Как оформить возмещение расходов сотруднику

Возмещение расходов работнику, который потратил личные деньги на нужды компании, зависит от ситуации. В одних случаях расходы относят к расчетам с подотчетным лицом, в других — компенсируют использование личного имущества.

Ошибки в классификации затрат приводят к неверному оформлению документов и проблемам с налогообложением. Разберем, как возмещать расходы сотрудникам, чтобы у проверяющих не возникло вопросов к работодателю и работнику.

Нормативная база возмещения расходов сотрудникам

Компенсации за исполнение трудовых обязанностей и случаи их выплаты закреплены в ТК РФ. Компенсация — денежная выплата, которая возмещает затраты работника при исполнении трудовых или иных обязанностей по закону (ст. 164 ТК РФ).

Порядок компенсации отдельных расходов устанавливают статьи ТК РФ:

• ст. 188 ТК РФ — за использование личного имущества работника — транспорта, инструментов, оборудования и материалов
• ст. 166—168 ТК РФ — при служебных командировках — расходы на проезд, жилье и суточные
• ст. 312.6 ТК РФ — за использование дистанционным работником оборудования, программно-технических и других средств в интересах работодателя

Порядок направления работников в служебные командировки устанавливает Положение, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501. Оно регулирует выдачу подотчетных сумм, состав возмещаемых расходов, подтверждающие документы и порядок представления отчетности.

Компенсации за служебные расходы не облагают НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством. Освобождение применяют:

• по НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ)
• по страховым взносам (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ)
• по взносам на травматизм (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…»)

Освобождение действует, если выплаты:

• установлены законом, например ТК РФ или НК РФ
• связаны с трудовыми обязанностями работника (ст. 164 ТК РФ)
• экономически обоснованы и относятся к деятельности компании (п. 1 ст. 252 НК РФ)
• одобрены руководителем
• подтверждены первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»)

В спорных ситуациях позицию компании помогут обосновать Письма Минфина и ФНС. Минфин указал: компенсация расходов работника на нужды организации не облагается НДФЛ, так как не формирует налогооблагаемый доход (Письмо Минфина от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

Как закрепить возмещение расходов сотрудникам в ЛНА работодателя

Компания возмещает расходы работника, который с ее согласия и в ее интересах использует личное имущество. Размер компенсации и возмещаемых расходов стороны закрепляют письменно в трудовом договоре или дополнительном соглашении (ст. 188 ТК РФ).

Порядок и сроки выплат можно установить:

• в коллективном договоре
• в ЛНА
• в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему

ЛНА утверждайте с учетом мнения представительного органа работников, когда этого требует закон, коллективный договор или соглашение (ст. 8 ТК РФ).

Закрепите порядок возмещения расходов в учетной, кадровой или финансовой политике либо утвердите отдельное положение. Укажите:

• виды возмещаемых расходов
• работников, которым компания возмещает расходы
• документы для подтверждения затрат
• порядок согласования расходов
• сроки представления документов и выплаты компенсации
• правила документооборота
• условия компенсации за использование личного имущества работника

Такое оформление подтвердит обоснованность выплат при проверке.

В документе можно указать:

• порядок информирования руководителя о расходах и их согласования
• сроки и порядок выплаты компенсации
• случаи, когда работник вправе оплатить товары, работы или услуги личными деньгами, например ремонт служебного смартфона или ноутбука в командировке
• перечень возмещаемых расходов, например покупку бумаги и картриджей для оргтехники
• должности работников, которые вправе тратить личные деньги на нужды компании
• лимиты по видам расходов
• документы для получения компенсации
• правила возмещения перерасхода по авансовому отчету
• порядок возмещения расходов без выдачи подотчетных сумм

Согласуйте расходы до покупки или после нее.

При предварительном согласовании работник получает визу руководителя на приказе, заявлении, служебной записке или другом документе до оплаты.

При согласовании после оплаты работник направляет директору заявление, служебную записку или отчет. К документу приложите чеки и другие документы, которые подтверждают расходы. После этого руководитель одобряет компенсацию.

Разновидности возмещаемых расходов

Возмещайте расходы, которые работник заранее согласовал с руководителем и оплатил для нужд компании. Правильно определите вид операции: от него зависят оформление, сроки выплаты, подтверждающие документы и налоговые последствия.

Например, работник согласовал и оплатил услуги связи для служебного телефона. Порядок учета зависит от того, когда он получил деньги:

• до оплаты — компания выдала работнику деньги под отчет
• после оплаты — компания погашает задолженность перед работником по заявлению или другому документу, например трудовому договору

Работник может оплатить расходы личными деньгами без предварительной выдачи подотчетных сумм. Представьте в бухгалтерию документы, которые подтверждают оплату и содержат реквизиты продавца, наименование и стоимость товаров, работ или услуг. Возмещение не образует экономическую выгоду работника, поэтому не облагается НДФЛ (Письма Минфина от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219, от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

Компания учтет расходы при налогообложении, когда подтвердит их документами и обоснует связь с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Без документов или при отсутствии связи с деятельностью компании выплату могут признать доходом работника. Такие затраты не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль или УСН с объектом «доходы минус расходы».

Отдельно компенсируйте использование личного имущества работника в интересах компании. Размер компенсации определите письменным соглашением сторон: в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ст. 188 ТК РФ). Установите периодичность и сумму выплаты, например за использование автомобиля, ноутбука или мобильного телефона.

Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленных норм, когда компания обоснует ее производственную необходимость и подтвердит документами. Для учета расходов нужны документы, из которых видно, какие затраты работник понес и для каких служебных целей (Письмо Минфина от 12.03.2021 N 03-03-06/1/17362).

Способы оформления возмещения затрат

Способ оформления компенсации зависит от вида расходов:

1. Через авансовый отчет — как перерасход подотчетных сумм
2. По заявлению работника с подтверждающими документами — на основании приказа о возмещении расходов
3. По трудовому договору, дополнительному соглашению или другому документу, где закреплены размер и порядок выплаты компенсации, например за использование личного имущества работника

Если работник предварительно не согласовал расходы с организацией, ему могут отказать в возмещении, даже если средства были потрачены в ее интересах и документально обоснованы.

При любом способе оформления соблюдайте правила работы с первичными учетными документами. После вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» унифицированные формы, включая форму N АО-1 «Авансовый отчет», применять необязательно.

Компания может:

• разработать собственные формы первичных документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ)
• использовать типовые формы и утвердить их в учетной политике (разд. «Формы первичных учетных документов» Информации Минфина N ПЗ-10/2012)

Далее разберем способы возмещения расходов.

Возмещение расходов по авансовому отчету

При использовании унифицированной формы N АО-1 «Авансовый отчет» применяйте бланк, утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55. Форма предназначена для учета подотчетных сумм на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Чтобы оформить подотчет и возместить перерасход, выполните следующие действия:

1. Оформите распоряжение о выдаче подотчетных сумм. Укажите Ф. И. О. работника, сумму, цель и срок, на который выдаете аванс
2. Выдайте работнику аванс наличными из кассы или перечислите деньги на банковскую карту
3. После покупки работник заполнит авансовый отчет. Укажите расходы и сумму перерасхода, если аванса не хватило
4. Приложите к отчету подтверждающие документы — кассовые и товарные чеки, накладные, акты, проездные документы
5. Проверьте отчет, целевое расходование денег и таксировку
6. Утвердите проверенный отчет у руководителя
7. Возместите перерасход наличными из кассы или перечислите деньги на банковскую карту

Основанием для выдачи наличных под отчет служит распорядительный документ руководителя или заявление работника. Срок представления авансового отчета устанавливает руководитель.

Возмещение расходов без выдачи подотчета

Если работник оплатил товары, работы или услуги для компании личными деньгами и не получал аванс, возместите расходы в следующем порядке:

1. Примите заявление работника. Он составляет заявление в свободной форме, служебную записку или отчет на имя руководителя. Укажите сумму и цель покупки. Руководитель или уполномоченный работник согласует расходы
2. Приложите подтверждающие документы: кассовые и товарные чеки, накладные, акты или бланки строгой отчетности. Документы должны подтверждать оплату, сумму, приобретенные товары, работы или услуги и цель расходов
3. Издайте распоряжение о возмещении расходов работнику
4. Перечислите утвержденную сумму на банковскую карту работника или выдайте наличные по РКО

При безналичном переводе в поле «Назначение платежа» укажите: «Возмещение расходов работника, произведенных в интересах организации, приказ от [дата] N [номер], заявление от [дата]».

