Учет материалов: как работает лимитно-заборная карта

Лимитно-заборная карта – это инструмент для нормирования отпуска материальных ценностей в производство. Ее используют для защиты компании от перерасхода ресурсов и связанных с этим финансовых трат. В статье рассмотрены особенности работы с документом: от внедрения в документооборот до заполнения при выдаче материалов со склада. Внутри находятся подробное руководство по оформлению бланка и готовый образец для скачивания.

Зачем нужно лимитировать отпуск материальных ценностей

Ограничения (лимиты) на выдачу материалов со склада в производство устанавливают ради экономии запасов, защиты от нецелевого использования и контроля себестоимости. Внедрение таких норм необходимо там, где большие объемы товарно-материальных ценностей (ТМЦ) перемещаются регулярно. Это помогает удерживать затраты в рамках бюджета, предотвращает излишки и обеспечивает точный учет расходов. Например, в таких сферах бизнеса:

• Автотранспортные компании и логистические центры: отпуск горючего линейным подразделениям, а также снабжение ремонтных зон моторными маслами и техническими жидкостями осуществляется по пробегу или моточасам согласно нормативам (например, Минтранса), что защищает компанию от скрытых потерь ГСМ (см. «Методические рекомендации нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утв. распоряжением Минтранса от 14.03.2008 N АМ-23-р)
• Строительные площадки и девелопмент: при ежедневной отгрузке на объекты тонн бетона, кирпича, арматуры и отделочных материалов лимитирование их выдачи не дает прорабам накапливать излишки на участках (см. СНиП 82-01-95 «Разработка и применение норм и нормативов расхода материальных ресурсов в строительстве», утв. постановлением Минстроя от 20.06.1995 N 18-60)
• Сельскохозяйственные предприятия и агрокомплексы: во время посевных и уборочных кампаний бензовозы заправляют технику прямо в поле; выдача дизтоплива и бензина по нормативам на гектар сельхозугодий снижает риск нецелевого использования ГСМ (см. «Типовые нормы выработки и расхода топлива на сельскохозяйственные механизированные работы». утв. Минсельхозпродом в 2000 году)
• Машиностроительные заводы и сборочные цеха: для выпуска изделий требуются металлопрокат, комплектующие, метизы и множество иных дорогостоящих материалов; нормирование должно обеспечивать бесперебойную выдачу таких ресурсов под конкретный объем готовой продукции

Если ТМЦ выдаются по утвержденным технологическим нормам вместо разовых заявок из цехов/участков, риск перерасхода из-за низкой производственной дисциплины или небрежного отношения к сырью сводится к минимуму. Такой подход делает внутренние перемещения ресурсов прозрачными, что позволяет оптимизировать снабжение и снизить общие затраты бизнеса на сырье и топливо, а также избежать замораживания оборотного капитала в избыточных запасах.

В современных условиях расчет и утверждение нормативов все чаще становятся внутренней задачей самих предприятий. Исключением остаются лишь сферы, где нормы списания строго диктуются государством. Например, в строительстве, пищевой промышленности или фармакологии компании обязаны жестко придерживаться регламентов: СНиПов, ГОСТов и других стандартов.

Остальные организации разрабатывают собственные нормативы потребления ресурсов, опираясь на характеристики оборудования и технологические процессы. Нормы выдачи рассчитывает плановый/экономический отдел на основе производственной программы и регламентов, а право утверждать границы расхода принадлежит руководителю организации, главному инженеру или лицам, на это уполномоченным. Чтобы утвержденные параметры работали на практике, компания внедряет специальный инструмент – лимитно-заборную карту (ЛЗК).

ЛЗК: назначение и применение

Лимитно-заборная карта – это первичный документ для выдачи материальных ценностей из мест хранения в производство в пределах нормативов, установленных для контроля над расходованием ТМЦ.

Документ целесообразно внедрять, если запасы перемещаются со склада в производство чаще одного-двух раз в месяц (например, когда транспортная компания регулярно выдает ГСМ для ремонтного цеха или линейным подразделениям). Использование ЛЗК заменяет множество разовых требований-накладных, что заметно упрощает внутренний документооборот и систематизирует учет. Карта помогает решать сразу несколько задач:

• Оформление выдачи: регулярный отпуск постоянно требующегося сырья, комплектующих, ГСМ
• Защита от потерь: оперативная проверка соблюдения норм расхода на производственные нужды
• Подтверждение расходов: обоснование уменьшения складских запасов

ЛЗК обеспечивает прозрачность движения ценностей: в бланке сразу видны разрешенный объем отпуска, даты и количество каждой выдачи, возврат остатков и текущий баланс. 

Изменение лимита, выдача материалов сверх норм или замена одних видов другими допускается только по письменному распоряжению руководителя компании или уполномоченного лица. Обычно это связано с расширением производства, ускорением темпов выпуска продукции или заменой сырья на аналог при браке исходной партии. Перерасход также возможен, если в первоначальном расчете потребности была допущена ошибка.

Особенности оформления ЛЗК в разных сферах бизнеса

Использование конкретной формы лимитно-заборной карты в документообороте предприятия зависит от сферы его деятельности. До 1 января 2013 года, когда вступил в силу федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ, для этого предназначались унифицированные и отраслевые бланки, применение которых было обязательным, например:

• Общий сектор и производство: для регулярного отпуска материальных запасов использовалась стандартная форма № М-8 «Лимитно заборная карта», утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 N 71а
• Строительная сфера: для списания стройматериалов под конкретные объекты и/или этапы работ применялась лимитно заборная карта в строительстве – это форма № М-28 (или № М-28а), утв. приказом ЦСУ СССР от 25.12.1978 N 1148
• Сельское хозяйство: для снабжения удобрениями, семенами и кормами применялась отраслевая лимитно заборная карта формы 117 сельхозучет (форма № 117-АПК, утв. решением Госагропрома СССР от 20.03.1987 № 281-4) или лимитно заборная ведомость (форма № 261-АПК, утв. приказом Минсельхозпрода от 26.07.1996 N 215)

Начиная с 01.01.2013, использование этих типовых бланков стало добровольным. Теперь у организаций есть выбор: разработать собственные первичные документы или продолжить применять типовые, адаптировав под специфику своего учета. Главное условие – выбранный вариант должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ (наименование, дата, название организации, суть хозяйственной операции и ее измерители, подписи ответственных лиц) и быть официально закреплен в учетной политике предприятия (см. информацию Минфина N ПЗ-10/2012).

Типовая форма № М-8: структура и порядок заполнения

Лимитно-заборная карта типовой межотраслевой формы № М-8 утверждена постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а и представляет собой внутренний первичный документ для оформления многократного отпуска материалов со склада в производство. Применение этого бланка позволяет контролировать соблюдение норм расхода ТМЦ при производстве конкретного вида продукции (указывается в ЛЗК) и служит основанием для списания материальных ценностей.

До начала месяца бухгалтерия (или планово-производственный отдел) оформляет лимитно-заборную карту формы № М-8 на один конкретный материал (номенклатурный номер) в двух экземплярах: первый передается в производственное подразделение для получения, второй вручают складскому материально ответственному лицу для отпуска и контроля остатков ТМЦ.

Бланк формы № М-8 состоит из лицевой и оборотной сторон. Оформление лицевой стороны начинается с «шапки» документа. В ней должны быть заполнены следующие реквизиты:

• Сведения об утверждении формы – в правом верхнем углу ставится отметка о том, что бланк утвержден постановлением Госкомстата от 30.10.1997 N 71а
• Наименование и номер документа – проставляется название «Лимитно-заборная карта» и присваивается порядковый номер согласно внутренней системе нумерации компании
• Организация – указывается официальное название юрлица в соответствии с учредительными документами и ЕГРЮЛ
• Форма по ОКУД – код бланка 0315005 по Общероссийскому классификатору управленческой документации
• Код по ОКПО – идентификатор по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, полученный фирмой при регистрации

Затем необходимо заполнить блок реквизитов, характеризующих условия отпуска и направления затрат:

• Дата составления – указывается день, месяц и год оформления карты (обычно это первое число отчетного месяца)
• Код вида операции – заполняется, если на предприятии внедрена цифровая система кодирования для автоматизации бухгалтерского учета; в ином случае реквизит не заполняется
• Вид деятельности – проставляется цифровой код согласно ОКВЭД2 (ОК 029-2014, утв. приказом Росстандарта от 31.01.2014 N 14-ст), в рамках которого будут расходоваться материалы
• Отправитель – указывается структурное подразделение, выдающее ценности (как правило, номер или наименование склада ТМЦ)
• Получатель – вписывается название производственного объекта, получающего материалы (цех, участок или бригада)
• Корреспондирующий счет – проставляется счет затрат (заказа), на которые будет списана стоимость материалов (например, счет 20 или 44), а также код аналитического учета затрат (если ведется)
• Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг) – реквизит заполняется при отпуске материалов под конкретную производственную программу, заказ или вид готового изделия; сюда вносят наименование продукции (или шифр заказа), а также натуральную единицу измерения выпуска (штуки, метры, комплекты)

За вводными данными следует основная таблица. Она занимает нижнюю часть лицевой стороны, продолжается на обороте и завершается разделом подписей ответственных лиц. Из-за большого количества реквизитов заполнение становится проще, если визуально разбить таблицу на составные группы данных:

1. Блок идентификации ценностей (заполняется при открытии карты)

• Материальные ценности (наименование, сорт, размер, марка) – текстовое описание выдаваемого сырья с указанием технических характеристик
• Номенклатурный номер – цифровой идентификатор материала по внутреннему справочнику предприятия
• Единица измерения (код, наименование) – цифровой шифр по классификатору ОКЕИ и принятое краткое обозначение (например: кг, шт, кв.м).
• Лимит – разрешенный объем отпуска со склада материалов на производственные нужды
• Порядковый номер по складской картотеке – номер карточки учета материалов (например, формы № М-17) для данного наименования ТМЦ

2. Блок оперативного учета отпуска (заполняется при каждой выдаче отдельной строкой) 

• Дата – число, месяц, год совершения выдачи
• Количество (отпущено) – фактический объем ценностей, выданных в дату обращения
• Остаток лимита – расчетная величина, которая вычисляется путем вычитания выданного количества из предыдущего остатка лимита
• Подпись заведующего складом (кладовщика) – автограф лица, отпустившего ценности (ставится в экземпляре получателя)
• Подпись получателя – автограф представителя цеха или участка, забравшего сырье (ставится в экземпляре склада)

3. Блок возврата (находится в нижней части таблицы)

• Дата – день возврата неиспользованных остатков или производственных отходов обратно на склад
• Количество (возвращено) – объем принимаемых складом ценностей

4. Расчетный блок (находится в верхней части таблицы, заполняется при закрытии карты)

• Всего отпущено с учетом возврата – суммарный чистый расход сырья за период действия карты, рассчитанный как общая выдача за вычетом возвращенных остатков
• Цена, руб. коп. – учетная стоимость единицы материала, установленная в организации
• Сумма без учета НДС, руб. коп. – общая стоимость израсходованных ресурсов, рассчитанная на основе итогового отпуска

5. Блок подписей (находится под таблицей)

• Подпись руководителя (или уполномоченного лица), установившего лимит
• Подпись представителя цеха/участка, подтверждающая получение ТМЦ
• Подпись кладовщика, подтверждающая объем выдачи материала на определенную дату (дата указывается ниже подписи)

ПРИМЕЧАНИЕ: постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а не содержит инструкций по заполнению отдельных реквизитов формы № М-8. Правила их оформления сформировались в деловой практике ранее, на основе советских нормативных актов, в частности – постановления Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241, которое и послужило основой для внедрения российской формы № М-8

Образец лимитно-заборной карты формы № М-8

Чтобы показать применение изложенных правил на практике, рассмотрим конкретный пример, на основе которого заполним ЛЗК формы № М-8.

Пример 

ООО «ТАУТАВ» производит жесткие футляры (кофры) для музыкальных инструментов (код вида деятельности по ОК 029-2014 – 15.12). Каждый вид готовой продукции имеет свой шифр (например, КФР-1), а основным сырьем для производства является ударопрочный карбон с номенклатурным номером КУ-117, измеряемый в квадратных метрах. Он хранится на складе № 1, которому установлен лимит отпуска в производство в размере 100 кв. м. Получатель карбона – раскройный цех № 2. 

До начала месяца склад и цех получили из бухгалтерии по одному идентичному экземпляру лимитно-заборной карты. 

Рассмотрим порядок оформления и ведения складского экземпляра. Работа над бланком начинается с «шапки» на лицевой стороне, где указывается в том числе номер карты. Затем вносятся данные в блок реквизитов, характеризующих условия отпуска и направления затрат: дата составления лимитно-заборной карты, участники движения материалов (склад и получающий цех), корреспондирующий счет затрат, а также код продукции, на изготовление которой выдается карбон (в данном случае – кофр под шифром КФР-1).

Затем оформляется табличная часть: сначала заполняются характеристики материала (название и свойства) с отражением нормы отпуска и учетной цены за единицу, после чего – блок оперативного учета отпуска, где проставляются даты и объемы выдачи.

Необходимо учесть, что отпуск карбона в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Поэтому записи должны вноситься одновременно в оба бланка: в складской экземпляр и в ЛЗК получателя. По этой причине порядок проставления подписей отличается: в складском документе (как в нашем образце) расписывается представитель раскройного цеха, а в карте цеха – кладовщик.

Таким образом, исходя из условий примера, образец лицевой стороны лимитно-заборной карты формы № М-8 выглядит следующим образом:

При исчерпании лимита карта закрывается путем внесения в расчетный блок в верхней части таблицы количества и суммы отпущенного в производство карбона. Затем собираются подписи ответственных лиц внизу на обороте, после чего документ передается в бухгалтерию.

Таким образом, исходя из условий примера, образец оборотной стороны лимитно-заборной карты формы № М-8 выглядит следующим образом:

Кратко о том, как работает лимитно-заборная карта

• Лимиты на выдачу ТМЦ со склада вводят для экономии запасов, предотвращения их  нецелевого расхода и контроля себестоимости продукции. Инструментом такого контроля выступает лимитно-заборная карта
• Форма № М-8 – это унифицированный бланк ЛЗК, утвержденный постановлением Госкомстата от 30.10.1997 N 71а. Несмотря на отмену обязательного статуса, его можно использовать и сейчас. Правовым основанием для этого служит федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (см. информацию Минфина N ПЗ-10/2012)
• Бланк формы № М-8 состоит из лицевой и оборотной сторон, заполнение которых имеет свои особенности. В статье содержится подробное руководство по оформлению каждого реквизита
• Для иллюстрации порядка заполнения представлен практический пример с подробными рекомендациями, а также подготовлен готовый образец для скачивания