Как оплачивается командировка

С 1 сентября 2025 года действуют Постановления Правительства от 16.04.2025 N 501 и от 24.04.2025 N 540. Они устанавливают правила направления работников в командировки и расчета среднего заработка.

В статье расскажем, как рассчитать выплаты за время командировки, адаптировать ЛНА под новые правила и снизить налоговые риски.

Оплата командировочных по ТК РФ

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

За сотрудником сохраняются место работы и средний заработок. Работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилья, суточные и другие расходы, которые согласовал или о которых знал (ст. 167, ст. 168 ТК РФ).

В командировку направляйте только сотрудника, с которым заключили трудовой договор (ст. 166 ТК РФ, п. 2 Положения N 501). На исполнителей по договорам ГПХ правила о командировках не распространяются — трудовых отношений с ними нет.

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Других направляйте только с их предварительного письменного согласия. Проверьте ограничения до издания приказа, чтобы избежать штрафа трудовой инспекции.

Подробнее — в статье Как оформить командировку

Как рассчитать командировку: правила возмещения расходов

При направлении в командировку работодатель возмещает сотруднику расходы (ст. 168 ТК РФ):

• проезд к месту командировки и обратно, а также перемещение между пунктами назначения
• наем жилья: гостиницу или аренду
• суточные за проживание вне места постоянного жительства
• другие расходы, которые работодатель разрешил (про которые знал)

За сотрудником сохраняются место работы и средний заработок за время командировки (ст. 167 ТК РФ).

Коммерческие организации устанавливают порядок и размеры возмещения в коллективном договоре или ЛНА. Например, в «Положении о служебных командировках»

Закон не требует утверждать положение о командировках, но документ поможет снизить риски при проверках налоговой инспекции и инспекции труда.

В положении обычно указывают:

• сотрудников, которых можно направлять в поездки
• порядок оформления командировок
• правила оплаты

Унифицированной формы нет. Компания может подготовить документ самостоятельно или использовать шаблон Роструда.

Лимиты расходов на жилье, питание и другие цели установите в отдельном документе. Например, в «Положении о лимитах командировочных расходов». Тогда компания сможет менять размер выплат без пересмотра положения о командировках, коллективного договора, положения об оплате труда и других ЛНА.

Размер выплат зависит от того, соблюдает ли компания Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением от 16.04.2025 N 501:

• Направляйте сотрудника в командировку по письменному решению работодателя (п. 3 Положения N 501). Без него нет основания возмещать командировочные расходы
• Определяйте срок командировки по проездным документам. Если их нет — используйте способы из п. 6 Положения N 501 — служебную записку, документы гостиницы и другие подтверждения
• Возмещайте расходы на проезд, наем жилья, суточные и другие согласованные расходы при наличии подтверждающих документов. Неподтвержденные или нецелевые выплаты могут обложить НДФЛ и страховыми взносами
• Сохраняйте средний заработок за все дни командировки, включая дни в пути и время вынужденной остановки (п. 7, п. 11 Положения N 501). Ошибка в расчете приведет к недоплате сотруднику и штрафу инспекции труда
• Возмещайте другие расходы при наличии оправдательных документов (п. 21 Положения N 501). Без чеков или актов налоговая инспекция может исключить компенсацию из расходов по налогу на прибыль

Соблюдайте Положение N 501, чтобы быстрее согласовать авансовый отчет и избежать споров с налоговой инспекцией.

Начисление командировочных: особенности расчета и оформления

Подтвердите факт командировки письменным решением работодателя (п. 3 Положения N 501). Командировочное удостоверение и служебное задание не оформляйте, если ЛНА не требует иного. В течение трех рабочих дней после возвращения сотрудник представляет авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы (п. 23 Положения N 501). По отчету бухгалтерия завершает расчет по выданному авансу. Работодатель возмещает сотруднику расходы на командировку (ст. 168 ТК РФ).

Подробный порядок их исчисления на основе представленных документов приведен в таблице:

Как считаются командировочные дни

Срок командировки укажите в приказе. Фактический срок определяйте по проездным документам (п. 4 Положения N 501). Например, при задержке в пути срок поездки может отличаться от указанного в приказе.

При расчете командировочных дней:

• днем выезда считайте дату отправления поезда, самолета или другого транспорта от места постоянной работы
• при отправлении до 24:00 включительно днем выезда считайте текущие сутки, с 00:00 — следующие
• днем приезда считайте дату прибытия транспорта к месту постоянной работы
• включайте в срок поездки время проезда до станции, аэропорта или пристани за пределами населенного пункта и обратно

Явку сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день возвращения согласуйте с ним (п. 4 Положения N 501).

Если нет проездных документов, подтвердите даты командировки другими документами (п. 6 Положения N 501):

• договором найма жилья, кассовым чеком или БСО гостиницы
• служебной запиской с отметкой принимающей стороны, если нет билетов и документов на жилье
• другими документами, которые подтверждают нахождение в месте командировки

Командировочное удостоверение по форме N Т-10 оформлять необязательно. Закрепите форму и порядок ее применения в ЛНА, если используете документ. Удостоверение поможет подтвердить срок поездки, рассчитать суточные и средний заработок.

