Авансовые отчеты в 1С:Бухгалтерия 3.0 — пошаговая инструкция

Авансовые отчеты встречаются даже в самой маленькой организации. Сделать авансовый отчет в 1С не составит труда, эта операция полностью автоматизирована. В статье разберем как оформлять авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 3.0 пошагово на примере конкретных ситуаций.

[jivo-yes]

Образец заполнения авансового отчета

Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 3.0 от подотчетного лица оформите документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты.

В шапке документа Авансовый отчет укажите:

• от — дата составления авансового отчета
• Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет
• Склад — склад, на который приходуются ТМЦ, приобретенные подотчетным лицом

Рассмотрим, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Выданные ранее подотчетные суммы в авансовом отчете

01 сентября сотрудник предоставил авансовый отчет на ранее выданные ему денежные средства в размере 30 000 руб.

Выданные ранее денежные средства укажите на вкладке Авансы.

По кнопке Добавить создайте новую запись. Выберите в столбце Документ аванса тип документа, которым подотчетному лицу выдан аванс, а затем сам документ, которым отражена выдача подотчетной суммы.

Авансы подотчетным лицам могут выдаваться документами:

• Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу, например, если билеты или талоны на бензин приобрела Организация и их передала подотчетному лицу
• Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лицу, если подотчетные средства выдали из кассы
• Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу, если подотчетное лицо рассчитывалось корпоративной картой, или ему подотчетные средства перечислили на личную карту

В нашем примере ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.

Если аванс не выдавался, вкладку не заполняйте. Возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт рекомендует оформлять через счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям». Подробнее:

• Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались в 1С?
• Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

Покупка материалов и товаров в авансовом отчете

Как провести авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 3.0 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере приобретения канцтоваров подотчетным лицом.

1 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «КОМУС ПЛЮС»
  • бумаги А4 — 5 п. по цене 610 руб. (в т. ч. НДС 22%)

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на приобретение материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень укажите на вкладке Товары.

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная, УПД) не создавайте! Оприходование материалов, товаров, приобретенных подотчетным лицом, отразите документом Авансовый отчет.

На вкладке Товары укажите наименование, количество МПЗ и сумму, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то установите флажок СФ. При проведении документа Авансовый отчет автоматически создается документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС, которую можете принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС.

В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС спишется в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Проводки по документу

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то в документе Авансовый отчет:

• вкладку Товары не заполняйте. Приобретение ТМЦ оформите через документ Поступление (акт, накладная, УПД), когда они поступят в организацию
• на вкладке Оплата укажите оплату контрагенту

Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Суточные сверх нормы облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

На данный момент установлены следующие нормы:

• при командировках на территории РФ — 700 руб. в день
• при командировках за пределами РФ — 3 500 руб. в день

Обложение НДФЛ суточных сверх нормы в авансовом отчете не регистрируется.

Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных оформляется документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры — Все начисления.

Подробнее — Документальное оформление

В 1С:Бухгалтерия 3.0 затраты по командировке можно отразить двумя документами:

• Авансовый отчет
• Авансовый отчет по командировке

На примере рассмотрим, как отразить суточные и затраты на командировку в документе Авансовый отчет.

23 августа сотрудник направлен в командировку в г. Сочи на 7 дней.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 900 руб.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 13 700 руб. (в т. ч. НДС 22%)
• ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 13 700 руб. (в т. ч. НДС 22%)
• квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 36 600 руб. (в т. ч. НДС 22%)

Командировочные затраты (в т.ч. суточные выданные сотруднику) заполните на вкладке Прочие.

Укажите данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, сведения о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Ставка НДС 22% по услуге перевозки пассажиров и багажа начисляется не со всей суммы, а только на дополнительные сборы и сервисные услуги. Измените сумму НДС вручную.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то установите флажок СФ. Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то установите дополнительно еще и флажок БСО. При проведении документа Авансовый отчет автоматически создается документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС, которую можете принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставьте. Выделенный в первичном документе НДС укажите в графе НДС. В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС спишется в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.

Изучить подробнее

• Выдача авиабилетов подотчетному лицу
• Авансовый отчет сотрудника о командировке
• Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Услуги и прочие затраты в авансовом отчете на примере почтовых расходов

Как заполнять авансовый отчет в 1С на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.

1 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• чек ККМ за оплату почтовых расходов (на отправку корреспонденции) на сумму 488 руб. (в т. ч. НДС 22%).

Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочие.

На вкладке Прочие укажите данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС принимается к вычету.

Здесь же покажите почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы. Подробнее — Как оформить в программе приобретение денежных документов через подотчетное лицо, например, марок почты России?

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то установите флажок СФ. Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то установите дополнительно еще и флажок БСО. При проведении документа Авансовый отчет автоматически создается документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС, которую можете принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставьте. Выделенный в первичном документе НДС укажите в графе НДС. В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС спишется в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Проводки по документу

В нашем примере сотрудник предоставил чек ККТ с выделенной суммой НДС без счета-фактуры, поэтому НДС списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Оплата контрагенту в авансовом отчете

Как заполнять авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

1 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• банковский ордер за оплату интернета на сумму 4 800 руб.

Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформите на вкладке Оплата.

На вкладке Оплата укажите контрагента и сумму, которую оплатил подотчетник.

Проводки по документу

Формирование бланка Авансовый отчет в 1С

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:

• Выдано авансов — сумма полученного аванса из вкладки Авансы
• Расходы — суммируются израсходованные подотчетные средства из вкладок Товары, Оплата, Прочее
• Остаток / Перерасход — рассчитывается как разница между итогами полей Выдано авансов и Расходы. В результате может получиться:
  • отрицательная сумма — перерасход, если сумма выводится со знаком минус
  • положительная сумма — остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств

Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов укажите в подвале документа Авансовый отчет.

После того как сотрудник предоставил все первичные документы, распечатайте документ Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1). PDF

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4) PDF

Печатные формы можно сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.

В статье рассмотрели, где находится и как оформлять авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 3.0 пошагово на примере конкретных ситуаций.

См. также:

• Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам
• Почему в Счете-фактуре и Авансовом отчете не меняется подпись руководителя?
• Поступление материалов в 1С 8.3 пошаговая инструкция
• Командировка: расчеты наличными средствами