Учет и оплата недоработки при суммированном учете рабочего времени

При работе на суммированном учете рабочего времени фактически отработанное количество часов за учетный период может оказаться меньше, чем норма часов по производственному календарю. В этом случае возникает недоработка, которую следует оплатить работнику.

В статье разберем, как оплатить часы недоработки и как можно реализовать расчет такой оплаты в ЗУП 3.1

Порядок расчета и оплаты недоработки при суммированном учете

В соответствии со ст. 155 ТК РФ размер оплаты недоработки завит от причины, по которой она произошла:

• По вине работодателя – оплачиваем в размере не ниже средней заработной платы
• По причинам, не зависящим от работодателя и работника – не менее 2/3 тарифной ставки, оклада пропорционально фактически отработанному времени
• По вине работника – не оплачивается

Чтобы определить, нужно ли оплачивать недоработку, и если нужно, то в каком размере – требуется определить ее причину. Но четкого деления по степени вины работодателя в наличии недоработок в законодательстве нет.

Можно выделить основные причины недоработки, которую нужно оплачивать, это:

• Если график изначально был составлен с учетом недоработки.
• Если учетный период отработан не целиком. Например, сотрудник принят или уволен в середине учетного периода или переводился на обычный график.
• Если неявки «неудачно» наложились на производственный календарь или график нормы. Например, сотрудник много отсутствовал в свои рабочие дни, но при этом по производственному календарю эти дни – выходные

Один из вариантов, как можно разделить часы недоработки:

• Если норма по графику за периоды работы на суммированном учете меньше нормы по производственному календарю (графику нормы) – это вина работодателя, оплата по среднечасовому заработку
• Все остальные часы недоработки считать возникшими по независящим причинам и оплачивать в размере 2/3 тарифной ставки (оклада)

Как настроить оплату недоработки при суммированном учете в ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 типовой механизм для учета недоработок при суммированном учете отсутствует. Поэтому для оплаты часов недоработки придется рассчитать эти часы самостоятельно и настроить начисления для их оплаты:

1. Рассчитаем часы недоработки. Для этого:
   • Заполним документ Регистрация переработок по команде Подбор – Выбрать всех. Так в документ попадут все сотрудники организации, а не только те, у кого действительно есть переработки.
   • После проведения документа Регистрация переработок рассчитаем число часов недоработки с помощью донастроенного универсального отчета Расчет часов недоработки при суммированном учете.
     Определим причину недоработки и решим, сколько часов нужно оплатить.
     

     
     Скачать настройки отчета можно в статье Настройки отчетов 1С:ЗУП 3.1 для проверки переработок и недоработок при суммированном учете
     

2. Настроим начисления для оплаты часов недоработки. Начисления будут различаться формулой расчета в зависимости от причины недоработки и вида основной оплаты сотрудника:
   • По вине работодателя
   • По независящим причинам:
     • Основная оплата по окладу
     • Основная оплата по часовому тарифу
3. Рассчитаем оплату в документе Разовое начисление

Разберем каждый шаг подробно.

Шаг 1. Рассчитаем количество часов недоработки

Рассчитаем общее количество часов недоработки

• Создадим документ Регистрация переработок и заполним его по команде Подбор – Выбрать всех.

В документ попадут все сотрудники организации, в том числе те, кто работает по обычному графику – без суммированного учета. Таких сотрудников из документа нужно удалить.

В результате останутся только те сотрудники, которые работают на графиках суммированного учета рабочего времени. У кого-то из них будут переработки, а у кого-то недоработки, что нам и требовалось. Проведем документ.

• Сформируем донастроенный универсальный отчет Расчет часов недоработки при суммированном учете. В шапке отчета выберем созданный ранее документ Регистрация переработок.

Скачать настройки отчета можно в статье Настройки отчетов 1С:ЗУП 3.1 для проверки переработок и недоработок при суммированном учете

В отчет попадают только те сотрудники, у которых отработано меньше нормы часов. В колонке Часов недоработки высчитывается разница между нормой и фактически отработанными часами.

