График отпусков 2025: что нужно сделать работодателю

График отпусков обязателен для всех работодателей. Не оформлять его могут только микропредприятия, заключившие с работниками типовые трудовые договоры.

Расскажем, по каким правилам составлять график отпусков на 2025 год.

В какой срок подготовить график

График отпусков должен быть утвержден минимум за 2 недели до наступающего года. Компании, в которых действует профсоюз, должны предусмотреть еще и время на учет мнения его выборного органа.

Срок утверждения графика на 2025 год — 17 декабря 2024.

Этапы составления графика отпусков

1. Собрать пожелания работников
2. Оформить график
3. Согласовать его с профсоюзом (при наличии такового)
4. Утвердить график
5. Ознакомить с графиком сотрудников

Как составить график отпусков

Составляйте график с учетом следующих особенностей:

• Включите в график всех работников, которые состоят с организацией в трудовых отношениях на дату его утверждения, в т. ч. тех, с кем в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры, а также дистанционщиков. Включать в график работников, договоры с которыми приостановлены, не надо (Письмо Роструда от 19.12.2023 N ПГ/26132-6-1)
• Отпуск предоставляется целиком, если стороны не договорились о его разделении (письма Минтруда от 01.11.2023 N 14-6/ООГ-6853, Роструда от 08.10.2024 N ПГ/19878-6-1)
• При разделении отпуска одна из его частей не должна быть меньше 14 календарных дней
• Работодатель не может устанавливать ограничения, отличные от тех, что определены трудовым законодательством, например заставлять работника брать конкретное число будних дней и выходных или требовать от работника обязательно включить в отпуск выходные дни (Письмо Роструда от 10.01.2024 N ПГ/28100-6-1)
• Работник может изъявить желание пойти в отпуск в определенный период, однако работодатель вправе согласовать или не согласовать его. Исключение — работники, имеющие право на отдых в удобное время
• Работодатель не обязан соглашаться с переносом отпуска по желанию работника (Письмо ГИТ в г. Москве от 24.01.2024 N ПГ/29654/10-2762-ОБ/1426). Исключения — если работнику не выплатили вовремя отпускные или если работника предупредили о дате начала отпуска менее чем за 2 недели до его начала
• Роструд считает, что в графике отпусков необходимо указывать точные даты отдыха — конкретные дни начала и окончания (Письмо от 16.08.2024 N ПГ/17241-6-1), Минтруд — что достаточно месяцев (Письмо от 26.09.2024 N 14-6/ООГ-5659)
• Предоставлять отпуск исключительно в выходные нельзя (Письмо Минтруда от 07.12.2018 N 14-2/ООГ-9754). Однако Роструд считает, что оставшуюся часть основного отпуска можно брать только по выходным дням по соглашению с работодателем
• Работник может пойти в отпуск с любого дня — как с рабочего, так и с выходного
• Нерабочие праздники не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). При этом перенесенные Правительством выходные дни, которые приходятся на период ежегодного отпуска работника, включаются в число календарных дней отпуска (Письмо Роструда от 20.06.2024 N ПГ/11789-6-1)

Как документально оформить график отпусков

Издавать приказ о подготовке графика отпусков и о его утверждении необязательно, но целесообразно. Если решите издать приказ, составьте его по произвольной форме. Укажите в нем срок, до которого нужно представить списки сотрудников, а также планируемые периоды отпусков. Ознакомьте с приказом всех, кто перечислен в приказе.

Сам график можно также составить по самостоятельно утвержденной форме, но удобно использовать унифицированную форму Т-7.

Включать в бланк графы для отражения фактического отпуска и перенос отдыха необязательно (разъяснение Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф).

Как ознакомить сотрудников с графиком

Ознакомьте работников с утвержденным графиком под роспись.

Срока для ознакомления с графиком ТК РФ не устанавливает. Но его можно указать, например, в приказе об утверждении графика.

Способ ознакомления работников с графиком отпусков может быть произвольный. Для этого можно оформить отдельный лист ознакомления или дополнить график еще одной графой.

Если работник отказывается знакомиться с графиком, составьте акт. Но даже если он не ознакомился, Роструд считает, что работник не сможет отказаться от отпуска, если работодатель его уведомил минимум за 2 недели до его начала отдыха.

Ответственность за отсутствие графика

За отсутствие утвержденного графика отпусков на работодателя может быть наложен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• 1 000 — 5 000 руб. — для должностных лиц
• 30 000 — 50 000 руб. — для компаний
• 1 000 — 5 000 руб. — для ИП

Для составления графика отпусков в ЗУП 3.1 предназначен документ График отпусков (Кадры – Графики, переносы отпусков) — Составление графика отпусков в 1С 8.3 ЗУП пошагово.

Если в программу подключен сервис 1С:Кабинет сотрудника – График отпусков можно сформировать автоматически на основании документа Сбор графиков отпусков (Кадры – Сбор графиков отпусков). Подробнее – в статье 1С:Кабинет сотрудника – ввод графика отпусков на основании документа Сбор графика отпусков (ЗУП 3.1.30.35).

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email