Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3

Организации, которые используют в своей деятельности товарно-материальные ценности (ТМЦ), иногда сталкиваются с проблемой «нехватки» товара в программе 1С. В результате пользователь не может завершить операцию проведения документа. Причины появления отрицательных остатков различны, а поиск и устранение могут занять длительное время. Практика создания документов без проведения не используется уже давно, ее заменил встроенный механизм в 1С Контроль остатков.

Рассмотрим:

• как настроить контроль отрицательных остатков в 1С 8.3;
• как отключить контроль остатков в 1С 8.3;
• как исправить отрицательные остатки в 1С.

Учет остатков в 1С

Методика учета количественных остатков в разных конфигурациях 1С отличается. Это связано со спецификой предметной области, на которую ориентирована программа. Среди самых используемых в хозяйственной деятельности выделяют конфигурации:

• 1С:Бухгалтерия 3.0;
• 1С:Управление торговлей 11.4;
• 1С:Комплексная автоматизация 2;
• 1С:ERP Управление предприятием 2.

Бухгалтерия больше нацелена на формирование регламентированной отчетности, стоимостной учет ТМЦ в ней ведется совместно с количественным. В остальных трех конфигурациях складской учет ведется обособлено от финансов. Поэтому для рассмотрения учета остатков выбраны две конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:УТ 11.4.

Контроль остатков в 1С:Бухгалтерия 3.0

В конфигурации Бухгалтерия 3.0 для хранения данных по остаткам и оборотам ТМЦ используется регистр, содержащий данные в количественном и стоимостном выражении с привязкой к счетам бухгалтерского учета. Посмотреть движение товаров по счетам можно через кнопку Дт/Кт, расположенную журналах и в формах документов.

Полный список всех движений ТМЦ отражен в Журнале проводок, расположенном в разделе Операции. В этом перечне присутствуют и другие хозяйственные действия.

Счета учета ТМЦ являются активными, по правилам бухучета они не должны иметь отрицательное конечное сальдо. Если включена опция Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3, то при проведении (перепроведении) документа вычисляется остаток товара после операции списания. При обнаружении минусов пользователю выдаются сообщения:

• ошибка «Не удалось провести документ [Документ]»;
• информационное окно с указаниями недостающего количества и номер строки.

Посмотреть актуальные остатки в 1С:Бухгалтерия можно через отчет Остатки товаров в разделе Склад либо используя стандартные бухгалтерские отчеты.

Контроль остатков в 1С:Управление торговлей 11.4

В УТ количественные остатки и обороты ТМЦ хранятся отдельно от себестоимости в специальных регистрах:

• Товары организации — количество товаров в разрезе организаций;
• Товары на складах — текущие остатки на складе;
• Свободные остатки — остатки товаров, доступные для продажи, перемещения и т. п.

Для просмотра записей по регистрам, которые образовались после проведения документа, перейдите в Отчеты — Движения документа. Кнопка есть в журнале и в форме документов.

Сформируется отчет с записями, которые программа сделала по данному документу в регистрах.

Чтобы получить в программе остатки по товарам, откройте отчет: Склад и доставка — Отчеты по складу — Ведомость по товарам на складах.

Отрицательные остатки в 1С как исправить

Отключенная функция контроля отрицательных остатков может привести к:

• пересортице одного товара и недостаче другого. Например, если пользователь вместо требуемой позиции занесет в документ сходную по наименованию. В результате по реализованной номенклатуре образуется минусовой остаток, а по требуемому товару в программе — излишек;
• изменению налоговых сумм, когда отрицательные остатки выявили поздно в уже закрытом налоговом периоде;
• неправильному расчету себестоимости товара.

Минусовые количества в отчетах сигнализируют о нарушениях в учете. Внимание уделяют закрытию месяца, где не допускается наличие отрицательных остатков.

Если вы нашли отрицательные остатки в 1С 8.3 Бухгалтерия — как убрать их?

1. Проверьте журналы приходных документов: поступление, перемещение, возврат и т. д. Если опция контроля отключалась для возможности списывать неоприходованный товар, то впоследствии пользователь может забыть зарегистрировать/провести приход.
2. Причиной отрицательного остатка может быть неверно указанная номенклатура в реализации. Кроме недостачи образуется излишек по другому товару. В таких случаях оформляют два документа:
   • Оприходование товаров для принятия к учету недостающих позиций;
   • Списание товаров, чтобы убрать пересортицу.

После внесения корректировок воспользуйтесь функцией группового перепроведения (Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов), чтобы данные корректно распределились по регистрам.

В УТ для исправления минусов в номенклатуре есть специальный помощник Финансовый результат и контроллинг — Сервис — Помощник исправления остатков товаров организаций.

Как отключить контроль отрицательных остатков в 1С

Ситуации с нехваткой остатков в 1С могут возникать по разным причинам и требуют времени для устранения. Иногда необходимо выписать, например, расходную накладную на товар, который по факту уже поступил на склад, но документы прихода еще не внесены. Для таких случаев в конфигурациях есть специальные настройки по контролю остатков. По умолчанию они всегда включены.

Механизм контроля остатков в типовых конфигурациях 1С применяется в документах, фиксирующих движение ТМЦ: расходные накладные, перемещение, списание, возврат и т. д. — если эта опция включена в настройках.

Как убрать контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия

Чтобы отключить контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия:

• перейдите в Администрирование — Настройки программы — Проведение документов;
• в окне настроек проведения документов отметьте пункт Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета.

При включенной опции контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия распространяется на все организации, учет по которым ведется в этой базе. Сделать исключения нельзя.

Проведенные документы с дефицитом ТМЦ отражаются в хозоперациях частично: стоимость отсутствующих товаров не учитывается.

Рассмотрим на примере.

В 1С Бухгалтерия 3.0 отключен контроль остатков. Проведена расходная накладная с одной номенклатурной позицией, учетный остаток по которой 5 шт.

В движении документа не списалась себестоимость отсутствующего товара и нет документа поступления, что логично в данном случае, т. к. приход не заведен/проведен.

В отчете Остатки товаров у этой позиции конечный остаток необязательно будет минусовой. Показатели берутся на конец выбранной даты, поэтому минусы могут компенсироваться за счет оформленных в течение дня приходов.

Кроме того, при большом объеме номенклатуры отслеживать отрицательные остатки удобней в отдельном отчете. Специально для этих целей в 1С разработан Контроль отрицательных остатков, расположен в разделе Склад — Отчеты.

Если контроль отключен постоянно, чаще мониторьте остатки по отчетам.

В 1С:Бухгалтерия функция контроля остатков не распространяется на документы поступления: при редактировании или отмене проведения образование отрицательных остатков не проверяется.

Как убрать контроль остатков в 1С Управление торговлей 11.4

В конфигурациях 1С УТ для отключения контроля остатков:

1. Перейдите в НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг.
2. Откройте раздел Учет товаров и снимите флаг у поля Контролировать остатки товаров организаций.

Здесь же можно отключить контроль остатков на время сеанса для текущего пользователя одноименной кнопкой.

В предыдущих версиях 1С:УТ существовала опция Контролировать товары организаций при отмене приходов, которая проверяла остатки ТМЦ в приходных документах при попытках перепровести, отменить проведение или удалить. Потом ее упразднили, а выполняемую функцию включили в общий механизм контроля остатков.

Контроль остатков в заказах

Механизм контроля остатков в таких конфигурациях, как 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация расширен и позволяет отключить проверку только в заказах. Документы Заказы клиентов не относятся к первичным, поэтому носят информационный характер. В организациях для заказов могут применяться правила:

• только имеющиеся на складах товары;
• разрешать включать отсутствующую номенклатурой с последующем заказом ее у поставщиков.

В УТ 11.4 опция Контролировать обеспечение находится в форме элемента справочника Склады и магазины, доступного в разделах Склад и доставка и НСИ и администрирование — НСИ.

Если необходимо контролировать в заказах остатки по отдельным товарам, их указывают в Исключениях. В окне Номенклатура с контролем обеспечения кнопкой Добавить из справочника выбираются ТМЦ. После Записи и закрытия окна количество исключений отразится в скобках.

Опция работает в обе стороны: можно наоборот включить контроль обеспечения, но по некоторым позициям не проводить проверку, добавив их в Исключения.

Программы 1С для ведения хозяйственного учета позволяют своевременно выявлять и исправлять отрицательные остатки. Советуем не пренебрегать этой возможностью: ведь некорректные остатки могут повлечь неверно рассчитанные налоговые обязательства, а также правовую ответственность, если речь идет, например, о несоответствии остатков по алкогольной продукции.

См. также:

• Реализация товаров и услуг в 1С 8.3: проводки с примерами
• Как быстро навести порядок в 1С Бухгалтерия
• Самоучитель для начинающих по 1С:Бухгалтерия 3.0 от БухЭксперт8
• Восстановление последовательности документов в 1С
• Закрытие месяца в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email