Компенсация возмещает расходы работника, связанные с исполнением трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Пакет документов для компенсации за использование личного имущества

Если работник использует личное имущество в служебных целях, оформите отдельный комплект документов:

• документы о праве собственности, например ПТС и СТС на автомобиль
• расчет компенсации
• документы, которые подтверждают использование имущества в интересах компании: путевые листы, отчеты о расходе топлива, детализацию звонков
• документы, которые подтверждают сумму и цель расходов

Расчет компенсации можно включить в трудовой договор, дополнительное соглашение или ЛНА. Размер и порядок выплаты компенсации закрепите в письменном соглашении с работником (ст. 188 ТК РФ).

Для начисления компенсации оформите бухгалтерскую справку-расчет и приложите подтверждающие документы. Минфин требует подтвердить принадлежность имущества работнику, расчет компенсации, использование имущества в интересах работодателя и связанные с этим расходы (Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-04-06/22274).

Образец заявления на возмещении расходов

Чтобы возместить работнику расходы без предварительной выдачи подотчетных сумм, примите заявление на имя руководителя. Работник составляет его в свободной форме. Единого обязательного бланка нет, поэтому компания вправе утвердить собственную форму.

В заявлении укажите:

• наименование компании, Ф. И. О. руководителя и работника
• цель расходов
• перечень расходов и сумму по каждой позиции
• общую сумму возмещения
• перечень приложенных подтверждающих документов
• дату и подпись работника

К заявлению приложите кассовые и товарные чеки, накладные, акты или бланки строгой отчетности. Документы должны подтверждать оплату, приобретенные товары, работы или услуги и служебную цель расходов.

Руководитель утверждает заявление, указывает одобренную сумму и дату.

В воскресенье, 30.08.2026, на складе ООО «ТАУТАВ» прорвало водопровод. Авария угрожала затоплением и порчей товара.

Чтобы устранить аварию, кладовщик Куздра С. С. срочно купил трубы и соединительные муфты за личные деньги. Времени на согласование расходов и выдачу подотчетных сумм не было.

После ремонта на следующий день работник подал директору заявление о возмещении расходов:

После проверки расходов руководитель ставит на заявлении резолюцию «В приказ» или «Возместить», указывает дату и ставит подпись. При частичном возмещении рядом с подписью укажите сумму к выплате.

Для возмещения расходов по заявлению работника отдельный приказ не обязателен. РКО оформите по распорядительному документу компании или письменному заявлению работника (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка от 11.03.2014 N 3210-У). Достаточно одного из этих документов.

Не ссылайтесь на указанную норму при выплате возмещения расходов, которые работник оплатил личными деньгами: она регулирует выдачу наличных под отчет, а не компенсацию.

Образец приказа о возмещении расходов сотруднику

По данным из предыдущего примера составим приказ о возмещении расходов кладовщику ООО «ТАУТАВ», который оплатил устранение аварии личными деньгами:

Кратко об оформлении возмещения расходов сотруднику

• Компенсации за трудовые обязанности и случаи их выплаты устанавливают ст. 166—168, ст. 188, ст. 312.6 ТК РФ. Порядок оформления регулируют Указание Банка от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…», Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501, и разъяснения Банка России, Минфина и ФНС
• Порядок оформления зависит от момента передачи денег работнику: до покупки или после нее. Расходы оформляйте авансовым отчетом или заявлением работника
• Компенсации служебных расходов не облагают НДФЛ и страховыми взносами, если расходы связаны с деятельностью компании, экономически обоснованы и подтверждены документами
• В статье приведен пример из практики, а также образцы заявления работника и приказа о возмещении расходов для скачивания

См. также:

• Как оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет или в кассу
• Авансовый отчет: как заполнить и что делать, если сотрудник не вернул деньги
• Как заполнить авансовый отчет по командировке