Сличительная ведомость ИНВ-18: назначение, порядок заполнения, отражение данных ведомости в учете

При инвентаризации основных средств и нематериальных активов могут выявить расхождения между фактическим наличием активов и данными бухгалтерского учета. Чтобы их зафиксировать, используют сличительную ведомость по форме ИНВ‑18. Разобрали, как ее заполнять и какими проводками отразить результаты в бухучете.

Зачем нужна форма ИНВ-18

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма ИНВ-18) утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88. Ее применяют, когда по итогам инвентаризации обнаружены излишки или недостачи, она служит основанием для корректировок в учете.

С 01.01.2013 применение большинства унифицированных форм стало необязательным, но можно использовать их добровольно, если закрепить форму в учетной политике по (п. 4 ПБУ 1/2008).

Большинство организаций по‑прежнему используют форму ИНВ‑18: ее просто заполнить, в ней есть все необходимые реквизиты, а формат понятен проверяющим.

Результаты инвентаризации активов, по которым есть расхождения с учетными данными, обычно оформляют сличительными ведомостями. Их составляют в двух экземплярах: один передают в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу. Сличительная ведомость по форме ИНВ‑18 — первичный учетный документ, на основании которого исправляют бухгалтерский учет и принимают решения о взыскании недостачи или оприходовании излишков.

Как заполнить ИНВ-18

Бланк унифицированной формы ИНВ-18 состоит из двух страниц — лицевой и оборотной. PDF Excel

Как пошагово заполнить форму:

Шаг 1. Оформите заглавную часть

Укажите в соответствующих полях:

• реквизиты организации и структурного подразделения
• номер и дату приказа о проведении инвентаризации
• даты начала и окончания инвентаризации
• номер сличительной ведомости и дату ее составления
• фактическую дату проведения инвентаризации

Шаг 2. Внесите данные о материально ответственном лице

Укажите должность и ФИО лица, за которым закреплены проверяемые ценности. Перед началом инвентаризации возьмите с этого лица расписку (включена в форму ИНВ‑1), что все документы сданы, а поступление и выбытие ценностей отражены в учете.

Шаг 3. Заполните таблицу расхождений

Таблицу заполняют только по тем объектам, по которым фактическое наличие не совпадает с учетными данными. Если расхождений нет, сличительную ведомость не составляют.

Пример 1 — обнаружили излишек

В цехе N 5 при инвентаризации обнаружили: по данным учета числится 2 токарных станка, а фактически — 3. Балансовая стоимость лишнего станка (инвентарный номер ТС-012) — 450 000 руб.

Как отразить данные в табличной части ф. ИНВ-18.

Пример 2 — выявили недостачу 

По данным учета в офисе числится 5 офисных кресел. По результатам инвентаризации фактическое их наличие — 4. Балансовая стоимость недостающего кресла (инвентарный номер К-045) — 12 500 руб.

Как отразить данные в табличной части ф. ИНВ-18.

Если одновременно есть и излишки, и недостача по разным объектам, их отражают в разных строках. Итоги по странице и по ведомости подсчитывают отдельно — по выявленным излишкам и недостачам.

Шаг 4. Подведите итоги и подпишите ведомость

На последней странице ведомость подписывают:

• бухгалтер, который составил ведомость
• материально ответственное лицо — в строке «С результатами сличения согласен(ны)»

Если МОЛ отказывается подписывать ведомость, оформите акт с участием комиссии.

При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов графы 3, 8 и 10 формы ИНВ‑18 не заполняйте.

Как отразить результаты инвентаризации в БУ

После утверждения сличительной ведомости руководитель должен отразить результаты инвентаризации на счетах бухучета (п. 9 ФСБУ 28/2023).

Активы, которые оказались в излишке, принимайте к бухгалтерскому учету по оценке на дату проведения инвентаризации по (п. 11 ФСБУ 28/2023):

• справедливой стоимости
• балансовой стоимости
• балансовой стоимости аналогичных активов

Излишки признают прочими доходами (пп. «а» п. 12 ФСБУ 28/2023).

Недостачу отражают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по балансовой стоимости.

В налоговом учете излишки включают во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ, п. 5, 6 ст. 274 НК РФ).

Кратко о сличительной ведомости формы ИНВ-18

• ИНВ-18 — унифицированная форма сличительной ведомости, утвержденная Постановлением Госкомстата N 88. Организация вправе использовать этот бланк или разработать собственную форму с обязательными реквизитами первичного документа, закрепив ее в учетной политике
• Унифицированный бланк применяют для документального оформления расхождений фактического наличия ОС и НМА с данными учета
• Ведомость составляют в двух экземплярах — для бухгалтерии и материально ответственного лица
• На основании утвержденной ведомости излишки оприходуйте в составе прочих доходов. Недостачи отразите на счете 94 и отнесите на виновных лиц или на прочие расходы

См. также:

• Акт инвентаризации кассы: где взять бланк и как заполнить
• Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности: образец заполнения
• Секреты оформления ведомости ИНВ-26

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email