Учет спецодежды в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Учет спецодежды в 1С 8.3 полностью автоматизирован. Рассмотрим подробно каждый шаг на примере и разберем:

• какие настройки необходимо выполнить в 1С
• как списывать спецодежду в 1С 8.3
• каким документом можно оформить возврат спецодежды из эксплуатации
• как передать спецодежду бывшую в эксплуатации другому сотруднику

Нормативное регулирование

В зависимости от стоимости и срока службы спецодежды ее учитывают:

• БУ (п. 3 ФСБУ 5/2019)
  • если срок службы спецодежды 12 месяцев и меньше, стоимость спецодежды можно включить в состав материальных запасов полностью в момент передачи ее в эксплуатацию
  • если срок службы спецодежды более 12 месяцев, она учитывается как основные средства
• НУ
  • в составе материальных расходов:
    • стоимость спецодежды включается в состав расходов полностью в момент передачи ее в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ)
    • стоимость можно списывать равномерно в течение срока эксплуатации спецодежды, только если срок эксплуатации — более одного отчетного периода (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ)
  • в составе амортизируемого имущества, если срок ее эксплуатации более 12 месяцев и ее стоимость более 100 000 руб. (п. 1 ст. 256 НК РФ)

Подробнее — Учет спецодежды с 2021 в 1С

Учет спецодежды в 1С 8.3 пошаговая инструкция

05 июля организация приобрела спецодежду: 

• халат рабочий женский — 1 шт стоимостью 854 руб. (в т. ч. НДС 22%)
• халат хозяйственный женский — 1 шт стоимостью 732 руб. (в т. ч. НДС 22%)
• костюм мужской рабочий зимний — 1 шт стоимостью 8 418 руб. (в т. ч. НДС 22%)

20 августа выдана спецодежда:

• работнику малярного цеха Аксютиной Ксении Витальевне — Халат рабочий женский в количестве 1 шт
• работнику АХО Рябчиковой Ирине Владимировне — Халат хозяйственный женский в количестве 1 шт

20 декабря Халат рабочий женский возвращен из эксплуатации в связи с увольнением  Аксютиной К.В.

21 декабря Халат рабочий женский б/у выдан новому сотруднику.

Затраты учитываются в составе материальных расходов. 

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера PDF

Настройки учета спецодежды

Настройки функциональности 1С

В целях обеспечения сохранности спецодежды в эксплуатации целосообразно организовать ее учет на забалансовом счете МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации» (п. 8 ФСБУ 5/2019, План счетов 1С).

Включите настройку функциональности Ведомости выдачи спецодежды в разделе Главное — Функциональность — вкладка Запасы. Эта настройка включит доступ к справочнику Назначения использования и позволит устанавливать СПИ в документе Передача материалов в эксплуатацию, если один и тот же малоценный объект в зависимости от назначения имеет разные сроки полезного использования.

Если флажок не устанавливать, то СПИ устанавливается в карточке номенклатуры в разделе Малоценное оборудование и запасы, выданные сотрудникам PDF

Подробнее — Сроки полезного использования несущественных активов в 1С

Ввод спецодежды

Занесите спецодежду в справочник Номенклатура в разделе Справочники.

В карточке укажите:

• Вид номенклатуры
  • Малоценное оборудование и запасы — если относится к малоценному имуществу (п. 5 ФСБУ 6) или используется для запасов с СПИ менее 12 месяцев, предназначенных для управленческих нужд (п. 2 ФСБУ 5)
  • Материалы —для запасов с СПИ не более 12 месяцев, не относящихся к несущественным активам PDF

Назначение использования

По ссылке Назначение использования в карточке номенклатуры задайте по кнопке Создать параметры эксплуатации и списания стоимости:

• Наименование — уникальное название, которое описывает использование спецодежды, чтобы не спутать это назначение
• Количество по нормативу выдачи — информативное поле, используется только для заполнения графы Количество в документе Передача материалов в эксплуатацию. Нормативы выдачи не отслеживается в программе
• Порядок износа
  • До износа — укажите, если срок использования не установлен и его не надо отслеживать
  • В течение фиксированного срока — при выборе этого вариант укажите СПИ в месяцах, что позволит отслеживать срок использования в отчете Материалы, выданные сотрудникам 
• Способ отражения расходов — способ учета затрат (при необходимости создайте новый элемент справочника Способы отражения расходов)

Назначение использования также можно указать в документе Передача материалов в эксплуатацию.

