Поступление прослеживаемых товаров в 1С

Рассказываем, как отразить поступление прослеживаемых товаров в 1С в различных ситуациях: при покупке в России, при импорте из стран дальнего зарубежья из ЕАЭС. 

Получение РНПТ по товарам

При купле-продаже прослеживаемых товаров между организациями и ИП (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ):

• продавец обязан выставлять электронные счета-фактуры
• покупатель обязан их принять через оператора ЭДО, даже если он не является плательщиком НДС

В счете-фактуре на отгрузку укажите РНПТ — регистрационный номер партии товаров. Неплательщики НДС указывают РНПТ в электронном УПД (пп. 16 п. 5 ст. 169 НК РФ). В качестве РНПТ покупатель указывает:

• присваиваемый самим покупателем номер при ввозе товаров на территорию РФ (регистрационный номер декларации на товары и порядковый номер товара)
• предоставленный поставщиком (при покупке в РФ)
• присваиваемый ФНС (через отправку уведомления или ДОПП), если товары:
  • ввезены с территории государств-членов ЕАЭС
  • фактически находятся на территории на дату вступления в силу Перечня товаров, подлежащих прослеживаемости (Постановление Правительства от 01.07.2021 N 1110)

Подробнее

• Счет-фактура и УПД — образец, как заполнять в 1С
• Получение РНПТ и настройки прослеживаемости в 1С

При включенной функциональности по прослеживаемости во всех документах поступления товаров появляется возможность указания РНПТ. 

1С фиксирует сведения о прослеживаемости товаров в регистрах накопления и регистрах сведений:

• Прослеживаемые товары — отражаются сведения о поступившем прослеживаемом товаре со всей необходимой аналитикой
• Прослеживаемые товары — товары, отгруженные в ЕАЭС
• Операции с прослеживаемыми товарам — отражаются операции с прослеживаемом товаром, например, включение в книгу покупок. Для неплательщиков НДС — включение в Отчет о прослеживаемых товарах
• Регистрация прослеживаемых товаров

Приобретение в РФ

Приобретение прослеживаемых товаров отразите в обычном порядке документом Поступление (акт, накладная, УПД) с видом Товары (накладная, УПД) в разделе Покупки:

Если в документе указан прослеживаемый товар, то в графе Таможенная декларация или РНПТ укажите РНПТ, которые предоставил поставщик. В одной строке укажите любое количество РНПТ. 

Покупатель не нашел РНПТ в системе ФНС? Это не всегда ошибка

Импорт из стран дальнего зарубежья

Покупку прослеживаемых товаров у поставщика из дальнего зарубежья отразите в обычном порядке документом Поступление (акт, накладная, УПД) с видом Товары (накладная, УПД) в разделе Покупки: 

Контрагент должен быть из страны, не являющейся участником ЕАЭС. PDF

В графе Таможенная декларация или РНПТ укажите регистрационный номер декларации на товары и порядковый номер товара, подлежащего прослеживаемости, указанный в декларации на товары.

В документе ГТД по импорту укажите ГТД без последнего блока — порядкового номера товара. Этот номер отразится в гр. 3 книги покупок, а номер РНПТ не заполняется (пп. «е», «у» п. 6 Правил ведения книги покупок, Письмо ФНС от 04.10.2021 N ЕА-4-15/14004@).

Ввоз из ЕАЭС не в рамках СПОТ

При импорте прослеживаемых товаров из ЕАЭС подайте в налоговую Уведомление о ввозе товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории другого государства-члена Евразийского экономического союза на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией (КНД 1169008) не позднее 5 рабочих дней со дня принятия товаров на учет. РНПТ вы получите от ИФНС на следующий день (п. 25, 26 Положения о системе прослеживаемости, Постановление Правительства от 01.07.2021 N 1108).

