Переход на электронные трудовые книжки

В 2020 году работодатели переходят на ведение трудовых книжек в электронном виде. В этой статье расскажем, что такое ЭТК и как перейти на электронные трудовые книжки в 1С.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это условный термин, определяющий сведения о трудовой деятельности работника, которые в электронном виде хранятся в ПФР. Данные в ПФР передает работодатель, сдавая форму отчетности СЗВ-ТД о каждом кадровом мероприятии (ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, далее — Закон N 27-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности организация обязана выдать работнику по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ):

• при увольнении — в последний рабочий день;
• по запросу — в течение 3 рабочих дней.

Выписка о трудовой деятельности в электронном виде доступна:

• в Личном кабинете на сайте ПФР;
• на сайте Госуслуги.

В связи с этими изменениями работодателю нужно:

• не позднее 31.10.2020 уведомить в письменной форме каждого работника о том, что он может сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887, ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, далее — Закон N 439-ФЗ);
• до 31.12.2020 получить от каждого работника заявление о способе ведения его трудовой книжки: с сохранением бумажной трудовой книжки или только в электронной форме;
• работникам, отказавшимся от бумажной трудовой книжки, выдать ее на руки с записью о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности;
• на работников, которые решили сохранить бумажную трудовую или не заявили о своем выборе, продолжать вести трудовые книжки и в бумажном, и в электронном виде (п. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ);
• впервые принятым на работу в 2020 (без трудовой книжки) предложить выбор: завести бумажную трудовую книжку или ЭТК;
• работникам, которые впервые трудоустроятся с 2021, трудовые книжки вести только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Сотрудники:

• выбравшие бумажную трудовую книжку — могут в любое время изменить решение (п. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ);
• не подавшие заявление о способе ведения трудовой книжки до 31.12.2020 — могут сделать это в любой момент после этой даты (Письмо Минтруда от 11.02.2020 N 14-2/В-141);
• выбравшие электронный вид трудовой книжки, вернуться к бумажному уже не смогут (Письмо Минтруда РФ от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180).

Если сотрудник при приеме предъявляет сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), проверьте, есть ли в документе отметка об отказе от бумажной книжки. Если отметки нет — попросите работника предоставить трудовую книжку.

Электронные сведения о трудовой деятельности практически дублируют бумажный вариант трудовой книжки. Они содержат (ст. 66.1 ТК РФ):

• информацию о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу, включая дату подачи заявления о способе ведения сведений о трудовой деятельности;
• место работы (сведения о работодателе);
• вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• должность, профессию, специальность, квалификацию, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• код выполняемой функции (при наличии);
• основание кадрового мероприятия (дату, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.

Переход на электронные трудовые книжки в 1С

Форма уведомления и заявления законодательно не утверждена, поэтому работодатель может:

• разработать собственные формы;
• использовать формы, реализованные в 1С.

В программе можно сформировать документы на всех работников в разделе Заплата и кадры — Электронные трудовые книжки — Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Заполните табличную часть всеми или отдельными сотрудниками.

Укажите любой из вариантов в графе Вид заявления и нажмите Записать.

Проводить документ не нужно, иначе сведения попадут в форму СЗВ-ТД.

По кнопке Заявление на всех указанных сотрудников сформируются:

• уведомление;
• два заявления о способе ведения трудовой книжки.

Печатные формы документов можно распечатать, сохранить или отправить по электронной почте из программы.

По мере того как сотрудники будут сдавать заявления, создавайте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности и выбирайте в графе Вид заявления способ, указанный работником.

Укажите актуальную дату, указанную работником в заявлении.

При проведении Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности данные о выборе сотрудника отразятся в СЗВ-ТД указанной датой.

До 15 числа направляйте в ПФР сведения СЗВ-ТД по работникам, которые подали заявления в предыдущем месяце.

См. также:

• Памятка по ЭТК от ПФР
• Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и заполнение заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки в программах 1С
• Заполнение формы СЗВ-ТД в 1С
• Как сделать корректировку СЗВ-ТД в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Электронные трудовые: ПФР разъясняет подробности

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email