Практика ведения регистров налогового учета: реквизиты, правила оформления, образцы

Начинающие бухгалтеры часто вспоминают о регистрах налогового учета, когда ФНС запрашивает их или направляет требование. Но у регистров важная функция — подтверждать достоверность данных налогового учета.

Рассмотрели требования к ним и правила оформления.

Нормативная основа регистров по НК РФ: определения, ответственность, корректировки

Налоговые регистры, первичные учетные документы и расчет налоговой базы подтверждают достоверность данных налогового учета.

Основные правила по регистрам налогового учета содержит гл. 25 НК РФ «Налог на прибыль».

Статья 313 НК РФ устанавливает требования к налоговым регистрам:

• общий порядок формирования и ведения
• обязательные реквизиты

Статья 314 НК РФ устанавливает правила ведения налоговых регистров для расчета базы по налогу на прибыль.

НК РФ не устанавливает отдельную ответственность за отсутствие налоговых регистров.

Инспекция может применить санкции за грубое нарушение правил учета (ст. 120 НК РФ). Если отсутствие регистров занизило налоговую базу, инспекция доначислит налог.

Штрафы по ст. 120 НК РФ:

• 10 тыс. руб. — за отсутствие регистров в одном налоговом периоде
• 30 тыс. руб. — за отсутствие регистров в двух и более налоговых периодах
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. — при занижении налоговой базы

Исправлять ошибки в налоговых регистрах нужно по правилам для первичных документов — НК РФ не устанавливает особый порядок:

1. Сохраните сведения о первоначальной записи
2. Укажите, кто и когда внес исправления
3. Дайте ссылку на документ — основание для исправлений — первичный документ, бухгалтерскую справку и др.
4. Исправьте налоговую декларацию или расчет, если ошибка повлияла на налоговую базу или сумму налога
5. Храните первоначальные и исправленные сведения

Пример 1

В ООО «Фабула» бухгалтер при закрытии ноября в 1С:Бухгалтерии 8.3 обнаружил, что не провел документ по сентябрьской отгрузке на 424 тыс. руб. Данные не попали в налоговый регистр за III квартал.

Бухгалтер добавил в регистр запись датой ноября и указал период ошибки — сентябрь. Затем уточнил налоговые обязательства.

По каким правилам оформлять регистры

Аналитические регистры налогового учета систематизируют и накапливают данные для расчета налоговых обязательств.

Используйте сведения из документов налогового учета и первичных учетных документов бухгалтерского учета. Первичные документы могут одновременно подтверждать данные налогового учета (ст. 313 НК РФ, Письмо Минфина от 11.03.2021 N 03-03-06/1/17067). Отражайте данные в регистрах по правилам гл. 25 НК РФ «Налог на прибыль».

Регистры условно можно разделить на группы:

Заполняйте налоговые регистры по правилам:

• ведите непрерывно
• отражайте сведения в хронологическом порядке
• не допускайте пропусков и изъятий

В аналитических регистрах налогового учета фиксируйте:

• доходы от реализации
• внереализационные доходы
• прямые и косвенные расходы
• амортизацию
• убытки прошлых лет
• нормируемые расходы
• иные сведения

Пример 2

ООО «Лето» продает товары, оказывает услуги и получает проценты на остатки денежных средств на счетах.

Вести операции нужно в разных регистрах. Например, создайте регистры «Доходы от реализации товаров, работ, услуг» и «Внереализационные доходы». Проценты на остаток денежных средств на счетах включайте во внереализационные доходы (п. 6 ст. 250 НК РФ).

Нормируемые расходы в налоговом учете, например рекламные, отражайте в разных регистрах:

• учитываемые при налогообложении
• не учитываемые при налогообложении

В бухгалтерском учете рекламные расходы не нормируются, поэтому разделять их не требуется.

Типовые и свободные формы регистров

Компания разрабатывает формы налоговых регистров и порядок отражения в них данных налогового учета самостоятельно.

Отдельные статьи НК РФ могут устанавливать дополнительные требования к составу сведений в регистрах. Например, регистры по НДФЛ должны содержать данные для расчета налога и заполнения отчетности: расчета 6-НДФЛ и справки о доходах (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Руководитель утверждает формы регистров. Включите их в приложения к учетной политике для целей налогового учета.

Ведите регистры:

• на бумаге
• в электронном виде

Регистр можно сформировать на машинном носителе, например в программе 1С, затем распечатать и подписать.

Если в компании применяются налоговые регистры от разработчиков программы 1С, перечень таких регистров по налогу на прибыль и НДФЛ можно распечатать из раздела Главное: Настройки — Учетная политика — Печать — Регистры налогового учета.

Пример 3

ООО «Промресурс» в ответ на требование ФНС при камеральной проверке направило регистр учета оплаты труда без подписи бухгалтера, который ведет регистр.

Все суммы в регистре указаны верно. Но из-за отсутствия обязательного реквизита ФНС может признать данные налогового учета неподтвержденными и попытаться применить штраф за грубое нарушение правил учета (ст. 120 НК РФ).

Примеры налоговых регистров

Посмотрите образцы налоговых регистров в справочно-правовых системах. Также можно создать регистр в 1С:Бухгалтерии 8.3, заполнить, распечатать и подписать.

Сделать это можно в разделе Отчеты: Налог на прибыль — Регистры налогового учета

Например, регистр НУ «Доходы от реализации», сформированный в программе 1С, может выглядеть так:

Регистр по НДФЛ можно заполнить и распечатать в разделе Зарплата и кадры: Зарплата — отчеты по зарплате — Регистр налогового учета по НДФЛ. Регистр можно сформировать как по всем сотрудникам, так и по отдельному сотруднику. Фрагмент регистра по одному сотруднику:

Для учета НДС используйте, например Книги покупок и продаж, а также Журнал учета счетов-фактур, особенно при посреднической деятельности.

Сформируйте их в документе Закрытие месяца. Например, при закрытии марта 2026 года программа сформирует справку-расчет налога на имущество за I квартал 2026 года (фрагмент):

Нюансы ведения налоговых регистров при УСН

НК РФ не устанавливает прямую обязанность вести регистры налогового учета при УСН.

Компании и ИП на УСН ведут Книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Это похоже на налоговый регистр с обязательными реквизитами.

При объекте «Доходы» в КУДиР отражайте доходы. При объекте «Доходы минус расходы» показывайте доходы и расходы в разных графах книги.

КУДиР содержит раздел для учета основных средств и нематериальных активов — заполняйте его при наличии таких объектов.

Компания может закрепить в учетной политике использование регистров 1С как налоговых. Например, для:

• расшифровки авансов
• контроля отдельных видов расходов

Кроме ОСВ и справок-расчетов при закрытии месяца используйте регистры:

• Анализ учета по УСН
• Расходы УСН

В конце периода сверяйте данные налоговых регистров с декларацией.

Кратко о регистрах налогового учета

• Налоговый регистр — документ налогового учета, который отражает и систематизирует сведения из документов налогового учета и первичных учетных документов бухгалтерского учета
• Компания разрабатывает формы регистров и утверждает приказом руководителя. Включите их в приложение к учетной политике или утвердите отдельным ЛНА
• Регистр должен содержать обязательные реквизиты
• Используйте как налоговые регистры учетные регистры бухгалтерской программы, например 1С:Бухгалтерии 8.3. Закрепите их в учетной политике для целей налогового учета

См. также:

• Утверждение регистров по налоговому учету в учетной политике
• Регистры налогового учета в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Регистр налогового учета по НДФЛ с выделением налоговой базы по ставке 15%