Счет 94 в бухгалтерском учете: что и когда отражать, как закрывать

На счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» фиксируются потери, связанные с похищенным, испорченным и утратившим свои свойства имуществом компании.

Из статьи вы узнаете:

• какие операции отражаются по дебету и кредиту счета 94
• как и когда закрывается счет 94

Счет 94: нормативное регулирование

По плану счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н, основная роль счета 94 — аккумулирование данных в стоимостном выражении о порче материальных ценностей, включая денежные средства.

Счет 94 — своеобразный «распределительный центр», где сначала потери накапливаются, а затем распределяются по счетам в зависимости от того:

• находятся потери в пределах норм или нет
• обнаружены/не обнаружены виновные лица

В качестве норм выступают допустимые размеры потерь по договору либо нормы естественной убыли, установленные нормативными актами (Постановление Правительства от 12.11.2002 N 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли…»).

Потери от порчи ценностей могут возникать на разных этапах «жизни» материальных ценностей:

Примером таких потерь может служить порча или недостача ценностей, получаемых покупателем от продавца. В таком случае:

• не пострадавшие активы из поставки отражаются на предназначенных для них счетах учета, а суммы испорченных или недостающих ценностей (сверх допустимых по договору сумм) относятся на расчеты по претензиям в корреспонденции со счетом 94
• если судом не будут удовлетворены претензии по взысканию потерь с поставщика или транспортной компании, занимавшейся перевозкой, эти суммы также будут отражены по дебету счета 94

Сужение сферы применения счета 94

С вступлением в силу новых федеральных стандартов по бухучету некоторые проводки, приведенные в Плане счетов, становятся неактуальными. Стандарты могут регламентировать отражение объектов БУ в другом порядке, нежели установлено Планом счетов.

Ранее План счетов применялся в обязательном порядке. Сегодня представители Минфина и бухгалтерского сообщества допускают другой подход.

В вводной части инструкции к Плану счетов указано, что в случае появления ситуаций, корреспонденции по которым не предусмотрены Планом счетов, компания может дополнить типовые корреспонденции, соблюдая единый подход, установленный инструкцией (Письмо Минфина от 06.10.2015 N 07-01-06/56934).

В Рекомендации Фонда «НРБУ «БМЦ» Р-150/2023-КпР «Нормативная основа плана счетов» говорится о том, что использование Плана счетов и инструкции по его применению в бухгалтерском учете в настоящее время является правом, но не обязанностью организаций.

План счетов используется, когда его корреспонденции не противоречат положениям закона о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) и федеральным бухстандартам.

Например, в описательной части к счету 94 Плана счетов отмечается, что потери, понесенные в результате стихийных бедствий, отражаются на счете 99 «Прибыли и убытки» в качестве некомпенсируемых потерь (убытков отчетного года) от указанных событий.

А в ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения», утв. Приказом Минфина от 17.09.2020 N 204н, говорится о том, что в отношении выбывающих с баланса капвложений, в т. ч. при потерях / повреждениях в результате чрезвычайных ситуаций, в бухучете фиксируются следующие операции:

Получается, стандартом не предусмотрено ни использование счета 94, ни использование счета 99, а потери в рассмотренном случае отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Часто встречающиеся корреспонденции по дебету счета 94

По дебету счета 94 отражаются (например):

Проводки по дебету счета 94:

* такие недостачи отражаются одновременно по дебету счетов 94 и 73 (76), затем по мере погашения долга (Дебет 50, 51 Кредит 73 (76)) дебетуется счет 98 в корреспонденции со счетом 91, т. е. фиксируются прочие доходы.

Когда и как закрывается счет 94

Обязательное закрытие счета 94 на отчетную дату Планом счетов не предусмотрено. На каждую отчетную дату необходимо проверять правомерность отраженных на нем сумм. При наличии оснований со счета списывать числящиеся на нем суммы: на виновных лиц либо на прочие расходы. Если же виновные лица предварительно установлены, но еще не закончены следственные действия, на конец отчетного периода счет может оставаться незакрытым.

Своевременное обоснованное закрытие счета 94 позволяет:

• сформировать достоверную картину по затратам (себестоимости) отчетного периода
• повысить достоверность финансовой информации в отношении потерь, хищений, порчи имущества
• оценить эффективность использования ресурсов компании

Рассмотрим проводки по кредиту счета 94, по которому фиксируются, к примеру, списываемые:

В последним случае следует руководствоваться положениями ст. 248 ТК РФ «Порядок взыскания ущерба».

Проводки по кредиту счета 94:

Счет 94 в программе 1С Бухгалтерия 8.3

В программах 1С автоматизированный учет по счету 94 присутствует лишь по дебету счета при отражении результатов инвентаризации. Например, инвентаризации товаров и инвентаризации кассы.

Списание сумм с кредита счета 94 фиксируется документом Операция: Операции – Операции, введенные вручную – Создать — Операция.

Пример

В результате плановой инвентаризации по концу квартала выявлена недостача товара «Картридж черный с чипом» в количестве 5 шт., себестоимость 397,50 за штуку. Виновным признано материально ответственное лицо Воробьев А. П. Рыночная стоимость товара — 500 руб./шт.

Сформируйте / заполните документ Инвентаризация товаров: Склад – Инвентаризация — Инвентаризация товаров – Создать.

На основании документа Инвентаризация товаров создайте документ Списание товаров, материалов

Проводки по документу отразятся автоматически:

Пример заполнения операции, введенной вручную, для отражения корреспонденций по кредиту счета 94:

В строке 1 отражается недостача, отнесенная на виновное лицо (балансовая стоимость списанных товаров), а в строке 2 — разница между балансовой и рыночной стоимостью товаров:

(500 руб. — 397,80 руб.) * 5 шт. = 511 руб.

Запомните

• На счете 94 фиксируются потери и недостачи материальных ценностей, в т. ч. денежных средств
• По дебету счета 94 аккумулируется суммовое выражение потерь, по кредиту — списание потерь и недостач на расчеты с виновными лицами либо на прочие расходы, если виновные не установлены
• Если виновное лицо установлено, потери отражают по дебету счета 73 (если речь о сотрудниках) или дебету счета 76 (если виновно третье лицо)
• Потери в пределах норм отражают на счетах затрат на производство или счетах затрат на продажу, а при превышении норм — в прочих расходах

См. также:

• Списание товара в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• Списание запасов и несущественных активов с баланса и с забаланса в 1С
• Недостача при инвентаризации (виновное лицо обнаружено) в 1С
• Недостача при инвентаризации (виновное лицо не обнаружено) в 1С
• Учет и оценка недостач в пределах норм естественной убыли в бухучете и налоговом учете
• Учет и оценка поврежденных ценностей, выявленных при инвентаризации

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email