Командировка: что это, как оформить, какие особенности учесть

Сотрудники могут выполнять трудовые функции не только на своем рабочем месте, но и выезжать по заданию работодателя в другую местность. Расскажем, когда такие поездки считаются командировками, по каким правилам их оформлять, как отличить командировку от разъездного характера труда.

Что такое служебная командировка

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности командирования сотрудников установлены Положением, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749.

При направлении в командировку у сотрудника могут возникать расходы на транспорт, жилье, питание, телефонную связь, интернет и др. Эти затраты работодатель должен ему возместить (ст. 168 ТК РФ).

Бюджетные организации компенсируют расходы по правилам, установленным Постановлениями Правительства от 02.10.2002 N 729, от 18.04.2020 N 553. Остальные предприятия (ИП) — согласно своим ЛНА (например, по правилам из Положения о командировках) с учетом действующего законодательства.

При разработке Положения о командировках определите:

• перечень документов, которые будут составлены при командировании сотрудника и которые он должен представить для отчета при возвращении
• лимиты затрат, порядок компенсирования перерасхода
• размеры возможных доплат подчиненному (например, если сотрудник ночует не в гостинице, а в автомобиле)
• иные положения

Частные предприятия и ИП вправе такое положение не разрабатывать, если порядок направления в поездки и компенсации расходов утвержден коллективным договором, а формы документов — учетной политикой или приказами.

Чем командировка отличается от разъездного характера труда

Если работа ведется в пути или имеет разъездной характер, командировкой она не является (ст. 166 ТК РФ). Характер работ фиксируется в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Трудовое законодательство не раскрывает эти понятия, поэтому используем иные источники для расшифровки:

• работа в пути предполагает выполнение функций во время движения транспорта, а возвращение домой по окончании дня не всегда возможно: стюардессы, пилоты, проводники поездов, водители-дальнобойщики и т. п. (Постановление Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579);
• разъездной характер труда предполагает работу за пределами местонахождения работодателя на постоянной основе при ежедневном возвращении домой: курьеры, инкассаторы, водители-экспедиторы, почтальоны, торговые агенты и т. п. (Письмо Минтруда от 26.10.2022 N 14-6/ООГ-6714).

Различия работы в пути, разъездного характера труда и командировки:

Если подчиненный направляется по решению руководителя в филиал предприятия, располагающийся в другом городе, поездка также является командировкой (п. 3 Положения N 749).

О расчете среднего дневного заработка рассказываем здесь Средний дневной заработок: нормы, формулы, примеры

Кого нельзя направить в командировку

Руководитель вправе решить, кого из подчиненных направлять в командировку. К тому, кто отказался ехать без уважительных причин, разрешается применить дисциплинарное наказание (Письмо Минтруда от 10.07.2023 N ПГ/14032-6-1).

Перед отправкой в командировку работодатель должен проконтролировать:

• соответствует ли цель поездки обязанностям работника
• нет ли в трудовом договоре условия о запрете служебных поездок
• не относится ли он к особым категориям сотрудников, которых запрещено отправлять в командировки (или допуск которых к командировке возможен при выполнении определенных условий)

Нарушение ограничений по командированию этих подчиненных грозит санкциями по ст. 5.27 КоАП РФ.

Скачать бланк Согласия на командировкуPDF Скачать образец Согласия на командировкуPDF

Как оформить командировку: поэтапная инструкция

Шаг 1. Определите срок командировки

Срок командировки определяется исходя из сложности задания, дальности поездки, места отправления и возвращения (п. 4 Положения N 749):

Примеры определения начала поездки в зависимости от города отправки:

Максимальный срок командировки законодательством не ограничен, но и бессрочной она быть не может. Важно, чтобы у поездки были служебная цель и разовый характер, а сотрудник имел трудовые обязанности по месту нахождения работодателя постоянно, иначе командирование приобретет признаки вахтовой работы или перевода на другое место работы, требующие иного оформления и порядка оплаты (Определение Седьмого КСОЮ от 11.06.2024 по делу N 88-10374/2024).

Шаг 2. Оформите документы

Командировка невозможна без письменного решения работодателя (п. 3 Положения N 749) — приказа или распоряжения. К моменту составления приказа руководство обязано получить согласие подчиненного на командировку в письменном виде, если оно обязательно.

