Настройка сменных графиков работы в ЗУП 3.1

Сменная работа

Сменная работа – это работа в две, три или четыре смены (ст. 103 ТК РФ). Сменная работа вводится:

• когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы
• для эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг

При сменной работе каждая группа сотрудников работает в течение продолжительности рабочего времени, установленного графиком. При этом графики сменности нужно довести до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие

Запрещена работа в течение двух смен подряд.

Разные возможности по настройке сменных графиков в ЗУП базовой, ПРОФ и КОРП

Сменные графики работы настраиваются по-разному в зависимости от версии программы.

В ЗУП базовой и ПРОФ:

• Часы работы можно задать только в настройках Графика работы (Настройка – Предприятие – Графики работы сотрудников)
• Переходящие смены всегда нужно разбивать по календарным дням иначе будет неправильно считаться доплата за работу в праздник по графику
• Если есть переходящие смены, которые разбиты по календарным дням, не получится автоматически подсчитать число рабочих смен. Показатель Время в днях будет возвращать число рабочих дней по табелю, а не количество смен

В ЗУП КОРП:

• Помимо обычной настройки Графиков работы есть дополнительная возможность настройки с использованием:
  • Режимов работы (Настройка – Предприятие – Режимы работы сотрудников)
  • Смен (Настройка – Предприятие – Смены работы сотрудников)
• Доступны 2 варианта учета переходящих смен. Можно выбрать разбивать смену по дням или отражать все часы в день начала смены
• Всегда можно подсчитать число рабочих смен, потому что рабочие дни будут соответствовать сменам. Показатель Время в днях будет возвращать количество смен

Таким образом основное отличие между ЗУП КОРП и ЗУП базовой и ПРОФ заключается в том, что в ЗУП КОРП есть возможность автоматически определять количество смен и учитывать переходящие смены в день начала смены.

Разберем настройки сменного графика в разных версиях программы на примерах.

Настройка сменных графиков в ЗУП базовой и ПРОФ

Создадим График работы. В настройке сменного графика укажем:

• Способ заполнения графика – По циклам произвольной длины
• Отметим флажками Виды времени, которые будем использовать в графике
• В таблице Расписание работы последовательно на каждый день цикла в соответствии с чередованием смен укажем часы работы по видам времени. Переходящие смены разбиваем по дням
• Если для сменного графика предусмотрен суммированный учет, то установим флажок Суммированный учет рабочего времени и выберем способ определения нормы для подсчета переработок, установив переключатель в одно из положений:
  • Производ. календарю
  • Данным этого графика
  • Данным другого графика

Рассмотрим настройку сменного графика работы на примере.

График 2/2, рабочий день начинается в 20.00 и заканчивается в 8.00 следующего дня, ночное время с 22.00 до 06.00.

Перерывы:

00.00 – 00.30

04.30 – 05.00

Создадим График работы.

При заполнении графика перейдем в настройки по ссылке Изменить свойства графика и укажем:

• Способ заполнения графика – По циклам произвольной длины

• Отметим флажками Виды времени, которые будем использовать в графике

• В таблице Расписание работы ставим часы по видам времени, переходящие смены разбиваем по дням

Для заполнения таблицы Расписание работы посчитаем количество рабочих часов на каждый день:

• Первый рабочий день:
  • 2 дневных часа с 20.00 до 22.00
  • 2 ночных часа с 22.00 до 00.00
• Второй рабочий день:
  • 2 дневных часа с предыдущего дня (с 06.00 до 08.00) + 2 дневных часа за текущий день (следующая смена с 20.00 до 22.00) = 4 дневных часа
  • 5 ночных часов с предыдущего дня (с 00.30 до 04.30 и с 05.00 до 06.00) + 2 ночных часа за текущий день (следующая смена с 20.00 до 22.00) = 7 ночных часов
• Первый выходной:
  • 2 дневных часа с предыдущего рабочего дня с 06.00 до 08.00
  • 5 ночных часов с предыдущего дня с 00.30 до 04.30 и с 05.00 до 06.00
• Второй выходной: нет отработанных часов
• Если для сменного графика предусмотрен суммированный учет, то установим флажок Суммированный учет рабочего времени и выберем способ определения нормы для подсчета переработок, установив переключатель в одно из положений:
  • Производ. календарю
  • Данным этого графика
  • Данным другого графика

В нашем примере норма определяется по производственному календарю.

Сохраняем настройки графика. После этого в Графике работы за все месяцы текущего года заполняются часы в соответствии с указанным Расписанием работы.

У сотрудников, работающих на сменной графике, который настроен в ЗУП базовой или ПРОФ в отчете Табель по итогу месяца отражается количество дней, на которые приходятся рабочие часы. Они не соответствуют реальному количеству смен. Возможность подсчитывать количество смен есть только в ЗУП КОРП.

Настройка сменных графиков в ЗУП КОРП

Перед тем, как приступить к настройке графика подключим возможность использования Режимов работы и Смен. Для этого в разделе Настройка – Расчет зарплаты установим флажки:

• Использовать режимы работы сотрудников
• Использовать смены работы

Если подключен учет Смен, меняется внешний вид документа Табель. Это касается всех сотрудников, а не только тех, у кого график настроен с помощью Режимов и Смен

Для того чтобы настроить график с учетом режимов и смен в ЗУП КОРП будем придерживаться следующего порядка действий:

1. Настроим Режим работы. Укажем способ заполнения По сменам
2. Настроим Смены
3. Заполним Шаблон заполнения режима работы – чередование смен и выходных
4. В настройках Режима укажем созданный ранее График работы или создадим новый, для которого выполним настройки:
   • Установим флажок Суммированный учет рабочего времени
   • Укажем, как определять норму при подсчете переработок
   • Выберем способ заполнения графика По сменам
   • Режимы работы заполним автоматически по кнопке Заполнить расписание из режима работы
   • Укажем дату отсчета, чтобы настроить чередование смен по датам

Рассмотрим настройку сменного графика работы на примере.

График 2/2, рабочий день начинается в 20.00 и заканчивается с 8.00 следующего дня, ночное время с 22.00 до 06.00.

Перерывы

00.00 – 00.30

04.30 – 05.00

Шаг 1. Настроим Режим работы (Настройка – Предприятие – Режимы работы сотрудников). Укажем способ заполнения По сменам.

Шаг 2. Настроим Смены.

Для этого перейдем из режима работы по ссылке Смены работы сотрудников и создадим смену. Добавим строки с периодами работы, для которых укажем:

• Время начала
• Время окончания
• Вид времени (дневное, ночное)

Программа сама рассчитает количество часов для каждого периода времени и определит часы, переходящие на следующие сутки.

Сохраним настройки смены и перейдем по ссылке Основное.

Шаг 3. Определим чередование рабочих смен и выходных.

Для этого откроем Шаблон заполнения и укажем, в каком порядке чередуются смены работы и выходные дни. Сохраним внесенные изменения.

Шаг 4. Создадим График работы.

Перейдем по ссылке Изменить свойства графика и выберем настройки для графика работы:

• Установим флажок Суммированный учет рабочего времени

• Укажем, как определять норму при подсчете переработок

• Выберем способ заполнения графика По сменам

• Режимы работы заполним автоматически по кнопке Заполнить расписание из режима работы

• Укажем дату отсчета, чтобы настроить чередование смен по датам

График работы заполняется за все месяцы текущего года в соответствии с заданными настройками.

По сотрудникам, которые работают на сменной графике при данных настройках с использование режимов работы и смен в отчете Табель по итогу месяца отражается количество рабочих смен, а не количество дней, на которые приходятся смены.

Таким образом можем настроить несколько сменных графиков с одним режимом работы. Для этого в каждом Графике работы нужно указать свою дату отсчета – это позволит задать день, на который приходится первая рабочая смена по графику и начинается чередование смен и выходных.

Так получится добиться того, что в выходные дни по одному графику будут рабочие дни по другому графику, чтобы соблюдалась очередность работы.

Два варианта учета переходящих смен в ЗУП КОРП

Что такое переходящая смена и как ее учитывать

«Переходящая» смена – это смена, которая начинается в одни календарные сутки, а заканчивается в другие. Особенно важно учитывать переходящую смену, приходящуюся на праздничный день. В соответствии со ст. 153 ТК РФ, если на выходной или нерабочий праздничный день приходится часть рабочего дня (смены), в повышенном размере оплачиваются только часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день.

В ЗУП ПРОФ у нас нет выбора, как учитывать переходящие смены, в этой версии программы их всегда нужно разбивать по календарным дням.

А в ЗУП КОРП доступны 2 варианта учета переходящих смен:

• Разбивать время работы по календарным дням
• Записывать всё время смены в день начала смены

Сравнение двух вариантов учета переходящих смен приведено в таблице.

Где в ЗУП КОРП настраивается учет переходящих смен?

В ЗУП КОРП вариант, который будет использоваться по умолчанию, выбираем в настройках расчета зарплаты. За это отвечает флажок Отражать часы смены, переходящие на следующие сутки в день начала смены.

• Если флажок не установлен время работы распределяется по календарным дням
• Если флажок установлен, то по умолчанию часть смены, переходящая на следующие сутки, будет учитываться в день начала смены

Разберем варианты учета переходящих смен подробнее.

Вариант 1. Разбивать время работы по календарным дням

Для того чтобы в графике время работы разбивалось по календарным дням нужно снять флажок Отражать часы смены, переходящие на следующие сутки в день начала смены, если он был установлен.

При настройке Графика работы время работы автоматически отразится по календарным дням.

Для проверки можем открыть в документе График работы форму Редактирование данных учета времени за день и убедимся, что для переходящих смен не установлен флажок Отражать часы в день начала смены.

Вариант 2. Записывать всё время смены в день начала смены

Для того чтобы в графике часть смены, переходящая на следующие сутки, автоматически отражалась в день начала смены нужно:

• Установить флажок Отражать часы смены, переходящие на следующие сутки в день начала смены

• Проверить подключена ли возможность использования режимов работы и смен. За это отвечают флажки Использовать режимы работы сотрудников и Использовать смены работы. Если флажки не установлены, то поставим их

Создадим График работы, используя учет режимов и смен. В результате в графике автоматически отразился учет всех переходящих смен в день начала смены.

Для проверки можем открыть в документе График работы форму Редактирование данных учета времени за день и убедимся, что для переходящих смен установлен флажок Отражать часы в день начала смены.

Как изменить учет переходящих смен на 1 день

Может возникнуть ситуация, когда нужно изменить вариант учета переходящих смен точечно. Например, если время работы распределяется по календарным дням, а сотрудник заболел в день окончания смены, которую полностью отработал. В этом случае отражаем часы смены, переходящие на следующие сутки, в день начала смены. Но только на один день.

Изменить вариант учета переходящей смены на конкретный день можно в документах:

• График работы

Откроем в документе График работы форму Редактирование данных учета времени за день и установим (или снимем) флажок Отражать часы в день начала смены.

• Индивидуальный график сменности

Откроем в документе Индивидуальный график сменности форму Редактирование данных учета времени за день и установим (или снимем) флажок Отражать часы в день начала смены.

• Табель

Откроем в документе Табель форму Редактирование данных учета времени за день и установим (или снимем) флажок Отражать часы в день начала смены.

См. также:

• Суммированный учет в ЗУП 3.1 от А до Я
• Реализация учета сменных графиков в ЗУП КОРП