Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту в 1С

Если подотчетное лицо при приобретении ГСМ для организации использует корпоративную карту, действуют те же правила, что и при покупке за наличные в розницу:

• сотрудник должен оформить авансовый отчет о потраченных средствах
• НДС, выделенный в кассовом чеке, нельзя принять к вычету или включить в налоговые расходы

Разберем все по порядку.

Приобретение ГСМ через подотчетное лицо (безнал) 

7 сентября Проскурин И.В. получил на корпоративную карту денежные средства на приобретение ГСМ в размере 9 000 руб.

8 сентября по карте уплачена сумма 4 380 руб.

9 сентября по карте уплачена сумма 4 380 руб.

10 сентября Проскурин И.В. представил авансовый отчет о двух заправках автомобиля Ford Mondeo бензином АИ-95:

• 8 сентября — кассовый чек на 60 л. на сумму 4 380 руб. (в т. ч. НДС 22%)
• 9 сентября — кассовый чек на 60 л. на сумму 4 380 руб. (в т. ч. НДС 22%)

Кассовые чеки с выделенным НДС, подтверждающие расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

В статье рассматривается ситуация, когда путевые листы ведутся во внешней программе.

Порядок отражения покупки ГСМ через путевые листы смотрите в статье ГСМ, поступление и списание по Путевому листу в 1С

Пошаговая инструкция

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Перечисление на корпоративную карту

Расчеты по корпоративной карте, не привязанные к расчетному счету, учитывайте по счету 55.04 «Прочие специальные счета» (план счетов 1С).

Корпоративную карту, не привязанную к расчетному счету, занесите в справочник Банковские счета.

Пополнение корпоративного карточного счета оформите документом Списание с расчетного счета с видом операции Перевод на другой счет организации в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 55.04 Кт 51 — перечисление средств на корпоративную карту

Если флажок Используется счет 57 «Переводы в пути» при перемещении денежных средств установлен в настройках учетной политики, то:

• документ Списание с расчетного счета сформирует проводку только по списанию денег с расчетного счета через 57 счет
  • Дт 57.01 Кт 51
• документ Поступление на расчетный счет сформирует проводку по зачислению денег на корпоративную карту
  • Дт 55.04 Кт 57.01

Оплата поставщику с корпоративной карты 

Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета:

• Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо)
• Статья расходов — статья с Видом движения Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов  PDF
• Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте

До представления сотрудником документов, подтверждающих расходы, все списания с корпоративной карты отражайте по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные в подотчет.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 71.01 Кт 55.04 — списание денежных средств с корпоративной карты

Вторую оплату по корпоративной карте оформите аналогично.

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

ГСМ учитываются на счете 10.03.1 «Топливо на складе» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (План счетов 1С).

Авансовый отчет сотрудника оформите документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты — кнопка Создать.

Рассмотрим особенности заполнения документа Авансовый отчет.

• Склад — место хранения ГСМ. В нашем примере это бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в автомобиль. В справочник Склады введите аналогичное наименование места хранения ГСМ

На вкладке Авансы укажите ранее выданный аванс: операции списания денежных средств с корпоративной карты.

На вкладке Товары укажите:

• Документ (расхода) — первичные документы, на основании которых приходуются ГСМ, в нашем примере это кассовый чек (чек ККТ)
• Номенклатура — наименование ГСМ из справочника Номенклатура

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

• Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ
• флажок СФ не устанавливается
• Реквизиты счета-фактуры не заполняйте, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже 

При отсутствии счета-фактуры, НДС по кассовому чеку не принимайте к вычету (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Спишите его на расходы, не уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 170 НК РФ, Письмо Минфина от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Подробнее про вычет НДС по кассовому чеку и учет в налоговых расходах в статье Расчеты с подотчетным лицом

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 10.03.1 Кт 71.01 — принят к учету ГСМ по авансовому отчету
• Дт 19.03 Кт 71.01 — принят к учету НДС по авансовому отчету
• Дт 91.02 Кт 19.03 — списан НДС на прочие расходы
• Дт НЕ.01.9 — отражены расходы, не учитываемые в НУ

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в том числе документа Авансовый отчет. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1.

Заполненный документ распечатайте по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) из документа Авансовый отчет. PDF

См.также:

• Приобретение ГСМ: законодательство и 1С
• Приобретение ГСМ подотчетным лицом за наличный расчет в 1С
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки в 1С