Настройка макетов печатных форм

Где найти макеты печатных форм 

В каждой организации могут применяться свои шаблоны документов. Если организации не подходит типовая печатная форма ЗУП 3.1, есть возможность внести изменения в макет.

Открыть список макетов печатных форм можно:

• В разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Макеты печатных форм 

• Из печатной формы документа по команде Еще – Перейти к макетам печатных форм 

Макеты в списке разбиты по разделам. Чтобы выбрать нужный макет можно просто найти его в списке или воспользоваться поисковой строкой.

Настройка макетов печатных форм имеет ограничения:

• Невозможно дополнить состав доступных параметров
• Невозможно просмотреть список доступных параметров
• Нельзя удалять строки и колонки с именованными областями – это может приводить к ошибке формирования формы

Как вернуть типовой макет 

Если после исправления макета потребуется вернуться к типовому варианту, то для этого необходимо выделить его в списке и воспользоваться командой Использовать стандартный.

Если требуется полностью удалить сделанные изменения, то необходимо щелкнуть по макету правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить измененный макет.

Как добавить в печатную форму логотип организации 

Для добавления своего логотипа в макет необходимо:

1. В макете печатной формы встать на ячейку, в которой будет размещаться логотип 
2. В командной панели нажать кнопку Рисунки – Картинка 
3. В открывшейся форме Выбор картинки следует нажать кнопку Выбрать из файла и указать путь к картинке на компьютере 
4. Чтобы убрать границу вокруг картинки нужно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выбрать Свойства пункт Стиль линии и изменить значение на Нет линии 

Граница пропадет.

Сохраним измененный макет по команде Записать и закрыть и откроем печатную форму Приказа о приеме на работу. Логотип выводится в печатной форме.

Как настроить вывод полного наименования организации в кадровых приказах 

По умолчанию в кадровых приказах используется сокращенное наименование организации.

Чтобы выводить полное наименование необходимо перенастроить макеты печатных форм и вместо параметра <РаботаОрганизацияНаименованиеСокращенное> использовать параметр <РаботаОрганизацияНаименованиеПолное>.

Для этого:

1. Откроем макет печатной формы и найдем параметр <РаботаОрганизацияНаименованиеСокращенное>. Щелкнем по нему правой кнопкой мыши и выберем пункт меню Свойства 
2. В форме Свойства находим наименование параметра и заменяем слово Сокращенное на Полное 
3. Сохраняем изменения по значку 

Наименование параметра в макете меняется. Сохраним измененный макет по команде Записать и закрыть.

В печатной форме выводится полное наименование организации.

Как создать новый макет 

Новый макет печатной формы создается по команде Создать в списке макетов.

Выделяем объект, для которого создается макет и нажимаем Создать. Для выбора будет предложено два варианта создания макета:

• Создать макет табличного документа – создать макет в стандартном формате 

• Создать макет Office Open XML – создать макет через текстовый редактор 

Пример. Настройка печатной формы для документа Разовое начисление 

При создании макета печатной формы в стандартном формате в форме редактирования:

• Используются привычные редакторы текста, они выведены в верхней части формы редактирования
• Назначение – указывается документ, к которому будет привязан создаваемый макет
• В правой части формы выведены доступные поля, которые можно использовать для создания макета
• В левой части сама форма будущего документа. В этой части можно написать текст, который будет выводиться в печатной форме, добавить таблицу и выбрать реквизиты

Создадим приказ по аналогии с другими кадровыми документами.

• В левом верхнем углу зададим наименование организации. В списке доступных полей разворачиваем список Организация и находим реквизит Наименование полное. Перетаскиваем мышью в нужную ячейку. Можно изменить размер и жирность шрифта, объединить несколько ячеек – для этого выделить ячейки, щелкнуть правой кнопкой мыши и в меню выбрать команду Объединить 

• Наименование документа – это не реквизит, а текст. Вводим его вручную и редактируем – например, можно выделить жирным шрифтом 

• Номер и дату документа выведем в виде таблицы в правой части формы. В первой строке текстом напишем наименование колонок таблицы, которые будут выводиться на форме. Во второй строке подберем реквизиты Номер и Дата, чтобы в макет номер и дата выводились автоматически 

Зададим границы ячеек, чтобы придать вид таблицы.

• Ниже укажем вид выплачиваемого начисления. В списке доступных полей находим реквизит Начисление, переносим его в макет 

• Сформируем табличную часть документа. В шапке таблицы текстом прописываем наименования, которые будут выводиться в печатной форме.В строках таблицы нужно указать реквизиты, которые будут попадать в печатную форму из документа Разовое начисление. Это реквизиты из списка Начисления:
  • Колонка Фамилия, Имя, Отчество – реквизит Начисления.Сотрудник.Физическое лицо.ФИО
  • Колонка Табельный номер – реквизит Начисления.Сотрудник.Таб. номер
  • Колонка Подразделение – реквизит Начисления.Подразделение
  • Колонка Сумма – реквизит Начисления.Результат

• Выведем итоги в печатной форме в виде рублей и копеек. Для этого используем формулы

  В макете печатной формы кроме реквизитов можно использовать функции. А в выбранную функцию уже добавлять реквизиты.

  • Для подсчета итога в рублях используем формулу:

    [ЦелаяЧасть([Начислено])]

    Функцию Целая часть выбираем в списке Числовые функции. Параметр Начислено – в списке доступных полей.

    При использовании функций программа автоматически не проставляет квадратные скобки, а их использование обязательно. Поэтому квадратные скобки до и после функции нужно добавить вручную.
    [ЦелаяЧасть([Начислено])]

    
    
  • Для подсчета копеек используем формулу:
    [([Начислено] — ЦелаяЧасть([Начислено]))*100]
    Сохраним наш макет по команде Записать и закрыть. Чтобы созданная печатная форма могла использоваться для документа, нужно включить видимость макета с помощью флажка в списке.Печатная форма открывается по кнопке Печать в документе Разовое начисление.

Возможность настраивать условия для вывода строк в табличной части печатной формы 

В макете печатной форму можно настроить условие вывода строки. Например, чтобы сотрудники с нулевым результатом в документе не попадали в табличную часть печатной формы.

Для этого в форме редактирования макета выделяем строку и в поле Условия вывода строки добавляем условие:

[Начисления.Результат] > 0

Теперь, если мы добавим в документ Разовое начисление сотрудника, но не укажем результат начисления, в печатную форму он не попадет.

Ограничения механизма настройки макетов печатных форм 

Механизм настройки макетов печатных форм ограничен реквизитами документов, для которых печатная форма предназначена. Из формы редактирования макета нельзя обратиться к каким-то внешним данным. Поэтому если требуется вывод реквизитов, которых нет в документе, потребуется создание внешнего отчета.

Например, в документе Разовое начисление нет информации о том, что подписывает документ, а значит нет реквизита. Из-за этого в печатной форме подпись можно указать только текстом.

А в документе Премия подпись есть. И для вывода в печатную форму можно использовать реквизит.

Как настроить макет в формате Office Open XML 

Для создания макета в текстовом редакторе выбираем вариант Создать макет Office Open XML.

Открывается форма создания макета, в котором кроме доступных полей и функций есть еще краткая инструкция, как работать с этой формой редактирования.

По команде Открыть редактор открывается текстовый редактор, например, Word.

В текстовом редакторе можно просто печатать текст, вставлять таблицы и т. д. Но и можно также, как и в стандартном формате, переносить требуемые реквизиты в создаваемый макет. Для этого нужно расположить окна текстового редактора и ЗУП 3.1 рядом, как показано в инструкции.

В текстовом редакторе макет настраивается аналогично стандартному формату, но с точки зрения пользователя использование макета Office Open XML удобнее, потому что более привычный интерфейс.

Чтобы записать макет, сначала нужно сохранить его в текстовом редакторе, и только потом в ЗУП 3.1.

См. также:

• Расширение возможностей ЗУП 3.1, сервисные функции и технические инструменты Часть 1

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email