Ручной перенос границы последовательности при Закрытии месяца в 1С

Данные в программе должны учитываться в строгой хронологической последовательности. Если документы поступают в бухгалтерию с опозданием или исправляются ошибки в уже введенных документах — программа требует восстановить последовательность документов в 1С 8.3.

В версии 1С 3.0.62.1 добавлен механизм ручного переноса границы последовательности без обязательного перепроведения документов с даты внесенного изменения. Рассмотрим восстановление последовательности проведения документов в 1С 8.3.

Восстановление последовательности проведения документов в 1С 8.3

Восстановление последовательности документов 1С, т. е. проведение документов в правильной хронологической последовательности, может быть выполнено в:

• процедуре Закрытие месяца: раздел Операции — Закрытие периода — Закрытие месяца — ссылка Перепроведение документов.

• процедуре Проведение документов: кнопка Главное меню — Все функции — Стандартные — Проведение документов — вкладка Проведение документов.

Вкладка Восстановление последовательностей не используется.

• обработке Групповое перепроведение документов: раздел Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов.

Граница последовательности документов в 1С 8.3

В 1С существует механизм контроля последовательности документов, который отслеживает порядок проведения документов. Он следит за тем, чтобы соблюдалась строгая хронологическая последовательность учета документов в базе. При последовательном вводе документов в базу устанавливается Граница последовательности документов.

Граница последовательности — это дата последнего проведенного документа. Последовательность считается нарушенной, если вводятся документы на дату ранее этой границы.

Наиболее частая причина нарушения Границы последовательности — ввод документов «задним» числом или изменение уже введенных документов. В этом случае программа требует восстановить нарушенную последовательность документов, начиная с даты нарушения.

Почему нужно восстанавливать границу последовательности?

Для правильности ведения учета документы, введенные в информационную базу, должны располагаться в том порядке, в котором реально происходили события. Если расходную накладную ввести в базу до приходной накладной, то в программе будет неправильно отражено списание товара:

• Могут возникнуть отрицательные остатки на складе из-за того, что в момент выписки расходной накладной на складе еще не было товара, оформленного приходной накладной.
• Будет неверно выполнен расчет средней стоимости товара.

Рассмотрим, как ввод документов «задним» числом может привести к ошибкам в учете.

Бухгалтер ввел поступление аванса от покупателей после оформления накладной на отгрузку товара.

При вводе аванса «задним» числом, программа не сможет учесть аванс — для этого нужно восстановить последовательность документов: провести отгрузку после внесенной банковской выписки. Тогда зачет аванса появится в проводках документа реализации.

Бухгалтер ввел накладную на оприходование товара от поставщика за прошлый месяц «задним» числом.

В этом случае программа потребует восстановления границы последовательности и выполнения регламентных операций за прошлый месяц. Иначе получится неправильный расчет себестоимости товаров, неверные взаиморасчеты с поставщиком, а также проблемы с НДС.

Бухгалтер ввел перемещение товара на другой склад «задним» числом.

Без восстановления последовательности может пострадать расчет себестоимости товара на складе, если учет ведется по складам в суммовом и количественном выражении.

Таких ситуаций очень много, тем более, что многие документы делаются на основании других и связаны между собой. Изменение в одном из них должно приводить к изменению во всей цепочке документов.

Перенос границы последовательности документов в 1С 8.3

Перенос границы последовательности документов в 1С 8.3 выполняется в процедуре Закрытие месяца по ссылке Перепроведение документов: раздел Операции — Закрытие периода — Закрытие месяца — Перепроведение документов.

Возможные варианты настройки границы последовательности документов:

• Перепроведение нарушенной последовательности
• Перепроведение текущего месяца
• Перепроведение не требуется

Перепроведение нарушенной последовательности — является автоматическим восстановлением границы последовательности документов. Этот способ установлен по умолчанию.

Перепроведение текущего месяца и Перепроведение не требуется — относятся к ручному переносу границы последовательности. Использовать эти способы можно ограниченно — в случаях, описанных в шаге Вся правда о ручном переносе границы последовательности.

Перепроведение нарушенной последовательности

Восстановление происходит с начала нарушения границы последовательности документов. Это стандартный вариант восстановления без ручного переноса границы.

Перед использованием этого способа Бухэксперт8 рекомендует сделать копию базы на случай восстановления информации. При добавлении в базу новых документов «задним» числом данные расчетных регламентных операций меняются. Это может привести к расхождению с ранее сформированными данными в бухгалтерских и налоговых отчетах этих периодов.

Перепроведение только текущего месяца

В этом случае граница последовательности устанавливается на конец прошлого месяца, т. е. проводки в документах до конца этого месяца будут считаться корректными. Перепроведены будут только документы текущего месяца.

Способ может использоваться при текущем закрытии месяца. Поскольку последовательность нарушена, программа не даст выполнить операции закрытия месяца, пока граница последовательности не будет восстановлена автоматически или ручным способом.

Используя вариант перепроведения только текущего месяца, мы закрываем месяц стандартно с перепроведением всех его документов, а предыдущий период — не перепроводим.

Операция Перепроведение документов в нарушенных периодах выглядит как восстановленная:

• Цвет выполненной операции — зеленый.
• Выставлен флажок выполнения операции.

Но документы за период с 31.01.2017 по 01.06.2018 не перепроведены, а значит, возможны ошибки в рассчитанной себестоимости ТМЦ, зачете авансов и т. д. за этот период.

Бухэксперт8 советует относиться к этому способу с осторожностью. Ввод документов «задним» числом и корректировки прошлых периодов могут привести к ошибкам в отчетности.

Используя этот способ, мы искусственно пропускаем предупреждения программы.

Перепроведение не требуется

В данном случае граница последовательности устанавливается на конец текущего месяца. Это значит, что проводки документов до конца текущего месяца будут считаться корректными — документы при этом не перепроводятся.

Операция Перепроведение документов в нарушенных периодах выглядит как восстановленная.

• Цвет выполненной операции – зеленый.
• Выставлен флажок выполнения операции.

Но документы за период с 31.01.2017 по 30.06.2018 не перепроведены, а значит, возможны ошибки в рассчитанной себестоимости ТМЦ, зачете авансов и т.д. за этот период.

Этот вариант — аналог команды Пропустить операцию, что использовалась в прошлых версиях 1С.

По команде Пропустить операцию граница нарушенной последовательности документов также устанавливалась на конец текущего месяца, с той разницей, что проводки документов до конца текущего месяца не считались корректными и отмечались серым цветом.

Бухэксперт8 советует относиться к этому способу с осторожностью. Ввод документов «задним» числом и корректировки прошлых периодов могут привести к ошибкам в отчетности.

Используя этот способ, мы искусственно пропускаем предупреждения программы.

Вся правда о ручном переносе границы последовательности

Ручной перенос можно использовать, когда изменения не затрагивают:

• бухгалтерский учет;
• налоговый учет;
• регламентированную отчетность.

Например, в документ:

• добавили Ответственного или Комментарий;
• внесли или исправили Входящий №;
• просмотрели документ и закрыли по кнопке Провести и закрыть, а не по крестику в форме документа.

Бухэксперт8 так же рекомендует:

• Автоматически восстанавливать границу последовательности и перезакрывать уже закрытые месяцы заново, если в них вносились изменения.
• Выполнять автоматическое восстановление границы последовательности при вводе документов текущего месяца «задним» числом.

Это самый безопасный вариант работы.

Кто может выполнять перенос границы последовательности, инструкция предоставления доступа

Такая возможность доступна не всем пользователям, а только пользователям:

• С ролью Право интерактивного переноса границы последовательности.
• Администратору.
• Главному бухгалтеру.

По умолчанию эта роль назначается Администратору и Главному бухгалтеру.

