Заявление на подотчет — один из базовых документов при выдаче средств на хозяйственные нужды. Несмотря на его внешнюю простоту, у бухгалтеров регулярно возникают вопросы: обязательно ли такое заявление, что оно содержит и кто его должен писать.
Из статьи вы узнаете:
- кому и как выдаются подотчетные средства
- в каких случаях требуется заявление и можно ли заменить его приказом
- как оформить заявление, как выглядит образец
Содержание
Подотчетные средства: что это такое, кому и как их выдают
Подотчетными считают денежные средства, выданные сотруднику авансом для оплаты расходов в интересах предприятия. Чаще всего такие деньги нужны для покупки товаров, работ и услуг для компании, оплаты расходов в командировках. Смысл подотчета: сотрудник получает и тратит деньги на служебные цели, а потом отчитывается за них перед бухгалтерией.
Кому можно выдавать деньги под отчет
Выдача денег допускается лицам, с которыми у предприятия или ИП заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 6.3 Указаний ЦБ N 3210-У, Письмо ЦБ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Статус налогового резидента РФ не требуется, деньги может получать нерезидент (например, работник-иностранец). Несданный авансовый отчет или наличие долга по предыдущему подотчету тоже не является препятствием для выдачи новой подотчетной суммы.
Как можно выдать подотчетные деньги
Основанием выдачи является приказ руководителя и/или заявление подотчетника. Какие еще документы понадобятся — узнайте здесь.
Сотрудник может получить средства:
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
- наличными — получением из кассы или снятием с корпоративной карты
- на собственную банковскую карту – переводом от предприятия
- денежными документами (например, талонами на ГСМ)
Конкретный вариант работодатель выбирает самостоятельно. О правилах и нюансах выдачи узнайте здесь.
Как отчитаться за подотчет
После использования денег сотрудник обязан отчитаться. Для этого он представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет по форме № АО-1 или форме, разработанной в организации
- первичные документы с подтверждением затрат: чеки, накладные, акты, БСО, билеты и т.д.
Бухгалтерия проверяет отчет и прикрепленные документы, после чего отчет утверждает руководитель. Правила учета расчетов посмотрите здесь.
Сроки представления отчета:
- при командировке — не позднее трех рабочих дней после возвращения (п. 23 постановления Правительства от 16.04.2025 N 501)
- в остальных случаях — в сроки, установленные руководителем
Общие сроки целесообразно зафиксировать в локальном нормативном акте. Однако даже при наличии ЛНА в каждом заявлении или приказе руководитель определяет конкретные даты.
Когда нужно заявление на подотчет и можно ли обойтись без него
Для выдачи денег бухгалтерии требуется один из письменных документов (п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У):
- распоряжение руководителя (например, приказ)
- заявление подотчетника
Заявление — один из вариантов, а не строго обязательный документ. Обязательным он становится, если руководитель утвердил его в локальном нормативном акте. Оформлять одновременно и заявление, и приказ не требуется — достаточно одного из них. Но и не запрещено: работодатель вправе использовать оба документа одновременно.
Для выдачи средств требуется хотя бы один документ-основание. Если нет ни заявления, ни приказа, выдача денег будет нарушением порядка ведения кассовых операций, за которое предусмотрен штраф по ст. 15.1 КоАП РФ.
Можно ли заменить заявление приказом
В организациях может использоваться приказ со списком подотчетных лиц. В таком документе перечисляют физлиц, которым разрешено получать деньги под отчет. Однако этот приказ не заменяет заявление на выдачу подотчетных средств. Он лишь определяет круг возможных подотчетников, но не является основанием для выдачи конкретной суммы.
Заменить заявление может только распорядительный документ — приказ о выдаче средств одному или нескольким лицам, в котором указаны:
- ФИО и должности получателей средств
- суммы к выдаче
- сроки представления отчетов
Скачайте образец приказа о выдаче средств в подотчет
Word
Кто пишет заявление на выдачу подотчетных сумм
Документ составляется от имени подотчетника — того, кто непосредственно будет использовать деньги.
Пропишите в ЛНА организации:
- кто и в каких случаях должен составлять заявление
- что указывается в его тексте
- в какие сроки заявление передается в бухгалтерию
Если руководитель утвердил такие положения, заявление становится обязательным документом в данной организации.
Список подотчетников целесообразно утвердить приказом. Этот документ не обязателен, но удобен для бухгалтерии, так как позволяет оперативно проверять полномочия заявителей. Вместе с тем, отсутствие сотрудника в таком приказе не означает полного запрета на получение подотчета. Руководитель может принять индивидуальное решение о такой выдаче.
Скачайте образец приказа о подотчетных лицах
Когда писать заявление
Законодательство не устанавливает конкретных сроков для подачи заявления. Этот вопрос работодатель решает самостоятельно. Порядок и сроки целесообразно прописать в локальном акте (например, в Положении о подотчетных суммах или ином внутреннем документе).
Как оформить заявление на подотчет: правила и образец
Работодатель вправе утвердить свой шаблон или перечень реквизитов заявления на подотчет. Если он этого не сделал, подотчетник пишет заявление произвольным текстом.
Обязательные реквизиты заявления
Ранее в Указании ЦБ N 3210-У от 11.03.2014 приводился перечень обязательных реквизитов, но его исключили указанием ЦБ от 05.10.2020 N 5587-У. В настоящее время к числу обязательных относятся реквизиты банковской карты, если подотчетник просит перечислить средства на нее (Письмо Минфина от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Еще один обязательный элемент — виза руководителя предприятия или другого уполномоченного лица, включающая (Письмо ЦБ от 06.09.2017 N 29-1-1-0Э/20642):
- выдаваемую под отчет сумму
- срок, на который выдаются деньги
- подпись руководителя
- дату подписания
Поскольку обязательные реквизиты заявления нормативно не определены, обычно в нем приводят данные, без которых бухгалтерия не сможет выдать средства:
- фамилия, имя и отчество заявителя
- сумма денежных средств
- срок использования
- подпись заявителя
- дата составления
Дополнительные реквизиты
При необходимости в текст можно включить дополнительные сведения, например, указать:
- цель выдачи денег: покупка канцтоваров, оплата услуг, командировочные расходы
- способ получения: наличными, переводом на карту и т.д.
- подразделение и должность заявителя
Такие данные не относятся к обязательным, но могут использоваться при ведении управленческого учета, планировании затрат, контроле движения денежных средств.
Как оформить заявление
Закон не ограничивает способ составления заявления. Можно использовать один из вариантов:
- написать от руки
- напечатать на компьютере
- оформить комбинированный вариант: распечатать заготовленный шаблон, вписать ФИО, сумму и даты
Заявление на подотчетные деньги: образец
Скачайте образец заявления о выдаче средств в подотчет
Кратко об оформлении заявления на подотчет
- Заявление на под отчет является обязательным документом, если такое условие закреплено в ЛНА. В противном случае выдачу оформляют приказом
- Заявление составляют произвольным текстом, если работодатель не утвердил свой шаблон. В тексте указывают получателя, сумму, срок выдачи. При необходимости можно дополнять другими сведениями
- Обязательный реквизит заявления — виза руководителя / иного уполномоченного лица с указанием суммы, срока, даты и подписи. Без нее документ не может служить основанием для выдачи средств
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете