Инвентаризационная опись: форма бланка, образец заполнения

Соблюдайте нормы ФСБУ 28/2023 при инвентаризации, чтобы снизить риск искажения данных об имуществе. Стандарт ужесточает требования к регистрации объектов по сравнению с прежними правилами. В статье разберем порядок заполнения инвентаризационных описей и дадим актуальные образцы для скачивания.

Что такое инвентаризационная опись

Инвентаризационная опись — основной документ, в котором фиксируют фактическое наличие имущества на определенную дату. Инвентаризационная комиссия считает, взвешивает или измеряет активы и заносит данные в описи или акты. В них указывают наименования ТМЦ, их количество и состояние. Главная цель этих документов — выявить отклонения от бухгалтерского учета: излишки, недостачи, порчу ценностей.

До 2013 года формы инвентаризационных описей и актов были унифицированы и обязательны к применению. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88 утвердили типовые бланки.

Сейчас компания внутренними регламентами сама определяет порядок, сроки и формат инвентаризации (кроме обязательных случаев), утверждает бланки описей и актов, назначает ответственных за проведение проверки и оформление результатов.

К основным НПА, которые регулируют инвентаризацию, относятся:

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402‑ФЗ— устанавливает общие требования к инвентаризации, реквизитам первичных документов и учетных регистров (ст. 9, 10, 11, 29)
• ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утв. Приказом Минфина от 13.01.2023 N 4н — задает правила и сроки инвентаризации, порядок работы комиссии, оформление результатов и перечень объектов
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина от 16.04.2021 N 62н — устанавливает единые требования к оформлению, движению и хранению первичных и сводных учетных документов

Помимо этих НПА учитывайте рекомендации Минфина из информационного сообщения от 12.04.2023 N ИС-учет-44 (далее — сообщение Минфина N ИС-учет-44).

Как влияет ФСБУ 28/2023 на заполнение инвентаризационной описи

 По ФСБУ 28/2023, с учетом разъяснений из сообщения Минфина N ИС-учет-44, документ инвентаризации должен содержать (пп. 3 и 31 ФСБУ 28/2023):

• качественные характеристики объектов: графы для отметок о состоянии, например «неликвид» или «повреждено», чтобы вовремя списывать ценности или создавать резервы
• правовые основания: на каких правах имущество числится в организации — собственность, аренда, ответственное хранение
• способ фиксации: отметку об использовании видео- или фотофиксации, если проверку проводят удаленно
• признаки обесценения: сведения о моральном износе или снижении рыночной стоимости (при необходимости)
• состав проверяющих: формат проверки, когда функции комиссии можно передать отдельным лицам (п. 22 ФСБУ 28/2023)
• отметку об отсутствии до 20% членов комиссии — это не повод отменять итоги инвентаризации (п. 21 ФСБУ 28/2023)

Руководитель сам выбирает вид бланков — фирменные шаблоны или типовые формы Госкомстата. Главное, чтобы документы содержали реквизиты из пп. 28 и 31 ФСБУ 28/2023, соответствовали требованиям к первичным документам и учетным регистрам из ст. 9, 10, 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402‑ФЗ (сообщение Минфина N ИС-учет-44).

Для документов о проверке фактического наличия имущества (аналогов описей ИНВ‑3, ИНВ‑1 и др.) ФСБУ 28/2023 устанавливает обязательный набор реквизитов (п. 31).

ФСБУ 28/2023 разрешает использовать собственные формы инвентаризационных описей, но можно не разрабатывать их с нуля. Берите унифицированные бланки и адаптируйте их под требования Стандарта.

Как адаптировать бланк инвентаризационной описи к нормам ФСБУ 28/2023

 Чтобы привести типовую форму, например опись N ИНВ‑3, в соответствие с ФСБУ 28/2023, включите в нее:

• основания владения имуществом: реквизиты документов, которые подтверждают законность нахождения объектов в организации (договоры купли-продажи, аренды, лизинга, приходные накладные, УПД)
• качественные характеристики: отметки о состоянии активов, в том числе о порче, моральном устаревании, неликвидности, частичной потере свойств
• параметры отклонений: данные, которые позволяют квалифицировать расхождения — излишки, недостачи, пересортицу
• способ фиксации: отметки о способе осмотра и проверки, например о применении фото — и видеосъемки и других технических средств
• сведения о составе проверяющих: комиссия, внешние аудиторы, уполномоченный сотрудник (п. 22 ФСБУ 28/2023)

Посмотрим на примерах, как применять эти правила и добавлять реквизиты в обновленный бланк.

Чтобы заключение инвентаризационной комиссии соответствовало Стандарту, внесите в раздел описи сведения о том, кто проводил проверку:

• внешний аудитор — специализированная фирма или независимый аудитор
• ответственное лицо — например директор, когда в штате только он и главный бухгалтер или только директор
• ревизионная комиссия — если у нее есть такие полномочия

Добавьте в бланк описи поля для выбора варианта и для подписей. Вы зафиксируете состав проверяющих и подтвердите легитимность документа для внешних пользователей.

Образец бланка инвентаризационной описи с реквизитами комиссии (ответственных лиц).

Изменения в бланке инвентаризационной описи выделены цветом для наглядности, при подготовке рабочих документов цветовое оформление не требуется.

В форму введена отдельная строка для фиксации отсутствия проверяющего (без нарушения лимита в 1/5 членов комиссии).

Стандарт требует указывать в инвентаризационной описи качественные характеристики имущества и основания его нахождения в организации (п. 3 ФСБУ 28/2023).

Добавьте в бланк специальные графы для таких сведений:

• фактическое состояние и пригодность — отметки о возможности дальнейшего использования имущества или о потере первоначальных характеристик, в том числе о неисправностях, дефектах, повреждениях, моральном износе
• выявленные расхождения — сведения для классификации расхождений с данными учетных регистров: излишки, недостачи, пересортица
• способы выявления — отметки о применении технических средств при осмотре имущества, например фото- или видеосъемки
• обоснованность наличия — реквизиты документов, которые подтверждают законность нахождения объектов на территории организации или на ее балансе, например номера и даты договоров аренды, лизинга, хранения, безвозмездного пользования

Чтобы добавить эти реквизиты в инвентаризационную опись, измените структуру табличной части типовой формы.

Показали на примере — новые графы выделены цветом.

Образец таблицы бланка инвентаризационной описи с реквизитами по ФСБУ 28/2023.

При заполнении таблицы результатами инвентаризации в графе 17 ставьте отметку о фото- и видеофиксации. Если ее проводили, укажите: «проведена». Обоснованность нахождения имущества в графе 7 подтвердите записью: «Договор от [дата] N [номер]».

Данные в графах 15 и 16 используйте, чтобы квалифицировать расхождения в сличительной ведомости результатов инвентаризации имущества и в ведомости учета результатов.

Как заполнить инвентаризационную опись: порядок оформления и образец

 Разберем, как оформить инвентаризационную опись — составим пример заполненного образца. Основной акцент сделаем на новых реквизитах, остальные данные вносите в обычном порядке.

Примечание: все сведения в примере вымышлены.

Титульная страница

При заполнении бланка в правом верхнем углу вместо ссылки на Постановление Госкомстата укажите реквизиты Приказа об учетной политике, которым утвердили опись. Дальше укажите коды и реквизиты организации или ИП, место, основание и сроки инвентаризации, номер описи и дату составления.

Поле «Вид операции» заполняйте только при внутренней системе кодирования. В остальных случаях оставьте его пустым, без прочерка.

Нижнюю часть страницы отведите под расписку материально ответственных лиц. До начала проверки они должны подтвердить подписью, что передали все документы в бухгалтерию или комиссии, а поступившие ценности оприходовали (п. 26; 27 ФСБУ 28/2023).

Образец титульной страницы адаптированной инвентаризационной описи.

Далее — заполните таблицы описи.

Табличная часть (внутренние страницы)

Во внутренние страницы таблицы внесите перечень ТМЦ, которые проверяете.

Если при подсчете выявили расхождения между фактическими остатками в графе 11 и учетными данными в графе 13, зафиксируйте разницу в графе 16 адаптированной формы. Если ТМЦ потеряли потребительские свойства, поставьте отметку в графе 15. Эти сведения понадобятся, чтобы потом квалифицировать расхождения по п. 9 ФСБУ 28/2023.

Образец внутренней страницы адаптированной инвентаризационной описи.

Все незаполненные строки в таблице прочеркнуты в соответствии с требованиями п. 33 ФСБУ 28/2023.

Заключительная страница описи

На последней странице зафиксируйте итоги проверки. Здесь подписи ставят все члены комиссии, которые присутствовали при инвентаризации, а также материально ответственные лица, давшие расписку в начале описи. Если комиссии нет, заполните только те реквизиты, которые подходят для вашей ситуации (пп. «а» и «б» п. 22 ФСБУ 28/2023).

Образец заключительной страницы адаптированной инвентаризационной описи.

По п. 31 ФСБУ 28/2023 инвентаризационную опись на бумаге составляйте как минимум в двух экземплярах: один — для бухгалтерии, второй — для материально ответственного лица или лиц.

Кратко про инвентаризационную опись и ее заполнение

• Инвентаризационная опись — документ, в котором фиксируют фактическое наличие объектов, оценивают их состояние и обоснованность нахождения у экономического субъекта, а также отражают результаты сравнения с данными бухучета (пп. 3 и 5 ФСБУ 28/2023)
• Стандарт не устанавливает перечень и формы инвентаризационных документов, поэтому компания вправе сама разработать и утвердить бланки (сообщение Минфина N ИС-учет-44)
• Можно адаптировать под ФСБУ 28/2023 привычные унифицированные формы, если они содержат обязательные реквизиты из пп. 28 и 31 ФСБУ 28/2023 и соответствуют требованиям к первичным документам и учетным регистрам по ст. 9, 10, 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402‑ФЗ

См. также:

• Акт инвентаризации кассы: где взять бланк и как заполнить
• Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности: образец заполнения
• Оформляем опись ИНВ-1 по ФСБУ 28/2023: образец заполнения
• ИНВ-3 по ФСБУ 28/2023: как доработать бланк и не допустить ошибок

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email