Подробнее — в статье Нужно ли командировочное удостоверение в 2026 году

Как рассчитать средний заработок для командировки

На время командировки за сотрудником сохраняются место работы и средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок сохраняйте за рабочие дни по графику компании, включая дни в пути и время вынужденной остановки (п. 7 Положения N 501).

За выходные и нерабочие праздничные дни средний заработок не сохраняйте. Если сотрудник работал в эти дни или находился в пути по распоряжению работодателя, оплатите время по правилам ст. 153 ТК РФ:

• не менее чем в двойном размере
• в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха

В день выезда, возвращения или нахождения в пути в выходной оплатите в повышенном размере часы, которые сотрудник фактически провел в пути (Письмо Минтруда от 02.04.2025 N 14-6/ООГ-1756).

Рассчитывайте средний заработок для командировки по Постановлению Правительства от 24.04.2025 N 540 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Выплаты за 12 календарных месяцев, предшествующих командировке, разделите на фактически отработанные за этот период дни (п. 4 Постановления N 540). В расчет включите дни, когда сотрудник выполнял трудовые обязанности.

Исключите из расчета среднего заработка периоды и суммы, перечисленные в п. 5 Постановления N 540. Не учитывайте ежегодные отпуска и прошлые командировки, а также начисленные за них выплаты (Письма Минтруда от 15.04.2016 N 14-1/В-351 и от 13.08.2015 N 14-1/В-608).

Этапы расчета среднего дневного заработка:

1. Определите срок командировки по проездным документам или другим способом из ЛНА. Подсчитайте рабочие и нерабочие дни по графику компании
2. Установите расчетный период — 12 календарных месяцев до месяца начала командировки
3. Подсчитайте фактически отработанное время. Исключите дни отпуска, болезни и другие периоды из п. 5 Постановления N 540
4. Рассчитайте выплаты за расчетный период. Учтите оклад, премии, надбавки и доплаты. Исключите выплаты за периоды из п. 5 Постановления N 540, например больничные и оплату простоя
5. Рассчитайте средний дневной заработок:
   
6. Рассчитайте выплату за командировку:
   

Пример расчета командировочных по среднему заработку

Покажем на примере расчет среднего заработка, а вопросы оплаты суточных и иных командировочных расходов опустим для простоты изложения.

ООО «ТАУТАВ» из г. Эмска направило менеджера по продажам С. С. Куздра в командировку с 6 по 10 июля 2026 года. Сотрудник согласует договор поставки с ООО «ОПРСТ» из г. Хлебного.

Исходные данные:

• график работы — пятидневная рабочая неделя
• расчетный период — с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года
• доход за расчетный период — 480 000 руб.
• выплаты за прошлые командировки — 20 000 руб. за 15 рабочих дней
• отпускные — 39 000 руб. за 20 рабочих дней

После возвращения сотрудник подтвердил срок командировки удостоверением — компания закрепила его применение в ЛНА:

По отметкам в удостоверении и проездным документам командировка длилась пять календарных дней. Все дни — рабочие.

Порядок расчета командировочных по среднему заработку:

1. Рассчитываем учитываемый заработок

Из общей суммы доходов необходимо вычесть все начисления за исключаемые периоды:

• общий доход — 480 000 руб.
• исключаемые выплаты — 20 000 руб. + 39 000 руб.= 59 000 руб.
• сумма для расчета — 480 000 руб. — 59 000 руб. = 421 000 руб.

2. Определяем количество отработанных дней

Для расчета командировочных используются только фактически отработанные рабочие дни (п. 4 Постановления N 540):

• по календарю «пятидневки» в расчетном периоде с 01.07.2025 по 30.06.2026 — 247 рабочих дней
• исключаемые периоды — 15 дн. + 20 дн. = 35 раб. дней
• итого — 247 дн. — 35 дн. = 212 раб. дней

3. Исчисляем среднедневной заработок СДЗ

Делим учитываемый заработок на количество фактически отработанных дней:

421 000 руб. / 212 раб. дн. = 1 985,85 руб.

4. Рассчитываем итоговую выплату

Умножаем СДЗ на число рабочих дней командировки:

• Период поездки — с 6 по 10 июля 2026 года
• Количество рабочих дней — 5
• Сумма к начислению — 1 985,85 х 5 = 9 929,25 руб.

Кратко о том, как оплачивается командировка

• Понятие командировки и гарантии сотруднику установлены в ст. 166—168 ТК РФ. Правила направления в командировку содержит Постановление N 501. Порядок расчета среднего заработка — Постановление N 540
• Работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилья, суточные и другие согласованные расходы
• За сотрудником сохраняются место работы и средний заработок. Оплачивать рабочие дни необходимо по графику компании

См. также:

• Как оформить командировку
• Командировка: что это, как оформить, какие особенности учесть
• Командировки: новое Положение N 501 работает с 1 сентября 2025