Как в ЗУП 3.1 заполнить корректировку 6-НДФЛ из-за ошибки в паспортных данных

После отправки годового отчета 6-НДФЛ получили от ФНС требование, что допустили ошибку в паспортных данных сотрудника.

Разберем, как подать в этом случае корректировку 6-НДФЛ.

Как должна заполниться корректировка 6-НДФЛ

Корректировку 6-НДФЛ в различных ситуациях разобрали в статье Корректировка 6-НДФЛ. В этой статье сосредоточимся на корректировке отчетности именно при ошибке в паспортных данных работника – здесь есть нюансы в программе.

Основные моменты, как заполнять корректировку 6-НДФЛ:

• На титульном листе корректирующего отчета нужно указать номер корректировки – пп. 2 п. 21 Приложения 2 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@

• В Разделах 1 и 2 заполняем показатели по всем сотрудникам, а Приложение 1 сдаем только по работникам с ошибками – Письмо ФНС от 30.11.2021 N БС-4-11/16703@, п. 30 Приложения 2 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@

• Когда подавать корректирующую справку Приложения 1, а когда аннулирующую и новую зависит от того, смогла ли ФНС идентифицировать физлицо:
  • Если ФНС смогла идентифицировать физлицо и нужно просто уточнить исходные данные, то в Приложении 1 подаем корректирующую справку
  • Если ФНС не смогла идентифицировать физлицо, то считается что справку сдали как будто по ошибочному физлицу. В этом случае в Приложение 1 включаем аннулирующую справку и новую с правильными данными

Когда по физлицу неправильно заполнили только паспортные данные в 6-НДФЛ, ФНС обычно может его идентифицировать (по ФИО, ИНН и дате рождения). Поэтому чаще всего достаточно подать именно корректирующую справку в Приложении 1.

В этом случае номер самой справки остается тем же, а номер корректировки – следующий по порядку – п. 31 Приложения 2 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@.

Если ситуация более сложная и ФНС не смогла идентифицировать физлицо (например, ошибка не только в паспорте, но и в ФИО или ИНН), то, как правило, подаем аннулирующую справку и новую. Как должны быть заполнены страницы Приложения 1 в корректирующем отчете:

• Для аннулирующей справки номер не меняется, но появляется признак аннулирования – номер корректировки 99 (п. 31 Приложения 2 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@)

• В новой справке номер самой справки будет следующим по порядку, а номер корректировки 00 (п. 31 Приложения 2 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@)

В большинстве случае нужно подавать именно корректирующую страницу приложения 1, а не аннулирующую справку и новую.

Разберем, как заполнится корректирующий 6-НДФЛ в ЗУП 3.1.

Как заполнится корректировка 6-НДФЛ в ЗУП 3.1

Чтобы заполнить корректирующий 6-НДФЛ, заполним номер корректировки на Титульном листе и дату отчета укажем позднее даты, с которой изменились паспортные данные.

В корректирующем отчете суммы в Разделах 1 и 2 не изменятся по сравнению с первичным 6-НДФЛ. А в Приложение 1 по работнику с ошибкой в паспортных данных ошибочно попадут 2 справки – и корректирующая, и аннулирующая. Как будут заполнены страницы Приложения 1:

• Корректирующая справка – с номером корректировки 01 и правильными паспортными данными

• Аннулирующая справка – с номером корректировки 99 и прежними паспортными данными

Сдать отчет в таком виде не получится – ФНС не примет одновременно и корректирующую и аннулирующую справки.

Т. к. чаще нужно подавать именно корректирующую справку, в ЗУП 3.1 зарегистрировали ошибка именно для случая с лишней аннулирующей справкой. Но ошибка до сих пор не исправлена – Ошибка в ЗУП 3.1 – лишняя аннулирующая справка в корректировочном 6-НДФЛ.

Как исправить ошибку в Приложении 1

В зависимости от ситуации (идентифицировала ли ФНС работника и что прописано в требовании об уточнении 6-НДФЛ), нужно подавать:

• Или только корректирующую справку – наиболее частый случай. В программе в такой ситуации просто удаляем аннулирующую справку и отправляем отчет
• Или аннулирующую справку + новую – более редкая ситуация. В этом случае в программе корректирующую справку «переделываем» в новую, затем отправляем 6-НДФЛ

Разберем оба случая на примерах.

Пример 1. Если нужно подать только корректирующую справку (частый случай)

После отправки 6-НДФЛ выяснилось, что работник сменил паспорт. ФНС прислала требование подать корректирующий 6-НДФЛ и утонить в нем паспортные данные работника. Другие данные у сотрудника не менялись.

В корректирующем отчете 6-НДФЛ по работнику будут заполнены две страницы Приложения 1:

• Корректирующая справка с номером корректировки 01 и правильными паспортными данными – эта страница заполнена правильно, именно ее ждет ФНС
• Аннулирующая справка с номером корректировки 99 – эта страница в отчете лишняя, т. к. в 6-НДФЛ нужно включить только корректирующую страницу Приложения 1

Чтобы отправить корректирующий 6-НДФЛ, нужно удалить лишнюю аннулирующую справку.

В отчете по сотруднику останется только корректирующая страница Приложения 1.

Пример 2. Если нужно подать отменяющую справку и новую (редкая ситуация)

После отправки 6-НДФЛ выяснилось, что сотрудница изменила фамилию и паспорт. ФНС не смогла идентифицировать сведения по сотруднице прислала требование подать корректирующий 6-НДФЛ, в нем:

• Отменить ранее отправленную справку с прежним ФИО и паспортом
• Предоставить новую страницу Приложения 1 с корректными данными

В корректирующем отчете 6-НДФЛ по сотруднице будут заполнены две страницы Приложения 1:

• Аннулирующая справка с номером корректировки 99 – в данном примере аннулирующая справка нужна в отчете, т. к. в требовании ФНС просит именно аннулировать ошибочно поданные сведения

• Корректирующая справка с номером корректировки 01 и правильными паспортными данными – такую справку ФНС не ждет. В требовании указано, что вместе с аннулирующей страницей Приложения 1 нужно подать новую с правильными данными

Чтобы отправить корректирующий 6-НДФЛ, нужно «переделать» корректирующую справку в новую – тогда получится подать ее вместе с аннулирующей. Для этого укажем номер корректировки 00 и исправим номер справки на следующий по порядку. Например, если в первичном отчете передавали 5 справок по сотрудникам, номер справки в корректирующем отчете будет 6.