Если в дальнейшем планируется загрузка часов недоработки в документ Разовое начисление из файла с помощью обработки, на этом этапе нужно сохранить отчет в формате Excel. Для этого воспользуемся командой Сохранить

Внешняя обработка от Бухэксперт для загрузки из Excel в документы ЗУП 3.1

Проверим наличие неявок по неуважительным причинам

После того, как определили количество часов недоработки, нужно выяснить по какой причине она возникла. Возможно, у сотрудников есть отсутствия по неуважительным причинам – прогулы, неявки. Тогда это недоработка по вине работника и оплачивать ее не нужно. В ЗУП 3.1 прогулы и неявки по невыясненной причине не уменьшают норму за учетный период, в этом случае часы недоработок нужно будет скорректировать вручную.

Выявить прогулы и неявки по невыясненной причине за учетный период можно типовым отчетом Отсутствия сотрудников (Кадры – Кадровые отчеты). Для этого в настройках отчета на вкладке Фильтры установим отбор по полю Состояние.

• Условие отбора – В списке
• Значения:
  • Прогул
  • Отсутствие по невыясненным причинам
  • Простой, отстранение по вине работника

Сформируем отчет. В нашем примере у сотрудницы Рязановой Е. Б. есть отсутствие по неуважительной причине – прогул 08.09.2025.

Число часов по норме за время прогула можно вывести с помощью донастроенного универсального отчета Норма часов по графику за период. В качестве графика работы выбираем Пятидневка – потому что этот график соответствует производственному календарю.

Скачать настройки отчета можно в статье Настройки отчетов 1С:ЗУП 3.1 для проверки переработок и недоработок при суммированном учете

На количество часов по норме в период неявки нужно уменьшить число часов недоработки. Для Рязановой Е. Б. итоговое количество часов недоработки к оплате составит 14,5 часов.

• 22,5 (рассчитано часов недоработки) – 8 (количество часов неявки по норме) = 14,5 часов.

Определим причину недоработки – по вине работодателя или по независящим причинам

Для выяснения причины недоработки сравним норму часов за периоды работы на графиках суммированного учета в учетном периоде.

Для этого:

• Определим периоды, когда сотрудники работали на графике с суммированным учетом с помощью донастроенного универсального отчета Периоды работы на графиках суммированного учета. Все сотрудницы, к которых есть недоработки, весь учетный период с 01.01.2025 работали по одному графику – Сменный (недоработка) и норма для этого графика определяется по производственному календарю.
• Соберем за эти периоды норму часов по графику сотрудников и по производственному календарю с помощью донастроенного универсального отчета Норма часов по графику за период.
  • Норма по производственному календарю – 1 461 час
  • Норма по сменному графику – 1 438,50 часов

Разница между нормой по производственному календарю и графику сотруднику – это часы недоработки по вине работодателя. В нашем примере часы недоработки по вине работодателя составили 22,5 часа.

• 1 461 (норма по производственному календарю) – 1 438,5 (норма по графику сотрудника) = 22,5

Все остальные часы недоработки возникли по независящим причинам. У Орловой Е. Н. всего недоработок 66,5 часов. Из них по независящим причинам – 44 часа.

• 66,5 (всего недоработок в учетном периоде) – 22,5 (недоработки по вине работодателя) = 44 часа

Причина недоработок Орловой Е. Н. в отсутствиях. Проверим неявки типовым отчетом Отсутствия сотрудников. Видим, что в сентябре Орлова Е. Н. находилась в отпуске без сохранения оплаты в свои рабочие дни по графику. Всего 8 дней. Но некоторые дни отсутствия приходятся на выходные по производственному календарю:

• 06.09.2025 – суббота
• 07.09.2025 – воскресенье
• 14.09.2025 — воскресенье

Отсутствие в эти дни даже по уважительно причине не уменьшает норму часов по производственному календарю.

Скачать настройки универсальных отчетов можно в статье Настройки отчетов 1С:ЗУП 3.1 для проверки переработок и недоработок при суммированном учете

Шаг 2. Настраиваем начисление для оплаты часов недоработки

Для расчета оплаты недоработок сначала создадим новый показатель Часов недоработки (Настройка – Показатели расчета зарплаты):

• Назначение показателя – Для сотрудника
• Тип показателя – Числовой
• Используется – Только в месяце, в котором вводится значение показателя
• Вводится при расчете, непосредственно в документе начисления

Теперь создадим начисления для оплаты. Начислений должно быть не менее двух, в зависимости от причины недоработки:

• Для оплаты часов недоработки по вине работодателя используем формулу:

СреднечасовойЗаработок * ЧасовНедоработки

• Для оплаты часов по независящим причинам формула зависит еще и от основного начисления сотрудника.
  • Если основное начисление Оплата по окладу (по часам), то формула будет следующая:

2/3 * Оклад / НормаЧасов * ЧасовНедоработки

• • Если основное начисление сотрудника Оплата по часовому тарифу, то формула такая:

2/3 * ТарифнаяСтавкаЧасовая * ЧасовНедоработки

Остальные вкладки заполняем аналогично типовому начислению Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени.

Вкладка Учет времени:

• Начисление выполняется – Дополнительная оплата за уже оплаченное время
• Вид времени не заполняем

Вкладка Зависимости – указываем зависимые начисления и удержания.

Вкладку Приоритет можно не заполнять.

Вкладка Средний заработок заполняется автоматически и редактированию не подлежит.

Вкладка Налоги, взносы, бухучет.

Шаг 3. Рассчитываем оплату документом Разовое начисление

Для каждого вида начисления (по вине работодателя или по независящим причинам) создаем отдельный документ Разовое начисление. В документе заполняем сотрудников и часы недоработки по ним.

Оплата недоработки по вине работодателя оплачивается из среднего заработка:

Оплата недоработки по независящим причинам в нашем примере оплачивается в размере 2/3 оклада. Оплата недоработки рассчитана в сумме 18 524,34 руб.

Проверим расчет. Норма часов по графику сотрудницы в сентябре – 157,5.

1. Часовая ставка:
   • 100 000 (оклад) / 157,5 (норма часов) = 634,9206
2. 2/3 ставки:
   • 634,9206*2/3=423,2804
3. Оплата недоработки:
   • 423,2804 (2/3 ставки) * 44 (часы недоработки) = 18 624,34 руб.

Как загрузить часы недоработки из файла

Если сотрудников много и отчет Расчет часов недоработки при суммированном учете на Шаге 1 сохранили в формате Excel, тогда заполнить документ Разовое начисление можно автоматически с помощью обработки для загрузки из Excel. Перед использованием обработки нужно создать и записать пустой документ Разовое начисление, в который будем загружать часы недоработки.

Часы недоработок в файле перед загрузкой нужно скорректировать вручную:

• уменьшить на часы недоработки по вине работника
• разделить часы недоработки по вине сотрудника и работодателя

Заполняем данные для загрузки их файла:

После этого нажимаем Загрузить из Excel. Заполнится таблица с данными из файла.

По команде Загрузить в документ выводится предупреждение, что заполняемый документ Разовое начисление должен быть закрыт.

Проверяем, нажимаем Да. После этого заполнится документ Разовое начисление. Расчет оплаты недоработок произойдет автоматически.

Скачать обработку можно в статье Внешняя обработка от Бухэксперт для загрузки из Excel в документы ЗУП 3.1

Смотрите самоучитель по 1С ЗУП 8.3.1 от Елены Гряниной

Этот самоучитель доступен по ссылке на Плейлист Youtube. Мы периодические обновляем его и добавляем новые видео. Сохраните его в избранное и поделитесь им с коллегами, они будут вам благодарны!

И не забудьте подписаться на наш Канал на Youtube — на нём мы публикуем важнейшие изменения законодательства и 1С.

См. также:

• Суммированный учет в ЗУП 3.1 от А до Я

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email