Приобретение ГСМ: законодательство и 1С

Приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) имеет свои особенности. Закупка топлива может производиться по-разному: оплатой наличными и банковской картой, по талонам, картам, ведомостям. В зависимости от выбранного способа методы принятия к учету ГСМ будут тоже отличаться.

Из статьи вы узнаете:

• какие способы приобретения топлива существуют;
• как правильно оформить и внести в 1С документы по покупке ГСМ;
• что делать с НДС, предъявленным поставщиком, и когда принимать налог к вычету рискованно.

Нормативное регулирование

Бухгалтерский и налоговый учет

Как и все материалы, ГСМ принимаются к учету в сумме фактических затрат на их приобретение (п. 5, п. 6 ПБУ 5/01). В целях налога на прибыль фактическая стоимость МПЗ определяется исходя из покупных цен (без учета входящего НДС и акцизов) и иных затрат на их приобретение (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Приобретение ГСМ может происходить как за наличный расчет, так и безналичный.

В безналичной форме выделяют:

• прямую безналичную оплату: по банковской карте или через расчетный счет;
• косвенную безналичную оплату: по топливным картам, талонам, ведомостям, другим документам, позволяющим получить определенное количество заранее оплаченного топлива.

Поступление ГСМ и дальнейший его учет производится на счетах (план счетов 1С):

• 10.03.1 «Топливо на складе»;
• 10.03.2 «Топливо в баке».

Для контроля за его движением необходимо организовать учет по местам хранения и материально ответственным лицам (МОЛ) в разрезе различных видов ГСМ.

НДС

Вопрос принятия НДС к вычету при покупке ГСМ стоит особенно остро там, где имеется большой автопарк и затраты на ГСМ занимают значительную долю в структуре общих затрат.

При приобретении материалов НДС принимается к вычету при выполнении условий (п. 2 ст. 171 НК РФ) :

• материалы должны использоваться в деятельности, облагаемой НДС;
• в наличии правильно оформленный СФ (УПД);
• материалы приняты на учет (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Причем, если говорить о безналичной оплате, то эти три условия выполняются при заключении любого из договоров поставки топлива: на оптовый склад покупателя, по топливным картам, талонам, ведомостям. По каждому из указанных договоров покупатель получает от поставщика накладную и счет-фактуру.

В случае приобретения ГСМ за наличные принять НДС к вычету может быть проблематично.

Можно ли принять к вычету НДС по кассовым чекам, полученным на АЗС и приложенным к авансовому отчету?

Если ГСМ куплены на АЗС за наличные без предъявления счета-фактуры, то НДС по нему к вычету принять не получится (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094). Чек ККТ, отраженный в книге покупок, не найдет себе «пару» в общей базе счетов-фактур по России.

Подробнее об НДС в кассовом чеке

Топливные карты и талоны на ГСМ — денежные документы или нет?

Учет топливных карт и талонов не регламентирован бухгалтерскими нормативными документами. В Инструкции по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, топливные талоны и карты не поименованы как денежные документы, но список таких документов является открытым.

Исходя из анализа Инструкций, утвержденных Приказами Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н и от 01.12.2010 N 157н, можно выделить несколько признаков денежных документов:

• документ имеет фиксированную стоимость;
• товар (услуга) по документу оплачен, но не получен;
• получение актива имеет, как правило, единовременный характер.

Исходя из этого, можно сделать вывод: количественно-суммовые и суммовые талоны на ГСМ можно считать денежными документами по договорам, где право собственности на топливо переходит в момент заправки. Учет денежных документов организован в 1С на счете 50.03 «Денежные документы».

Топливная карта не имеет денежной оценки и может применяться многократно. По нашему мнению, она не отвечает признакам денежного документа и может учитываться на забалансовом счете, например, МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».

Учет в 1С

Счет учета 10.03.1 «Топливо на складе»

Для корректного ведения учета топлива необходимо проверить настройки счетов и справочников. В программе предусмотрено, что учет ГСМ ведется на счете 10.03.1 «Топливо на складе». Для всех счетов учета запасов устанавливаются единые параметры ведения аналитики в разрезе субконто:

• Номенклатура — ведется суммовой учет. Возможность аналитики по данному признаку установлена изначально и не меняется настройками.
• Партии — ведется учет по документам поступления.
• Склады — активы учитываются по количеству или количеству и сумме.

Настройка параметров учета доступна из раздела Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Настройка плана счетов – Учет запасов: По номенклатуре, партиям и складам (по количеству и сумме). PDF

Справочник Номенклатура

10.03.1 «Топливо на складе».

Однако при разнообразии используемых в организации ГСМ иногда требуется задать более точные параметры для принятия на учет и для дальнейшего движения конкретных видов топлива или масел. Для каждой номенклатурной позиции или группы по ссылке Счета учета номенклатуры из справочника Номенклатура можно установить:

• Счет учета, который будет автоматически подставляться в документы поступления.
• Склад, на который будет производиться оприходование.
• Счета доходов и расходов от реализации, если ГСМ будут отпускаться на сторону.
• Счета учета НДС.

Чем детальнее будут определены правила, тем меньше ячеек останется для ручного заполнения в документах принятия на учет и движения ГСМ.

Справочник Склады

В справочнике Склады указываются места хранения ТМЦ. Это могут быть реальные склады, а могут быть условные.

Для ГСМ можно предусмотреть отдельную группу складов ГСМ, в которую войдут все возможные места хранения топлива и масел:

• ГСМ в резервуарах — если в организации есть склад хранения топлива.
• Автомобиль №1 и т. д. — для ГСМ, хранящихся в транспортных средствах, можно организовать справочник по регистрационным номерам машин.
• ГСМ в резервуарах АЗС — для предоплаченного ГСМ, когда договором предусмотрен переход права собственности на топливо в момент передачи талонов поставщиком или оплаты на топливную карту.

Для каждого склада нужно установить материально ответственное лицо (МОЛ). Это может быть кладовщик на складе или водитель автомобиля. Для склада ГСМ в резервуарах АЗС целесообразно определить ответственным лицом бухгалтера, ведущего учет талонов (топливных карт). При необходимости ответственное лицо можно поменять, ведется история изменений. PDF

Способы приобретения ГСМ и нюансы учета топлива на предприятии детально рассмотрены в следующих публикациях:

• Через подотчетное лицо за наличку
• Через подотчетное лицо через корпоративную карту
• По талонам. Переход права собственности при заправке

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email