Учет отгулов и расчет зарплаты в месяце с отгулом в ЗУП 3.1

Порядок предоставления отгулов

В законодательстве РФ нет понятия «отгул». В ТК РФ отгулы называют дополнительными днями отдыха, которые положены в качестве компенсации при работе в выходной и сверхурочно. Заменить повышенную оплату такой работы на отгул можно только по желанию работника.

Согласно ст. 152 ТК РФ, сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Согласно ст. 153 ТК РФ, работавшему в выходной или нерабочий праздничный день, может быть предоставлен другой день отдыха. Этот день по желанию работника может быть использован в течение одного года со дня работы либо присоединен к отпуску, предоставляемому в указанный период.

Как отразить в ЗУП 3.1 тот факт, что сотрудник «заработал» отгул, рассмотрели в разделе статьи Как отразить право на отгул. Как предоставить работнику отгул – в разделе Как предоставить отгул.

Порядок оплаты в месяце с отгулом

Если формально читать ТК РФ, в нем сказано, что оплачивать дни отгула не нужно.

Порядок оплаты прописан в ст. 153 ТК РФ:

«…В случае предоставления дня отдыха работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит…»

Однако если просто не оплачивать день отгула, то сотрудник теряет в деньгах. Ведь тогда оклад за месяц, в котором работник использовал отгул, уменьшится. Поэтому Роструд выпустил разъяснения, в которых говорит о том, что зарплату за месяц с отгулом нужно выплатить в полном размере – как будто сотрудник и не брал отгул.

Согласно письму Роструда N ПГ/992-6-1 от 18 февраля 2013 года, если работник выбирает день отдыха, работа в выходной или нерабочий день оплачивается в одинарном размере. Но заработная плата в том месяце, когда используется день отдыха, выплачивается в полном объеме.

В соответствии с рекомендациями Федеральной службы по труду и занятости от 2 июня 2014 года дополнительной гарантией для работников является то, что отдых в праздничные дни не влечет уменьшение заработной платы.

Чтобы отгул не уменьшал зарплату работникам, можно использовать один из вариантов оплаты:

• Оплатить отгул, как обычный рабочий день – начислить за день отгула оплату по окладу, по часовой тарифной ставке и т.д.
• В месяце с отгулом уменьшить норму времени (подойдет только для окладников!)
• Оплатить отгул отдельно от зарплаты – предусмотреть специальный вид оплаты за день отгула

Выбранный способ лучше закрепить в своих ЛНА (положение об оплате труда, в правилах внутреннего трудового распорядка и т.д.). По умолчанию в ЗУП 3.1 отгул уменьшает отработанное время – это неправильно. Как настроить выбранную методику в программе, разберем в разделе статьи Как настроить оплату в месяце с отгулом.

При увольнении сотрудника, нужно компенсировать ему остаток неиспользованных отгулов. Подробнее об этом – в статье Компенсация отгулов при увольнении (ЗУП 3.1.30.133 / 3.1.32.17).

Также компенсацию отгулов можно выплатить и сотруднику, который продолжает работать. Например, если он написал заявление с просьбой пересмотреть вид компенсации за работу в выходной (сверхурочно) и произвести повышенную оплату вместо отгула. Или если по отгулам, заработанным после 1 марта 2025, истек годовой срок использования – Брать отгулы за работу в выходные можно в течение года со дня такой работы. Как компенсировать отгулы работающему сотруднику в ЗУП 3.1, разобрали в статье Компенсация отгула, если работник продолжает работать.

Настройки в ЗУП 3.1 для учета отгулов

Для того чтобы в программе была возможность учета отгулов выполним настройку расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Учет отсутствий). Установим:

• Флажок Отгулы для возможности учета отгулов
• Флажок В т.ч. внутрисменные – если нужно учитывать отгулы на часть рабочего дня (по часам)

Как отразить право на отгул 

При регистрации работы сверх графика (работа в выходной или сверхурочная) можно выбрать отгул в качестве способа компенсации. Это можно сделать в документах:

• Работа в выходные и праздники
• Работа сверхурочно

При компенсации отгулом работа в выходной и сверхурочно будет отражаться в табеле особыми кодами:

• Работа в выходной за отгул – кодом ПН
• Работа сверхурочно за отгул – кодом СН

При суммированном учете рабочего времени также можно компенсировать переработки отгулом. Для этого способ компенсации в документе Регистрация переработок выбираем Отгул.

Накопленные сотрудниками отгулы можно увидеть в отчете Остатки отпусков (Кадры - Кадровые отчеты).

