Регистры бухгалтерского учета-2026: что это, виды, формы, порядок ведения

Компании отражают факты хозяйственной жизни в учете на основании первичных документов. Информация из них накапливается в бухгалтерских регистрах, на основе которых формируют отчетность. Разберем требования к бухгалтерским регистрам, их формам и порядку ведения.

Регистры бухучета: что они содержат и почему без них нельзя

Информация, которую отражают в бухгалтерском учете и отчетности, проходит несколько этапов обработки.

Определения бухгалтерского регистра в этих документах нет, но функции и обязательные реквизиты указаны.

Слово «регистр» в переводе с латинского (registrum) означает реестр / список. Бухгалтерские регистры относятся к документам бухгалтерского учета (пп. «а» п. 2 ФСБУ 27). Основная функция регистра — накапливать и систематизировать информацию из первичных документов.

Система бухгалтерских регистров обеспечивает (п. 10 ФСБУ 27):

• полноту информации (данные, необходимые пользователям)
• отражение объектов в хронологической последовательности (по датам фактов хозяйственной жизни (ФХЖ), систематическую запись (по бухгалтерским счетам)
• синтетический и аналитический учет
• системность информации (данные аналитического и синтетического учета, финансовой отчетности должны быть взаимоувязаны)
• обоснованность учетных записей (отражение на основании первичных учетных документов)
• достоверность информации (без пропусков, искажений, в периодах, когда имели место ФХЖ)
• своевременность информации (данные попадают в регистры до момента составления отчетности)
• юридическую значимость учетных записей (данные регистров подтверждают наличие и величину объектов бухгалтерского учета)

Ранее при журнально-ордерной форме учета в качестве регистров применяли ведомости и журналы-ордера по каждому счету.

При использовании бухгалтерских программ в качестве регистров работают учетные формы, которые заложили разработчики. Например, в программах 1С, это главная книга, оборотно-сальдовая ведомость ОСВ и т. п.

Основание — п. 2 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Правила хранения бухгалтерских регистров определены п. 23-27 ФСБУ 27, Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77. Сроки хранения — не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 Закона 402-ФЗ).

Обязательные реквизиты регистров бухучета

Если в регистре нет обязательных реквизитов, его могут признать недействительным. В этом случае контролирующие органы посчитают регистр непредставленным.

Компания вправе добавить к обязательным реквизитам дополнительные (п. 12 ФСБУ 27).

Регистры бухгалтерского учета ведут на бумаге или в электронном виде. Бумажные регистры обязательно распечатывают и подписывают ответственные лица. Электронные регистры подписывают электронной подписью, распечатывать их не нужно. При этом должна быть возможность сделать копии таких документов на бумаге (п. 14 ФСБУ 27).

Что учесть при разработке формы бухгалтерского регистра

Бухгалтерские регистры можно разделить:

• по назначению:
  • хронологические (кассовая книга, по датам)
  • систематические (главная книга, по счетам учета)
  • комбинированные (журнал-ордер по счету 70)
• по обобщению информации:
  • синтетические (общие суммы, например по счету учета 41)
  • аналитические (суммы по счету 41 в разрезе складов, видов товаров и т. п.)

Законодательно установленных форм бухгалтерских регистров нет. Их разрабатывает и отражает в учетной политике компании главный бухгалтер (например, в приложении к учетной политике), а утверждает директор.

Примеры разных форм регистров:

• карточка (инвентарная карточка ОС)
• ведомость (ОСВ)
• книга (главная книга)

За основу можно взять формы регистров для компаний госсектора (Приказ Минфина от 30.03.2015 N 52н).

Более простой вариант — утвердить формы бухгалтерских регистров, использовав учетные регистры бухгалтерской программы. Например, при работе в 1С, это могут быть:

• оборотно-сальдовая ведомость
• анализ счета
• другие отчеты, формируемые в программе 1С

ОСВ — пример синтетического регистра бухгалтерского учета. Используется как основа при составлении баланса. В регистре есть информация по каждому счету, отдельно по дебету и по кредиту:

• остаток на начало и конец периода
• обороты за период

Перечень регистров бухгалтерского учета закрепите в учетной политике или в отдельном локально-нормативном акте (ЛНА).

Основные правила отражения информации в регистрах

Правила ведения регистров частично вытекают из требований к регистрам:

• регистры учета ведутся постоянно и системно
• в них отражается полная информация о ФХЖ
• информация в регистры попадает на основании правильно оформленных первичных документов

Другие требования:

• запись информации в регистрах ведется в рублях
• за ведение регистров бухучета назначается ответственный (бухгалтер / главбух)
• записи в бумажных регистрах делают средствами, обеспечивающими их чтение на протяжении установленного времени хранения регистров (в общем случае — 5 лет)
• при оформлении регистров в электронном виде используются виды электронной подписи, установленные Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ
• регистр, составленный на иностранном языке, сопровождается построчным переводом на русский язык (п. 6 ФСБУ 27)

Правки в регистрах бухучета

Возможные ошибки в бухгалтерских регистрах:

• нет всех обязательных реквизитов. Например, отсутствуют данные об ответственном лице (подпись, расшифровка подписи). Совет — установите периодичность проверок регистров и регулярно их проверяйте
• арифметические ошибки — например, при распечатке ОСВ внесли ошибочные ручные корректировки
• ошибочные корреспонденции счетов, отсутствие аналитической информации. Например, при оформлении в 1С не заполнена информация по субконто
• несвоевременность заполнения данных: если данные вносятся позже ФХЖ и даты первичного документа, возможны пропуски и технические ошибки
• ошибки из-за неактуальной версии программы, не закрыты своевременно счета учета и т. п. (при ведении регистров в программе)

Правила исправления ошибок в регистрах отражены в ФСБУ 27/2021:

Что использовать в качестве бухгалтерских регистров в 1С

Ведение регистров бухгалтерского учета в программах 1С рассмотрим на примере программы 1С: Бухгалтерия 8.3. Регистры в программе формируются автоматически.

Учетные регистры в программе могут ими быть, но не именоваться регистрами, например:

• главная книга
• оборотно-сальдовая ведомость
• другие аналогичные

Компания может использовать такие регистры в качестве бухгалтерских. Хотя 1С в качестве бухгалтерских выделяет только журнал проводок.

Закрытие регистров: когда и как проводить

Закрытие бухгалтерских регистров происходит с периодичностью, установленной учетной политикой компании: месяц, квартал, год.

Если регистры ведутся в бухгалтерской программе, например в 1С: Бухгалтерия 8.3, их закрывают ежемесячно. Большинство — при формировании регламентной операции Закрытие месяца.

Пример 1

При закрытии месяца в программе закрываются регистры систематического учета по счетам 90 и 91. А вот аналитические счета (регистры учета) полностью не закрываются — могут иметь на конец месяца остатки, например, на счетах 90.01, 90.02 и т. п.

Так могут выглядеть остатки по счетам на конец квартала в ОСВ:

Пример 2

В конце года бухгалтер неоднократно проводил различные операции в программе. Поспешив, он сформировал БФО, не обновив закрытие месяца за декабрь. Результат — искажение данных бухгалтерской отчетности.

Кратко о регистрах бухучета

• Регистр бухгалтерского учета — документ, в котором систематизирована информация по отдельным объектам бухучета
• Формы регистров компания разрабатывает самостоятельно и утверждает их приказом директора. Это может быть приложение к учетной политике либо отдельный ЛНА
• Главное условие — в регистре должны быть все обязательные реквизиты, установленные п. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ
• В качестве бухгалтерских можно использовать регистры из учетной программы (например, 1С: Бухгалтерия 8.3), утвердив их в учетной политике

См. также:

• Порядок утверждения регистров бухгалтерского учета
• Утверждение регистров по бухгалтерскому учету в учетной политике
• Внесение исправлений в первичные учетные документы
• Главная книга в 1С
• Оборотно-сальдовая ведомость в 1С 8.3