Ведение бухгалтерского учета: что это значит, какие правила учесть

Бухгалтерский учет нужен компании для подготовки отчетности и расчета налоговой базы. Данные и документы учета используют при исчислении налогов.

Рассказали, как организовать учет, соблюдать правила и исправлять ошибки.

Кто может вести бухгалтерский учет

Кто может вести бухгалтерский учет, указано в п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Руководитель коммерческой организации отвечает за организацию учета. Он может:

• вести учет сам, если компания вправе применять упрощенные способы учета и составлять упрощенную отчетность
• поручить учет бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику
• заключить договор на ведение учета со сторонней организацией, ИП или самозанятым

Кредитная организация поручает учет штатному главному бухгалтеру.

Закон N 402-ФЗ устанавливает требования к лицам, которые ведут бухгалтерский учет:

Требования к лицу, заключившему договор о ведении бухучета в компании (ч. 4 ст. 7 Закона 402-ФЗ):

• высшее образование
• стаж работы по профессии не менее 3 лет из последних 5 календарных лет, при отсутствии высшего образования по профессии — не менее 5 лет из последних 7 календарных лет
• нет неснятой или непогашенной судимости за преступления в экономической сфере

Если договор на бухгалтерское обслуживание заключается с организацией, то как минимум один сотрудник такой организации должен соответствовать указанным требованиям.

Основные процедуры при ведении бухгалтерского учета

Сотрудник бухгалтерии отражает в учете данные о деятельности организации. Рассмотрим путь данных — он поможет понять последовательность учета:

На первом этапе фиксируйте факты хозяйственной жизни и другие объекты бухгалтерского учета. Оформляйте акты, накладные, бухгалтерские справки и другие первичные документы.

На втором этапе вносите данные в систему учета, обычно в бухгалтерскую программу. Вносите их в хронологическом порядке без пропусков. Отражайте операции методом двойной записи: по дебету одного и кредиту другого счета. Утвердите в учетной политике рабочий план счетов и случаи отступления от Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н.

После этого система сформирует регистры учета. При автоматизированном учете это происходит автоматически. Проверьте введенные данные по оборотно-сальдовой ведомости или отчету «Анализ счета». В программах 1С есть дополнительные помощники. Можно, например сделать экспресс-проверку учета и универсальный отчет. Настройте параметры отчета или поручите это программисту.

В конце месяца — закройте месяц. Программа проведет регламентные операции с учетом настроек: начислит амортизацию, создаст резервы, распределит затраты.

Затем проверьте внесенные данные и составьте отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие формы.

С чего начать ведение бухучета

Теоретическую основу учета устанавливают ст. 6-10 Закона N 402-ФЗ.

Начните с анализа уставных документов новой компании. В действующей организации оцените масштаб деятельности.

Определите, к какому бизнесу относится или будет относиться компания:

• микропредприятию
• малому
• среднему
• крупному

Сформируйте учетную политику — закрепите правила учета, утвердите формы документов, методики расчета резервов и обесценения активов.

Также укажите рабочий план счетов, порядок документооборота и используемые формы документов. При необходимости приложите методики расчетов. Опишите документооборот подробно, если у компании разветвленная структура.

Учетную политику формируйте по ПБУ 1/2008.

Подберите программу для учета. Типовая версия 1С может не учитывать особенности деятельности компании. В таком случае используйте отраслевое решение, например для сельхозпредприятия или НКО.

Ответить на вопрос «Как вести бухгалтерию» поможет наш Самоучитель 1С:Бухгалтерия 8.3 для начинающих от Бухэксперт

Ошибки при ведении учета: как их обнаружить и исправлять

При ведении учета соблюдайте положения учетной политики. Отражайте объекты учета в программе в хронологическом порядке.

Регулярно проводите контрольные процедуры, например после закрытия месяца:

• запустите в 1С экспресс-проверку учета
• сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с полной аналитикой
• при «красноте» в ОСВ сформируйте дополнительные отчеты — анализ счета, анализ субконто и другие

Исправляйте ошибки по ПБУ 22/2010.

Организуйте и поддерживайте систему внутреннего контроля (Письмо Минфина от 25.12.2013 N 07-04-15/57289).

Комплексное ведение бухгалтерского и налогового учета

В небольших компаниях бухгалтерский и налоговый учет обычно ведет один сотрудник в одной программе на основании первичных документов.

Контролируйте случаи, когда правила отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете различаются. Например, расходы могут признать в БУ, но не признать в НУ или учесть в другом размере либо периоде.

Для налогового учета:

• проверьте применяемый налоговый режим, настройки программы и положения налоговой учетной политики
• убедитесь, что компания утвердила формы налоговых регистров, порядок их ведения и проверки
• проверяйте заполнение регистров и расчет налоговой базы

Налоговая учетная политика обязательна при ОСНО. Глава 25 НК РФ требует закрепить отдельные правила налогового учета в учетной политике.

Что грозит за нарушение правил ведения учета

Государство устанавливает ответственность за неведение бухгалтерского и налогового учета, а также ошибки в учете.

За грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностному лицу грозит административный штраф от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ):

НК РФ также устанавливает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Компанию оштрафуют на 10 000 руб., если нарушение допущено в течение одного налогового периода. За нарушения в течение более одного налогового периода штраф составит 30 000 руб. (п. 1, п. 2 ст. 120 НК РФ).

К грубым нарушениям относят отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета. Также к ним относится систематическое несвоевременное или неправильное отражение операций.

Умышленное уклонение организации от уплаты налогов, сборов или страховых взносов в крупном размере может повлечь уголовную ответственность (ст. 199 УК РФ).

Кратко о ведении бухгалтерского учета

• За организацию учета отвечает руководитель компании. Он может поручить учет штатному бухгалтеру, заключить договор со сторонней организацией или ИП. Альтернативный вариант — вести учет сам, если компания вправе применять упрощенные способы учета и составлять упрощенную отчетность
• Цель учета — непрерывно и достоверно отражать данные о деятельности компании для подготовки бухгалтерской отчетности
• Ведение бухучета можно начать с уставных документов и учетной политики. Закрепите в ней правила учета
• Соблюдайте требования НПА по бухгалтерскому учету. Отражайте объекты учета непрерывно и в хронологическом порядке
• Проверяйте учетные данные регулярно, например раз в месяц, чтобы выявлять ошибки учета

См. также:

• Организация бухгалтерского учета в компании: основные правила
• Принципы и правила ведения бухгалтерского учета в РФ
• Утверждение рабочего плана счетов в учетной политике
• Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете