Работа с документом «Ввод остатков отпусков» в ЗУП 3.1

Документ Ввод остатков отпусков можно использовать как для изменений права на отпуск, так и для корректировки остатков отпуска. В статье рассмотрим, где находится документ, как с ним работать и какие есть нюансы в заполнении документа.

Где найти документ «Ввод остатков отпусков»

Создать документ Ввод остатков отпусков можно:

• Из раздела Главное – См. также – Остатки отпусков. По умолчанию в ЗУП 3.1. не выведен журнал Остатки отпусков в разделе Главное. Настроить отражение документа можно по кнопке Настройки («шестеренка» в верхнем правом углу раздела) – Настройка навигации. 
• Из карточки сотрудника по кнопке Оформить документ – Отсутствия – Ввод остатков отпусков. 

Для чего используется документ «Ввод остатков отпусков»

С помощью документа Ввод остатков отпусков можно решить 2 задачи – изменить права на отпуск и скорректировать остатки отпусков.

Изменение прав сотрудника на ежегодные отпуска

В документе Ввод остатков отпусков можно назначить сотруднику новый вид ежегодного отпуска или отменить право на ежегодный отпуск. Также есть возможность изменить положенное количество дней отпуска в год. Для решения этих задач работаем с табличной частью Права на отпуск, а таблицу Остатки отпусков по рабочим годам не заполняем.

Корректировка остатков отпусков

Документом Ввод остатков отпусков можно скорректировать остатки дней отпуска для сотрудника. Для этого в нижнюю табличную часть Остатки отпусков по рабочим годам вводим вручную остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет.

Таблица Права на отпуск в документе в этом случае будет заполнена автоматически, удалять строки из нее не нужно.

В таблице можно вручную указать количество дней отсутствия сотрудника, которые влияют на сдвиг рабочего года.

Далее рассмотрим работу с документом подробнее.

Изменение права на отпуск

Чтобы сотруднику изменить право на ежегодный отпуск, в документе укажем Дату остатков – это дата, с которой будет изменено право на отпуск.

Дальнейшие действия будут зависеть от того, как именно нужно изменить право на отпуск:

• Чтобы назначить сотруднику право на новый вид отпуска, добавим в таблицу Права на отпуск новую строку по кнопке Добавить. Выберем нужный вид отпуска и укажем количество дней отпуска в год.

• Чтобы изменить количество положенных дней отпуска, в строке с нужным видом отпуска вручную изменим значение в колонке Количество дней в год.

• Чтобы отменить право на отпуск, выделим вид ежегодного отпуска в табличной части Права на отпуск и нажмем кнопку Отменить.

При добавлении нового вида отпуска значение колонки Количество дней в год заполнится автоматически, если для выбранного Вида отпуска (Настройка – Виды отпусков) указано, что он предоставляется постоянно и заполнено число дней отпуска в год.

При необходимости в документе можно вручную скорректировать количество дней отпуска.

Результаты выполненных действий отразятся в колонке Комментарий.

Корректировка остатков отпусков

Для того, чтобы откорректировать остатки отпусков, создадим документ и укажем Дату остатков.

Остатки отпусков вводим всегда по состоянию на конец дня, указанного в поле Дата остатков.

Внесенные остатки по какому-либо виду отпуска полностью заменяют собой автоматически накопленные в программе остатки по этому виду отпуска за все рабочие годы. Поэтому в документе Ввод остатков отпусков есть предупреждение По сотруднику существуют ранее введенные отпуска и права на ежегодные отпуска. Эти данные не станут учитываться.

Остатки отпусков вносим в разрезе рабочих лет в таблицу Остатки отпусков по рабочим годам. Достаточно ввести остатки за те прошлые рабочие годы, по которым имеются ненулевые остатки. Нулевые остатки по рабочим годам ДО года первых остатков не вводим.

На основании введённых данных в таблицу Остатки отпусков по рабочим годам в таблице Права на отпуск заполнится автоматически колонка Остаток. Это количество неотгулянных дней в разрезе видов отпусков на Дату остатков.

Если у сотрудника есть дни неявок по видам отсутствия, которые сдвигают последний рабочий год — их также нужно указать в документе Ввод остатков отпусков.

В документ Ввод остатков отпусков вносим полное количество дней неявок в разрезе видов отсутствия за последний рабочий год. Даже если число дней отпуска без сохранения зарплаты еще не превысило порог в 14 дней и не привело к сдвигу рабочего года, их также необходимо указать в документе.

Для этого в таблице Права на отпуска кликнем двойным щелчком по значению колонки Дней отсутствия, откроем окно Отсутствия, сдвигающие рабочий год и укажем вид отсутствия и количество дней. Например, сотрудник брал отпуск за свой счет на 16 дней и также отсутствовал на рабочем месте 2 дня по невыясненной причине. Тогда ввод отсутствий будет выглядеть так.

Подробнее о сдвиге рабочих лет – в статье Расчет прав на отпуск при сдвиге рабочего года.

Нюансы ввода остатков отпусков

При вводе остатков документом Ввод остатков отпусков важно учесть следующие нюансы.

Нюанс 1. Ввод отрицательных остатков отпуска

Если сотрудник использовал отпуск авансом, то количество дней отпуска в таблице Остатки отпусков по рабочим годам указываем с минусом.

Нюанс 2. Между рабочими годами не должно быть разрывов или пересечений

Вводить остатки отпусков с разрывами и пересечениями периодов нельзя. Если дата начала рабочего года начинается с разрывом от даты окончания предыдущего рабочего года — при попытке провести документ программа выдаст предупреждение Периоды отпуска указаны неверно. Периоды не должны прерываться или накладываться друг на друга.

Для проведения документа укажем «пропущенный» рабочий год с нулевым остатком дней отпуска.

Нюанс 3. Текущий рабочий год указываем всегда

Последний рабочий год, за который вводятся остатки отпуска, должен быть согласован с датой ввода остатков. Дата остатков должна принадлежать именно последнему рабочему году. При ошибочном вводе программа выдаст предупреждение Последний период остатков отпусков должен захватывать дату остатков.

Для исправления ошибки нужно изменить Дату остатков или внести строку с рабочим годом, включающим дату ввода остатков.

Нюанс 4. В таблице «Остатки отпусков по рабочим годам» вводим дни по всем полагающимся отпускам сотрудника.

Если у сотрудника есть право на несколько видов отпусков, а остаток дней нужно изменить только по одному из них – таблицу Остатки отпусков по рабочим годам необходимо заполнить всеми видами отпусков работника.

Для отпусков, по которым исправление остатка дней не требуется, в документе нужно указать фактическое количество дней остатка на дату ввода. Если какой-то отпуск не отразить, после регистрации документа программа начнет неправильно рассчитывать остатки по «забытому» отпуску. При подсчете будет учитываться только накопление дней такого отпуска, а их использование за период до даты ввода остатка учтено не будет. В итоге остаток окажется завышенным.

Рассмотрим на примерах использование документа Ввод остатков отпусков.

Пример 1. Ввод остатков отпусков на определенную дату

Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудницы Громовой Н.П. по состоянию на начало дня 01.09.2023. Сотрудница принята на работу 15.11.2021, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 дней.

• За рабочий год с 15.11.2021 по 14.11.2022 – отпуск использован полностью
• За рабочий год с 15.11.2022 по 14.11.2023 – использовано 26 дней отпуска

Сведения об остатке отпуска необходимо ввести на начало дня 01.09.2023. Поэтому Дату остатков в документе Ввод остатков отпусков укажем предшествующим днем — 31.08.2023.

Сначала рассчитаем остаток отпуска за последний рабочий год за отработанный период с 15.11.2022 по 01.09.2023. В нем сотрудница отработала 9,5 месяцев. Значит, с учетом округления (п. 35 Правил, утв. Народным Комиссариатом Труда СССР 30.04.1930 N 169) в расчет берем 10 месяцев.

• Заработанный отпуск за последний рабочий год

2,33 (количество заработанных дней за 1 месяц) * 10 (количество отработанных месяцев) = 23,33 дня.

• Остаток неиспользованного отпуска

23,33 (Заработано) — 26 (использовано) = -2,67 дня.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам введем:

• Рабочий год с 15.11.2021 по 14.11.2022 – указывать не нужно, остатка отпуска нет за этот рабочий год
• Рабочий год с 15.11.2022 по 14.11.2023 – укажем отрицательный остаток -2,67

После проведения документа Ввод остатков отпусков программа продолжит накапливать дни отпуска с даты ввода остатков. На 01.09.2023 для сотрудницы указан остаток -2,67 дня. К моменту окончания рабочего года пройдет 2 месяца, будет накоплено 4,67 дня. К 15 ноября сотрудница заработает 2 дня права на отпуск.

Сформируем отчет Справка об остатках отпусков (Кадры – Кадровые отчеты) на 15 ноября 2023 года для проверки ввода данных. Отчет показывает, что за рабочий год с 15.11.2022 по 14.11.2023 остаток отпусков составляет 2 дня.

Значит, в документе Ввод остатков отпусков для сотрудника верно указан рабочий год и остаток отпуска.

Пример 2. Ввод дней отсутствия, сдвигающий рабочий год

Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудницы Щегловой Т.М. по состоянию на начало дня 01.01.2024.

Сотрудница работает в организации с 26.08.2021, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней:

• За рабочий год с 26.08.2021 по 25.08.2022 – использован 21 день отпуска, также сотрудница была в отпуске за свой счет 15 дней в декабре 2021 года
• За рабочий год с 26.08.2022 по 25.08.2023 – отпуск использован полностью
• За рабочий год с 26.08.2023 по 24.08.2024 – отпуск не использовался

Сведения об остатке отпуска необходимо ввести на начало дня 01.01.2024. Для Даты остатков в документе Ввод остатков отпусков укажем предшествующий день 31.12.2023.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам введем:

• За рабочий год с 26.08.2021 по 25.08.2022 – остаток отпуска 7 дней (сотрудница использовала 21 день отпуска из положенных 28 дней)
• За рабочий год с 26.08.2022 по 25.08.2023 – остаток отпуска 0 дней, вводить в документ количество дней не будем, но период указать нужно (сотрудница полностью использовала дни отпуска)
• За рабочий год с 26.08.2023 по 24.08.2024 – укажем остаток 9,33 дня (с 26.08.2023 по 01.01.2024 отработано 4 месяца. 2,33 * 4 = 9,33)

Сотруднице был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 15 дней. Период удлинения отпускного стажа начинается с 15-го дня отпуска без оплаты и составляет 1 день, но в документе Ввод остатков отпусков укажем полное количество дней неявок. Для этого в колонке Дней отсутствия введем 15 дней по причине Отпуск неоплачиваемый по разрешению работодателя.

После проведения документа Ввод остатков отпусков программа продолжит накапливать дни отпуска с даты ввода остатков и самостоятельно рассчитает сдвиг окончания последнего рабочего года на 1 день.

Сформируем отчет Справка об остатках отпусков на 01.01.2024 для проверки ввода данных. Ожидаем, что по данным отчета рабочий год будет продлен на 1 день. Отчет показывает остатки отпусков:

• За рабочий год с 26.08.2021 по 25.08.2022 – остаток 7 дней
• За рабочий год с 26.08.2023 по 26.08.2024 – остаток 9,33 дней

Для сотрудницы верно указаны рабочие годы и остатки отпусков.

Пример 3. Исправление прав на отпуск из-за ошибки в документе «Прием на работу»

Сотрудник Кораблев П.И. принят на работу 07.02.2022 г. В документе Прием на работу ошибочно не указали право на ежегодный отпуск в размере 28 дней. Ошибка была замечена при формировании отчета Справка об остатках отпусков — у сотрудника не накапливается право на отпуск.

Рассмотрим, как исправить ошибку с помощью документа Ввод остатков отпусков.

Сотрудник принят на работу 07.02.2022. Создадим документ Ввод остатков отпусков:

• Дата остатков – дата приема на работу 07.02.2022
• В табличной части Права на отпуска по кнопке Добавить выбираем вид отпуска Основной
• Количество дней в год — 28 дней

После проведения документа Ввод остатков отпусков программа рассчитает накопленные дни с даты приема на работу сотрудника. Сформируем отчет Справка об остатках отпусков, чтобы проверить назначение права на отпуск и накопленный остаток.

Для сотрудника верно указано право на отпуск с даты приема на работу, накопленные дни и остаток отпуска рассчитаны правильно.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email