Среднесписочная численность работников: как рассчитать и где использовать

Технология вычисления среднесписочной численности утверждена Росстатом. Ее должны применять все компании и ИП.

Из статьи вы узнаете:

• в каких отчетах указывать среднесписочную численность (ССЧ)
• как от этого показателя зависит получение льгот и способ представления отчетности
• в какой последовательности и по каким формулам вести расчет
• какие правила применять, если год отработан не полностью
• как автоматизировать вычисления

Для чего считать ССЧ

ФНС избавила компании и ИП от отдельного отчета «Сведения о среднесписочной численности работников» еще в 2019 году. Начиная с отчетов за 2020 год этот показатель по-прежнему нужно сообщать в налоговые органы, но не в отдельном отчете, а включать в специально предусмотренное поле в некоторых отчетных формах.

ССЧ в РСВ

ССЧ отражается в расчете по страховым взносам (РСВ), что позволяет налоговикам актуализировать эти сведения ежеквартально:

В поле «Среднесписочная численность (чел.)» указывается среднесписочная численность, определяемая в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики

Новый РСВ в 2024 году: как заполнить и сдать

ССЧ в ЕФС-1

Другой действующий отчет, содержащий этот показатель, — форма ЕФС-1. В этот отчет показатель ССЧ перекочевал из отмененного отчета по взносам на травматизм ф. 4-ФСС.

В разделе 2 ф. ЕФС-1 требуется указать несколько различных показателей численности, среди которых присутствует ССЧ:

Порядок сдачи раздела 2 формы ЕФС-1

ССЧ при бумажной сдаче отчетности

Представлять отчетность в налоговые органы и СФР на бумаге можно только в случаях, когда показатель ССЧ не превышает определенного значения:

Если не рассчитывать ССЧ и не сравнивать результат с предельно-нормативным показателем, и при этом отчитываться на бумаге при обязательном электронном формате, можно попасть на штрафы.

ССЧ в иных случаях

Считать ССЧ нужно в отдельных ситуациях, предусмотренных НК РФ:

Показатель ССЧ применяется также и в иных случаях: при заполнении отдельных статистических форм, при проверке соответствия критериям МСП и т. д.

Таким образом, для представления достоверной отчетности в ИФНС и СФР, а также для некоторых иных целей показатель ССЧ нужно уметь рассчитывать всем без исключения компаниям и ИП.

Нормативная основа расчета ССЧ

Исчисление ССЧ следует проводить по законодательно утвержденным правилам:

Расчет средней списочной численности (ССЧ) производится по правилам, изложенным в п. 14 — 21 Указаний по заполнению статистической формы N П-4, утв. Приказом Росстата от 22.12.2023 N 678.

Последовательность расчета:

Остановимся подробнее на каждом показателе.

Показатель 1: списочная численность за каждый день месяца

На первый взгляд, расчет этого показателя выглядит просто:

Но простота исчезает при изучении нюансов, описанных Росстатом в Указаниях N 678. Расскажем о некоторых из них:

Некоторых работников из расчета нужно исключить:

Пример 1

В ООО «Кроссворд» на 30.11.2024 числится 23 чел. (включая двух внешних совместителей и четырех исполнителей по договору ГПХ).
Вычислим списочную численность на конкретную дату 30.11.2024:

23 чел. — 2 чел. — 4 чел. = 17 чел.

Из общей численности исключили внешних совместителей и ГПХ-исполнителей.

Показатель 2: ССЧ работников с полным рабочим днем

Этот показатель вычисляется по формуле:

Пример 2

В ООО «Квант» в октябре 2024 года трудилось 4 чел., из которых только двое (директор и главбух) работают на полной ставке. Причем директор проработал на полной ставке весь месяц, а главбух — с 14 по 31 октября, так как 14.10.2024 был принят на работу.

В октябре списочная численность работников с полным рабочим днем за каждый календарный день составила:

• с 01.10.2024 по 13.10.2024 (13 календарных дней) — 1 чел.
• с 14.10.2024 по 31.10.2024 (18 календарных дней) — 2 чел.

Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим временем за октябрь:

(1 чел. х 13 дн. + 2 чел. х 18 дн.) / 31 дн. = 1,6 чел. ≈ 2 чел.

При заполнении РСВ и ЕФС-1 показатель ССЧ округляется до целого числа по правилам математики: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более — округляется до целой единицы.

Показатель 3: ССЧ сотрудников с неполным рабочим временем

В отличие от Показателя 2, этот вид численности невозможно определить простым суммированием. Применяется такое правило:

Для вычисления Показателя 3 нужно последовательно применять 2 формулы:

Пример 3

Два сотрудника ООО «Прогресс» работают на 0,5 ставки. Один из них принят на работу 09.09.2024.

Исходные данные для расчета за сентябрь:

• режим труда: 40-часовая пятидневка (0,5 ставки равны 4 часа в день: 8 час. х 0,5)
• в сентябре 2024 года — 21 рабочий день

Списочная численность работников с неполным рабочим временем в сентябре составила:

• с 01.09.2024 по 30.09.2024 (21 рабочий день) — 1 чел. с занятостью 4 часа в день
• с 09.09.2024 по 30.09.2024 (16 рабочих дней) — 1 чел. с занятостью 4 часа в день

Определим ССЧ работников с неполным рабочим временем:

(4 чел.- час. / 8 час. х 21 дн.) + (4 чел. — час. / 8 час. х 16 дн.) = 18,5 чел./дн.

18, 5 чел.-дн. / 21 дн. = 0,9 чел.

Показатель 4: ССЧ за месяц

Этот показатель численности представляет собой сумму Показателя 2 и Показателя 3, которые рассчитаны в предыдущих разделах:

Пример 4

В ООО «Алюминиевые конструкции» в декабре 2024 года рассчитана ССЧ работников:

• с полным рабочим днем — 148,61 чел.
• с неполным рабочим днем — 12,42 чел.

Определим среднесписочную численность за месяц в целом по ООО «Алюминиевые конструкции»:

148,61 чел. + 12,42 чел. = 161,03 чел.

С учетом округления ССЧ за декабрь составила 161 чел.

Показатель 5: ССЧ за период

Для вычисления этого показателя применяется формула (например, для расчета ССЧ за год):

Пример 5

В компании ООО «Фриланс» большая текучесть кадров. По итогам 2024 года ССЧ за каждый месяц составляла:

Месяц 2024 года	ССЧ за месяц, чел	Месяц 2024 года	ССЧ за месяц, чел
Январь	16,4	Июль	21,2
Февраль	12,1	Август	18,4
Март	13,5	Сентябрь	14,0
Апрель	7,0	Октябрь	19,0
Май	9,3	Ноябрь	17,1
Июнь	14,7	Декабрь	11,6

Определим ССЧ за 2024 год:

• (16, 4 чел. + 12,1 чел. + 13,5 чел. + 7,0 чел. + 9,3 чел. + 14,7 чел. + 21,2 чел. + 18,4 чел. + 14,0 чел. + 19,0 чел. + 17,1 чел. +11,6 чел.) / 12 мес. = 14,53 ≈ 15 чел.

Как посчитать ССЧ за неполный период, расскажем далее.

Расчет ССЧ за неполный период

Хозяйственная жизнь компаний и ИП не всегда начинается с первого календарного дня года и может закончиться в любую дату. Если компания проработала неполный год, ССЧ за период определяется по формуле:

Пример 6

Учредитель ООО «Магний» зарегистрировал компанию в налоговых органах в октябре 2024 года. В этом же месяце набрали персонал для работы в режиме полного рабочего дня и с 28.10.2024 начали деятельность.

Списочная численность сотрудников за каждый день с 28.10.2024 по 31.10.2024 — 36 чел.

Списочная численность за указанный период: 36 чел. х 4 дн. = 144 чел.

ССЧ за октябрь: 144 чел./ 31 дн. = 5 чел.

Рассчитаем списочную численность за год, если ССЧ за ноябрь — 42 чел., за декабрь — 39 чел.

ССЧ за год = (5 чел. + 42 чел. + 39 чел.) / 12 мес. = 7,17 чел.

С учетом округления среднесписочная численность за год составила 7 человек (п.п. 14-16 Указаний, утв. Приказом Росстата от 22.12.2023 N 678).

Автоматизация расчета ССЧ в 1С

В продуктах программы 1С настроен автоматический расчет ССЧ:

Как рассчитывается среднесписочная численность в 1С 8.3 ЗУП

Запомните

• Расчет среднесписочной численности (ССЧ) проводится по правилам, описанным в п. 14-21 Указаний, утв. Приказом Росстата от 22.12.2023 N 678.
• Этот показатель нужно отражать в РСВ и ЕФС-1, а также от его значения зависит форма представления налоговых деклараций (кроме деклараций по НДС, которые всегда должны быть электронными).
• Величина ССЧ имеет значение для некоторых организаций при определении права на налоговые льготы. Считать ССЧ требуется и в иных, предусмотренных законодательством случаях.
• В расчете ССЧ участвуют фактически работающие и отсутствующие на работе по каким-либо причинам сотрудники (временно нетрудоспособные, находящиеся в командировках и т. д.). Из расчета исключаются внешние совместители, ГПХ-работники и некоторые другие лица, перечисленные в правилах Росстата.
• В программных продуктах 1С расчет ССЧ автоматизирован.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email