Действия хозяйственной деятельности в 1С оформляются документами и хранятся в специальных таблицах информационной базы. Редактируя эти таблицы, можно корректировать и даже отменять действия документов. Как это сделать, используя типовой функционал 1С, и есть ли специальные внешние обработки, позволяющие удалять записи действий в таблицах, не меняя документ, вы узнаете, прочитав статью.
Где фиксируются действия в 1С
Для учета хозяйственных операций в программе предусмотрены специальные объекты — документы. В форме документов указывается информация по выполняемому действию, но само действие фиксируется в другом типе объектов 1С — регистрах.
Регистры бывают регистрами накопления и регистрами сведений, периодическими и непериодическими, подчиненными регистратору и независимыми. Чтобы отменить действие, вызванное проведением документа, нужно очистить в его проводках запись определенного регистра.
Есть следующие способы удаления записей в регистрах:
- отмена проведения документов;
- обратная операция Сторно документа;
- удаление записей из независимых регистров вручную;
- использование функционала История изменения данных;
- удаление записей в регистрах при помощи внешних обработок.
Отмена проведения документов
Большинство документов в 1С при проведении формируют проводки и записи в регистрах. Посмотреть их можно в форме документа по кнопке Дт/Кт.
Именно по записям регистров строятся отчеты, выполняются расчеты в программе, создаются регламентные операции и ведется учет в 1С.
В базе знаний Бухэксперта 25 тысяч актуальных статей и 80 тысяч ответов на вопросы бухгалтеров. Все — с пошаговыми инструкциями по применению теории на практике в 1С. Каждый день нас читают больше 100 тысяч бухгалтеров со всей страны. В открытом доступе только небольшая часть наших статей. Чтобы получить полный доступ и найти ответы на все ваши вопросы, оставьте заявку
Самые простые способы очистить регистры документа:
- отменить проведение документа по кнопке Еще — Отменить проведение;
- пометить документ на удаление.
В обоих случаях записи регистров документа очищаются. Информация в документе сохраняется, но не используется в расчетах и отчетах программы.
Отмените оказание организацией ООО Техномир 05.07.2022 консультационных услуг контрагенту ООО Бархат. Проверьте результат по отчету Продажи по номенклатуре (раздел Руководителю).
Действие по консультационным услугам контрагенту ООО Бархат оформлено документом Реализация (акт, накладная, УПД) от 05.07.2022. Для отмены действия документа выполним команду Еще — Пометить на удаление.
При формировании отчета Продажи по номенклатуре (раздел Руководителю) данные по оказанию консультационных услуг контрагенту ООО Бархат 05.07.2022 не отразятся:
Документ Операция, введенная вручную пишет данные напрямую в регистры. Для отмены действия документа можно дополнительно использовать команду Еще — Выключить активность движений. Команда отключает активность записей регистра в документе.
Обратная операция «Сторно документа»
Для отмены действия документа используется документ Операция, введенная вручную вид операции Сторно документа в разделе Операция — Операция, введенная вручную — Создать — Сторно документа.
Отмените оказание консультационных услуг 05.07.2022 организацией ООО Техномир контрагенту ООО Бархат, используя обратную операцию Сторно документа. Проверьте результат по отчету Продажи по номенклатуре (раздел Руководителю).
- Для решения задачи создайте документ Операция, введенная вручную вид операции Сторно документа.
- В поле Сторнируемый документ выберите Реализация (акт, накладная, УПД) №0000-000014 от 05.07.2022.
- Запишите документ по кнопке Записать и закрыть.
Сформируйте отчет Продажи по номенклатуре (раздел Руководителю). Данные по оказанию консультационных услуг контрагенту ООО Бархат 05.07.2022 не отображаются:
Если период закрыт, можно выполнить операцию Cторно документа текущей датой или на начало открытого месяца. Итоговая сумма в конце месяца будет корректна.
Удаление записей из независимых регистров
Независимые регистры не подчинены регистратору: документу или справочнику. Информацию таких регистров можно отредактировать и удалить вручную, используя типовые команды 1С.
Примеры независимых регистров:
- регистр сведений Курсы валюты;
- регистр сведений Материально-ответственные лица.
Ошибочно внесен курс USD — 58.4567 на 25.08.2022
Удалите ошибочное действие бухгалтера и введите правильное значение курса USD — 59,9974.
- Для отмены введенного на 25.08.2022 курса USD 58,4567 откройте регистр Курсы валют (раздел Справочники — Валюты — USD — ссылка Курсы валют) и отредактируйте значение валюты в форме курса валюты на 25.08.2022:
- Запишите изменения по кнопке Записать и закрыть. В списке курсов валют отобразятся корректные данные.
Использование функционала «История изменения»
В 1С предусмотрен специальный функционал хранения действий пользователей при работе с документами и справочниками — История изменений (раздел Администрирование — Общие настройки — История изменений).
Настроив хранение истории изменения данных в программе, можно всегда отменить выполненное действие в документе и вернуться в более раннее по кнопке Перейти на версию.
Главный бухгалтер ошибочно удалил в документе Поступление (акт, накладная, УПД) 00БП-000001 от 06.06.2022 позицию с номенклатурой Шнур витой. Отмените удаление позиции, используя функционал Истории изменений.
Пошаговая инструкция использования функционала История изменений для отмены выполненных действий в 1С:
- В настройках формы Истории изменений проверьте, что включена возможность хранения истории изменений документов Поступление (акт, накладная, УПД): раздел Администрирование — Общие настройки — История изменений — Поступление (акт, накладная, УПД) — При записи.
- Откройте документ Поступление (акт, накладная, УПД) 00БП-000001 от 06.06.2022. По кнопке Еще — История изменений вызовите форму с историей изменения объекта.
Все изменения документа хранятся в регистре История изменений под отдельным номером версии.
- Сравните версии между собой, двигаясь от начальных версий к концу.
Определите версию, в которой произошло удаление позиции Шнур витой — версия №5. - Чтобы отменить удаление позиции в версии №5, установите курсор на строчку с версией №4 и нажмите кнопку Перейти на версию.
Результатом будет новая версия №7 с возвратом позиции Шнур витой.
Убедитесь, что позиция Шнур витой в документе Поступление (акт, накладная, УПД) 00БП-000001 от 06.06.2022 восстановлена.
Использование функционала История изменений на старых ПК может привести к замедлению выполнения операций в программе и увеличению времени реструктуризации данных при обновлениях 1С. Если необходимо хранить историю изменений объектов в 1С, настраивайте хранение не по всем, а только по нужным объектам, чтобы не загружать программу.
Прямое удаление записей регистров в 1С
Возможность удаления записей регистров, подчиненных регистраторам (документам), в 1С недоступна. Чтобы удалить или изменить записи, нужно отменить проведение документа или в форме проводок выставить флаг Ручной корректировки. Если период закрыт, сделать это не получится.
Что делать в таких случаях? Как не открывая закрытого периода удалять какие-то записи регистров напрямую? БухЭксперт8 подготовил для вас две обработки удаления записей в регистрах:
- Удалить записи регистра накопления по регистратору;
- Удалить записи регистра сведений по регистратору.
С их помощью можно удалить записи в выбранном регистре по нужному документу.
Обращаем внимание, что рассмотренные ниже примеры являются «техническими»: они показывают, как использовать обработки удаления записей регистров в программе. Вопрос, почему удаляются те или иные записи, не рассматривается. Цель примеров — научить пользоваться обработками удаления записей в регистрах для решения проблем в программе.
Обработки удаления записей позволят при необходимости удалять записи регистров в закрытых периодах в различных документах 1С.
При использовании обработок Удалить записи регистра накопления по регистратору и Удалить записи регистра сведений по регистратору предварительно проверяйте удаление на копии базы! Восстановить обратно удаленную запись можно только повторным перепроведением документа. В закрытых периодах это проблематично.
Внешняя обработка удаления записей регистров накопления по регистратору
Обработка Удалить записи регистра накопления по регистратору (БухЭксперт8)Обработка удаляет все движения в выбранном документе по указанному регистру.
Удалите при помощи обработки Удалить записи регистра накопления по регистратору записи регистра Раздельный учет НДС в документе ГТД по импорту 0000-000004 от 15.03.2022. Период Март 2022 г. закрыт для изменений.
Пошаговая инструкция работы с обработкой Удалить записи регистра накопления по регистратору:
- Откройте обработку в программе: Главное меню — Файл — Открыть — обработка «Удалить записи регистра накопления по регистратору». На предупреждение системы безопасности ответьте — Да.
- В поле Регистр накопления выберите тип регистра Раздельный учет НДС.
- Программа откроет полный список документов-регистраторов этого регистра. Выберите документ ГТД по импорту 0000-000004 от 15.03.2022 и установите флаг отбора слева:
- Нажмите кнопку Удалить записи регистратора.
- Убедитесь, что в документе ГТД по импорту 0000-000004 от 15.03.2022 нет проводки по регистру накопления Раздельный учет НДС.
Внешняя обработка удаления записей регистров сведений по регистратору
Обработка Удалить записи регистра сведений по регистратору (БухЭксперт8)Обработка удаляет все движения в выбранном документе по указанному регистру.
Удалите при помощи обработки Удалить записи регистра сведений по регистратору записи регистра Кадровая история сотрудников в документе Прием на работу 00БП-000001 от 01.01.2022. Период Январь 2022 г. закрыт для изменений.
Пошаговая инструкция работы с обработкой Удалить записи регистра сведений по регистратору:
- Откройте обработку в программе: Главное меню — Файл — Открыть — обработка «Удалить записи регистра сведений по регистратору». На предупреждение системы безопасности ответьте — Да.
- В поле Регистр сведений выберите тип регистра Кадровая история сотрудников.
- Программа откроет полный список документов-регистраторов этого регистра. Выберите документ Прием на работу 00БП-000001 от 01.01.2022 и установите флаг отбора слева:
- Нажмите кнопку Удалить записи регистратора.
- Убедитесь, что в документе Прием на работу 00БП-000001 от 01.01.2022 отсутствует проводка по регистру сведений Кадровая история сотрудников.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете