Выявлены излишки денежных средств в кассе: порядок действий и особенности отражения в учете

Результатом инвентаризации кассы может стать как выявление недостачи, так и обнаружение излишков. Излишек денег в кассе свидетельствует о нарушениях в учете и требует принятия руководством определенных мер. В статье рассмотрим алгоритм действий при обнаружении излишка в кассе.

Причины возникновения излишков денежной наличности

Образование излишков денег в кассе, как правило, связано с ошибками при оформлении первичных документов либо с несвоевременным отражением хозяйственных операций в регистрах бухучета.

Наиболее распространенные причины:

• неотражение в учете операций по возврату неиспользованных подотчетных сумм
• отсутствие своевременно оформленных приходных кассовых ордеров на поступившую выручку
• внесение в кассу личных средств кассира для размена без надлежащего документального оформления
• технические ошибки при подсчете денежных средств, принятых от покупателей или контрагентов
• несоответствие данных кассового аппарата (Z-отчетов) фактическому наличию денег

Независимо от причин возникновения, проводка по выявленным излишкам в кассе должна быть сформирована только после завершения всех проверочных мероприятий и утверждения результатов инвентаризации руководителем организации.

Нормативное регулирование учета излишков

Инвентаризация кассы проводится по нормам ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утв. приказом Минфина от 13.01.2023 N 4н.

По правилам этого стандарта результаты инвентаризации подлежат принятию к бухучету в следующей оценке (п. 11 ФСБУ 28/2023):

• по справедливой стоимости
• по балансовой стоимости
• по балансовой стоимости аналогичных активов

Применительно к наличным денежным средствам (российским рублям и иностранной валюте) оприходование излишков производится по фактически выявленной сумме:

• для рублей — это номинальная стоимость банкнот и монет
• для иностранной валюты — сумма в рублях, рассчитанная по официальному курсу Банка России, установленному на дату проведения инвентаризации

Особого внимания заслуживают ситуации, когда в кассе наряду с наличными деньгами хранятся денежные документы (почтовые марки, путевки, билеты, оплаченные талоны на ГСМ и т.п.), и в ходе инвентаризации выявлены их излишки.

В отличие от наличных денег, денежные документы не имеют номинала в общепринятом понимании – их ценность определяется стоимостью приобретения. В таком случае организация вправе выбрать один из вышеуказанных способов оценки (п. 11 ФСБУ 28/2023), который нужно закрепить в учетной политике.

Стоимость активов, оказавшихся в излишке, относится на доходы экономического субъекта (п. 12 ФСБУ 28/2023). В бухучете данная операция отражается по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 50 «Касса».

Для целей налогового учета сумма выявленного излишка признается внереализационным доходом на дату подписания акта инвентаризации (п. 20 ст. 250 НК РФ, п. 1 ст. 271 НК РФ).

Порядок действий при обнаружении излишка денег в кассе

Процедура оприходования излишков включает несколько последовательных этапов.

1. Проведение инвентаризации и фиксация расхождений

Инвентаризация проводится комиссией, назначенной приказом руководителя. В состав комиссии включаются представители администрации, бухгалтерской службы, иные сотрудники, не несущие материальную ответственность за проверяемые объекты (п. 20 ФСБУ 28/2023).

Инвентаризационную комиссию допускается не создавать в следующих случаях (Информационное сообщение Минфина от 12.04.2023 N ИС-учет-44):

• работниками организации являются только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель
• организация заключает договор на оказание услуг по проведению инвентаризации с аудиторской фирмой или индивидуальным аудитором
• в организации создана ревизионная комиссия, в обязанности которой входит проведение инвентаризации

Для ИП действуют дополнительные послабления. Поскольку ИП вправе не вести бухгалтерский учет (ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ), обязанность проведения инвентаризации для них законодательством не установлена. При добровольном проведении инвентаризации ИП вправе осуществлять ее самостоятельно, без формирования комиссии, и самостоятельно оформлять результаты.

До начала проверки кассир представляет расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а денежные средства оприходованы либо списаны в установленном порядке. Фактическое наличие денежных средств устанавливается путем полного полистного пересчета всех банкнот и монет, находящихся в кассе. Выявленная сумма сопоставляется с данными кассовой книги. Результаты проверки оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств (ф. ИНВ-15 либо форма, разработанная организацией самостоятельно и утвержденная в учетной политике).

2. Получение объяснений от материально ответственного лица

При обнаружении излишков денег в кассе комиссия обязана затребовать письменное объяснение от кассира (иного лица, ответственного за сохранность денег в кассе). В объяснительной записке сотрудник излагает возможные причины образования излишка, что в дальнейшем помогает верно квалифицировать результаты инвентаризации.