Назначение использования задается отдельно для каждой номенклатурной позиции спецодежды. Если спецодежду используете в разных подразделениях (по-разному отражаются затраты) или параметры выдачи ее отличаются, то создавайте для каждых параметров отдельное назначение использования спецодежды в 1С 8.3. Бухэксперт не рекомендует изменять параметры уже введенного назначения использования.

Приобретение спецодежды

Оприходование спецодежды отразите документом Поступление (акты, накладные, УПД) вид операции Товары (накладная, УПД) в разделе Покупки.

В табличной части укажите наименование спецодежды, поступившей в организацию, ее количество и стоимость.

Ознакомиться с нюансами заполнения каждого поля и графы в путеводителе Документ Поступление (акт, накладная, УПД) вид операции Товары (накладная) в 1С

Проводки

Выдача спецодежды работнику в 1С 8.3

Как списать спецодежду в 1С 8.3? Выдайте спецодежду документом Передача материалов в эксплуатацию в разделе Склад.

Учтенной как несущественный актив

Заполните вкладку Спецодежда передаваемой спецодеждой:

• Физическое лицо — работник, получивший спецодежду
• Счет учета — программа автоматически отразит сч.10.21.1
• Назначение использования — порядок списания спецодежды

Проводки

Учтенной как запасы

Заполните вкладку Спецодежда передаваемой спецодеждой:

• Счет учета — укажите счет, на котором отразили поступление спецодежды, в нашем примере сч.10.10
• Назначение использования — порядок списания спецодежды

Проводки

Погашение стоимости спецодежды в 1С 8.3

Стоимость спецодежды, учтенной как запасы или малоценные активы включается в расходы

• в БУ — в документе Поступление (акт, накладная, УПД) или документе Передача материалов в эксплуатацию
• в НУ — в документе Передача материалов в эксплуатацию

Регламентная операция Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки из раздела Операции – Закрытие месяца не формирует проводки, так как списание происходит единовременно.

Контроль срока эксплуатации спецодежды

Контролируйте оставшийся СПИ и наступление срока списания со сч. МЦ.02 по спецодежде с помощью отчета Материалы, выданные сотрудникам из раздела Склад.

Отчет формируется в разрезе сотрудников, номенклатуры и документов передачи в эксплуатацию.

Списание спецодежды при увольнении работника в 1С 8.3

Спишите спецодежду с сотрудника документом Списание материалов из эксплуатации или документом Списание товаров, материалов в разделе Склад.

Рассмотрим на примере документа Списание материалов из эксплуатации.

На вкладке Спецодежда укажите возвращаемую спецодежду, документ партии выдачи и сотрудника, который ее возвращает.

Документ можно заполнить автоматически номенклатурными позициями спецодежды, находящейся в эксплуатации, по кнопке Заполнить.

Проводки

Учет спецодежды, возращенной сотрудником

Если СПИ не истек и спецодежда пригодна к дальнейшему использованию, верните ее на склад.

Возврат на склад

Возврат оформите документом Операция, введенная вручную из раздела Операции.

Укажите:

• в колонке Дебет:
  • Счет учета — счет МЦ.02
  • Номенклатура — возвращенную спецодежду 
  • Кол.: — количество возвращенной спецодежды
• в колонке Сумма — стоимость принятой на склад спецодежды для забалансового учета

Колонки Сумма НУ Дт, Сумма НУ Кт не заполняйте.

Передача другому работнику

Передачу в эксплуатацию спецодежды новому сотруднику отразите документом Передача материалов в эксплуатацию.

На вкладке Спецодежда укажите:

• Назначение использования — в справочнике Назначение использования номенклатуры создайте новый элемент, отличный от использованного при первичной передаче
  • Порядок использования — выберите До износа или В течение фиксированного срока. В последнем случае СПИ укажите с учетом срока использования спецодежды предыдущим сотрудником
• Счет учета — укажите МЦ.02

Проводки

Мы рассмотрели учет спецодежды в 1С 8.3, а также выдачу, списание, возврат на склад и повторную выдачу спецодежды в 1С 8.3.

См. также:

• Передача спецодежды другому работнику при увольнении в 1С
• Учет спецодежды с 2021 в 1С