Внешний отчет от Бухэксперт8 для расшифровки показателей 6-НДФЛ в ЗУП 3.1

С 2023 года учет по НДФЛ в ЗУП 3.1 заметно усложнился – изменились законодательные правила и алгоритмы учета программы. В статье мы предлагаем внешний отчет, который поможет проверить 6-НДФЛ. Внешний отчет компактно отображает детализацию показателей Раздела 2 отчета 6-НДФЛ в разрезе сотрудников. Это поможет быстрее отловить возможные ошибки при заполнении квартальных и годовых отчетов.

В связи с изменением алгоритмов заполнения 6-НДФЛ в 2024 году для КБК по дивидендам, отчет находится в стадии доработки. После обновления релиза мы добавим ссылку на скачивание свежей версии отчета.

Как работает отчет

Отчет выводит расшифровку показателей доходов, вычетов и НДФЛ из Раздела 2 6-НДФЛ. Отчет формируется за выбранный отчетный период. Для каждого сочетания «регистрация в ИФНС + ставка налога» формируется отдельная таблица отчета. Данные в таблице выводятся с детализацией по сотрудникам.

Перед тем, как формировать отчет, нужно учесть два правила:

• Параметры Организация, Дата подписи и Регистрация в налоговом органе – обязательные. Если хотя бы один из них их не указать — отчет не сформируется.
• Для правильной работы отчета возможны только 4 периода. Они совпадают с отчетными периодами для 6-НДФЛ – 1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Если формировать Расшифровку 6НДФЛ за другие периоды – смысл отчета пропадает.

Большинство показателей во внешнем отчете выводятся по тому же принципу, что и по кнопке Расшифровать в форме 6-НДФЛ.

Отличие внешнего отчета от типовых расшифровок 6-НДФЛ:

• Можно сверить математику в расчете НДФЛ по людям – для этих целей в отчет добавлены поля Расчетный НДФЛ и Погрешность.

Наличие расхождения в колонке Погрешность — это не всегда ошибка, а сигнал для проверки сотрудника. Расхождения могут возникать и правильном расчете налога. Например, НДФЛ по ставке 30% и с подарков с кодом 2720 рассчитывается не нарастающим итогом, а отдельно с каждой выплаты. А колонка Расчетный НДФЛ определяет сумму налога математически с общей базы. Поэтому в данном случае возможно расхождение на несколько рублей.

• Удобно работать – не нужно каждый раз вызывать команду расшифровки для показателей 6-НДФЛ.

Отчет Расшифровка 6НДФЛ не выводит данные конкретного заполненного отчета 6-НДФЛ – он собирает данные по тем же правилам, что и 6-НДФЛ. Например, если после заполнения 6-НДФЛ изменились данные в учете НДФЛ, внешний отчет покажет актуальную информацию.

Чтобы показатели внешнего и регламентированного отчетов рассчитались одинаково, в отчетах должны совпадать 4 параметра:

• Организация
• Отчетный период
• Регистрация в налоговом органе
• Дата подписи на титульном листе 6-НДФЛ и Дата подписи в настройках внешнего отчета.

Алгоритмы ЗУП 3.1 при заполнении первичных и корректирующих 6-НДФЛ различаются, если по окончании отчетного периода задним числом были зарегистрированы перерасчеты – Корректировочный 6-НДФЛ учитывает доходы отчетного периода до даты заполнения отчета (ЗУП 3.1.14.208). Показатели внешнего отчета рассчитываются по правилам формирования первичного 6-НДФЛ. Поэтому при наличии перерасчетов задним числом — показатели корректирующего 6-НДФЛ, если это не годовой отчет, не будут совпадать с внешним отчетом Расшифровка 6НДФЛ.

Колонки внешнего отчета Расчетный НДФЛ и Погрешность предназначены для проверки исчисленного налога в 6-НДФЛ по каждому сотруднику. Если КС в 6-НДФЛ для исчисленного налога не совпадают – внешний отчет поможет найти сотрудников с ошибками. В нем по соответствующим строкам будет показана Погрешность.

Расчетный НДФЛ для каждой строки таблицы, в том числе для строки Итого, определяется математическим путем по формуле [(Сумма дохода – Сумма вычетов) * Ставка/100]. Величина Погрешности — это разница значений [Расчетный НДФЛ – НДФЛ исчисленный].

Наличие суммы в поле Погрешность в размере 1 руб. по каждой строке — не ошибка. Расхождения могут возникать за счет округлений.

С какими показателями 6-НДФЛ сопоставлять данные внешнего отчета

В таблице указано, какие строки 6-НДФЛ соответствуют показателям внешнего отчета.

Если какая-то строка в 6-НДФЛ встречается более чем на одной странице Раздела 2 для разных КБК – во внешнем отчете значения показателей строки по разным КБК для одинаковой ставки НДФЛ будут показаны суммарно. Например, строка 110 в 6-НДФЛ за 2023 год для ставки 13% отображается в Разделе 2 на двух страницах – по основному КБК и по КБК для дивидендов.

Показатель Сумма дохода для ставки 13% в отчете Расшифровка 6НДФЛ будет содержать суммарное значение двух указанных строк 110 отчета 6-НДФЛ.

Если для какого-то из перечисленных показателей в отчётном периоде рассчиталось нулевое значение – колонка с показателем в отчете Расшифровка 6НДФЛ не отображается. Такой отбор задан по умолчанию в Расширенном варианте настроек на вкладке Структура.

Особенности в отражении во внешнем отчете перерасчетов

У отчета есть важная особенность при отображении перерасчетов доходов и НДФЛ, если перерасчет зарегистрирован после окончания отчетного периода. Здесь алгоритм точно такой же, как при заполнении первичного отчета 6-НДФЛ. В зависимости от отчетного периода результаты перерасчетов отражаются по-разному:

• В отчет за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев перерасчеты не попадают. Параметр Дата подписи в настройках отчета на отображение перерасчетов никак не влияет.
• Когда период отчета – год, перерасчеты попадут во внешний отчет, если Дата подписи в параметрах отчета больше или равна дате окончания месяца перерасчета. В противном случае перерасчет в Расшифровке 6НДФЛ не учтется, что приведет к ошибкам.

Похожие правила заполнения реализованы в программе для первичного отчета 6-НДФЛ. Перерасчеты задним числом в первичном отчете за промежуточные отчетные периоды не отражаются. Такие перерасчеты покажет только корректирующий отчет — Корректировочный 6-НДФЛ учитывает доходы отчетного периода до даты заполнения отчета (ЗУП 3.1.14.208)

Как подключить внешний отчет

Подключить внешний отчет может пользователь с полными правами – профиль Администратор. Для работы с отчетом другим пользователям дополнительные роли назначать не требуется. Отчет будет доступен всем, у кого есть права на работу с типовым 6-НДФЛ.

Подключение отчета по шагам:

1. Включим использование внешних отчетов и обработок – установим флажок Дополнительные отчеты и обработки в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки.
2. По ссылке Дополнительные отчеты и обработки откроем окно со списком отчетов и обработок, добавим новую строку по кнопке Добавить из файла.
3. Согласимся с предупреждением безопасности.
4. Выберем файл с отчетом.
5. По кнопке Записать сохраним вариант, который сгенерирует программа по умолчанию.
6. По кнопке Изменить включим режим редактирования варианта отчета.
7. В поле Описание укажем, для чего нужен отчет. На вкладке Пользователи отметим флажками пользователей, которым будет доступен новый отчет.
8. На вкладке Разделы отметим разделы программы, где будет размещен отчет. Запишем вариант.

Наш отчет появился в Отчетах по налогам и взносам – можно пользоваться.

См. также:

• 6-НДФЛ в 1С за 2023 без ошибок: миф или реальность

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email