Частичная выплата дохода — как отразить в 6-НДФЛ

В расчете по форме 6-НДФЛ в Разделе 2 указываются суммы доходов, которые фактически выплачены физическим лицам на дату сдачи отчета. Невыплаченные доходы в отчет попадать не должны —  Приказ ФНС от  19.09.2023 N ЕД-7-11/649@. ЗУП 3.1 самостоятельно не отслеживает доходы, которые были начислены сотрудникам, но не выплачены на дату формирования отчета. Поэтому в 6-НДФЛ могут ошибочно попадать доходы с плановой датой выплаты в отчетном периоде, но которые фактически не были выплачены.

Исключить из 6-НДФЛ полностью невыплаченный доход – не проблема, нужно просто поменять плановую дату выплаты. А вот с частично выплаченными доходами сложнее. В статье разберем, как исключить из 6-НДФЛ невыплаченную часть дохода.

Общий порядок отражения в 6-НДФЛ частично выплаченного дохода

В ЗУП 3.1 не реализован механизм, который может отслеживать частичную выплату начисленного дохода. Автоматически программа регистрирует доход в полной сумме из документа Начисления на плановую дату выплаты. В 6-НДФЛ доход будет отражен в полном размере, в том числе и не выплаченный остаток.

Только после проведения второй, итоговой, Ведомости на выплату программа переучтет выплаченный остаток в аналитических отчетах и 6-НДФЛ. Получается, что до проведения Ведомости на выплату остатка, сумма дохода сотрудника будет завышена в отчетах.

Порядок действий  в ЗУП 3.1, как исключить невыплаченный остаток из 6-НДФЛ,  зависит от вида частично выплаченного дохода – зарплата или межрасчетное начисление.

Случай 1. Частичная выплата межрасчетного дохода

Если сотруднику начислили разовое начисление отдельным документом (Отпуск, Премия, Разовое начисление и т.д.), но выплата произведена частично, то для верного заполнения отчета 6-НДФЛ нужно:

1. Создать «технический» документ Ведомость на выплату остатка долга. Дата документа Ведомость на выплату – позднее отчетного периода. После заполнения отчета 6-НДФЛ нужно будет распровести «техническую» Ведомость.
2. На Титульном листе в 6-НДФЛ Дату подписи указать  >= дате «технической» Ведомости.

Случай 2. Частичная выплата зарплаты

Если сотрудник получил аванс в полном объеме, и организация принимает решение о частичной выплате зарплаты, то способ решения с помощью «технической» ведомости не сработает. Чтобы такая ситуация верно отразилась в 6-НДФЛ, нужно учесть частично выплаченную зарплату за вторую половину месяца как второй аванс. Для этого нужно:

1. Распровести Начисление зарплаты и вносов
2. Создать еще один документ Начисление за первую половину месяца – в нем сумму доходов указать вручную, на сумму частичной выплаты зарплаты накрутить НДФЛ
3. В Ведомости на частичную выплату зарплаты указать вид выплаты Аванс
4. В документе Начисление зарплаты и вносов указать новую Планируемую дату выплаты

Разберем оба случая на примерах.

Пример 1. Частичная выплата премии

Сотруднику Ландау Л.Д. в марте была начислена премия в размере 25 000 руб., которую планировали выплатить в марте. Плановая дата выплаты в документе 25.03.2024.

25 марта премию выплатили частично в размере 15 000 руб. Остальная часть премии будет выплачена позже, в апреле.

Проверим как отразится частичная выплата дохода в 6-НДФЛ за 1 квартал.

Сформируем 6-НДФЛ за 1 квартал и проверим, как в Разделе 2 отразилась частично выплата премия. В отчет попадает вся сумма начисленной премии – это ошибка. Сотрудник получил на руки сумму 15 000 руб., НДФЛ с этой суммы равен 2241. Ожидаем, что в отчете будет отражен доход сотрудника в размере 17 241 руб.

Чтобы верно отразить доход в 6-НДФЛ, сформируем «техническую» Ведомость на выплату остатка премии. Укажем Дату выплаты после окончания отчетного периода — например, 1 апреля.

На Титульном листе 6-НДФЛ за 1 квартал укажем Дату подписи позднее даты «технической» Ведомости на выплату премии. Например, 25.04.2024.

При заполнении 6-НДФЛ доход сотрудника отразится верно – в Разделе 2 попадет только выплаченная часть премии, 17 241 руб.

Пример 2. Частичная выплата зарплаты

Сотрудник Капица П.Л. в феврале получил аванс в полном объеме.

По итогам работы за месяц была начислена зарплата в размере 55 000. Сумма к выплате составляет 21 533 руб.

Организация принимает решение о частичной выплате зарплаты сотруднику в размере 10 000 в марте. Остальная часть дохода будет выплачена в следующем месяце — в апреле.

Проверим заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал.

Сформируем 6-НДФЛ за 1 квартал и проверим, как в Разделе 2 отразилась частично выплата зарплаты. В отчет попадает доход сотрудника в размере 55 000 руб. – эта сумма с учетом полной зарплаты за февраль. Такое заполнение является ошибочным, ведь по факту работнику была выплачена только часть февральской зарплаты и невыплаченная часть в 6-НДФЛ включаться не должна.

Проверить, что 6-НДФЛ попадает вся сумма зарплаты за февраль можно отчетом Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам) — здесь доход сотрудника за 1 квартал разбит по документам-основаниям. По документу Начисление зарплаты и взносов 000-000021 от 28.02.2024 в отчет попала вся сумма зарплаты за вторую половину февраля (24 750 руб.), а не только выплаченная ее часть (11 494 руб. = 10 000 выплачено + 1 494 НДФЛ) .

Для верного заполнения 6-НДФЛ на время распроведем документ Начисление зарплаты и взносов за февраль.

Создадим второй документ Начисление за первую половину взносов:

• В поле Расчет первой половины месяца до можно указать любую дату после 15.02.2024 (позднее даты, по которую был рассчитан первый аванс)

• В поле Планируемая дата выплаты укажем реальную дату, когда планируем частично выплатить февральскую зарплату

• Суммы начислений укажем вручную – на суммы частичной выплаты зарплаты накрутим НДФЛ. Например, организация выплачивает сотруднику на руки 10 000 руб., тогда сумма начисления составит 11 494 руб. (= 10 000 / 13%).

Если у нас нет четкого требования о выплате конкретных сумм на руки сотрудникам, то можно рассчитать второй аванс автоматически. Для этого нужно правильно подобрать дату, до которой рассчитываем аванс – дата в поле Расчет первой половины месяца до. Например, если нужно выплатить половину зарплаты за вторую половину февраля, то второй аванс нужно рассчитать до 21.02.2024.

Как мы определи дату расчета аванса 21.02.2024:

• В периоде с 15 по 29 февраля всего 10 рабочих дней
• На период с 15 по 21 февраля производится 5 рабочих дней – это ровно половина от период 15-29 февраля

Создадим Ведомость на частичную выплату зарплаты. Т.к. этот доход мы учитываем как второй аванс, вид выплаты в Ведомости укажем Аванс. Проверим сумму на руки и удержанный НДФЛ.

В документе Начисление зарплаты и взносов изменим Планируемую дату выплаты – укажем будущую дату выплаты, после окончания 1 квартала. Например, 1 апреля. Это нужно, чтобы невыплаченный остаток зарплаты больше не учитывался для целей НДФЛ в доходах 1 квартала 2024.

Проверим, как заполнится сумма дохода по сотруднику Капица П.Л в 6-НДФЛ за 1 квартал. Сотруднику в 1 квартале 2024 был начислен и выплачен доход:

• В феврале аванс в размере – 30 250 руб.
• В марте частичная выплата зарплаты за февраль – 11 494 руб.

Доход сотрудника для целей учета НДФЛ за 1 квартал составил 41 744 руб.

В Разделе 2 6-НДФЛ доход сотрудника отражен верно, в размере 41 744 руб.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email