Это значит, что пользователь с правами Бухгалтер выполнить восстановление последовательности НЕ сможет. Как быть в этой ситуации?

Предоставляем инструкцию по добавлению роли Право интерактивного переноса границы последовательности Бухгалтеру.

Шаг 1. Настройка профиля доступа

Откройте настройку профилей доступа: раздел Администрирование — Настройки программы — Настройки пользователей и прав — Группы доступа — ссылка Профили групп доступа.

Шаг 2. Создание нового профиля

По кнопке Добавить добавьте новый профиль Право интерактивного переноса границы последовательности.

Шаг 3. Добавление пользователю новой роли

Откройте форму настройки прав Бухгалтера: раздел Администрирование — Настройки программы — Настройки пользователей и прав — Пользователи — ссылка Пользователи — Бухгалтер — кнопка Права доступа.

Выставите флажок у профиля Право интерактивного переноса границы последовательности.

Шаг 4. Сохранение настройки

Сохраните настройки по кнопке Записать.

Ответы на вопросы

А теперь — ответы на блиц-вопросы, чтобы закрепить и дополнить данный материал.

Нет ручного переноса границы последовательности…

У меня нет ручного переноса последовательности при закрытии месяца, о котором вы говорите. Почему?

Вероятно, у вас старая редакция. Обновляйтесь! С версии 1С 3.0.62 этот механизм доступен к использованию.

Это и раньше было

Почему все так радуются? Раньше тоже можно было при закрытии месяца по ссылке Перепроведение документов выбрать Пропустить операцию и прекрасно жить дальше!

Пропуск операции грозит ошибками в учете. При вводе банковской выписки на аванс «задним» числом в оформленной отгрузке не пройдет зачета аванса без восстановления последовательности документов. Вам придется это делать ручной операцией. И если это — «малое» зло, то в случае ввода в закрытый период «забытого» поступления товара или изменениях в нем данных — вы получите уже проблему посерьезнее: неправильную рассчитанную себестоимость товаров, неправильные взаиморасчеты с поставщиком, а также проблемы с НДС.

Согласиться можно только в одном: и прошлый вариант, и нынешний маскируют возможные нарушения в программе. В текущем варианте получается зрительно «скрыть» наличие нарушений — это может создавать обманчивую иллюзию того, что все хорошо там, где есть проблемы.

Почему нарушается последовательность

Почему вообще получается такая ситуация, что нужно восстанавливать последовательность?

Причин много. Например, пользователь, просматривая старые документы, закрывает документ по кнопке Провести и закрыть. В этом случае программа заново формирует все движения документа, и граница последовательности автоматически смещается на дату этого изменения.

Поэтому при просмотре старых периодов нужно выходить из документа по «крестику» — иначе программа будет требовать восстановить границу последовательности даже если вы просто «посмотрели» документ и ничего не меняли.

Как себя «подстраховать» от изменения документов в прошлых периодах?

Как можно обезопасить себя от изменения документов в прошлых периодах, чтобы не восстанавливать потом границу последовательности документов?

После закрытия месяца нужно выставить Дату запрета изменений на дату закрытого периода по которому сдана отчетность, как правило квартального: раздел Администрирование — Настройки программы – Настройки пользователей и прав – даты запрета изменения – ссылка Настроить.

Документы, оформленные в закрытых периодах, будут защищены.

Корректности данных в 1С — конец?

Вы считаете, что это хорошая доработка? Мне вот кажется, что теперь о корректности данных в базе можно забыть. Все кинутся использовать эту возможность с печальными последствиями для учета.

Вы правы, такая опасность в самом деле существует. Поэтому так важно определиться с ситуациями, когда можно использовать ручной перенос последовательности.

Полностью безопасно выполнять ручной перенос границы последовательности можно в случаях ошибочного проведения документов прошлых периодов при обычном просмотре, т.е. без изменения каких-либо данных.

См. также:

• Последовательность документов организации
• Закрытие месяца
• Групповое перепроведение документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email