Как оформить отсутствие сотрудника в связи с мобилизацией в ЗУП 3.1

Сотрудник получил повестку о явке в военкомат для сверки документов или в связи с мобилизацией.

Разберем, как в ЗУП 3.1:

• отразить периоды отсутствия сотрудника в связи с явкой в военкомат для сверки документов и прохождения медосмотров;
• зарегистрировать призыв работника на военную службу по мобилизации;
• начислить и выплатить зарплату при переходе работника на военную службу.

Статья оперативно изменяется и дополняется при появлении новых разъяснений. Добавьте статью в Избранное для быстрого доступа.

Последние новости по теме:

• В ТК РФ и законе о госслужбе закрепили трудовые гарантии для мобилизованных
• Как учитывать мобилизованных в численности сотрудников
• Сведения по мобилизованным сотрудникам отражаются в СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ: появились новые коды
• Минтруд ответил на вопросы о мобилизованных сотрудниках
• Как действовать работникам IT, СМИ и связи при получении повестки — рекомендации от Минцифры

• В законодательство внесли поправки о сохранении рабочих мест за мобилизованными работниками (Постановление Правительства от 22.09.2022 N 167)

Трудовые договоры с гражданами, призванными по частичной мобилизации, нужно приостанавливать, а не расторгать!

Общий порядок действий

Сначала следует проанализировать причину вызова сотрудника в военкомат.

Если сотрудника вызывают для сверки документов воинского учета, то время явки в военкомат – это исполнение государственных обязанностей. Такое отсутствие обозначается в табеле кодом Г (Выполнение государственных обязанностей) и оплачивается по среднему заработку.

В ЗУП 3.1 такие отсутствия отражаются документом Отсутствие с сохранением оплаты или Отсутствие с сохранением оплаты списком (Кадры – Все отсутствия сотрудников). Предварительно потребуется настроить Начисление (Настройка – Начисления) для оплаты дней отсутствия.

Если в повестке указана иная причина, кроме уточнения документов воинского учета (например, «для прохождения призывной комиссии», «для прохождения военных сборов», «для отправки к месту прохождения военной службы») – это означает, что сотрудника призывают на военную службу по мобилизации.

В этом случае следует сохранить за сотрудником рабочее место, но приостановить действие трудового договора. Заработную плату за период военной службы выплачивать не нужно. При этом на время отсутствия сотрудника можно заключить срочный трудовой договор с другим сотрудником.

В ЗУП 3.1.23.165 (вышла 17.10.2022) появились специальные инструменты для регистрации приостановки и возобновления действия трудового договора.

До релиза 3.1.23.165 мы рекомендовали регистрировать неявку по сотруднику документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (Кадры – Отсутствия (болезнь, прогул, неявка)) с предварительно настроенным специальным видом времени и видом начисления. Если вы регистрировали отсутствие именно так, то после обновления вносить какие-то исправления не потребуется, достаточно будет ввести документ Приостановление трудовых договоров задним числом, т.е. с даты мобилизации сотрудника.

Досрочная выплата зарплаты при переходе на военную службу. В момент приостановления трудового договора сотруднику требуется выплатить зарплату за все отработанные дни, не дожидаясь даты выплаты зарплаты.

Начислить зарплату в ЗУП 3.1 можно документом Начисление зарплаты и взносов, а выплатить – Ведомостью с видом выплаты Зарплата за месяц. Также нужно не забыть перечислить НДФЛ с выплаченной зарплаты в течение 1 рабочего дня после выплаты.

Обратите внимание! В связи с поправками, внесенными Постановлением Правительства РФ от 22.09.2022 N 1677, увольнять мобилизованных работников по основаниям, предусмотренным пунктом 1 части первой статьи 83 ТК РФ – не допускается! Однако, если сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию – в этом случае регистрируем увольнение, как обычно, на основании п. 3 ч. 1 ст. 77.

Разберем, как пошагово действовать в ЗУП 3.1 в описанных ситуациях.

Явка в военкомат — оплата по среднему заработку

Для учета и оплаты этого времени по среднему заработку целесообразно создать отдельное начисление.

1. Создадим Начисление для оплаты дней отсутствия. На вкладке Основное выберем назначение начисления Оплата времени сохраняемого среднего заработка.

При этом автоматически заполнятся:

• Способ выполнения начисления По отдельному документу Отсутствие с сохранением оплаты.
• Формула начисления – оплата будет рассчитана по среднему заработку.