С 1 марта отгулы, заработанные при работе в выходной или праздник, нужно предоставить в течение 1 года с даты такой работы – Брать отгулы за работу в выходные можно в течение года со дня такой работы.

Однако типовые отчеты по отгулам в ЗУП 3.1 не позволяют отследить сроки «годности» отгулов. Их можно проверить в донастроенном Универсальном отчете. Скачать настройки отчета можно в статье – Отчет для ЗУП 3.1 для контроля остатков отгулов, заработанных с 1 марта 2025 при работе в выходной.

Как предоставить отгул

Когда сотрудник использует накопленные отгулы, в ЗУП 3.1 предоставить отгул можно документами

• Отгул (Кадры – Отгулы) – вводится индивидуально каждого сотрудника
• Отгул списком (Кадры – Отгулы) – вводится сразу на несколько сотрудников. Списочный документ удобнее использовать, если нужно ввести отгулы сразу по нескольким работникам
• Также можно присоединить отгул к отпуску – в документе Отпуск (Кадры – Отгулы)

При этом отгулы могут быть целодневными (на весь рабочий день) и внутрисменными (на часть рабочего дня):

• Целодневные отгулы можно регистрировать любым документам – Отгул, Отгул списком, а также присоединить к отпуску документом Отпуск
• Внутрисменный отгул можно предоставить только документом Отгул

Разберем подробнее, как предоставить в ЗУП 3.1 оба вида отгулов.

Целодневный отгул

Документ Отгул

В документе Отгул заполняем сотрудника и период, когда он берет отгулы. Программа сама подсчитает, сколько дней отгула он использует.

Также в документе автоматически заполнятся:

• Число дней, за счет которых предоставлен отгул
• Если отгул предоставлен за работу в выходной с 1 марта 2025 – конкретные дни работы, когда предоставляемые отгулы были заработаны сотрудником

При заполнении периода программа автоматически укажет ранее отработанные дни после 1 марта 2025.  Отработанные дни для выбора указываются начиная с первого рабочего выходного дня сотрудника, неиспользованного в качестве отгула. Программа автоматически выбрасывает дни, которые были отработаны по часам.

Если у сотрудника есть отгулы накопленные до 1 марта 2025 программа зачтет такой день без указания конкретной даты отработки.

Есть возможность выбрать вручную дни для предоставления отгулов. В верхнем поле - доступные дни, в нижнем поле - выбранные дни для предоставления отгулов.

Так же при необходимости есть возможность предоставить отгул по дням в счет ранее отработанных часов.

Например, хотим предоставить отгул на один день в счет ранее отработанных 8 часов 6 и 10 января.

Для этого в документе вручную укажем количество часов. Программа автоматически подтянет даты, когда эти часы были отработаны.

Есть возможность выбора часов для предоставления отгулов в привязке к отработанным дням.

Если количества заработанных дней или часов будет недостаточно для предоставления отгула, то программа при проведении документа выдаст ошибку. В сообщении будет указано, что у сотрудника нет достаточного количества заработанных отгулов.

Документ Отгул списком

Отгул списком – списочный документ. Внесем в него сотрудников и периоды отгулов. Программа сама подсчитает число дней, в счет которых предоставлен отгул.

Если отгул предоставлен за работу в выходной с 1 марта 2025 также автоматически заполнятся конкретные дни работы, когда эти отгулы были заработаны сотрудником

При предоставлении отгулов программа автоматически указывает ранее отработанные дни. Они указываются, начиная с первого рабочего выходного дня сотрудника, неиспользованного ранее в качестве отгула. Программа автоматически выбрасывает дни, которые отработаны по часам.

По кнопке Заполнить период, можно установить одинаковый период предоставления отгулов для указанных сотрудников.

Но при таком заполнении количество дней отгула не заполнится автоматически. Количество дней, в счет которых предоставляем отгул, заполним вручную.

После этого программа автоматически укажет дни, когда эти отгулы были заработаны.

Есть возможность выбрать вручную дни для предоставления отгулов. В верхнем поле - доступные дни, в нижнем поле - выбранные дни для предоставления отгулов.

При необходимости возможно предоставить отгул по дням в счет ранее отработанных часов.

Например, хотим предоставить отгул на один день в счет ранее отработанных 8 часов 06 и 10 января.

Для этого в документе вручную укажем количество часов. Программа автоматически подтянет даты, когда эти часы были отработаны.

Если у сотрудника есть отгулы, накопленные до 1 марта 2025, программа зачтет такой день без указания конкретной даты отработки.