Составляется приказ в произвольной форме или на бланке ф. N Т-9 (или N Т-9а — на нескольких подчиненных), утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1. Главное, что нужно указать:

• наименование работодателя
• дату и номер приказа
• сведения о командированном лице (полное имя, должность, при наличии — подразделение организации, табельный номер)
• место назначения (адрес, при наличии — наименование контрагента)
• срок поездки (даты начала и окончания, общее количество дней)
• цель поездки
• подпись руководителя (даже если руководитель сам собирается в поездку)
• подпись работника и дату, подтверждающие ознакомление с приказом

Скачать бланк Приказа о направлении в командировкуPDF Скачать образец Приказа о направлении в командировкуPDF

С 2015 года служебное задание и командировочное удостоверение перестали быть обязательными документами при оформлении командировки (Постановление Правительства от 29.12.2014 N 1595), но запрета на их использование нет:

• служебное задание на поездку — бланк, выдаваемый командированному сотруднику со сведениями о цели и сроке выезда, пункте назначения, контактных данных встречающей стороны, а также заключением об исполнении задания. Необходим работнику, так как содержит ключевую информацию о поездке, которая всегда будет под рукой (бланк PDF и образец PDF)
• командировочные удостоверение — бланк с основными данными о выезде, на обороте которого фиксируются отметки о передвижении командированного. Понадобится сотруднику как один из вариантов подтверждения фактического периода нахождения в поездке (бланк PDF и образец PDF)

Составить служебное задание и оформить командировочное удостоверение можно на бланках N Т-10а и N Т-10, установленных Госкомстатом, или на разработанных самостоятельно.

Шаг 3. Рассчитайте и выдайте аванс

Порядок определения суммы для выдачи под отчет командированному можно утвердить в Положении о командировках.

Пример

Работодатель в ЛНА установил:

• суточные по РФ — 1 000 руб.
• лимит затрат по найму жилья – 4 000 руб./сутки
• перелеты только экономклассом
• лимит на услуги такси в командировке — 800 руб./сутки

Работник командирован на 10 дней, из них планируются 8 дней пребывания по месту назначения. Расчет аванса:

• Суточные — 10 000 руб. (1 000 руб. х 10 дней)
• Оплата отеля – 32 000 руб. (4 000 руб./сутки х 8 суток)
• Билеты на самолет — 0 руб. (оплачены заранее предприятием)
• Услуги такси — 6 400 руб. (800 руб./сутки х 8 суток)
• Аванс к выдаче — 48 400 руб. (10 000 руб. + 32 000 руб. + 6 400 руб.)

Срок выдачи средств под отчет законодательно не установлен, но выплатить их следует не позже отправления сотрудника в командировку (п. 10 Положения N 749).

Как выдать аванс, расскажем в статье Выдача подотчетных сумм: правила и нюансы.

Шаг 4. Рассчитайтесь с сотрудником по возвращении

Не позднее 3 рабочих дней с момента приезда работник обязан принести авансовый отчет и документы, доказывающие срок пребывания в поездке и понесенные расходы (п. 7, 26 Положения N 749):

Примеры служебных записок при командировках на личном авто PDF и служебном авто PDF

Если после проверки документов обнаружится перерасход по авансовому отчету, сумма возмещается сотруднику (ст. 168 ТК РФ). Если останутся неизрасходованные средства — работник вправе добровольно внести их в кассу или они будут высчитаны из зарплаты. Для последнего варианта потребуется согласие работника с основанием и суммой удержания (ст. 137 ТК РФ).

Как удержать остаток подотчетной суммы

Изменение срока командировки

Решение задач в ходе поездки может затянуться или пойти быстрее запланированного, а работник может заболеть. В зависимости от обстоятельств действовать нужно так:

Командировка фиксируется в табеле учета рабочего времени

Можно ли оформить две командировки в один день

Закон не запрещает направлять сотрудника в командировку в день возвращения из предыдущей (Письмо Роструда от 02.08.2024 N ПГ/14427-6-1). Работник может приехать из одной поездки и в тот же день уехать в следующую, и каждая оформляется по установленным правилам. Допускается утверждение нескольких командировок одним приказом.

Если есть возможность заранее определить места назначения и маршрут следования, стоит оформить одну командировку. Это позволит избежать спорного вопроса о выплате суточных за день, когда сроки разных поездок пересекаются.

Если обойтись одним командированием не получилось, работодатель вправе внутренним ЛНА установить:

• одинарный размер суточных за день, когда сотрудник прибыл из одной командировки и убыл в следующую, так как закон не предусматривает повышенной суммы суточных в зависимости от количества командировок в день
• выплату суточных в зависимости от количества командировок в день, так как это не ухудшает положение подчиненного по сравнению с установленным законодательно (ч. 1, 4 ст. 8 ТК РФ)

Спорные вопросы о командировках

Рассмотрим нюансы, связанные со служебными командировками, некоторые из которых разъяснили ведомства:

Как оплачивается больничный лист

Запомните

• Служебная командировка предполагает выезд работника за пределы населенного пункта, в котором он работает, для выполнения работ по письменному решению работодателя
• При выборе подчиненного для направления в командровку работодатель обязан учитывать соответствие трудовых функций сотрудника задачам поездки, условиям трудового договора, а также ограничения, установленные ТК РФ для командирования некоторых категорий работников
• В период служебной командировки за сотрудником сохраняется средний заработок при работе по графику, установленному у работодателя. За исполнение обязанностей в выходные и нерабочие праздничные дни оплата начисляется согласно ст. 153 ТК РФ. Командировочные расходы компенсируются согласно нормам, установленным работодателем

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email