Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер — это первичный документ, отражающий факт поступления наличных денег в кассу. Из статьи вы узнаете:

• о законодательных требованиях к приходному кассовому ордеру;
• по какой форме и как он заполняется;
• в каких случаях создается.

Приходный кассовый ордер: требования законодательства

Согласно Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» приходный кассовый ордер (ПКО) относится к кассовым документам. Создается ПКО для регистрации поступлений наличных в кассу организации или ИП.

Оформляют ПКО компании и индивидуальные предприниматели. ИП имеют право принять решение кассовые документы не заполнять, если ведут налоговый учет в соответствии с законодательством РФ (п. 4.1 Указания 3210-У).

ПКО — один из немногих документов, который формируется исключительно по унифицированной форме (Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88.

ПКО могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде.

Исправления в бумажном ПКО недопустимы. В электронный ПКО исправления вносить можно до его подписания (абз. 3 п. 4.7 Указания N 3210-У).

Правила заполнения ПКО

Основные правила заполнения ПКО приведены в Указаниях по применению и заполнению форм кассовых документов, утвержденных Постановлением Госкомстата N 88.

Правила заполнения ПКО:

• ПКО создается в одном экземпляре, бумажный вариант заполняется шариковой ручкой либо распечатывается на принтере при использовании компьютера и аналогичных устройств;
• строки (поля) ПКО должны быть заполнены с учетом следующего:
  • Номер документа — проставляется в хронологическом порядке, нумерация каждый год начинается заново;
  • Дата составления — дата внесения наличных в кассу;
  • Дебет, Кредит (корреспондирующий счет, субсчет) — указываются счета бухгалтерского учета в соответствии с видом операции (примеры — в таблице последнего раздела статьи);
  • графы с кодами структурного подразделения, аналитического учета, целевого назначения могут не заполняться, если нет данных для их заполнения;
  • Сумма, руб. коп. в табличной части ПКО указывается цифрами, например, «5 000,00»;
  • В строке Принято от проставляется наименование юридического лица либо ФИО физлица;
  • в строке Основание: фиксируется факт хозяйственной жизни;
  • в строке Сумма приводится сумма вносимых денежных средств прописью — она должна соответствовать сумме, указанной в табличной части ПКО;
  • в строке В том числе указывается сумма НДС либо делается надпись «без налога (НДС)», если отражаются операции, не облагаемые налогом;
  • в строке Приложение указывается наименование / реквизиты, в т. ч номера и даты составления документов, прилагаемых к ПКО, если они имеются;
  • в строках Главный бухгалтер и Получил кассир проставляются собственноручные подписи ответственных лиц, имеющих право подписи за главного бухгалтера и кассира в соответствии с распорядительными документами, и дается расшифровка их подписей.

Пример заполнения ПКО при получении наличных из банка по чеку:

Особенности заполнения квитанции (отрывной части) ПКО:

• на квитанции ПКО есть реквизит «м. п.» (место печати), который не относится к обязательным реквизитам первичных документов согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете;
• так как на квитанции реквизит присутствует, к тому же в п. 5.1 Указания 3210-У прямо прописана обязанность кассира проставить на квитанции ПКО оттиск печати или штампа, рекомендуем печать / штамп ставить;
• оттиск размещайте исключительно на квитанции;
• ставить оттиск так, чтобы он захватывал поле самого ПКО, оснований нет. Более того, наличие на квитанции неполного оттиска печати, а лишь его части, может трактоваться как нарушение правил оформления первичного документа;
• состав реквизитов печати / штампа для ПКО законодательно не установлен, рекомендуем определить их в локальном нормативном акте (ЛНА) компании.

Отрывная квитанция ПКО выдается вносителю наличных для подтверждения того факта, что деньги в кассу сданы. Заменять бланк строгой отчетности (БСО) квитанция не может — БСО выдаются при применении контрольно-кассовой техники в случаях, установленных законодательством, и являются фискальными документами.

Заполняется ПКО (варианты):

• бухгалтером / главным бухгалтером или иным лицом, на которое возложены обязанности по заполнению кассовых документов;
• директором при отсутствии бухгалтера / главбуха;
• должностным лицом компании или физическим лицом, с которыми заключен договор о бухгалтерском обслуживании.

Подписывает ПКО (и квитанцию к нему) уполномоченный сотрудник. Подробная информация о том, кто имеет право оформлять и подписывать ПКО, представлена в статье Кассовые документы.

Образцы заполнение ПКО для часто встречающихся случаев рассмотрены в статье ПКО. Образец заполнения.

Прием денежных средств и подписание ПКО кассиром

Согласно п. 5.1 Указания 3210-У кассир (иное лицо, уполномоченное на проведение кассовых операций) при получении ПКО:

• проверяет правильность оформления ПКО, в т. ч.
  • наличие и легитимность подписей в ПКО (бухгалтера, руководителя, уполномоченного сотрудника), сверяя их с образцами подписей, которые обязательно должны быть у кассира или работника, исполняющего обязанности кассира (п. 4.4 Указания 3210-У);
  • сличает сумму ПКО, указанную цифрами, с суммой, обозначенной прописью;
  • проверяет наличие документов, указанных в ПКО в качестве приложений;
• принимает наличные деньги, пересчитывая их полистно;
• проверяет платежеспособность денежных средств согласно Указания Банка России от 26.12.2006 N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России»*;
• прием наличных должен проводится так, чтобы сдающий деньги видел все действия кассира;
• после приема кассир сверяет сумму пересчитанных наличных средств с суммой, указанной в ПКО, при этом:
  • при правильной сумме вносимых средств кассир подписывает ПКО, на квитанции к ПКО также ставит свою подпись и оттиск печати или штампа, отдает квитанцию вносителю средств. При оформлении ПКО в электронном виде по просьбе вносителя квитанция может быть отправлена на указанный им адрес электронной почты;
  • при несоответствии суммы наличных сумме, указанной в ПКО, кассир предлагает внести недостающую часть либо возвращает излишек;
  • если вноситель отказывается внести недостающую часть, денежные средства ему возвращаются, а ПКО перечеркивается и передается бухгалтеру (главному бухгалтеру или руководителю) для переоформления на сумму, имеющуюся для внесения;
  • если ПКО создан в электронном виде — на нем ставится отметка о необходимости переоформления ПКО.

Аналогичным образом оформляется прием в кассу организации наличных, сдаваемых обособленными подразделениями либо изъятых из автоматических устройств (п. 5.3 Указаний 3210-У).

* Согласно Указания 1778-У к платежеспособным банкнотам и монетам относят денежные средства, не содержащие признаков подделки и повреждений либо содержащие незначительные повреждения в виде:

• загрязнений, признаков изношенности (потертостей, надрывов), небольших отверстий и проколов, пятен, надписей, штампов, частично отсутствующих углов и краев — для банкнот;
• мелких механических повреждений (царапин, сколов и т. п.) — для монет.

Такие денежные средства кассир принимает, т. к. они являют платежеспособными.

Если денежные средства имеют значительные повреждения, они подлежат обмену по номиналу в банке. Это, например:

• частично утратившие свою часть банкноты, но сохранившие не менее 55% от первоначальной площади;
• банкноты, склеенные из фрагментов, если один из фрагментов также более 55% по площади;
• некоторые другие, определенные в Указании 1778-У.

Если у кассира возникло опасение, что предъявленные банкноты содержат признаки подделки, требуется вызвать представителей полиции.

По каждому правильно оформленному ПКО вносится запись в кассовую книгу.

При работе с онлайн-кассой в конце смены ККТ оформляется поступление наличных в кассу организации. ПКО может оформляться на общую сумму наличных, принятых за смену.

Хранить ПКО следует по правилам, установленным организацией, но не менее 5 лет, а в случаях споров, судебных разбирательств, проверок, в которых фигурируют ПКО, — до принятия решения по делу / проверке (п. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Особенности заполнения отдельных строк / граф ПКО (примеры)

Рассмотрим несколько часто встречающихся случаев сдачи наличных и заполнение строк ПКО в каждом случае.

* допускается при указании юридического лица дополнять строку данными ФИО лица, непосредственно сдавшего денежные средства.

Запомните

• Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный учетный документ (кассовый документ) для оформления поступлений наличных в кассу организации / ИП.
• Создается по унифицированной форме КО-1 (ОКУД 03100001) из Постановления Госкомстата N
• ИП, при соблюдении определенных в Указании Банка России N 3210-У условиях, ПКО могут не оформлять.
• Исправлять можно электронные ПКО до их подписания, вносить изменения в бумажные ПКО запрещено.
• Суммы ПКО, прописанные цифрами и прописью, должны совпадать.

См. также:

• Документ поступление наличных
• Как ИП отразить внесение личных средств в кассу в 1С?

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email