Если количества заработанных дней или часов будет недостаточно для предоставления отгула, то программа при проведении документа выдаст ошибку. В сообщении будет указано, что у сотрудника нет достаточного количества заработанных отгулов.

Документ Отпуск, когда присоединяем отгул к отпуску

Если сотрудник хочет взять отгул в продолжении отпуска, то воспользуемся документом Отпуск. В нем для предоставления отгула на вкладке Дополнительные отпуска, отгулы установим флаг Предоставить отгул (дней) и укажем количество предоставляемых дней отгулов.

По умолчанию поле В счет ранее отработанных дней заполняется всеми накопленными отгулами сотрудника. Укажем количество отработанных ранее дней вручную. Отработанные дни подтянутся автоматически.

В программе есть нюанс, если мы заполним количество дней отгула больше, чем накоплено, но при этом не укажем вручную количество дней в поле В счет ранее отработанных дней, программа проведет документ и не выдаст сообщение, что нет достаточного количества заработанных отгулов.

При этом произойдет списание всех накопленных дней и часов отгулов. Проверить отражение отгулов можем в регистре Дни часы отгулов -
e1cib/list/РегистрНакопления.ДниЧасыОтгулов

При предоставлении отгула по дням накопленное количество часов обнулим.  Отработанные дни указываются автоматически начиная, с первого рабочего выходного дня сотрудника, не использованного ранее в качестве отгула. Программа автоматически выбрасывает дни, которые отработаны по часам.

Если укажем в поле В счет ранее отработанных дней количество часов больше, чем у сотрудника в остатке, программа выдаст ошибку при проведении такого документа.

Внутрисменный отгул

Предоставить отгул на часть рабочего времени можно только в индивидуальном документе Отгул. Особенности заполнения документа для внутрисменных отгулов:

• Установим флажок Отсутствие в течение части смены
• Вместо периода заполним дату и количество часов отсутствия

Поле Замещаемый вид времени заполняется программой автоматически. Если у сотрудника в графике работы на день отсутствия:

• предусмотрены только дневные часы, то вид времени будет установлен автоматически - Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые) в дневное время
• предусмотрена работа с разным видом времени, то вид времени можно выбрать

Поле В счет отработанных ранее дней заполняется автоматически всеми накопленными отгулами сотрудника.

Укажем нужное количество часов, и программа автоматически подтянет день, когда он был заработан. Здесь так же можно вручную выбрать день, за который хотим предоставить внутрисменный отгул.

Если укажем количество часов больше, чем у сотрудника в остатке программа выдаст ошибку при проведении такого документа.

Отгул в табеле

В Табеле учета рабочего времени (Заплата – Отчеты по зарплате) предоставленный сотруднику отгул отражается кодом НВ.

Как настроить оплату в месяце с отгулом

По умолчанию в ЗУП 3.1 отгул уменьшает отработанное время и не уменьшает норму времени. Он, по сути, напоминает отпуск за свой счет. В итоге зарплата за месяц с отгулом уменьшается – это противоречит разъяснениям Роструда (Письмо от 18 февраля 2013 №ПГ/992-6-1).

Чтобы не уменьшать зарплату за месяц, нужно донастроить программу. Предлагаем три методики настройки. Выбранный вариант лучше закрепить в своих ЛНА.

Вариант 1. Включаем отгул в основную оплату

Для этого в настройках основного начисления сотрудника (оплата по окладу, оплата по ЧТС и т.д.) нужно включить отгул, как оплачиваемое время.

Особенности этого варианта:

• Способ подойдет для всех работников с повременной оплатой (окладники, работники с оплатой по ЧТС и т.д.), но не подойдет при сдельной оплате.
• Несмотря на то, что день отгула фактически оплачиваем, такая оплата будет «сидеть» в зарплатных отчетах в сумме основного начисления. Не получится визуально выделить ее для анализа.

Вариант 2. В месяце с отгулом уменьшим норму времени

Если выберете этот способ, в месяце с отгулом по работнику нужно будет вводить Индивидуальный график (Зарплата – Учет времени).

Особенности этого способа:

• Вариант подойдет только для окладников – зарплату сотрудников с оплатой по ЧТС и сдельщиков все равно будет уменьшать из-за отгула
• Нюанс расчета зарплаты для окладников – изменение нормы времени может сильно сказаться на зарплате, если у сотрудника в месяце были и другие неявки. Например, если в месяце 20 рабочих дней и 5 их них работник взял в качестве отгулов. Тогда деньщина по окладу сильно вырастет, ведь норма за месяц уже не 20 дней, а 15. Если работник в этом же месяц пропустил рабочие дни по другой причине (отпуск за свой счет, ежегодный отпуск, больничный и т.д.), его оклад за оставшиеся дни работы будет ниже, чем если бы он не брал отгулы.
• В табеле такой отгул будет отражаться не кодом НВ, а как обычный выходной – кодом В.
• Средний заработок в последующих месяцах у работника будет выше, чем если бы он не брал отгул.
• В зарплатных отчетах оплата отгула не отражается, т.к. фактически отгул не оплачиваем – такой порядок максимально соответствует буквальной трактовке ТК РФ.

Вариант 3. Оплачиваем отгул отдельным начислением

Если используем эту методику, то нужно настроить и назначить сотруднику отдельное начисление в виде доплаты до полной зарплаты за месяц с отгулом.

Особенности этой методики:

• Способ подойдет для всех работников – и для сотрудников с повременной оплатой, и для сдельщиков.
• Чтобы доплата за время отгула рассчиталась, по сотруднику с отгулом нужно обязательно ввести документ Табель.
• Доплата за время отгула будет выделяться в зарплатных отчетах отдельной строкой – это удобно для анализа расходов на оплату труда.

Сравнение вариантов настройки

Каждый из способов настройки имеет свои положительные и отрицательные стороны. Собрали их для вас в таблице.

3 варианта настройки ЗУП 3.1, чтобы отгул не уменьшал оплату за месяц

Рассмотрим каждую из методик на отдельном примере.

Примеры расчета зарплаты в месяце с отгулом

Пример 1. Как рассчитается зарплата, если ничего не перенастраивать

Сотрудник отработал в выходной 17 января. В качестве компенсации попросил один отгул на 21 января. Оклад сотрудника составляет 30 000 руб.

Рассчитаем зарплату в месяце предоставления отгула.

Если ничего не перенастраивать в ЗУП 3.1, то сотрудник потеряет в зарплате за месяц с отгулом.

Сумма оклада в месяце предоставления отгула:

• 30 000 (оклад за полный месяц) / 15 (норма дней) *14 (отработано дней с учетом отгула) = 28 000руб.

Рассмотрим варианты, как перенастроить ЗУП 3.1, чтобы сотрудник не терял в зарплате в месяце с отгулом.

Пример 2. Включаем отгул в основную оплату

Сотрудница отработала в выходной 17 января. В качестве компенсации попросила отгул на 21 января. Зарплата за январь из-за предоставленного отгула при типовом расчете была уменьшена и составила 42 000 руб.

Перенастроим программу так, чтобы отгул не уменьшал зарплату за месяц. Воспользуемся первым вариантом настройки – включим отгул в основную оплату.

Для видов начисления за отработанное время (оплата по окладу, оплата по окладу по часам и т.п) укажем:

• Дополнительный вид времени – Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые).
• Перенастроим приоритет. Из списка начислений, приоритет которых выше, удалим Отгул.

Для вида начисления Отгул на вкладке Учет времени, установим используемое время – Дополнительно оплачиваемое время в пределах нормы времени.

При такой настройке отгул не засчитывается в табеле в отработанное время. Количество отработанных дней не меняется и составляет 15 дней.

В табеле учета рабочего времени отгул будет отражен кодом НВ.

После корректировки настроек зарплата сотрудника была пересчитана. Теперь оклад в размере 45 000 руб. начисляется за полный месяц, так как использование отгула не сокращает количество отработанных дней.

Посмотрим расчет среднего при данном варианте. Для проверки данных можно ввести, но не проводить, например, документ Командировка. В нем посмотрим подробный расчет среднего. Для расчета сумма включена полностью 47 186,24 руб. из них:

• 45 000, руб. оплата по окладу
• 2 186,24 руб. оплата работы в праздничные и выходные

Количество дней за январь отражено полностью - 16 дней (15 отработано + 1 день отгула). Данный метод не влияет на итоговый расчет среднего заработка.

В зарплатных отчетах отдельно оплата за отгул не отражается. Она будет отражена в сумме основного начисления. В нашем примере это оплата по окладу.

Пример 3. В месяце с отгулом уменьшаем норму времени

Сотрудница отработала в выходной 17 января. В качестве компенсации попросила отгул на 21 января. Зарплата за январь из-за предоставленного отгула при типовом расчете уменьшена и составила 60 666,67 руб.

Перенастроим программу так, чтобы отгул не уменьшал зарплату за месяц. Воспользуемся вторым вариантом настройки – введем в месяце с отгулом Индивидуальный график.

В месяце с отгулом введем для сотрудника Индивидуальный график (Зарплата - Индивидуальные графики). Укажем в нем день отгула, как выходной.

В отчете Табель учета рабочего времени (Т-13) отгул будет отражен как выходной – кодом В.

После внесения Индивидуального графика выполним расчет начисленной зарплаты. Сотруднику начислен полный размер оплаты по окладу за месяц – 65 000 руб. Индивидуальный график уменьшил норму времени и теперь она составляет – 14 дней.

Если у сотрудника на окладе в месяце были и другие неявки, то при таком методе это может сильно сказаться на зарплате.

Например, если в месяце 15 рабочих дней и 1 их них работник взял в качестве отгула. Тогда деньщина по окладу вырастет, ведь норма за месяц уже не 15 дней, а 14. Если работник в этом же месяц пропустил рабочие дни в отпуске за свой счет – 7 дней, его оклад за оставшиеся дни работы будет ниже, чем если бы он не брал отгулы.

Посмотрим расчет среднего при данном варианте. Для проверки данных можно ввести, но не проводить, например, документ Командировка. В нем посмотрим подробный расчет среднего. Для расчета сумма включена полностью 68 157,90 руб. из них:

• 65 000 руб. оплата по окладу
• 3 157,90 руб. оплата работы в праздничные и выходные

Количество дней за январь отражено 15 дней (14 дней без учета отгула + 1 день отгула). Т.е. количество отработанных не учитывает день отгула. Следовательно средний заработок будет выше, чем если бы сотрудник не брал отгул.

В зарплатных отчетах оплата отгула не отражается, т.к. фактически мы его не оплачиваем.

Пример 4. Оплачиваем отгул отдельным начислением

Сотрудник отработала в выходной 17 января. В качестве компенсации попросил отгул на 21 января. Зарплата за январь из-за предоставленного отгула при типовом расчете была уменьшена и составила 37 333,33 руб.

Перенастроим программу так, чтобы отгул не уменьшал зарплату за месяц. Воспользуемся третьим вариантом настройки – настроим и назначим сотруднику доплату за дни отгулов.

Для того чтобы воспользоваться данным вариантом создадим новое Начисление (Настройка – Начисления). На вкладке Основное, укажем:

• Назначение начисления – Прочие начисления и выплаты
• Выполняется – Ежемесячно
• Формулу используем такую же, как для основной оплаты. Например, для окладников применим формулу оплаты по окладу:
  • Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней

На вкладке Учет времени, укажем:

• Вид времени – Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые)
• Учет времени как – Дополнительная оплата за уже оплаченное время

На вкладке Средний заработок, уберем флажки.

Так как данное начисление в средний не включается, снимем советующие флажки.

Затем назначим данное начисление сотруднику) в плановом порядке (Зарплата – Изменение оплаты сотрудников). Создадим документ Назначение планового начисления, - назначим доплату только на день отгула, 21 января.

За месяц с отгулом обязательно введем документ Табель (Зарплата – Табели). Если этого не сделать, то доплата не рассчитается. Подберем сотрудника по кнопке Подбор. Ручной правки здесь не требуется. Код НВ зафиксируется автоматически.

В табеле учета рабочего времени отгул отразится кодом НВ.

После назначения начисления сотруднику и ввода табеля проведем расчет зарплаты. Автоматически начислена доплата за время отгула. Оплата по окладу осталась в прежнем уменьшенном размере 37 333,33. Но с учетом доплаты 2 666,67 руб. общая сумма начисления не занижена и составила 40 000 руб.

Проверим итоговую сумму расчета.

Доплата за время отгула:

• 40 000 (оклад) / 15 (норма дней) * 1 (отработано) = 2 666,67 руб.

Общая сумма начисления с учетом доплаты:

• 37 333,33 (оплата по окладу) + 2 666,67 (доплата за отгул) = 40 000 руб.

Посмотрим расчет среднего при данном варианте. Для проверки данных можно ввести, но не проводить, например, документ Командировка. В нем посмотрим подробный расчет среднего. Для расчета сумма включена полностью 39 276,65 руб. из них:

• 37 333,33 руб. оплата по окладу
• 1 943,32 руб. оплата работы в праздничные и выходные

Доплата за отгул в средний заработок не входит – количество дней за январь отражено полностью 15 дней. В данном случае из расчета исключена сумма доплаты за отгул и день отгула. Поэтому на расчет среднего заработка данный метод не влияет.

В зарплатных отчетах доплата за отгул будет выделена отдельной строкой.

См. также:

• Сверхурочные, праздничные и ночные в ЗУП 3.1 от А до Я

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email