Работодатели обязаны сообщать в СФР о приеме сотрудников на работу по форме ЕФС-1, соблюдая установленные правила, способы и срок представления формы.
Расскажем:
- о приеме каких сотрудников нужно сообщать в СФР
- в каком составе представить отчет и по каким правилам заполнить
- как выглядит образец заполнения ЕФС-1 при приеме работника
Содержание
Кто и когда формирует ЕФС-1 при оформлении сотрудника
Отчитываться в СФР по форме ЕФС-1 обязаны работодатели (организации и ИП), заключившие (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):
Отправить ЕФС-1 в таких случаях необходимо не позже рабочего дня, следующего за датой издания приказа о приеме сотрудника на работу.
Состав отчета и порядок заполнения данных
В ситуации приема на работу, в отчет включается:
Получите понятные самоучители 2025 по 1С бесплатно:
- Титульный лист
- Подраздел 1 Раздела 1 с данными работника
- Подраздел 1.1 Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».
Порядок заполнения ЕФС-1 утвержден Приказом СФР от 17.11.2023 N 2281. Поясним его на примере.
В обособленное подразделение ООО «Море» 07.05.2025 принят на работу гражданин РФ (код 643) Морской М.М. на должность кладовщика (код выполняемой функции 4321.9). Условия работы: полный рабочий день, бессрочный трудовой договор (код 0). Прием сотрудника на работу оформлен Приказом № 40 от 07.05.2025.
Оформление отчета кадровик ООО «Море» начал с заполнения сведений о страхователе:
Порядок заполнения данных:
- Поле «Регистрационный номер» — указываем 12‑значный регистрационный номер страхователя в территориальном органе СФР
- Поле «Наименование» — полное или сокращенное наименование из ЕГРЮЛ для юридических лиц (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Море»» или «ООО «Море»), для ИП пишется Ф.И.О. полностью, как в ЕГРИП (например, «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович» или «ИП Иванов Иван Иванович»)
- Поле «ИНН» — указываем индивидуальный номер налогоплательщика (у организации он состоит из 10 знаков, у ИП из 12 знаков)
- Поле «КПП» — указываем код причины постановки (ИП это поле не заполняют)
- Поле «Код страхователя физического лица — указываем коды категории страхователей
- Поле «Код ОКВЭД» — указываем основной код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности
- Поле «ОГРН (ОГРНИП)» — указываем основной государственный регистрационный номер
- Поле «Номер контактного телефона» (заполняется с кодом города/оператора, без лишних знаков)
- Поля «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)», «Подпись», «Фамилия, имя, отчество (при наличии)», «М.П.», «Дата» — указываем должность руководителя организации, ИП, ФЛ (физического лица), представителя страхователя.
Затем кадровик отразил данные о работнике в подразделе 1 и сведения о приеме на работу в подразделе 1.1:
Подсказки по заполнению:
Подраздел 1:
- Поле «СНИЛС» — указываем 12-значный код индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица, ко которому подаются сведения
- Поле «ФИО» — указываем его фамилию и имя в именительном падеже на русском языке (отчество указывается при его наличии)
- Поле «Дата рождения» — указываем дату рождения застрахованного лица
- Поле «ИНН» — указываем индивидуальный номер налогоплательщика
- Поле «Статус застрахованного лица» — проставляем необходимый код:
|
Код |
Категория застрахованного лица |
| ГРФ | граждане РФ |
| ПЖИГ | иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ |
| ВЖИГ | иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище в соответствии с Федеральным законом от 19.02.1993 N 4528-I |
| ВПИГ | иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов) |
| ВКС | иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ |
В поле «Гражданство (код страны)» указываем код страны, гражданином которой является застрахованное лицо — это трехзначный код (например, 643-гражданин России). Все коды можно посмотреть в Общероссийском классификаторе стран мира. Для лиц без гражданства в поле ставим код «000».
В подразделе 1.1:
- Графа № п/п — указываем порядковый номер записи
- Графа «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» — указываем «ПРИЕМ»
- Графа «Работа в районах Крайнего Севера / работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» — указываем коды, в отношении лиц, работающих в районах Крайнего Севера (код РКС) и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера(код МКС)
Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» — указываем наименование должности. Записи о наименовании должности, заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя. Также указывается подразделение, в которое принимается сотрудник. В случае заключения договора ГПХ эта графа не заполняется.