Настройки начисления на вкладке Учет времени:

• Используемое время Целодневное неотработанное время и командировки – это позволит исключить дни таких неявок в будущем из расчета среднего заработка при оплате других отсутствий.
• Вид рабочего времени Выполнение государственных обязанностей – в табеле дни отсутствия будут обозначены кодом Г.
• Вид стажа ПФР Исполнение государственных или общественных обязанностей – в СЗВ-СТАЖ дни отсутствия будут выделены кодом ОБЩЕСТ.

Если по сотрудникам регистрируются внутрисменные отсутствия (на часть рабочего дня), то дни таких неявок не нужно исключать из расчета среднего заработка при оплате других отсутствий в будущем.

В этом случае нужно настроить отдельное Начисление и установить на вкладке Учет времени переключатель в положение Часовое неотработанное время и командировки.

Вкладки Зависимости и Приоритет настраиваем по аналогии с начислениями для оплаты других отсутствий: командировки, оплата медосмотров и пр. На вкладке Средний заработок начисление будет автоматически исключено из расчета среднего заработка при оплате других отсутствий.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет также оставим типовые настройки:

• Начисление облагается НДФЛ по коду 2000, категория дохода Оплата труда.
• Вид дохода по страховым взносам Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
• Вид расхода по налогу на прибыль пп. 6 ст. 255 ­НК РФ.
• Вид дохода по исполнительному производству 1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания.

2. Зарегистрируем отсутствие сотрудника документом Отсутствие с сохранением оплаты. На вкладке Главное выберем вид времени Выполнение государственных обязанностей и заполним период отсутствия.

При регистрации внутрисменных отсутствий нужно установить флажок Отсутствие на неполный день (внутрисменное), указать дату и количество часов отсутствия.

На вкладке Оплата выберем начисление, настроенное на шаге 1.

На вкладке Начислено (подробно) можно проверить расчет начисления. Подробности расчета можно развернуть по кнопке с зеленым знаком «+».

После проведения документа в Табеле учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате) по сотруднику дни неявки будут обозначены кодом Г.

В СЗВ-СТАЖ (Кадры – См. также – Документы персучета) дни отсутствия будут выделены кодом ОБЩЕСТ.

Призыв на военную службу по мобилизации – приостановка трудового договора

В ЗУП 3.1.23.165 (вышла 17.10.2022) появились специальные инструменты для регистрации приостановки действия трудового договора.

На всякий случай оставляем в статье также описание наших старых рекомендаций, которые можно было применять до ЗУП 3.1.23.165, чтобы корректно отразить сентябрьскую мобилизацию и рассчитать сентябрьскую зарплату.

Регистрация, начиная с ЗУП 3.1.23.165 (релиз вышел 17.10.2022)

Приостановление трудового договора на период мобилизации регистрируется специальным документом Приостановление трудовых договоров. Ввести его можно из журнала документов Все кадровые документы (Кадры – Все кадровые документы).

В поле Основание приостановления для призванных по мобилизации указывается значение ч. 4 ст. 351.7 (Мобилизация) Призыв работника на военную службу по мобилизации.

Далее указывается сотрудник или список сотрудников, с которыми приостанавливается трудовой договор и дата начала приостановки.

Согласно разъяснениям на портале Объясняем.РФ, трудовой договор приостанавливается с даты, указанной в повестке для явки в пункты сбора, военные комиссариаты, и до окончания прохождения военной службы по мобилизации.

Из документа можно сформировать печатную форму приказа о приостановлении трудового договора.

При проведении документа Приостановление трудовых договоров регистрируется:

• Изменение состояния сотрудника — отражается в справочнике Сотрудники.
• Освобождение ставки штатного расписания – на период приостановления трудового договора работодатель может принять на работу другого сотрудника по срочному трудовому договору.
• Приостановку действия плановых начислений сотрудника – плановые начисления для сотрудника сохраняются, но не выполняются при начислении зарплаты. В месяце приостановки действия трудового договора зарплата начисляется за период с 1 числа по день, предшествующий приостановке.

В табеле учета рабочего времени период приостановки трудового договора будет обозначен новым видом времени ПТД.

Отметим, что если в сентябре 2022 до выхода ЗУП 3.1.23.165 вы регистрировали период приостановки трудового договора документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), то никаких исправлений или сторнирований вводить не потребуется, достаточно будет ввести документ Приостановление трудовых договоров сентябрьской датой. Так как это кадровый документ, то напрямую на расчет зарплаты он не влияет, и никаких вытеснений при его проведении не производится.

