Ведение бухгалтерского учета: что это значит, какие правила учесть

Бухгалтерский учет нужен компании для подготовки отчетности и расчета налоговой базы. Данные и документы учета используют при исчислении налогов.

Рассказали, как организовать учет, соблюдать правила и исправлять ошибки.

Кто может вести бухгалтерский учет

Кто может вести бухгалтерский учет, указано в п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Руководитель коммерческой организации отвечает за организацию учета. Он может:

• вести учет сам, если компания вправе применять упрощенные способы учета и составлять упрощенную отчетность
• поручить учет бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику
• заключить договор на ведение учета со сторонней организацией, ИП или самозанятым

Кредитная организация поручает учет штатному главному бухгалтеру.

Закон N 402-ФЗ устанавливает требования к лицам, которые ведут бухгалтерский учет:

Требования к лицу, заключившему договор о ведении бухучета в компании (ч. 4 ст. 7 Закона 402-ФЗ):

• высшее образование
• стаж работы по профессии не менее 3 лет из последних 5 календарных лет, при отсутствии высшего образования по профессии — не менее 5 лет из последних 7 календарных лет
• нет неснятой или непогашенной судимости за преступления в экономической сфере

Если договор на бухгалтерское обслуживание заключается с организацией, то как минимум один сотрудник такой организации должен соответствовать указанным требованиям.

Основные процедуры при ведении бухгалтерского учета

Сотрудник бухгалтерии отражает в учете данные о деятельности организации. Рассмотрим путь данных — он поможет понять последовательность учета.

На первом этапе фиксируйте факты хозяйственной жизни и другие объекты бухгалтерского учета. Оформляйте акты, накладные, бухгалтерские справки и другие первичные документы.

На втором этапе вносите данные в систему учета, обычно в бухгалтерскую программу. Вносите их в хронологическом порядке без пропусков. Отражайте операции методом двойной записи: по дебету одного и кредиту другого счета. Утвердите в учетной политике рабочий план счетов и случаи отступления от Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н.

После этого система сформирует регистры учета. При автоматизированном учете это происходит автоматически. Проверьте введенные данные по оборотно-сальдовой ведомости или отчету «Анализ счета». В программах 1С есть дополнительные помощники. Можно, например сделать экспресс-проверку учета и универсальный отчет. Настройте параметры отчета или поручите это программисту.

В конце месяца — закройте месяц. Программа проведет регламентные операции с учетом настроек: начислит амортизацию, создаст резервы, распределит затраты.

Затем проверьте внесенные данные и составьте отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие формы.

С чего начать ведение бухучета

Теоретическую основу учета устанавливают ст. 6-10 Закона N 402-ФЗ.

Начните с анализа уставных документов новой компании. В действующей организации оцените масштаб деятельности.

Определите, к какому бизнесу относится или будет относиться компания:

• микропредприятию
• малому
• среднему
• крупному

Сформируйте учетную политику — закрепите правила учета, утвердите формы документов, методики расчета резервов и обесценения активов.

Также укажите рабочий план счетов, порядок документооборота и используемые формы документов. При необходимости приложите методики расчетов. Опишите документооборот подробно, если у компании разветвленная структура.

Учетную политику формируйте по ПБУ 1/2008.

Подберите программу для учета. Типовая версия 1С может не учитывать особенности деятельности компании. В таком случае используйте отраслевое решение, например для сельхозпредприятия или НКО.

Ответить на вопрос «Как вести бухгалтерию» поможет наш Самоучитель 1С:Бухгалтерия 8.3 для начинающих от Бухэксперт

Ошибки при ведении учета: как их обнаружить и исправлять

При ведении учета соблюдайте положения учетной политики. Отражайте объекты учета в программе в хронологическом порядке.

Регулярно проводите контрольные процедуры, например после закрытия месяца:

• запустите в 1С экспресс-проверку учета
• сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с полной аналитикой
• при «красноте» в ОСВ сформируйте дополнительные отчеты — анализ счета, анализ субконто и другие

Исправляйте ошибки по ПБУ 22/2010

Организуйте и поддерживайте систему внутреннего контроля (Письмо Минфина от 25.12.2013 N 07-04-15/57289).

Комплексное ведение бухгалтерского и налогового учета

В небольших компаниях бухгалтерский и налоговый учет обычно ведет один сотрудник в одной программе на основании первичных документов.

Контролируйте случаи, когда правила отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете различаются. Например, расходы могут признать в БУ, но не признать в НУ или учесть в другом размере либо периоде.

Для налогового учета:

• проверьте применяемый налоговый режим, настройки программы и положения налоговой учетной политики
• убедитесь, что компания утвердила формы налоговых регистров, порядок их ведения и проверки
• проверяйте заполнение регистров и расчет налоговой базы

Налоговая учетная политика обязательна при ОСНО. Глава 25 НК РФ требует закрепить отдельные правила налогового учета в учетной политике.

Что грозит за нарушение правил ведения учета

Государство устанавливает ответственность за неведение бухгалтерского и налогового учета, а также ошибки в учете.

За грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностному лицу грозит административный штраф от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

НК РФ также устанавливает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Компанию оштрафуют на 10 000 руб., если нарушение допущено в течение одного налогового периода. За нарушения в течение более одного налогового периода штраф составит 30 000 руб. (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ).

К грубым нарушениям относят отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета. Также к ним относится систематическое несвоевременное или неправильное отражение операций.

Умышленное уклонение организации от уплаты налогов, сборов или страховых взносов в крупном размере может повлечь уголовную ответственность (ст. 199 УК РФ).

Кратко о ведении бухгалтерского учета

• За организацию учета отвечает руководитель компании. Он может поручить учет штатному бухгалтеру, заключить договор со сторонней организацией или ИП. Альтернативный вариант — вести учет сам, если компания вправе применять упрощенные способы учета и составлять упрощенную отчетность
• Цель учета — непрерывно и достоверно отражать данные о деятельности компании для подготовки бухгалтерской отчетности
• Ведение бухучета можно начать с уставных документов и учетной политики. Закрепите в ней правила учета
• Соблюдайте требования НПА по бухгалтерскому учету. Отражайте объекты учета непрерывно и в хронологическом порядке
• Проверяйте учетные данные регулярно, например раз в месяц, чтобы выявлять ошибки учета

См. также:

• Организация бухгалтерского учета в компании: основные правила
• Принципы и правила ведения бухгалтерского учета в РФ
• Утверждение рабочего плана счетов в учетной политике
• Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете