Поездки внештатных исполнителей и самозанятых: как оформить и оплатить без рисков для организации

Организации часто привлекают специалистов вне штата по договорам ГПХ: обычных физлиц и плательщиков НПД. Когда исполнителю для выполнения задания требуется поездка в другой город или регион, у заказчика возникает вопрос — как оформить и оплатить проезд, проживание и другие расходы.

Разберем ошибки при оформлении таких поездок и их последствия.

Правовые различия: командировка и поездка, связанная с исполнением договора ГПХ

Понятие «командировка» и гарантии поездки — сохранение среднего заработка, возмещение расходов и суточные — предусмотрены для работников по трудовым договорам (ст. 166-168 ТК РФ).

Для исполнителей по договорам ГПХ и плательщиков НПД придерживайтесь других правил:

• Не называйте поездку командировкой или служебной поездкой. Служебной поездкой считают поездку работника с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ)
• Оформляйте выезд как поездку для выполнения работ или оказания услуг по договору
• Не выдавайте исполнителю командировочное удостоверение, не выплачивайте суточные и не требуйте авансовый отчет по форме АО-1
• По общему правилу подрядчик выполняет работу из своих материалов, своими силами и средствами. Исполнитель по договору возмездного оказания услуг применяет правила о подряде, если они не противоречат существу отношений (ст. 704 ГК РФ, ст. 783 ГК РФ)
• Пропишите в договоре порядок оплаты или возмещения расходов на проезд и проживание, если заказчик берет их на себя

Способы оплаты расходов исполнителя по договору ГПХ

Для физлиц без статуса плательщика НПД или ИП предусмотрены два законных способа оплатить расходы на поездку:

Способ А. Компенсация фактически понесенных расходов

Исполнитель сам покупает билеты и оплачивает проживание. Затем он передает заказчику билеты, посадочные талоны, чеки из гостиницы и заявление на компенсацию.

• НДФЛ. Компенсацию включают в доход исполнителя. Он вправе получить профессиональный вычет в сумме подтвержденных расходов, которые связаны с выполнением работ или оказанием услуг по договору ГПХ. Для этого подайте налоговому агенту заявление и подтверждающие документы (п. 2 ст. 221 НК РФ)
• Страховые взносы. На компенсацию документально подтвержденных расходов, связанных с договором ГПХ, взносы не начисляют (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ)
• Налог на прибыль. Учтите компенсацию в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, при наличии первичных документов (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ)
• УСН. Учтите компенсацию, только если она входит в закрытый перечень расходов при объекте «доходы минус расходы» (ст. 346.16 НК РФ)

Способ Б. Прямая покупка билетов и бронирование заказчиком

Организация оплачивает билеты и гостиницу для исполнителя со счета

• НДФЛ. Оплату проезда и проживания считают доходом физлица в натуральной форме. Заказчик как налоговый агент исчисляет НДФЛ и удерживает его из ближайшей выплаты вознаграждения (ст. 211 НК РФ, ст. 226 НК РФ)
• Страховые взносы. На стоимость проезда и проживания не начисляют взносы, если расходы связаны с выполнением работ или оказанием услуг по договору ГПХ (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ)

Особенности выездов самозанятых исполнителей

При работе с плательщиками НПД учитывайте ограничения:

Запрет на доход в натуральной форме. НПД не применяют к доходам в натуральной форме (пп. 11 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ). Если организация оплачивает за самозанятого билеты или гостиницу в его интересах, у него возникает доход в натуральной форме. Заказчик исчисляет НДФЛ и удерживает его из ближайшей денежной выплаты (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, п. 1 ст. 226 НК РФ). Ставку НДФЛ определяют по общим правилам в зависимости от размера дохода.

Как оформить:

• Вариант 1. Включите расходы на поездку в цену договора. Самозанятый оплатит расходы сам и сформирует чек на всю сумму вознаграждения
• Вариант 2. Компенсируйте расходы отдельной выплатой. Пропишите порядок компенсации в договоре и оформите ее отдельным документом. Компенсация расходов сама по себе не становится объектом НПД, поэтому чек на нее не формируют. При этом выплата может облагаться НДФЛ

Не оформляйте компенсацию как суточные. Суточные предусмотрены для работников, а не для исполнителей по гражданско-правовым договорам.