Также в этой графе ставится код вида договора:
| Код | Описание |
| 0 | бессрочный трудовой договор |
| 0.1 | срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев |
| 0.2 | срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев |
| 1 | трудовой договор по совместительству |
| 1.1 | трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев |
| 1.2 | трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев |
- Графа «Код выполняемой функции» — указываем код профессии из общероссийского классификатора занятий, также в некоторых случаях требуется указать буквенный код типа договора (например, «НЕПД» — при приеме сотрудника на работу на неполный рабочий день или «ДИСТ» — при приеме сотрудника на удаленную работу)
Для договоров ГПХ тоже есть свои коды, которые нужно указать в этой графе:
| Код | Описание |
| ДГПХ | договор ГПХ, предметом которого является выполнение работ (оказание услуг) за исключением договора, в соответствии с которым страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
| ДГПХФЛНС | договор ГПХ, предметом которого является выполнение работ (оказание услуг) в соответствии с которым страхователь обязан уплачивать страховые взносы на травматизм |
| ДАВТ | договор авторского заказа за исключением договора, в соответствии с которым страхователь обязан уплачивать страховые взносы на травматизм |
| ДАВТФЛНС | договор авторского заказа, в соответствии с которым страхователь обязан уплачивать страховые взносы на травматизм |
| ДОИП | договор об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности |
| ИЗЛД | издательский лицензионный договор |
| ЛДПИ | лицензионный договор о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе |
- Дата события — это дата издания приказа о приеме или дата начала выполнения работ (оказания услуги) по договору ГПХ
- Графа «Наименование документа» в подразделе «Основание» —указываем «ПРИКАЗ» при приеме на работу, при заключении договора ГПХ — наименование договора ГПХ
- Графа «Дата» в подразделе «Основание» — указываем дату приказа о приеме на работу или дату заключения договора ГПХ
- Графа «Номер документа» в подразделе «Основание» — указываем номер приказа о приеме на работу либо номер договора ГПХ
- Графа «Признак отмены записи» — заполняется при корректировке ошибочно поданных сведений.
Типичные ошибки при заполнении ЕФС-1
| Ошибка | Как избежать |
| Некорректные реквизиты на титульном листе | Проверьте данные страхователя и период отчета |
| Неверная дата трудового договора | Дата события должна совпадать с датой приказа о приеме |
| Пропуск или неточное основание записи о приеме на работу | Всегда указывайте номер и дату приказа/договора |
| Повторная подача сведений | Не допускайте дублирования по тому же сотруднику, проверяйте поданные сведения |
| Неправильное применение корректирующих/отменяющих форм | Используйте корректирующие и отменяющие формы, только для исправления ошибок по событиям, по которым уже подавали ранее ЕФС-1 |
| Игнорирование ошибок протокола с кодами 30,40,50
Код 20 – Предупреждение. Сведения приняты. Требуется проверка со стороны страхователя. Код 30 – Ошибка. Сведения приняты не в полном объеме. Нужно подать корректные сведения. Код 40, 50 – Ошибка грубая. Сведения не будут учтены на лицевом счете застрахованного лица. Нужно подать форму с корректными сведениями |
Подайте исправленный отчет после получения протокола в течении пяти рабочих дней |
| Ошибки данных о застрахованном лице | Проверяйте ФИО и СНИЛС по документам работника |
Если необходимо отменить ошибочную запись, используйте отменяющую запись с той же датой события. Подробная информация по корректировкам находится здесь.
Наименование должности в ЕФС-1 и приказе о приеме должны совпадать. Если в документах используются разные названия, приведите их к общему виду, иначе в протоколе СФР могут появиться предупреждения.
Например:
• в приказе о приеме указано: «Кладовщик»,
• а в подразделении 1.1 ЕФС-1 вы указываете: «Кладовщик склада № 3»
Используйте одинаковое наименование должности во всех документах: в трудовом договоре, приказе и форме ЕФС‑1 (например, везде единое название «Кладовщик»).
Как подать в СФР сведения по форме ЕФС-1
Существует несколько способов представления отчета в Социальный фонд:
- отправить через оператора электронного документооборота
- представить через личный кабинет страхователя на сайте СФР (с 01.07.2025 отчетность подается через Единую цифровую платформу)
- принести лично в СФР или отправить по почте (бумажный вариант отчета, допускаемый при численности застрахованных лиц не более 10 чел.). При большей численности ЕФС-1 должен быть отправлен исключительно в электронном виде (Приказ СФР от 17.11.2023 N 2281)
Используйте квалифицированную электронную подпись руководителя/представителя, если подаете отчет в электронном виде. Представителям необходимо оформлять машиночитаемую доверенность (МЧД).
Кратко о ЕФС-1 при приеме на работу
- ЕФС‑1 при приеме работников по трудовому договору или по договору ГПХ необходимо подать в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа/заключения договора
- Отчет составляется по каждому работнику и исполнителю (включая совместителей, дистанционных, сезонных и иностранных сотрудников) с заполнением титульного листа, раздела 1 и Подраздела 1.1
- Типичные ошибки в ЕФС-1 связаны с неверными реквизитами, несоответствиями в датах приема/заключения договора, названия должности в отчете и приказе на прием. При получении протокола об ошибках, их нужно исправить в течение 5 рабочих дней с дня получения протокола из СФР
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете