Учет и оформление сверхурочной работы в 1С

Рассмотрим, как регистрируются и оформляются в программе сверхурочные работы. Для этого потребуется выполнить несколько шагов:

• зарегистрировать возникновение необходимости сверхурочных работ, получить согласие сотрудников на работу сверхурочно;
• зафиксировать количество сверхурочных часов, отработанное каждым сотрудником;
• выпустить приказ на сверхурочную работу.

Данные действия могут выполняться как одним пользователем, например, кадровиком, так и делиться между кадровиком и табельщиком.

Регистрация необходимости сверхурочных работ, получение согласия сотрудников

Для регистрации необходимости сверхурочных работ, т.е. работы сверх графика сотрудника, в программе 1С:ЗУП 3 используется документ Работа сверхурочно (Кадры – См. также – Работа сверхурочно или Зарплата – Учет времени – Работа сверхурочно). С помощью этого документа оформляется также приказ на сверхурочную работу.

Месяц и дата документа

В реквизите Месяц указывается месяц начисления, в котором должна быть начислена оплата за работу сверхурочно, в реквизите Дата — дата оформления приказа по сверхурочной работе.

Пример 1

31 января оформляется приказ на сверхурочную работу, которая фактически будет выполняться 1 и 2 февраля. В этом случае, в реквизите Дата  указывается дата приказа — 31.01, а в реквизите Месяц – Февраль, так как оплата за сверхурочную работу в феврале должна быть начислена в февральскую зарплату.

Пример 2

Сотрудник работал сверхурочно 31 января, а приказ на сверхурочную работу издается уже в феврале, например 05.02.

Пусть при этом зарплата за январь еще не рассчитывалась. В этом случае в реквизите Месяц следует указать Январь, так как оплата за сверхурочную работу должна быть произведена в январскую зарплату, в а в реквизите Дата — 05.02.

Если же зарплата за январь к моменту ввода приказа в программу уже была рассчитана и закрыта, тогда в реквизите Месяц следует указать Февраль, оплата за сверхурочную работу 31 января в этом случае будет рассчитана в февральскую зарплату.

Дни работы

В табличной части Дни работы указываются дни, когда будет производиться сверхурочная работа.

Например, оформляется приказ на сверхурочную работу на 1 и 2 февраля. В этом случае, в табличной части Дни работы указываются два дня:

Причина сверхурочной работы

В реквизите Причины, обоснование сверхурочной работы указывается причина таких работ. Информация из этого реквизита попадет в печатную форму приказа о сверхурочной работе.

Например, сверхурочные работы потребовались в связи с ремонтом станка. В этом случае, реквизит Причины, обоснование сверхурочной работы заполняется следующим образом:

Данная строка будет отражена в печатной форме Приказа о сверхурочной работе:

Сотрудники, которые будут работать сверхурочно

В табличной части Часы сверхурочной работы указываются сотрудники, которые будут работать сверхурочно. На этом этапе работы с документом количество часов сверхурочной работы не вводится, так как предполагается, что документ регистрируется заранее и точное число сверхурочных часов еще не известно.

Например, для ремонта станка потребуется сверхурочная работа двух сотрудников: Геранькина Г. Г. и Орхидеева К. С.:

Согласие на сверхурочную работу

Далее необходимо получить письменное согласие сотрудников на сверхурочную работу.

Письменное согласие на сверхурочную работу не требуется только в перечисленных ниже экстренных случаях (ч. 3 ст. 99 ТК РФ):

• при работах, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;
• при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, теплоснабжения, освещения, транспорта, связи;
• при работах, необходимость в которых возникла в связи с введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь населения.

Во всех остальных случаях письменное согласие обязательно.

После получения согласия, в документе устанавливается флажок Согласие на сверхурочную работу получено:

Без установки флажка Согласие на сверхурочную работу получено документ не проведется, поэтому установить его нужно в любом случае, даже если сверхурочная работа производится по причине, для которой согласие работника не обязательно.

Способ компенсации

Если в настройках программы подключен учет отгулов, то в табличной части документа отражается колонка Способ компенсации, в которой можно указать как должны компенсироваться работнику сверхурочные работы: повышенной оплатой или обычной оплатой и предоставлением отгула.

За работу сверхурочно Геранькин Г.Г  выразил желание получить повышенную оплату, а Орхидеев К.К. – отгул. Выбранный каждым работником способ компенсации указывается в табличной части документа:

Ввод количества часов сверхурочных работ 

Фактическое количество сверхурочных работ фиксируется в документе Работа сверхурочно пользователем с профилем Табельщик. Это не обязательно должен быть отдельный специальный пользователь, профиль табельщика может быть назначен и специалисту кадровой службы наряду с основным профилем Кадровик. Если у пользователя есть права табельщика, то в табличной части Часы сверхурочной работы ему будет доступен ввод часов сверхурочной работы.

По факту сотрудники отработали сверхурочно: Геранькин Г.Г  1 февраля — 3 часа и 2 февраля – 1 час, Орхидеев К.К. – 1 февраля 4 часа. Табличная часть Часы сверхурочной работы заполняется следующим образом:

Если в программе настроена работа для пользователей с различными профилями доступа, то в документе отображается флаг Время учтено. Его необходимо установить, чтобы завершить оформление документа. Только после установки этого флажка и проведения документа часы сверхурочной работы зафиксируются в табеле учета рабочего времени.

Печать приказа о сверхурочной работе 

После ввода количества часов сверхурочной работы из документа Работа сверхурочно можно сформировать печатную форму Приказа о сверхурочной работе PDF

Для документа также реализована печатная форма График сверхурочной работы PDF

ИЛИ

После ввода количества часов сверхурочной работы из документа Работа сверхурочно можно сформировать печатную форму Приказа о сверхурочной работе PDF

Для документа также реализована печатная форма График сверхурочной работы PDF

Отражение сверхурочных работ в табеле учета рабочего времени 

В табеле учета рабочего времени сверхурочная работа отражается с указанием количества отработанных сверхурочных часов:

• буквой С —  при способе компенсации Повышенная оплата;
• буквами СН — при способе компенсации без повышенной оплаты с предоставлением дополнительного дня отдыха. Буквенное обозначение СН не является регламентированным, введено разработчиками для отличия сверхурочных часов, за которые не требуется производить повышенную оплату, такие часы оплачиваются в одинарном размере.

Почему часы сверхурочной работы не отражаются в табеле учета рабочего времени? Документ Работа сверхурочно проведен, флажок Время учтено установлен.

Проверьте дату формирования табеля: если она меньше, чем дата сверхурочных работ, то сверхурочные работы не будут отражены в табеле. В этом случае установите более позднюю дату отчета в настройках отчета:

Возможность регистрации сверхурочных документом Табель

В программе можно регистрировать сверхурочную работу и с помощью документа Табель, в этом случае ввод документа Работа сверхурочно не обязателен. Оплата за сверхурочную работу в программе производится на основании учтенных видов времени, которые могут регистрироваться любым из документов Работа сверхурочно или Табель.

Для регистрации сверхурочных часов с повышенной оплатой используется буквенное обозначение С.

Сверхурочные без повышенной оплаты рекомендуется вводить именно через документ Работа сверхурочно, так как при этом должно зарегистрироваться не только время сверхурочных работ, но и накопиться время отгулов, а документ Табель учитывать отгулы «не умеет».

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email