По ОСВ проверяют:

• равенство итоговых оборотов по дебету и кредиту
• остатки на начало и конец периода
• полноту отражения операций перед подготовкой отчетности
• зависшие авансы, отрицательные остатки, незакрытые счета и расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом

Равенство дебетовых и кредитовых оборотов следует из двойной записи. Отрицательные остатки и остатки по счетам 90, 91, 99 на конец года могут указывать на ошибки в учете.

Пример 1

В ООО «Мастер» работа большинства сотрудников связана с командировками. В ОСВ по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» бухгалтер видит расчеты по каждому сотруднику: сколько средств выдали за выбранный период, на какую сумму сотрудники отчитались, какие долги остались за ними на конец периода, кому компания должна возместить обоснованный перерасход командировочных расходов.

По ОСВ отдельного счета или всех счетов бухгалтер видит:

• есть ли арифметические ошибки
• закрылись ли счета учета затрат
• остались ли необоснованные сальдо на счетах 90 и 91
• есть ли расхождения по НДС, дебиторской и кредиторской задолженности

Данные можно использовать для проверки декларации по налогу на прибыль — установить в ОСВ отбор по налоговому учету.

Алгоритм формирования ОСВ

Утвержденной формы ОСВ нет — компания формирует ее по утвержденному образцу. В бухгалтерской программе ОСВ формируется автоматически по форме, которую разработчик заложил в программу.

При ручном заполнении ведомости укажите наименование счета, сальдо на начало и конец периода, обороты.

Порядок формирования ведомости:

1. Выберите период — месяц, квартал, год и другие
2. Выберите счета, по которым были движения
3. Проверьте начальные остатки
4. Укажите обороты за выбранный период
5. Рассчитайте конечное сальдо
6. Проверьте итоговые показатели

Если в ОСВ не совпадают обороты по дебету и кредиту, ищите ошибку в проводках или аналитике.

В ОСВ по активно-пассивным счетам сальдо может быть развернутым: с остатками по дебету и кредиту.

Пример 2

В ООО «Схема» бухгалтер сформировала ОСВ по активно-пассивному счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сальдо на начало месяца:

• по кредиту 60.01 — 1 125 тыс. руб.
• по дебету — 645 тыс. руб.

Операции за месяц:

• перечислена предоплата поставщику — 78 тыс. руб.
• получены товары от поставщика — 441 тыс. руб.
• зачтен ранее выданный аванс — 320 тыс. руб.

На конец месяца будут видны как обороты по дебету и кредиту субсчетов счета 60 и самого счета, так и остатки по субсчетам (развернутое сальдо) и самому счету:

Развернутая ОСВ по счету 60 показывает отдельно авансы выданные и кредиторскую задолженность. Это важно и для заполнения баланса, и для анализа расчетов с поставщиками.

Секреты отчета в 1С: Бухгалтерия 8.3

В программе 1С: Бухгалтерия 8.3 ОСВ можно сформировать в разделе Отчеты: Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость.

Настройте ОСВ под свою задачу, чтобы получить нужную аналитику. Например, в статье на нашем сайте показано, как сформировать ОСВ по счетам 10, 41, 43 в разрезе контрагентов. Стандартные настройки такой аналитики не дают.

При полной аналитике, например по счету 62, ОСВ покажет обороты и остатки по каждому договору и документу — это поможет проверить взаиморасчеты с контрагентами.

Сгруппируйте строки отчета по видам субконто, чтобы проанализировать итоги по категориям активов: товарам, основным средствам и другим.

Сгруппируйте данные по периодам: неделям, месяцам и другим. Это поможет отследить динамику движения средств по одному отчету.

В программе из ОСВ можно перейти в первичные документы. Дважды кликните левой кнопкой мыши по строке отчета — программа автоматически сформирует «Анализ счета», «Карточку счета» или другой отчет. Проверьте в открытом документе возможные расхождения:

Проверку по ОСВ можно сочетать с экспресс-проверкой учета. Такое сочетание позволяет вскрыть нестыковки между бухгалтерским и налоговым учетом, уточнить — не остались ли ошибки после закрытия месяца.

Диагностика ОСВ — путь поиска ошибок

По ОСВ ошибки часто проще найти, чем при проверке проводок по отдельным документам в программе.

Распространенные ошибки:

• отрицательные остатки в кассе или на банковских счетах 50, 51, 52, 57
• отрицательные остатки по запасам на счетах 10, 41, 43
• сальдо на счетах 90, 91, 99 после закрытия года
• неверное сальдо на счетах 60 и 62 из-за неправильного распределения данных по договорам или зачета аванса
• остатки на счетах 09 и 77 у компаний, которые не применяют ПБУ 18/02, или неверные остатки у тех, кто применяет
• ошибки в аналитике — сумма по счету сходится, а по субконто — нет

Ошибки в аналитике возникают при ручных корректировках, неверном выборе договора или контрагента, проведении документов задним числом после закрытия периода.

Что делать, если ФНС требует ОСВ

ФНС может запросить ОСВ и другие регистры бухгалтерского учета при проверке. Утвержденного перечня регистров, которые инспекция вправе запросить, нет.

Если ФНС запросила ОСВ:

• уточните, в рамках какого мероприятия налогового контроля направлен запрос, в том числе по его тексту
• проверьте оформление требования или запроса
• сформируйте ОСВ за запрошенный период
• подготовьте пояснения по отдельным суммам и строкам ОСВ

Возможность запросить ОСВ предусмотрена при налоговом мониторинге (Приказ ФНС от 11.05.2021 N ЕД-7-23/476@).

Пример 3

При проверке ФНС запросила у ООО «Завтра» ОСВ по счету 41 за II квартал. Бухгалтер представил ведомость в разрезе номенклатурных групп: «Стройматериалы», «Запчасти» и другие.

Итог: аналитику представили, но укрупненно.

Кратко про оборотно-сальдовые ведомости

• ОСВ помогает проанализировать состояние учета, оценить обороты за период и найти ошибки
• ОСВ можно сформировать вручную или в бухгалтерской программе. Если ведомость используют как регистр бухгалтерского учета, ее форму утверждают в учетной политике
• ФНС может запросить ОСВ при проверке. Перед отправкой проверьте данные, чтобы избежать лишних вопросов

См. также:

• Оборотно-сальдовая ведомость в 1С 8.3
• Как сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, 41, 43 в разрезе контрагентов в 1С?
• Как сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 с полным наименованием номенклатуры в 1С
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету 20: полная аналитика в 1С
• Оборотно-сальдовая ведомость по счетам затрат: проверка налога на прибыль в 1С