При работе с иностранными самозанятыми подайте в МВД уведомление о заключении и прекращении договора ГПХ. Срок — три рабочих дня со дня заключения или расторжения договора.

Обязанность действует при заключении договора с гражданами стран ЕАЭС: Беларуси, Казахстана, Армении и Кыргызстана, а также с гражданами Украины (п. 8 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).

За неподачу уведомления или нарушение срока организацию оштрафуют:

• на сумму от 400 000 до 800 000 руб. или приостановят деятельность на срок от 14 до 90 суток (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ)
• на сумму от 400 000 до 1 000 000 руб. или приостановят деятельность на срок от 14 до 90 суток, если нарушение выявят в Москве, Санкт-Петербурге, Московской или Ленинградской области (ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ)

Риски переквалификации договора ГПХ в трудовой

При оформлении поездок внештатных исполнителей налоговые инспекторы и Роструд проверяют признаки трудовых отношений.

Маркеры риска:

• слова «командировка», «суточные», «командировочное удостоверение», «служебная поездка», «авансовый отчет» в договоре или платежных поручениях
• суточные за дни в пути или проживания
• обязанность соблюдать ПВТР и режим работы
• регулярные инструктажи по охране труда, стажировки и проверка знаний наравне с работниками
• приказ о командировке по форме Т-9

Командировкой считают поездку работника, который состоит в трудовых отношениях с работодателем. Суточные и приказ по форме Т-9 оформляют для работников — не используйте такие документы и формулировки при работе с исполнителями по договору ГПХ.

Штрафы

За заключение договора ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения, организацию оштрафуют на сумму от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Также доначислят НДФЛ, страховые взносы, включая взносы на травматизм

Штраф за неуплату налогов и взносов — 20% от недоимки, при умышленном нарушении — 40% (ст. 122 НК РФ, ст. 26.29 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Чек-лист: как безопасно оформить поездку внештатника

1. Договор ГПХ. Укажите в техническом задании цель поездки и населенный пункт, куда исполнитель должен приехать для выполнения работ или оказания услуг
2. Расходы. Используйте формулировки: «Заказчик возмещает исполнителю документально подтвержденные расходы на проезд и проживание для выполнения договора», «Вознаграждение включает компенсацию расходов исполнителя»
3. Документы. Не требуйте авансовый отчет — оформите акт сдачи-приемки работ или услуг. Приложите к нему реестр расходов, чеки, билеты и посадочные талоны
4. Самозанятые. Включите расходы на поездку в стоимость услуг. Получите чек из приложения «Мой налог» на всю сумму вознаграждения
5. Иностранные граждане. Проверьте статус исполнителя. При заключении или расторжении договора ГПХ с иностранцем направьте уведомление в МВД в течение трех рабочих дней

Кратко о поездках внештатных исполнителей

• Компенсацию расходов физлицу без статуса плательщика НПД или ИП оформляйте с профессиональным вычетом. Исполнитель подает заявление и подтверждающие документы. Вычет уменьшит базу по НДФЛ на сумму расходов
• Не оплачивайте напрямую билеты и проживание самозанятому, когда расходы несет исполнитель. Доходы в натуральной форме не облагаются НПД — включите расходы в стоимость услуг по договору
• При работе с самозанятыми — гражданами стран ЕАЭС или Украины уведомляйте МВД о заключении и прекращении договора ГПХ в течение трех рабочих дней. За нарушение организацию оштрафуют на сумму от 400 000 до 800 000 руб., а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской или Ленинградской области — от 400 000 до 1 000 000 руб.
• Не используйте в договорах и платежных документах слова «командировка», «суточные», «авансовый отчет», не оформляйте поездку приказом по форме Т-9. Эти обстоятельства могут указывать на трудовые отношения — за их подмену договором ГПХ организацию оштрафуют на сумму от 50 000 до 100 000 руб.

См. также:

• Командировка: сложные вопросы компенсации и налогообложения расходов по проезду
• Командировка: сложные вопросы учета рабочего времени и оплаты труда при выезде и возвращении