Приобретение прослеживаемых товаров у поставщика ЕАЭС отразите в обычном порядке документом Поступление (акт, накладная, УПД) с видом Товары (накладная, УПД) в разделе Покупки: 

Если в документе поступления присутствуют прослеживаемые товары и указан контрагент со страной регистрации в карточке из ЕАЭС, то 1С подскажет срок направления уведомления в ИФНС. PDF 

Уведомление сформируйте прямо из документа по ссылке Создать уведомление о ввозе прослеживаемых товаров: 

В открывшемся окне Помощника получения РНПТ нажмите Создать уведомления: 

В верхней табличной части 1С показывает созданные автоматически Уведомления о ввозе — отдельно на каждый код ТН ВЭД. В нижней табличной части — перечень товаров по этому уведомлению. 

При подключенной 1С-Отчетности отправьте уведомления напрямую по кнопке Отправить в ФНС:

Если сервис не подключен, перейдите по ссылке в верхней табличной части в каждое уведомление (либо через раздел Отчеты — Уведомления для получения РНПТ) и сформируйте файл для отправки через другого оператора по кнопке Выгрузить в XML. После получения РНПТ от налогового органа его занесите вручную в документе Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров: 

После отправки уведомлений из 1С-Отчетности отслеживайте состояние уведомлений в разделах:

• Ожидание ответа — уведомления, по которым ФНС должна отправить РНПТ
• Запись РНПТ — уведомления, по которым пришел ответ от ФНС

Для записи РНПТ в программу нажмите Записать РНПТ.

Ввоз из ЕАЭС в рамках СПОТ

Прослеживаемым товарам которые ввозятся из стран ЕАЭС в рамках СПОТ (с 01.10.2026) РНПТ присваивается на основании ДОПП (документа о предстоящей поставке), а уведомление о ввозе товаров не подается (Постановление Правительства от 08.06.2026 N 709). Не позднее следующего календарного дня со дня получения ДОПП присваивает РНПТ и сообщает его импортеру. 

Если количество реально поступивших товаров не соответствует ДОПП (Письмо ФНС от 03.08.2026 N СД-36-15/6667@):

• если товаров меньше или при отмене поставки — подайте корректировочное уведомление о ввозе на каждый сформированный РНПТ отдельно, после 01.12.2026 по формату, установленному письмом
• если товаров больше — подайте дополнительно уведомление о ввозе, после 01.12.2026 используйте формат, установленный письмом

Создайте и отправьте Документ о предстоящей поставке товаров перечислите обеспечительный платеж. 

От ФНС поступят квитанции о:

1. Приеме (либо уведомление об отказе)
2. Присвоении уникального регистрационного номера и статуса Зарегистрирован
3. Присвоении статуса Обеспечен
4. Присвоении РНПТ

При обмене с ФНС через 1С-Отчетность полученные РНПТ в Документе о предстоящей поставке товаров не заполняются, но сохраняются в программе.

При обмене через другие сервисы, присвоенные РНПТ вручную укажите в графе РНПТ табличной части Документа о предстоящей поставке товаров. 

В документе Поступление (акт, накладная, УПД) укажите нужный ДОПП. 

Документ формирует запись с видом Приход в регистр накопления Прослеживаемые товары. 

В случаях, если:

• товаров поступило меньше — укажите реальное количество в документе поступления
• поставка отменена — установите признак отмены в ДОПП

С 01.12.2026 направьте корректировочное уведомление, в том числе за период с 01.10.2026. 

Если поступило больше товаров, чем указано в ДОПП — укажите реальное количество в документе поступления. 

На превышенное количество отправьте уведомления о ввозе аналогично шагу Ввоз не в рамках СПОТ.

Оприходование излишков

Оформите документ Инвентаризация товаров в разделе Склад, где отразите излишек прослеживаемого товара: 

Оприходование излишков (например, по причине пересортицы), по которым не присвоен РНПТ, отразите документом Оприходование товаров на основании документа Инвентаризация товаров или в разделе Склад: 

При указании прослеживаемого товара, в шапке документа появляется флажок По прослеживаемым товарам получен РНПТ — снимите его. 

Создайте Уведомление об остатках прослеживаемого товара из Помощника получения РНПТ в разделе Отчеты аналогично созданию уведомления по остаткам товаров

См. также:

• Прослеживаемость товаров и маркировка: автоматические системы контроля
• Прослеживаемость импортных товаров в 1С