3. Квалификация результатов инвентаризации в соответствии с п. 9 ФСБУ 28/2023 (руководитель организации на основании представления комиссии утверждает квалификацию выявленных при инвентаризации расхождений)
4. Оценка выявленных излишков способом, закрепленным в учетной политике
5. Отражение кассового излишка в учете – на основании утвержденных руководителем результатов инвентаризации бухгалтер формирует записи по счетам учета

Отражение излишков в бухгалтерском учете

Типовая корреспонденция счетов при оприходовании излишков денежных средств:

• Дт 50.01 «Касса организации» Кт 91.01 «Прочие доходы» — отражена сумма излишка денежных средств, выявленного при инвентаризации

Указанная проводка применяется в случае, когда причина образования излишка не установлена и отсутствуют основания для отнесения суммы на расчеты с контрагентами или подотчетными лицами.

В ситуации, когда излишек образовался вследствие неотражения конкретной операции (например, документально не оформлен возврат неиспользованного аванса подотчетным лицом), формируется запись:

• Дт 50.01 Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — оприходован возврат неиспользованных подотчетных сумм, ранее не оформленный ПКО

Таким образом, ключевая задача бухгалтера – верно квалифицировать/ оценить излишек денежных средств и выбрать нужные счета для отражения в учете.

Документальное оформление результатов инвентаризации

Для подтверждения обоснованности отражения излишков в учете необходимо располагать следующим комплектом документов:

1. Приказ (распоряжение) руководителя о проведении инвентаризации
2. Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. ИНВ-15 либо форма, разработанная организацией самостоятельно и утвержденная в учетной политике)
3. Письменные объяснения материально ответственного лица
4. Решение руководителя о квалификации результатов инвентаризации (может быть оформлено в виде утверждения акта либо отдельным распоряжением)
5. Бухгалтерская справка, содержащая обоснование примененной оценки излишка (в соответствии со способом, закрепленным в учетной политике) и примененной корреспонденцией счетов

Примеры из практики

Пример 1 — причина излишка не установлена.

При проведении плановой инвентаризации кассы ООО «Альфа» по состоянию на 30.03.2026 выявлено расхождение: фактический остаток наличных денег составил 28 450 руб., остаток по данным кассовой книги — 26 000 руб. Сумма излишка — 2 450 руб. Проверка первичных документов не позволила установить причину образования излишка. Распоряжением руководителя результаты инвентаризации утверждены, излишек квалифицирован как прочий доход. Деньги оприходованы в фактической сумме 2 450 руб. В учете сделана запись: Дт 50.01 Кредит 91.01 — 2 450 руб. — оприходован излишек денежных средств, выявленный при инвентаризации.

Пример 2 — излишек, возникший вследствие неотражения возврата подотчетной суммы.

В ходе внезапной ревизии кассы ООО «Альфа» обнаружен излишек в сумме 5 000 руб. Кассир в объяснительной записке указал, что накануне менеджер Сидоров А.А. вернул неизрасходованный аванс на хозяйственные нужды, однако приходный кассовый ордер не был выписан по причине большой загруженности в конце рабочего дня. Комиссией принято решение квалифицировать сумму как своевременно не отраженный возврат подотчетных средств. Отражение в учете: Дт 50.01 Кт 71 — 5 000 руб. — оприходованы денежные средства, возвращенные подотчетным лицом.

Пример 3 — излишек в иностранной валюте.

В кассе ООО «Альфа» при инвентаризации обнаружены 200 долларов США, не учтенные в кассовой книге. Курс доллара США, установленный ЦБ РФ на дату инвентаризации, составил 95 руб./USD. Причина излишка не установлена. Стоимость излишка определена в размере 19 000 руб. (200 USD × 95 руб.). Корреспонденция счетов: Дебет 50.04 Кредит 91.1 — 19 000 руб. — оприходован излишек наличной иностранной валюты.

Кратко о выявлении излишков денежных средств в кассе

• излишек денежных средств в кассе свидетельствует о нарушениях кассовой дисциплины или иных ошибках кассира: не оприходована выручка, не отражен возврат неиспользованных подотчетных сумм и т.д.
• излишек наличных средств в рублях приходуется по фактической сумме, иностранная валюта — в рублях по курсу ЦБ на дату инвентаризации, для денежных документов применяется способ, установленный учетной политикой в соответствии с п. 11 ФСБУ 28/2023
• если причина денежного излишка не установлена, в бухучете производится запись: Дт 50.01 Кт 91.01. В налоговом учете сумма излишка включается во внереализационные доходы на дату подписания акта (п. 20 ст. 250 НК РФ)
• основанием для признания выявленных излишков является акт инвентаризации (ф. ИНВ-15 либо самостоятельно разработанная форма, утвержденная в учетной политике), приказ руководителя, объяснительная записка кассира

См. также:

• Кассовые операции — учет, документальное оформление
• Кассовые документы — виды и общие правила оформления
• Недостача денежных средств в кассе: документальное оформление и отражение в учете
• Кассовая книга: на каком бланке оформлять, по каким правилам, образец в 1С

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email