Регистрация до ЗУП 3.1.23.165

Ниже рассмотрен «старый» вариант регистрации периода мобилизации с использованием документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Этот вариант применялся временно, до выхода релиза ЗУП 3.1.23.165 (вышел 17.10.2022), для того, чтобы была возможность рассчитать зарплату за сентябрь.

1. Ранее мы создавали новый Вид использования рабочего времени для отражения периода приостановления действия трудового договора. В качестве основного времени указывали один из типовых видов времени для неявок. Например, Больничный.

   Изначально в статье было предложено в настройках вида времени ПД указать в качестве основного времени Неявки по невыясненным причинам. Однако такой вариант не подходит для сотрудников с суммированным учетом – часы неявки не исключаются из нормы времени при расчете переработок.
   Если у вас есть сотрудники с суммированным учетом рабочего времени, проверьте и при необходимости измените настройки вида времени ПД. Укажите в качестве основного времени Больничный.
   

2. Далее мы создавали новое Начисление с назначением Неявка по болезни. На период действия такого начисления сотруднику учитывается отпускной стаж, что соответствует новой редакции ст. 121 ТК РФ.На вкладке Учет времени указывали вид времени Приостановление договора. Вид стажа ПФР можно было указать Исполнение государственных или общественных обязанностей.  Это означало, что период в СЗВ-СТАЖ отражался бы кодом ОБЩЕСТ. Так как приостановление трудового договора в любом случае после обновления релиза ЗУП вы будете оформлять специальным документом Приостановление трудовых договоров, то эта настройка не окажет влияния, в СЗВ-СТАЖ будет выгружаться новый код ВОЕНСЛ.
3. Период приостановления действия трудового договора регистрировали документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Причину отсутствия указывали Болезнь, а вид времени – Приостановление договора. Начисление выбиралось автоматически.

После проведения документа в Табеле учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате) по сотруднику дни отсутствия обозначались кодом ПД.

Как видите мы немного не угадали с кодом вида времени. В новом релизе ЗУП для периода мобилизации предлагается обозначение времени ПТД. Если это для вас критично, то после регистрации приостановления трудового договора с помощью документа Приостановление трудовых договоров просто переформируйте табель за сентябрь 2022. А за октябрь табель уже и так сформируется с новым кодом ПТД.

Выходные дни по графику работника будут отражаться с кодом В. Если важно, чтобы они тоже отражались с кодом ПД, можно настроить «технический» график без выходных дней и  перевести на него работника на период службы в армии.

В СЗВ-СТАЖ (Кадры – См. также – Документы персучета) период отсутствия до обновления релиза будет выделен кодом ОБЩЕСТ.

Обратите внимание, что в СЗВ-СТАЖ планируется ввести новый код ВОЕНСЛ, которым будем отражать такие периоды. Для этого нужно будет переоформить приостановление трудового договора в ЗУП 3.1 с помощью специализированного документа Приостановление трудовых договоров.

На период мобилизации не должен прерываться отпускной стаж, и при предлагаемых в статье настройках стаж  как раз и не прерывается. На всякий случай проверьте накопление отпускного стажа в Справке об остатках отпусков (Кадры – Кадровые отчеты).

Расчет и досрочная выплата зарплаты при приостановке трудового договора

Работникам, с которыми приостановлен трудовой договор по причине призыва в армию по мобилизации, необходимо выплатить зарплату за отработанные дни до даты перехода на военную службу. Причем это нужно сделать досрочно, не дожидаясь даты выплаты зарплаты – сообщение Минтруда от 26.09.2022 11:16.

Рассчитать зарплату сотрудникам, призванным служить по мобилизации, можно документом Начисление зарплаты и взносов по кнопке Подбор.

Выплатить зарплату можно документом Ведомость (удобно ввести из документа Начисление зарплаты и взносов по кнопке Выплатить).

СЗВ-ТД по мобилизованным сотрудникам

ПФР разработал поправки в форму СЗВ-ТД.

В СЗВ-ТД нужно будет отражать следующие мероприятия по мобилизованным:

• ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ — приостановление действия трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место;
• ВОЗОБНОВЛЕНИЕ — возобновление действия трудового договора, при котором за работником сохранялось рабочее место.

Для того чтобы было зарегистрировано кадровое мероприятие ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ необходимо, чтобы в документе Приостановление трудовых договоров был установлен флажок Отразить в трудовой книжке.

Подать форму СЗВ-ТД нельзя было сразу — ждали готовности ПФР.  Поэтому в программе была предварительно установлена дата начала приемки сведений по мобилизованным 01.11.2022, затем эту дату уточнили на 03.11.2022. Дата начала приемки сведений по мобилизованным прописана в регистре сведений Даты вступления в силу НА, который относится к «классификаторам» и обновляется автоматически через интернет. До этой даты мероприятие ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ не попадает в документ СЗВ-ТД.

Если база ЗУП 3.1 не подключена к Интернет-поддержке, обновить дату в регистре Даты вступления в силу НА можно вручную. Как это сделать — смотрите в статье Обновление законодательных значений (классификаторов) в ЗУП 3.

СЗВ-СТАЖ по мобилизованным сотрудникам

В СЗВ-СТАЖ вводится новый код ВОЕНСЛ, которым будем отражать периоды мобилизации. Этот код применяется автоматически после того, как приостановление трудового договора зарегистрировано с помощью специализированного документа Приостановление трудовых договоров.

Включение в среднесписочную численность и статистические отчеты

Росстат разъяснил, как учитывать мобилизованных в численности сотрудников.

Призванные по мобилизации, а также добровольцы на весь период службы:

• включаются в списочную численность как целые единицы;
• не включаются в среднесписочную численность.

В программе посмотреть расчет средней и среднесписочной численности можно в отчете Численность и текучесть кадров (Кадры – Кадровые отчеты).

В статистической форме П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» мобилизованные и добровольцы включаются в численность работников списочного состава на конец отчетного квартала (строка 11 графа 1) и не включаются в численность выбывших (строка 07 графа 1).

В статотчете П-4 «Сведения о численности и зарплате работников» мобилизованные сотрудники и добровольцы в среднесписочной численности (графа 2) не показываются.

Обратите внимание, что начисленные мобилизованным сотрудникам и добровольцам после приостановки трудового договора выплаты, учитываемые в фонде зарплаты (годовые премии и др.), следует отразить в П-4 в фонде заработной платы работников несписочного состава (графа 10). В программе этот момент не автоматизирован, корректировку П-4 следует осуществить вручную.

Например, Волкову М.С., мобилизованному 22.09.2022, в октябре 2022 была начислена премия:

В П-4 премия попадет в графу 8, ее необходимо будет вручную перенести в графу 10.

Возобновление трудового договора после окончания военной службы (начиная с ЗУП 3.1.23.165)

Если период мобилизации для сотрудника завершился и требуется возобновить действие трудового договора, начиная с релиза ЗУП 3.1.23.165 в этом случае регистрируем документ Возобновление трудовых договоров (Кадры – Все кадровые документы).

Если в документе установлен флажок Отразить в трудовой книжке, сведения о возобновлении трудового договора будут включены в СЗВ-ТД.

Подать форму СЗВ-ТД с новым видом мероприятия можно будет после того, как к этому будет готов ПФР.  В программе предварительно установлена дата 01.11.2022. Она прописана в регистре сведений Даты начала применения НА, этот регистр относится к «классификаторам» и обновляется автоматически через интернет. Как только будет известна точная дата разработчики 1С обновят классификаторы и дата обновится в вашей базе. До этой даты мероприятие ВОЗОБНОВЛЕНИЕ не попадает в документ СЗВ-ТД.

С момента возобновления трудового договора:

• по сотруднику начнет рассчитываться зарплата;
• работник станет учитываться в среднесписочной численности;
• в СЗВ-СТАЖ завершится период с кодом ВОЕНСЛ.

Увольнение сотрудника

Уволить мобилизованного сотрудника по причине призыва на военную службу нельзя. Об этом сказано в Постановлении Правительства от 22.09.2022 N 1677. Поэтому увольнение регистрируем, только если работник сам пожелал уволиться и написал заявление об увольнении по собственному желанию.

Если вы уже успели зарегистрировать увольнение сотрудника по причине призыва на военную службу до поправок, внесенных Постановлением Правительства, то необходимо отменить проведение документа Увольнение и подать отменяющую форму СЗВ-ТД.

Все, что следует знать бухгалтеру и кадровику о мобилизации сотрудников, учете в 1С, смотрите в нашем видео:

См. также:

• Как действовать работникам IT, СМИ и связи при получении повестки — рекомендации от Минцифры
•  В законодательство внесли поправки о сохранении рабочих мест за мобилизованными работниками
• Минтруд ответил на вопросы о мобилизованных сотрудниках

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email