Возможность массового оформления документов при переводе сотрудников на «удаленку»

Разработчиками 1С представлен новый функционал для массовой печати или рассылки пакета документов, оформляемых при переводе сотрудников на удаленный режим работы: заявление сотрудника и дополнительное соглашение к трудовому договору.

В ЗУП ПРОФ функционал по документальному оформлению перевода работников на «удаленку» не формирует никаких движений по регистрам и не влияет на учет в ЗУП. Он повышает скорость и удобство оформления заявлений и дополнительных соглашений к трудовому договору, особенно в случае массового перевода работников на удаленный режим.

В ЗУП КОРП, начиная с релиза 3.1.14.154, появилась полноценная возможность учета сотрудников на дистанционной работе — см. Учет сотрудников на дистанционной работе (ЗУП 3.1.14.154 КОРП).

Как подключить функционал массовой печати и рассылки документов

Инструмент реализован в виде расширения конфигурации, которое можно скачать на сайте с обновлениями 1С, внизу страницы со списком релизов ЗУП.

Возможность массового оформления документов подключается в программе через Расширения (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки — Расширения). После нажатия кнопки Добавить из файла открывает окно Предупреждение безопасности. Необходимо нажать Продолжить и затем выбрать файл расширения.

После подключения Расширения необходимо сбросить флажок Безопасный режим и перезапустить программу.

В результате настройки становится доступна обработка Оформление переводов на удаленную работу (Кадры – Сервис — Оформление переводов на удаленную работу), которая и позволяет формировать заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам по всем или выбранным сотрудникам.

Обработка позволяет печатать документы, рассылать их сотрудникам по электронной почте, а также вносить некоторые изменения в печатные формы документов. Рассмотрим описанные возможности на примерах.

Пример 1. Массовая печать документов при переводе на «удаленку» сотрудников подразделения

В Организации с 30.03.2020г. все сотрудники подразделения Отдел по работе с персоналом переводятся на удаленный режим работы. Необходимо оформить заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Дата написания заявлений 26.03.2020г., дата составления соглашений 27.03.2020г.

Подписание документов планируется при личном присутствии сотрудников, поэтому требуется сформировать печатную форму документов по всем сотрудникам, на которых оформляется перевод.

В верхней части обработки Оформление переводов на удаленную работу по кнопке Подбор откроем список сотрудников и установим Вид списка – По подразделениям.

В списке подразделений выберем Отдел по работе с персоналом, выделим всех сотрудников отдела сочетанием клавиш Ctrl + A и нажатием кнопки Выбрать добавим в табличную часть обработки.

Заполним Дату заявления, Дату перевода и Дату соглашения в соответствии с условиями задачи – 26.03.2020г., 30.03.2020г. и 27.03.2020г. соответственно.

По кнопке Печать будет сформирован файл в формате MS Word, содержащий документы (заявления о переводе и дополнительные соглашения) на всех сотрудников.

Печатная форма заявления о переводе помимо ФИО сотрудника и сведений об организации (наименование, должность и ФИО руководителя) содержит также Дату заявления (26.03.2020г.) и Дату перевода (30.03.2020).

В печатной форме дополнительного соглашения к трудовому договору помимо сведений о сотруднике и организации в качестве изменяющихся параметров отображаются реквизиты трудового договора, Дата соглашения (27.03.2020г.) и Дата перевода (30.03.2020г.).

Пример 2. Отправка документов при переводе на «удаленку» всем сотрудникам

Все сотрудники организации с 30.03.2020г. переводятся на удаленный режим работы. Необходимо оформить заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Дата написания заявлений 26.03.2020г., дата составления соглашений 27.03.2020г.

Необходимо настроить массовую рассылку заявлений и дополнительных соглашений к трудовым договорам всем сотрудникам.

Для того чтобы обеспечить возможность рассылки документов о переводе по электронной почте в ЗУП должна быть настроена Учетная запись электронной почты (Администрирование – Органайзер – Учетные записи электронной почты), а также для сотрудников должны быть указаны адреса Email (Кадры – Сотрудники – Личные данные).

Для настройки формирования и рассылки документов о переводе на «удаленку» откроем обработку Оформление переводов на удаленную работу и по кнопке Подбор откроем список сотрудников. Установим Вид списка – Все сотрудники.

Нажатием кнопки Выбрать всех добавим сотрудников в табличную часть обработки.

Заполним Дату заявления, Дату перевода и Дату соглашения в соответствии с условиями задачи – 26.03.2020г., 30.03.2020г. и 27.03.2020г. соответственно.

Укажем Учетную запись электронной почты, с которой будет произведена рассылка. Также при необходимости можно скорректировать тему и текст письма.

Отправка комплектов документов осуществляется по кнопке Отправить.

Каждому сотруднику будет отправлен не общий файл, который мы видим по кнопке Печать, а только его комплект документов.

Пример 3. Внесение изменений в печатные формы документов

Оставим исходные данные Примера 2 и добавим условие о том, что в печатной форме заявления должна дополнительно фигурировать фраза «с сохранением трудовых обязанностей в полном объеме».

В форме обработки Оформление переводов на удаленную работу нажатием кнопки Изменить откроем печатную форму документов в формате MS Word в режиме редактирования макета. Перед открытием файла будет выведено окно предупреждения, в нем необходимо нажать кнопку Продолжить.

В режиме редактирования печатной формы можно увидеть, какие элементы являются параметрами (они выделены фигурными скобками {}).

При редактировании печатной формы можно использовать только уже имеющиеся параметры. Добавление своих параметров не предусмотрено и может вызвать программную ошибку при формировании печатной формы.

Внесем в текст заявления изменения в соответствии с условием примера.

После сохранения изменений и закрытия файла печатной формы необходимо подтвердить внесенные в макет изменения в ЗУП по кнопке Завершить изменение.

В дальнейшем при печати и отправке документов печатная форма будет выводиться с учетом внесенных изменений.

См. также:

• Объявлена нерабочая неделя с 30.03.2020 по 03.04.2020 — изменения в 1С
• Варианты расчета оплаты труда в ЗУП 3 в связи с введением «президентских» нерабочих дней
• Учет больничных по причине карантина из-за коронавируса в ЗУП 3 (с 20.03.2020 по 01.07.2020)
• Оплата больничных по причине карантина из-за коронавируса (с 20.03.2020 до 01.07.2020)
• Антикарантин

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email