Как отразить операции по спецсчетам электронной торговой площадки в 1С

Наша организация участвует в электронных торгах на право заключения договора поставки. По правилам мы перечисляем определенную сумму на счет оператора электронной площадки. Это подтверждает, что у нас есть деньги на сделку. После подачи заявки средства блокируются, и мы не можем ими свободно распоряжаться. Когда торги заканчиваются, средства разблокируются. За свои услуги площадка списывает определенную сумму ежемесячно. Как отразить эти операции в 1С?

Как учесть расходы на участие в электронных торгах

Средства, перечисленные оператору электронной торговой площадки в качестве обеспечения контракта отражаются на счетах расчетов с контрагентом как дебиторская задолженность.

При участии в электронных торгах у организации бывают такие расходы:

• на подготовку тендерной документации
• на приобретение электронно-цифровой подписи (ЭЦП)
• по использованию программного обеспечения (СКЗИ, например)
• на банковскую гарантию
• по оплате услуг электронной площадки
• другие

Учет единовременных затрат, связанных с конкретным конкурсом, зависит от исхода тендера, а также от того, связано ли участие в конкурсе с обычными видами деятельности участника.

БУ

• если конкурс связан с основной деятельностью организации, в случае победы в тендере затраты могут учитываться в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 12 ФСБУ 10/2026)
• если участие в конкурсе не связано с основной деятельностью организации, затраты могут учитываться в составе расходов, отличных от расходов по обычным видам деятельности (ранее — прочие расходы) (пп. «л» п. 28 ФСБУ 10/2026)

НУ

Порядок налогового учета также зависит от результатов конкурса. Расходы признают в обоих случаях, но по разным статьям НК РФ:

• как прочие (косвенные) расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) — если конкурс выигран
• как внереализационные расходы (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ) — если конкурс проигран

Расходы признают при методе начисления (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ) на дату:

• расчетов по условиям договоров
• получения документов для расчетов
• окончания месяца (отчетного периода)

Если электронная площадка регулярно взимает абонентскую плату, то ее услуги учитываются:

• в бухгалтерском учете — в затратах по обычным видам деятельности
• в налоговом учете — в прочих (косвенных) расходах (пп. 25, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), по итогам каждого отчетного периода, например месяца

При применении УСН организации могут учитывать расходы на участие в электронных торгах если они экономически обоснованы, документально подтверждены и оплачены (пп. 45 п. 1 ст. 346.16, п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.17 НК РФ)

В учетной политике закрепите:

• счета учета расходов на проведение тендеров, в том числе на услуги электронной площадки (20, 26, 44, 91.02)
• счета расчетов с электронной площадкой (60, 76)

Учет в 1С

Организация на ОСНО участвует в электронных торгах на право заключения договора в качестве поставщика. Для этого с оператором электронной площадки ООО «РТС-Тендер» заключено соглашение о комиссионных счетах на электронной площадке.

18 мая перечислено с расчетного счета на счет оператора электронной площадки сумму 10 000 руб. для обеспечения заявок и оплаты услуг электронной площадки.

20 мая оператор заблокировал сумму в размере 5 000 руб. (по закупочной документации заказчика) в качестве обеспечения заявки.

25 мая после завершения торгов оператор разблокировал средства, и организация решила использовать их на оплату абонентской платы за пользование электронной площадкой.

31 мая оператор списал абонентскую плату за пользование электронной площадкой, а также предоставил акт и счет-фактуру за оказанные в мае услуги на сумму 9 638 руб. (в т. ч. НДС 22%).

Остаток суммы 362 руб. организация оставляет на счете оператора для участия в электронных процедурах в июне.

Перечисление средств на лицевой счет оператора электронной площадки

Перечисление денежных средств на счет оператора для участия в торгах отразите документом Списание с расчетного счета в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание

Бухэксперт рекомендует использовать: 

• Вид операции — Оплата поставщику
• Статья расходов — Оплата поставщикам (подрядчикам)

потому что из перечисленных средств впоследствии будет снята абонентская плата за пользование электронной площадкой.

Укажите:

• Получатель — оператор электронной площадки
• Сумма — сумма перевода, согласно выписке банка
• Договор — документ, по которому ведутся расчеты с оператором электронной площадки, выбирается из справочника Договоры
• Ставка НДС — Без НДС, поскольку перечисление средств на лицевой счет оператора само по себе не является оплатой облагаемой НДС услуги.
• Статья расходов — Оплата поставщикам (подрядчикам)
  • Вид движения — Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов
• Счет расчетов — счет, установленный учетной политикой
• Счет авансов — счет, установленный учетной политикой

Для участия в электронных торгах по Федеральному закону от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» а также по Федеральному закону от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (при закупках, проводимых только среди субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП)) организация должна иметь специальный счет в банке.

В этом случае перечисление средств на специальный счет отразите документом Списание с расчетного счета с видом операции Перевод на другой счет организации в разделе Банк и касса – Банковские выписки – кнопка Списание.

• Счет дебета — 55.04 «Прочие специальные счета» PDF

Учет суммы обеспечения на забалансовом счете

Выданная сумма обеспечения заявки отражается на забалансовом счете 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» (План счетов 1С).

Отразите на время блокировки сумму на счете 009.01 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» документом Операция, введенная вручную с видом Операция в разделе Операции – Операции, введенные вручную.

Заполнение документа Операция, введенная вручную по примеру:

• Дебет — счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»
• Субконто 1 — оператор электронной площадки, выбирается из справочника Контрагенты
• Субконто 2 — договор, по которому была перечислена сумма обеспечения оператору, выбирается из справочника Договоры
• Сумма — сумма заблокированного обеспечения

Когда оператор разблокирует средства, сделайте обратную проводку.

Отражение в учете услуг электронной площадки

Услуги электронной площадки отразите документом  Поступление (акты, накладные, УПД) вид операции Услуги (акт, УПД) в разделе Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД)

Укажите в графе Счета учета:

• Счет затрат — в зависимости от учетной политики (20, 26, 44)
• Статья затрат — статья учета затрат, Вид расхода — Прочие расходы PDF
• Счет учета НДС — 19.04 «НДС по приобретенным услугам»

При таком заполнении расходы на услуги электронной площадки учитываются в составе косвенных расходов по налогу на прибыль единовременно

Регистрация СФ от оператора электронной площадки

НДС по затратам на услуги электронной площадки принимается к вычету в полной сумме при выполнении условий (п. 2 ст. 171 НК РФ):

• услуги приобретены для деятельности, облагаемой НДС
• в наличии — правильно оформленный СФ (УПД)
• услуги приняты к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ)

Для регистрации входящего счета-фактуры от поставщика укажите его номер и дату внизу формы документа Поступление (акт, накладная, УПД), нажмите кнопку Зарегистрировать.

Если в документе установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, то при его проведении программа сформирует проводку по принятию НДС к вычету. 

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 68.02 Кт 19.04 — НДС принят к вычету

См также: 

• Банковская гарантия в 1С 8.3 — проводки, учет и списание