Транспортная отрасль в России переходит на электронные перевозочные документы в рамках цифровизации логистики через ГИС ЭПД и платформу ГосЛог. Перевозчики должны отказаться от бумажного документооборота и перейти к электронной транспортной накладной — ключевому документу перевозки и расчетов.
В статье разберем:
- что такое ЭПД
- как работает система ГИС ЭПД
- какие требования законодательства действуют для перевозчиков
- какой пошаговый план перехода на электронные перевозочные документы рекомендуется реализовать логистическим компаниям
Содержание
- Что такое электронные перевозочные документы
- Что такое система ГИС ЭПД
- Что такое ГосЛог
- Какие законы регулируют электронные перевозочные документы
- Что такое электронная транспортная накладная
- Участники оформления перевозочных документов
- Пошаговый план перехода на ЭПД для логистической компании
- Преимущества перехода на электронные перевозочные документы
- Основные риски при работе с ЭПД
- Кратко о ЭПД для перевозчиков
Что такое электронные перевозочные документы
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — документы, которые оформляют в электронном виде при перевозке грузов и передают через операторов электронного документооборота.
ЭПД используются в рамках:
- договора перевозки груза
- договора транспортной экспедиции
- организации перевозки различными видами транспорта
К электронным перевозочным документам относят:
- электронную транспортную накладную
- электронный заказ (заявка) на перевозку
- экспедиторские документы
- электронные путевые листы
- сопроводительные документы перевозки
Эти документы формируют электронный документооборот перевозок, который для многих компаний уже заменил бумажные документы. Для всех он становится обязательным с 01.09.2026 (Федеральный закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ).
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
После подписания электронные документы передают через оператора ЭДО и автоматически направляют в ГИС ЭПД (государственную информационную систему электронных перевозочных документов).
Что такое система ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов.
Она обеспечивает:
- обмен транспортными документами
- хранение информации о перевозках
- доступ контролирующих органов к данным
Процесс взаимодействия между участниками перевозки и государством.
Таким образом, формируется единая система контроля перевозок.
Что такое ГосЛог
ГосЛог — цифровая логистическая платформа, которая объединяет участников перевозок, операторов электронного документооборота и государственные системы в единую среду взаимодействия. Это «надстройка» над существующей инфраструктурой, которая обеспечивает сквозной обмен данными между бизнесом и государством.
Через ГосЛог выстраивают единый цифровой контур перевозки: от оформления документов до передачи сведений в государственные системы, включая ГИС ЭПД. Платформа не заменяет учетные системы компаний или операторов ЭДО, а связывает их между собой, обеспечивая стандартизированный и юридически значимый обмен данными.
ГосЛог обеспечивает:
- взаимодействие участников перевозки
- передачу электронных перевозочных документов
- интеграцию операторов электронного документооборота
Для бизнеса это означает, что обмен документами становится более прозрачным и быстрым: данные передаются автоматически, без дублирования и ручных операций. Для государства это инструмент контроля и прослеживаемости перевозок в режиме, близком к реальному времени.
Вывод: ГосЛог выступает связующим звеном всей цифровой логистики — через него обеспечивается единое пространство, в котором взаимодействуют компании, операторы ЭДО и государственные информационные системы.
Какие законы регулируют электронные перевозочные документы
Использование электронных перевозочных документов регулируют:
- Федеральный закон от 08.11.2008 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — устанавливает правила перевозки грузов и определяет использование транспортной накладной как основного документа перевозки
- Федеральный закон от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» — регламентирует деятельность экспедиторов и документооборот при организации перевозки
- Постановление Правительства от 21.12.2020 N 2200 об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом — устанавливает порядок оформления транспортной накладной
- Приказы ФНС, утверждающие форматы электронных перевозочных документов и правила их передачи через операторов ЭДО:
- Приказ ФНС от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@ (формат электронной транспортной накладной)
- Приказ ФНС от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1066@ (формат электронного заказа или заявки)
- Приказ ФНС от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1067@ (формат электронного путевого листа)
- Приказ ФНС от 13.02.2023 N ЕД-7-26/108@ (порядок обмена электронными перевозочными документами через операторов ЭДО)
Указанные документы устанавливают:
- структуру и обязательные реквизиты электронных перевозочных документов
- требования к форматам файлов
- правила взаимодействия участников перевозки через операторов ЭДО
- порядок передачи сведений в ГИС ЭПД
Эти требования обязательны для применения при переходе на электронный документооборот в сфере перевозок.
Что такое электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — документ, который подтверждает заключение договора перевозки, его используют для расчетов за транспортировку груза.
ЭТрН подтверждает:
- заключение договора перевозки между грузоотправителем и перевозчиком
- передачу груза перевозчику
- условия перевозки — маршрут, участники, характеристики груза
- доставку груза
- получение груза грузополучателем
- правомерность перевозки груза, в том числе при проверках контролирующих органов
- фиксацию затрат, связанных с перевозкой и управлением логистическими процессами
- основание для расчетов за услуги перевозки
- расходы для целей налогообложения
ЭТрН формируют и подписывают все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Это обеспечивает юридическую значимость документа и прозрачность всей цепочки перевозки. Электронная транспортная накладная — цифровой аналог бумажной транспортной накладной.
Участники оформления перевозочных документов
При перевозке груза в документообороте участвуют несколько сторон.
Все участники подписывают электронные документы электронной подписью.
Пошаговый план перехода на ЭПД для логистической компании
Переход на электронные перевозочные документы требует подготовки.
Рассмотрим пошаговый план действий для перевозчика или логистической компании.
Шаг 1. Определите виды договоров
Проверьте, какие договоры используются в работе компании:
- договор перевозки груза
- договор транспортной экспедиции
От этого зависит состав документов и порядок электронного документооборота.
Шаг 2. Выберите оператора электронного документооборота
Электронные перевозочные документы передают через операторов ЭДО.
Важно убедиться, что оператор:
- поддерживает работу с системой ГИС ЭПД
- имеет соответствующую аккредитацию
Реестр размещен на сайте Минтранса в разделе Реестр операторов ИС ЭПД.
Шаг 3. Подключитесь к системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД)
В ГИС ЭПД автоматически поступают сведения о перевозках: транспортные накладные, заказы, заявки и другие документы. Компания не подключается к ГИС ЭПД напрямую — взаимодействие происходит через аккредитованного оператора ЭДО.
После выбора оператора ЭДО необходимо:
- Заключить с ним договор для обеспечения обмена документами и их передаче в ГИС ЭПД
- Настроить обмен документами:
- подключить организацию к системе оператора
- настроить маршруты документооборота
- определить участников — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и др.
- Интегрировать с 1С или другой учетной программой
- Настроить формирование документов:
- электронной транспортной накладной (ЭТрН)
- заказа (заявки)
- путевых листов и экспедиторских документов — при необходимости
- Протестировать документооборот:
- отправьте тестовый документ
- проверьте подписание всеми участниками
- организуйте контроль передачи данных в ГИС ЭПД
- Подключить сотрудников и мобильные решения:
- доступы для логистов, бухгалтерии, диспетчеров
- мобильные приложения для водителей — чтобы могли подписывать и предъявлять ЭТрН
Шаг 4. Оформите электронные подписи
Для работы с электронными перевозочными документами потребуется электронная подпись.
Она должна быть:
- у сотрудников бухгалтерии
- логистов
- диспетчеров
- водителей — в отдельных случаях
В зависимости от типа пользователя подпись оформляют:
- Для организаций и ИП (руководитель)
Электронная подпись оформляют в удостоверяющем ФНС или у ее доверенных лиц. Это обязательное требование.
- Для сотрудников организации
Подпись можно оформить:
- в аккредитованных удостоверяющих центрах
- через доверенных лиц ФНС
- через операторов ЭДО — часто предлагают услугу «под ключ»
- Для физических лиц, например водителей
Возможны варианты:
- получить подпись через портал Госуслуги
- использовать простую электронную подпись в мобильном приложении
- оформить в удостоверяющем центре
Шаг 5. Настройте внутренние процессы
Переход на электронные документы требует изменения бизнес-процессов.
Необходимо:
- разработать регламент оформления документов
- обучить сотрудников работе с системой
- определить ответственных за документооборот
Преимущества перехода на электронные перевозочные документы
| Преимущество | Результат |
| Быстрый документооборот | Документы оформляются за несколько минут |
| Снижение ошибок | Система проверяет реквизиты |
| Удобный учет | Бухгалтерия быстрее получает документы |
| Экономия | Уменьшаются расходы на бумагу и хранение бумажных архивов |
| Прозрачность | Перевозки контролируются государством |
Основные риски при работе с ЭПД
Несмотря на преимущества, при внедрении электронных перевозочных документов могут возникать проблемы, например:
- неправильно оформили транспортную накладную
- нет электронной подписи у участников перевозки
- заключили договор с оператором ЭДО, который не поддерживает ГИС ЭПД
Чтобы избежать проблем, необходимо заранее протестировать систему документооборота.
Кратко о ЭПД для перевозчиков
- Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) — один из ключевых этапов цифровизации транспортной отрасли. Для логистических компаний и перевозчиков это означает:
- внедрение электронного документооборота перевозок
- подключение к системе ГИС ЭПД и ГосЛог
- изменение внутренних процессов оформления документов
- Бухгалтерам транспортных компаний и частных перевозчиков важно заранее подготовиться к переходу на электронные перевозочные документы, проверить оператора ЭДО в Реестре операторов ИС ЭПД на сайте Минтранса, настроить учетные процессы
- Компании, которые подготовятся к внедрению ЭПД заранее, смогут избежать ошибок и упростить работу с транспортными документами
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете