Смена адреса, закрытие «обособки» и реорганизация ИФНС — что с 6-НДФЛ и РСВ

В подборке собрали ответы на самые частые вопросы, которые возникают при:

• Переезде организации или обособленного подразделения
• Закрытии «обособки»
• Реорганизации налоговой, когда у организации меняется код ИФНС.

Смена регистрации в налоговой

Как подавать уведомления и 6-НДФЛ, если из-за переезда изменился ОКТМО

Уведомления по НДФЛ сдаем по следующем принципу:

• По НДФЛ, удержанному с доходов до переезда, в уведомлении указываем старый ОКТМО. Если уведомление успели сдать в прежнюю ИФНС, пересдавать его в новую ИФНС не нужно. Если же само уведомление подаем уже после переезда, то сдать его нужно в новую ИФНС. Тогда КПП будет новым, несмотря на то, что ОКТМО прежнее
• По НДФЛ, удержанному с доходов после переезда, в уведомлении указываем новый ОКТМО и новый КПП, сдаем его в новую ИФНС

За год, в котором сменилась ИФНС, необходимо подавать 2 расчета 6-НДФЛ (Письмо ФНС от 27.12.2016 N БС-4-11/25114@). Оба отчета нужно направить в новую ИФНС.

• 6-НДФЛ по доходам до переезда сдаем по старому ОКТМО, но с новым КПП
• 6-НДФЛ по доходам после переезда сдаем по новому ОКТМО и с новым КПП

В ЗУП 3.1 в месяце переезда создаем и присваиваем новую Регистрацию в налоговом органе.

Что касается отчетов 6-НДФЛ:

• 6-НДФЛ за период после переезда заполнится полностью автоматически
• В вот в 6-НДФЛ за период до переезда потребуется ручные корректировки на Титульном листе после заполнения отчета

Как заполнить 6-НДФЛ за период до переезда

1. Заполняем по старой регистрации в ИФНС
2. После заполнения меняем код ИФНС на новый
3. Меняем ОКТМО на прежний

Если новую регистрацию в ИФНС забыли создать сразу и затем установили ее для организации или ОП задним числом, то придется последовательно перепровести все документы начисления и выплаты, которые относятся к периоду после смены регистрации в ИФНС.

Эту ситуацию разбирали на примере в статье Регистрацию в ИФНС сменили в ЗУП 3.1 задним числом - что делать?

В 1С:Бухгалтерии КОРП на счете 68 есть детализация по регистрациям в ИФНС. Поэтому при смене регистрации исчисленный налог также распределится по разными регистрациям в проводках:

• НДФЛ, исчисленный с доходов до переезда, отразится в проводках по прежней регистрации в ИФНС
• НДФЛ, исчисленный с доходов после переезда, отразится в проводках по новой регистрации в ИФНС

Как подавать уведомления и 6-НДФЛ, если при переезде ОКТМО не менялся

В этом случае сдаем один отчет 6-НДФЛ по всем суммам с начала года – по новым реквизитам ИФНС

Для организации корректируем реквизиты действующей регистрации в ИФНС. Новую Регистрацию в налоговом органе создавать не нужно.

Как быть с уведомлениями и 6-НДФЛ, если переехало «ответственное» ОП, которое подает отчеты за несколько филиалов

В этом случае организация должна отправить налоговикам специально уведомление. После снятия «ответственного» филиала с учета перечислять НДФЛ и отчитываться нужно так, как было до выделения «ответственного» подразделения. Здесь действует принцип «каждый сам за себя»:

• Головная организация отчитывается в ИФНС по своему месту нахождения, даже если раньше за нее отчитывался «ответственный» филиал
• Каждое ОП, за которое раньше отчитывалось «ответственное» подразделение, также отчитывается в ИФНС по своему месту нахождения

Подробности – в статье Куда перечислять НДФЛ и как отчитываться по налогу при смене адреса филиала.

Как сдавать РСВ после смены регистрации в ИФНС

Расчет по страховым взносам подается нарастающим итогом с начала года в новую ИФНС с указанием новых КПП и ОКТМО. Разбивать РСВ на 2 отчета (до и после переезда) не нужно.

Реорганизация ИФНС или изменение ОКТМО территории, где находится организация

В этом случае с РСВ вопросов не возникает - просто сдаем отчет по новым реквизитам регистрации в ИНФС.

А вот по уведомления по НДФЛ и 6-НДФЛ часто возникает путаница. На самом деле в такой ситуации дробить суммы на "до" и "после" не нужно:

• В уведомлениях по НДФЛ нужно указывать новый код ИНФС и новый ОКТМО
• 6-НДФЛ тоже сдаем одним отчетом - разбивать 6-НДФЛ на 2 отчета (до и после изменения реквизитов регистрации) не нужно! Просто указываем в отчете новый код ИФНС, если реорганизовалась налоговая.  Также поступаем, если изменился ОКТМО самой территории (организация не переезжала) - указываем новый ОКТМО и включаем данные за весь период в один отчет 6-НДФЛ.

Чтобы 6-НДФЛ заполнился одним отчетом, для организации нужно скорректировать реквизиты действующей регистрации в ИФНС, а не создавать новую Регистрацию в налоговом органе.

Подробно этот вопрос разобрали в статье Как сдавать 6-НДФЛ, если прошла реорганизация налоговой инспекции?

Проводки по НДФЛ в 1С:Бухгалтерии КОРП на счете 68 также будут относиться к одной регистрации в ИФНС, разбиения сумм по регистрациям не будет.

Что делать, если нужно заполнить один отчет 6-НДФЛ, но ошибочно создали новую регистрацию в ИФНС и данные распределяются на два отчета

Проблема может возникнуть в случаях:

• реорганизации ИФНС
• изменения ОКТМО в местности, где расположена организация (сама организация при этом не переезжала)
• если организация переехала, но ОКТМО у нее не поменялся

В таких ситуациях нужно сдавать один отчет 6-НДФЛ - не нужно разбивать данные на 2 отчета (до и после изменения реквизитов регистрации в ИФНС). Для этого ЗУП 3.1 мы не создаем новую Регистрацию в налоговом органе, а меняем реквизиты действующей. Но если в программе по ошибке создали новую регистрацию вместо того, чтоб поменять реквизиты действующей, то 6-НДФЛ разделится на 2 отчета (с прежней и новой регистрацией) - и это неправильно.

Чтобы исправить ситуацию и собрать все данные в один отчет, откроем ту Регистрацию в налоговом органе, которая действовала в ЗУП 3.1 до месяца реорганизации, и в ней укажем новые данные по ИФНС.

После этого в программе фактически будет два налоговых органа с одинаковыми регистрационными данными. Это будет видно в аналитических отчетах по НДФЛ, например, в Подробном анализе НДФЛ по сотруднику.

В 6-НДФЛ сведения по двум регистрациям с начала года попадут в один отчет.

Закрытие обособленного подразделения

Кто должен подавать 6-НДФЛ при закрытии ОП – «голова» или «обособка»

Это зависит от того, когда сдаем 6-НДФЛ:

• Если отчет сдаем до закрытия обособленного подразделения – отчитаться должно само ОП
• Если «обособка» не успела отчитаться до своего закрытия, то подать 6-НДФЛ по ней может головная компания. При этом в 6-НДФЛ нужно указать ИНН/КПП «головы» и ОКТМО закрытого обособленного подразделения.

Разъяснения ФНС по этому вопросу – в статье Закрыли подразделение? — ФНС дала рекомендации по представлению 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Что касается уведомлений, то их всегда сдает "голова". Поэтому никаких особенностей для уведомлений по НДФЛ в данном случае не возникает.

Как в ЗУП 3.1 заполнить 6-НДФЛ от имени «головы» за закрытую «обособку»

Чтобы 6-НДФЛ за закрытое ОП заполнился автоматически, нужно выполнить следующий порядок действий в программе:

1. Сначала заполняем отчет, как будто от имени закрытой "обособки". На Титульном листе 6-НДФЛ указываем код ИФНС закрытого ОП
2. Дополнительно на Титульном листе указываем особые реквизиты при сдаче отчета головной организацией от имени закрытого ОП – код места учет, код реорганизации заполняем специальное поле ИНН / КПП закрытого обособленного подразделения
3. Заполняем 6-НДФЛ
4. Редактируем код ИФНС на Титульном листе – выбираем регистрацию для головной организации. При этом ОКТМО должен остаться тот, который был присвоен закрытому ОП. Но на всякий случай, ОКТМО лучше проверить

Подробный разбор – в статье Как отправить 6-НДФЛ по закрытому ОП от имени организации?