Расчет среднесписочной численности в ЗУП 3.1

Среднесписочная численность (ССЧ) — важный показатель: от него зависит статус предприятия (например, для МСП) и налоговые льготы. Ошибки в расчете бывают неочевидными — особенно если в организации есть сотрудники с неполным рабочим временем или совместители.

В статье разберем, как среднесписочная численность считается по методике Росстата, как проверить расчет в 1С:ЗУП 3.1 и на что обратить внимание, чтобы избежать типичных ошибок.

Где ССЧ отражается в отчетности

Среднесписочная численность указывается на титульном листе Расчета по страховым взносам (РСВ) — в поле Среднесписочная численность (чел.). Значение подсчитывается за отчетный период.

Для целей МСП и ряда льгот смотрят среднесписочную численность за прошлый год. Поэтому в декабре или в начале следующего года важно проверить годовой показатель — особенно если значение близко к пограничному.

Особенности для организаций с филиалами: если в организации есть филиалы, которые самостоятельно отчитываются по взносам, ССЧ в своем РСВ они не показывают — ее отражает только головная компания.

Кого включаем в среднесписочную численность, а кого нет

ССЧ рассчитывается по Указаниям Росстата (Приказ от 16.12.2024 N 647). Методика такая: сначала считаем списочную численность на каждую дату, затем берем среднее арифметическое за месяц, затем — за отчетный период.

Включаем в среднесписочную численность:

• всех работников по трудовым договорам, для которых место работы является основным — неважно, работали ли они, были в отпуске, на больничном, в командировке, прогуляли
• внутренних совместителей — как одного человека, независимо от количества ставок

Не включаем в ССЧ:

• внешних совместителей
• работников по ГПД (договорников)
• мобилизованных работников
• работников в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком
• работников в неоплачиваемом учебном отпуске

Работники в отпуске за свой счет, не связанном с учебой, в ССЧ включаются. А вот работники в неоплачиваемом учебном отпуске — нет (п. 18 Указаний Росстата).

Особенности для сотрудников с неполным рабочим временем:

• Если неполное рабочее время установлено по соглашению с работодателем, численность рассчитывается пропорционально — делим количество отработанных ими часов на количество рабочих часов в месяце
• Тех, кому неполное время полагается по закону (например, несовершеннолетние), учитываем в общем порядке — как полностью занятых (п. 16.1 Указаний).

Как проверить ССЧ в ЗУП 3.1

Для проверки среднесписочной численности используем отчет Численность и текучесть кадров (Кадры – Отчеты по кадрам – Численность и текучесть кадров). Отчет показывает ССЧ в разбивке по каждому месяцу и итоговое значение за период. В нем также видны внешние совместители и договорники — в отдельных колонках, в среднесписочную численность они не входят.

Если нужно посмотреть разбивку по сотрудникам внутри месяца, в настройках отчета добавляем группировку по сотруднику. Открываем Настройки и выбираем Расширенный режим. На вкладке Структура добавляем группировку по полю Сотрудник.

Если хотим посмотреть вклад каждого сотрудника в годовую ССЧ (как доля от 12 месяцев), используем отчет Численность и текучесть кадров за период. Он показывает те же данные, что и отчет Численность и текучесть кадров за период, но без разбивки по месяцам. Показатели отчета сгруппированы по должностям сотрудников.

Особенности для сотрудников с неполным рабочим временем

В ЗУП 3.1 учет сотрудников с неполной ставкой при подсчете ССЧ зависит от настроек программы – за это отвечает флажок Рассчитывать среднесписочную численность внешних совместителей и работающих неполное время по отработанному времени в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты).

Как выполняется расчет среднесписочной численности:

• Если флажок установлен, программа считает среднесписочную численность через отработанные часы и норму времени — это более точный расчет

• Если флажок сброшен, при расчете ССЧ программа учитывает долю ставки сотрудника в кадровом учете

Особенности расчета ССЧ по отработанному времени:

• Отчет Численность и текучесть кадров можно сформировать только после начисления зарплаты за последний месяц периода. Дело в том, что программа берет данные об отработанном времени из регистра, который заполняется при расчете зарплаты
• Среднесписочная численность задваивается при пересечении неявок. Если в одном месяце по сотруднику зарегистрированы Отсутствие по болезни и Больничный лист за один и тот же период, «вклад» такого работника в ССЧ задвоится - Неверный расчет ССЧ для совместителей на больничном

На практике для большинства организаций разница между расчетом по отработанному времени и по доле ставок несущественна — она заметна только при тысячах сотрудников с неполным временем. Поэтому чаще удобнее работать с расчетом в зависимости от количества ставок – проверять среднесписочную численность можно в любое время, не дожидаясь расчета зарплаты.

Передача среднесписочной численности в бухгалтерские программы

В 1С:Бухгалтерии данные об ССЧ нужны, например, для расчета ставки налога УСН. Если в ЗУП 3.1настроена синхронизация с бухгалтерской программой, то становится доступен документ Отражение статистики персонала в бухучете (Зарплата – Бухучет – Отражение статистики персонала в бухучете). Документ заполняем автоматически, он заполнит в разрезе подразделений. Отражение статистики персонала в бухучете вводим раз в месяц.

Документ Отражение статистики персонала в бухучете появляется в интерфейсе программы только при настроенной синхронизации с бухгалтерской программой — простого включения флажка синхронизации недостаточно.

См. также:

• Отчетность по страховым взносам в 1С:ЗУП 3.1 за 2025
• Отчетность по страховым взносам (РСВ, ЕФС-1) за 1 квартал 2024 в 1С
• Отчетность по страховым взносам (РСВ, ЕФС-1) за 1 полугодие 2025 в 1С:ЗУП 3.1