Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту в 1С

Приобретение ГСМ через подотчетное лицо по безналичному расчету подразумевает использование корпоративной карты. Для данного способа характерны все те же особенности, что и приобретение за наличные по розничному договору купли-продажи:

• необходимость авансового отчета об использованных средствах;
• невозможность принять к вычету и в налоговых расходах выделенный в кассовом чеке НДС.

Но, обо всем по порядку.

Пошаговая инструкция

10 мая Иванов А.П. получил на корпоративную карту денежные средства на приобретение ГСМ в размере 5 000 руб.

11 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.

15 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.

16 мая Иванов представил авансовый отчет, в соответствии с которым он осуществил заправку автомобиля Ford Mondeo бензином АИ-95:

• 11 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%);
• 15 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Кассовые чеки с выделенным НДС, подтверждающие расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

Рассмотрим пошаговую инструкцию — как в 1С провести оплату корпоративной картой. PDF

Перечисление на корпоративную карту

Расчеты по корпоративной карте учитываются по счету 55.04 «Прочие специальные счета» (план счетов 1С).

Пополнение корпоративного расчетного счета оформите документом Списание с расчетного счета вид операции Перевод на другой счет организации в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Корпоративная карта, не привязанная к расчетному счету, заносится в справочник Банковские счета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 55.04 Кт 51 — перечисление средств на корпоративную карту.

Оплата поставщику с корпоративной карты

Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Заполнение документа:

• Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо);
• Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте.

До тех пор, пока сотрудник не представит документы, подтверждающие расходы, все списания с корпоративной карты отразите по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные под отчет.

Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3

Рассмотрим проводки по корпоративной карте в 1С 8.3

Документ формирует проводки:

• Дт 71.01 Кт 55.04 — списание денежных средств с корпоративной карты.

Вторую оплату по корпоративной карте оформите аналогично.

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

ГСМ, учитываются на счете 10.03.1 «Топливо на складе» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (план счетов 1С).

Авансовый отчет сотрудника оформите документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты — кнопка Создать.

Рассмотрим особенности заполнения документа Авансовый отчет по данному примеру.

Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в автомобиль. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ.

На вкладке Авансы укажите ранее выданный аванс, в данном случае операции списания денежных средств с корпоративной карты.

На вкладке Товары укажите:

• Документ (расхода) — первичные документы, на основании которых приходуются ГСМ, в нашем примере это кассовый чек (чек ККТ);
• Номенклатура — наименование ГСМ из справочника Номенклатура.

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

• Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ;
• Флажок СФ не устанавливается;
• Реквизиты счета-фактуры не заполняются, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

При отсутствии счета-фактуры, даже если НДС выделен в чеке ККМ, НДС нельзя принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 170 НК РФ, НДС не принятый к вычету необходимо списать на расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу по прибыли (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Подробнее про вычет НДС по кассовому чеку и учет в налоговых расходах

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 10.03.1 Кт 71.01 — ГСМ по авансовому отчету.
• Дт 19.03 Кт 71.01 — НДС по авансовому отчету.
• Дт 91.02 Кт 19.03 — списание НДС на прочие расходы.
• Дт НЕ.01.9 — расходы, не учитываемые в НУ.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т.ч. документа Авансовый отчет. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1.

Заполненный документ можно распечатать по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) из документа Авансовый отчет. PDF

Мы рассмотрели как в 1С провести оплату корпоративной картой.

См. также:

• Приобретение ГСМ: законодательство и 1С
• Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email