Как оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет или в кассу

После утверждения авансового отчета у сотрудника могут остаться неиспользованные подотчетные суммы. Их необходимо вернуть организации: внести в кассу или перевести с карты работника на расчетный счет компании. Разберем на примерах, как оформить такие операции и какими проводками отразить в учете.

Нормативное регулирование подотчетных сумм

Порядок выдачи, возврата, учета и контроля подотчетных сумм закреплен в нормативно-правовых документах:

• Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У — основной нормативный акт, определяет правила оформления подотчетных средств
• Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — определяет общие требования к документальному оформлению операций, в том числе к реквизитам первичных документов и учетных регистров (ст. 9, 10)
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина от 16.04.2021 N 62н — регламентирует единые требования к оформлению, движению и хранению первичных и сводных учетных документов
• Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У — определяет правила оформления подотчетных средств
• Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501 — регламентирует порядок расходования подотчетных сумм в командировках, возмещения командировочных расходов и особенности подтверждения целевых трат в служебной поездке (подробнее Как оплачивается командировка)
• разъяснениях Минфина, ФНС, Банка России — детализируют особенности ведения операций с подотчетными средствами

Выдача денег под отчет имеет целевое назначение — на расходы, связанные с деятельностью организации или ИП (п. 6.3 Указания N 3210-У). Порядок представления отчета о потраченных суммах закреплен в абз. 2 п. 6.3.

Для подотчетников, направляемых в командировки, действуют особые нормы Положения N 501.

Указание N 3210-У разрешает получать деньги под отчет не только штатным работникам, но и исполнителям по гражданско-правовым договорам (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

А вот статус командированного лица могут получить только штатные сотрудники, работающие по трудовому договору (ст. 166 ТК РФ, п. 2 Положения N 501).

Коммерческие организации самостоятельно определяют сроки, размеры и порядок расходования (возмещения) подотчетных средств в учетной политике и/или локальных нормативных актах (ЛНА) — например, в регламенте работы с подотчетными лицами, положении о служебных командировках или в других документах.

Законодательство не ограничивает сумму выдачи в подотчет — ее устанавливает руководитель организации (ИП). Однако при расходовании наличных нужно соблюдать лимит расчетов между юридическими лицами и ИП в рамках одного договора: он не может превышать 100 000 рублей в день проведения расчетов (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У).

Пример 1

Руководитель ИТ-отдела ООО «ТАУТАВ» взял из кассы под отчет 140 000 руб., чтобы купить сервер. Он нашел модель на маркетплейсе, оформил заказ на реквизиты компании для получения документов (УПД), но выбрал способ оплаты наличными курьеру при доставке.

Служба поддержки маркетплейса отклонила заказ. Менеджер пояснил, что принять наличные от представителя организации на сумму более 100 000 руб. по одному договору маркетплейс не может согласно Указанию Банка России N 5348-У.

Чтобы получить оборудование, сотруднику пришлось переоформить заказ, вернуть деньги в кассу, а бухгалтерии — оплатить сервер через интернет-банк по безналичному расчету.

Маркетплейс поступил правильно, так как сотрудник выступает от имени компании, а не как частное лицо. Поэтому к сделке применяется установленный лимит расчетов наличными между юридическими лицами.

Если бы он покупал сервер для себя, проблем не возникло. Расчеты с гражданами, которые совершают покупки, не связанные с предпринимательской деятельностью, можно проводить наличными без ограничений (ст. 861 ГК РФ).

Оформление выдачи подотчетных сумм

Порядок возврата неиспользованных подотчетных средств обычно определяется тем, как они выдавались. В зависимости от способа расчетов, пакет документов при выдаче средств включает:

• распоряжение (приказ) руководителя организации либо письменное заявление подотчетного лица — в них указываются цели расходования, сумма, а также срок, на который она выдается. В тексте приказа прописывают персональные данные сотрудника и способ получения денег (наличными или на банковскую карту)
• платежный документ — при выдаче из кассы оформляется расходный кассовый ордер, а если средства переводятся безналично — платежное поручение

Варианты выдачи подотчетных сумм:

• наличными — выданными из кассы или снятыми с корпоративной карты
• денежными документами — в частности, талонами на ГСМ
• безналичным переводом на корпоративную или личную карту сотрудника

Организация выбирает подходящий вариант и закрепляет его в ЛНА. Единого нормативно-правового акта (НПА), который бы регулировал порядок выдачи безналичных подотчетных средств, нет. Возможность перевода таких сумм регулируется несколькими НПА:

• учетная политика и ЛНА компании — организация обязана прописать безналичный способ выдачи подотчетных сумм (ст. 8 Закона N 402-ФЗ)
• Гражданский кодекс — закрепляет право юридического лица совершать расчеты в наличной и безналичной форме, что служит правовой основой для финансирования командировок и хозяйственных нужд удобным способом
• Налоговый кодекс — требует экономической обоснованности затрат, поэтому перевод на карту должен четко идентифицироваться как подотчет, а не как доход сотрудника. В противном случае выплаченная сумма будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами
• разъяснения ведомств — согласно совместному письму Минфина и Федерального казначейства от 10.09.2013 N 02-03-10/37209 / 42-7.4-05/5.2-554, подотчетные средства разрешено перечислять на карты сотрудников с целью оплаты товаров (работ, услуг), командировочных и иных аналогичных расходов

В совместном письме МФ/ФК приведены два возможных варианта перевода безналичных подотчетных сумм:

• с применением именных корпоративных бизнес-карт, привязанных к расчетному счету организации
• с использованием личных карт сотрудников, выданных им в рамках «зарплатных проектов»

Эта же позиция подтверждена Письмом Банка России от 31.05.2018 N 04-45-7/4048 для организаций госсектора. ФНС также допускает выдачу подотчетных средств лишь на банковские карты, выданные сотрудникам в рамках зарплатных проектов.

Поскольку регуляторы так и не опубликовали ни одного НПА без оговорки про зарплатные проекты, прямого разрешения переводить подотчет на любую иную личную карту сотрудника в российском законодательстве нет. Поэтому законность подобных операций держится исключительно на судебной практике, так как суды оценивают реальность хозяйственных операций (расходования или возврата подотчетных сумм), а не статус банковской карты.

Оформление возврата неиспользованных подотчетных сумм

В срок, определенный руководителем компании или ИП, подотчетник обязан передать в бухгалтерию (а при ее отсутствии — руководителю) авансовый отчет с оправдательными документами. За расходы по служебной командировке нужно отчитаться в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 23 Положения N 501).

Обосновать расходы можно кассовыми/товарными чеками, бланками строгой отчетности, проездными билетами и другими документами, подтверждающими целевой характер трат.

После утверждения отчета в срок, установленный руководителем, делают окончательный расчет по авансовому отчету (п. 6.3 Указания N 3210-У). Возврат неиспользованных подотчетных сумм зависит от способа их получения сотрудником.

Разберем на примерах основные варианты возврата и бухгалтерские проводки.

Пример 2

Рассмотрим возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу.

ООО «ТАУТАВ» направило своего менеджера в командировку на 5 дней (с 10 по 14 августа 2026), выдав ему аванс наличными. Находясь в поездке, сотрудник приобрел пачку бумаги за 500 руб., которую привез на свое предприятие.

Поскольку он вернулся раньше срока (13 августа), образовался остаток аванса в сумме 200 руб.: суточные за лишний день (700 руб.) за вычетом стоимости бумаги (500 руб.). По возвращении менеджер представил в бухгалтерию авансовый отчет и вернул остаток.

После утверждения отчета бухгалтер оформил проводки (налоговый учет не рассматривается):

Пример 3

Рассмотрим возврат неиспользованных подотчетных сумм с корпоративной карты.

Та же ситуация, что в примере 2, но с выдачей подотчетных сумм на корпоративную карту.

В таких случаях организация открывает в банке специальный карточный счет и переводит на него средства с расчетного счета. При этом в поле Назначение платежа платежного поручения можно прописать: «Пополнение специального карточного счета для расчетов корпоративной картой N [номер или последние 4 цифры карты], держатель [ФИО сотрудника]. Выдача под отчет на командировочные расходы. Без НДС».

Корпоративная карта работает как обычная банковская: ею оплачивают покупки и снимают наличные в банкомате. Однако все операции должны быть направлены только на нужды организации (или ИП). Для личных целей ее использовать нельзя. По всем произведенным расходам, включая снятые с карты наличные, сотрудник обязан отчитаться авансовым отчетом согласно ЛНА компании.

У корпоративной карты есть особенность: прямой безналичный перевод с карты на расчетный счет юрлица технически заблокирован в целях безопасности. Однако есть другие способы возврата подотчетных сумм с корпоративной карты:

• бухгалтерия формирует внутреннее платежное поручение (или иной документ по условиям РКО банка) на перевод средств со специального картсчета на расчетный счет
• подотчетное лицо снимает наличные в банкомате и вносит их в кассу организации для последующего зачисления на расчетный счет
• подотчетное лицо снимает наличные в банкомате и через функцию самоинкассации тут же вносит их на счет компании
• бухгалтерия закрывает карту и карточный счет — тогда обслуживающий банк сам перечислит остаток на расчетный счет организации

Так как средства корпоративных карт находятся на специальном карточном счете, для целей бухгалтерского учета к счету 55 «Специальные счета в банках» открывают отдельный субсчет (например, 55.04 «Корпоративные карты»). В этом случае оформляются такие проводки (налоговый учет не рассматриваем):

Пример 4

Рассмотрим возврат неиспользованных подотчетных сумм с личной зарплатной карты.

Те же условия, что в примере 2, но с выдачей средств на личную карту работника, открытую в рамках зарплатного проекта.

В этом случае организация переводит деньги напрямую со своего расчетного счета на картсчет сотрудника. Чтобы отделить подотчетные суммы от доходов физлица, в назначении платежа указывают цель перевода, например: «Перечисление подотчетных средств на командировочные расходы [ФИО сотрудника], согласно приказу N [номер] от [дата]. Без НДС».

В отличие от корпоративной карты, сотрудник может сам вернуть остаток неиспользованных сумм напрямую на расчетный счет компании, используя интернет-банк или мобильное приложение своего банка. В платежном поручении (или ином документе, установленном банком) он указывает реквизиты организации и назначение платежа, например: «Возврат остатка неиспользованных подотчетных средств по авансовому отчету N [номер] от [дата]. Без НДС».

В этом случае бухгалтер оформляет такие проводки (налоговый учет не рассматриваем):

Все перечисленные нюансы (выдача, возврат и порядок отчета по израсходованным суммам) закрепите в ЛНА организации — например, в регламенте работы с подотчетными лицами.

Кратко о том, как оформить возврат подотчетных сумм

• Порядок выдачи, учета и контроля подотчетных сумм закреплен рядом нормативных документов, разъяснениями Банка России, Минфина, ФНС
• Коммерческие организации сами определяют сроки, размеры и порядок выдачи и возврата подотчетных средств, закрепив эти правила в учетной политике и/или ЛНА — например, в регламенте работы с подотчетными лицами
• После утверждения авансового отчета делают окончательный расчет с подотчетным лицом. Порядок возврата неиспользованных сумм зависит от способа их выдачи
• В статье на примерах разобраны варианты возврата в кассу или на расчетный счет предприятия, приведены соответствующие бухгалтерские проводки

См. также:

• Заявление на подотчет — правила оформления и пример заполнения
• Выдача подотчетных сумм: правила и нюансы
• Задолженность подотчетных лиц — это актив или пассив?