Электронные перевозочные документы и электронная транспортная накладная: что нужно знать бухгалтеру компании

С электронными перевозочными документами работают не только транспортные компании, но любой бизнес, который отправляет или получает товары, заказывает доставку или работает с экспедиторами. Разберем, как новые правила повлияют на бухгалтерию обычных компаний.

Когда компании нужны электронные перевозочные документы

Бизнес может не заниматься перевозками, но регулярно сталкиваться с транспортными документами. Поэтому бухгалтеру важно понимать, когда нужна электронная транспортная накладная, какие документы подтверждают расходы по перевозке, как взаимодействовать с перевозчиками, какие риски связаны с ошибками в оформлении.

Когда нужны электронные перевозочные документы:

• Компания продает товар с доставкой — например, производитель отправляет продукцию покупателю или оптовая компания доставляет товар клиенту. Если доставку осуществляет перевозчик или транспортная компания, оформляйте транспортную накладную. Если продавец доставляет товар собственным транспортом в рамках договора поставки, транспортная накладная обычно не требуется
• Организация покупает товар у поставщика. Если доставку осуществляет транспортная компания, оформляйте транспортную накладную

Компания работает с экспедитором. Экспедитор организует перевозку и оформляет транспортные документы. Во всех вышеперечисленных случаях компания становится участником электронного документооборота перевозок.

Кто участвует в перевозке и почему это важно бухгалтеру

При перевозке груза обычно участвуют три стороны.

Иногда появляется четвертый участник — экспедитор, который организует перевозку.

Бухгалтеру важно понимать свою роль в этой схеме — от него зависит, как расходы отразить в учете и какими документами их подтвердить.

Электронная транспортная накладная при заказе доставки

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — документ, которым подтверждают перевозку груза и используют для расчетов с перевозчиком.

С 01.09.2026 использование электронных накладных обязательно для компаний-участников перевозки (Федеральный закон от 07.06.2025 N 140 «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности»).

Даже если компания не занимается перевозкой, она может выступать грузоотправителем или грузополучателем, участвовать в подписании электронной транспортной накладной.

Компания-производитель продает товар клиенту. Для доставки используют транспортную компанию.

Если используют электронную транспортную накладную, все участники подписывают ее электронной подписью.

Когда электронные перевозочные документы станут обязательными

С 01.09.2026 электронные перевозочные документы станут обязательными (Федеральный закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ).

Это означает, что транспортные накладные, заказы на перевозку, экспедиторские документы должны оформлять в электронном виде. До 01.09.2026 можно использовать как электронные, так и бумажные перевозочные документы. Правило касается не только перевозчиков, но и компаний, которые отправляют или получают товары.

ФНС утвердила форматы электронных документов:

• транспортной накладной, сопроводительной ведомости электронного заказ-наряда (Приказ ФНС от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@)
• заказа и заявки на перевозку (Приказ ФНС от 13.02. 2023 N ЕД-7-26/108@)
• договора фрахтования (Приказ ФНС от 13.02.2023 N ЕД-7-26/109@)
• путевого листа (Приказ ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@)

ЭПД становятся обязательными с 2026 года — что нужно знать

Почему бухгалтеру важно разобраться в ЭПД

Для бухгалтерии транспортные документы имеют ключевое значение.

Они подтверждают:

• факт оказания транспортных услуг
• стоимость перевозки
• обоснованность расходов

Расходы можно учитывать в налоговом учете только при наличии правильно оформленных документов (ст. 262 НК РФ).Если транспортная накладная оформлена неправильно, налоговая может исключить расходы на перевозку и доначислить налоги.

Практический чек-лист для бухгалтера

Чтобы подготовиться к переходу на электронные перевозочные документы, бухгалтеру стоит проверить:

• есть ли у компании перевозки товаров
• кто оформляет транспортную накладную
• использует ли перевозчик электронные документы
• есть ли у сотрудников электронные подписи
• подключен ли оператор ЭДО

Кратко об электронных перевозочных документах

• Электронные перевозочные документы используют не только перевозчики. Любая компания, которая отправляет или получает товар, участвует в транспортном документообороте
• Основной документ перевозки — электронная транспортная накладная
• С 01.09. 2026 электронные перевозочные документы станут обязательными
• Бухгалтеру важно обеспечить правильное оформление транспортных документов

См. также:

• Электронный документооборот (ЭДО) на предприятии
• Как в договоре прописать электронный документооборот
• Обязательный ЭДО в транспортно-экспедиционной деятельности и перевозках грузов. Переход к применению электронных перевозочных документов с 01.09.2026

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email