Хранение договоров: сроки, особенности, проблемы

Сроки хранения договоров в организации закреплены законодательно. Они зависят от вида договора и различаются широким диапазоном: от 3 до 75 лет. Если договор носит смешанный характер, с определением периода хранения могут возникнуть сложности.

В статье расскажем:

• для чего хранить договоры и как накажут за невыполнение этой обязанности;
• в каких НПА зафиксированы периоды хранения;
• сколько лет хранятся договоры;
• на какой срок ориентироваться, если в НПА он не указан;
• по каким правилам исчислять начало периода хранения.

Как накажут за преждевременное уничтожение договора

В документообороте всех компаний присутствуют договоры — учредительные, трудовые, аренды, купли-продажи, подряда и другие. Договоры сопровождают большинство сделок в бизнесе, их принимают в качестве доказательства в суде, запрашивают налоговики с первичкой.

Гражданский кодекс РФ (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ

Статья 420. Понятие договора

1. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

<…>

Обязанность по хранению документов, включая договоры разных видов, предусмотрена ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Обязанность по хранению документов в коммерческих компаниях дополнительно закреплена в федеральных законах (ст. 89 Закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ).

Небрежное хранение договоров и их преждевременное уничтожение могут повлечь негативные последствия для компании.

Чтобы не терять деньги на уплату штрафов, важно свободно ориентироваться в нормативке, в которой указаны периоды хранения договоров, и уметь верно определять дату начала их отсчета.

Регулирующие НПА

Сроки хранения договоров закреплены в нескольких перечнях.

Работать с этими НПА непросто — в перечнях сотни позиций, не систематизированных по видам договоров. Без дополнительных затрат времени невозможно ответить на вопросы о том, каков срок хранения договора на оказание услуг и сколько хранить договоры с контрагентами.

В следующем разделе сгруппируем информацию из основного Перечня N 236 по срокам хранения договоров.

Сроки хранения договоров

Большинство договоров нужно хранить не менее пяти лет.

Для другой части договоров установлены более длительные периоды хранения.

Для некоторых договоров период хранения не выражен конкретным числом лет, а определен фразой «До ликвидации организации».

Срок хранения «До ликвидации», означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или нет эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.

Договоры, связанные с личным составом, предписано сохранять в течение 50 или 75 лет.

Чтобы понять, в течение какого времени хранить указанные договоры, следует учесть разъяснения Росархива, приведенные в Инструкции, утв. Приказом ведомства N 237.

Срок хранения 50/75 лет означает следующее:

• срок хранения договоров, законченных делопроизводством до 01.01.2003, — 75 лет;
• срок хранения договоров, законченных делопроизводством после 01.01.2003, — 50 лет.

Еще один необычный вид сроков хранения договоров — «Постоянно». Как его применять, также сказано в вышеупомянутой Инструкции.

Срок хранения «Постоянно», установленный для определенных видов документов, означает, что эти документы включаются в состав Архивного фонда РФ и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях.

Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.

Примеры таких договоров:

Фактически перечень сроков хранения по видам договоров содержит гораздо больше позиций, в рамках статьи он приведен в сокращенном формате. Скачайте полную версию:

Скачать Перечень договоров со сроками хранения PDF

Сложности с определением сроков

Не по каждому договору можно однозначно установить срок хранения.

Поясним на примере.

В канцелярию ООО «Лазурь» передан договор поставки с одним из контрагентов компании. Учитывая, что такой вид договора в Перечне N 236 отдельно не поименован, специалист делопроизводства определил срок хранения договора в 5 лет (Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Текст договора специалист делопроизводства не изучал и не учел, что кроме поставки оборудования предусмотрены работы по его монтажу и пусковым испытаниям. Эти условия договора увеличивают срок хранения договора в два раза — 10 лет после истечения срока действия договора (п. 373 Перечня, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142).

В данном случае, с учетом условий договора, ориентироваться следует на наибольший из указанных сроков хранения.

Чтобы не ошибиться со сроками хранения договоров, необходимо следовать правилу:

Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо:

• выяснить срок хранения для каждого назначения (сроки могут оказаться в разных Перечнях);
• хранить документ по максимальному из найденных сроков.

Определяем период хранения, когда законодательно он не установлен

Перечни Росархива могут не содержать указаний на срок хранения определенного вида договоров.

Пример такого договора упомянут в предыдущем разделе — для договора поставки законодательно не установлен период хранения, хотя такого вида договоры часто оформляются. В таком случае следует использовать универсальный срок из п. 11 Перечня, утв. Приказом Росархива N 236.

Однако не всегда этот способ убережет от негативных последствий. Договор может понадобиться налоговикам при проверке или в суде при возникновении споров и разногласий. Тогда документы (в том числе договоры) в интересах компании сохранять нужно более длительный срок: как минимум, до принятия решения по делу, как максимум — хранить постоянно.

Правила исчисления периода хранения

Определиться с периодом хранения договора — это лишь часть процедуры. Важно правильно установить дату, с которой начнет течь этот период.

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237

<…>

4.1. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

<…>

Возникает вопрос: когда договор считается законченным делопроизводством? Ответ на него можно получить, изучив Перечень Росархива.

Посмотрим на примерах, как применить эти правила.

Пример 1

Контрагенты заключили 26.08.2024 договор поставки. Срок его действия — до 31.12.2024. Предусмотренный договором аванс уплачен покупателем в срок, но окончательный расчет в оговоренную дату (до 01.12.2024) не произошел и до 31.12.2024 полная оплата за поставку на счет продавца не поступила, хотя поставка им произведена в срок.

Пока расчеты по договору не завершены, существует риск судебных разбирательств, отправлять договор на хранение рано.

Предположим, покупатель перечислил остаток долга по договору в феврале 2025 года. В таком случае договор будет закончен делопроизводством в 2025 году, а срок его хранения будет исчисляться с 01.01.2026.

Пример 2

Покупатель и продавец заключили 01.04.2024 договор поставки товара с условием 100%-ной предоплаты. Срок действия договора — до 31.01.2025.

Покупатель перечислил предоплату 08.04.2024, в этот же день товар отгрузили в его адрес. Дата поставки подтверждена накладной ТОРГ-12. Срок поставки по договору не нарушен.

Несмотря на то, что обязательства выполнены обеими сторонами договора, отправлять договор на хранение нельзя. До 31.01.2025 он будет считаться действующим. Делопроизводством он закончится в 2025 году, а срок его хранения начнет отсчитывается с 01.01.2026.

Пример 3

Поставщик и заказчик заключили договор поставки оборудования, в котором предусмотрели обязанность поставщика:

• поставить оборудование;
• осуществить его монтаж;
• провести пуско-наладочные работы.

Договора предусмотрено, что он вступает в силу с момента подписания обеими сторонами и действует до 30.10.2024, но в любом случае до полного исполнения сторонами обязательств, в том числе гарантийных.

Чтобы определить дату окончания действия договора и дату начала исчисления срока его хранения, требуется получить подтверждение исполнения всех обязательств (в том числе гарантийных, по которым гарантийный срок установлен равным 12 мес. с даты подписания сторонами акта прима-передачи выполненных работ).

Если оборудование исправно отработало в течение гарантийного срока, после его истечения закончится срок исполнения обязательств. Тогда к дате поставки и наладки оборудования (26.08.2024) нужно прибавить 12 «гарантийных» месяцев — получим дату исполнения обязательств (26.08.2025).

Исчисление срока хранения договора начнется с 01.01.2026. Срок хранения — 10 лет (п. 373 Перечня Росархива, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142).

Условия заключаемых договоров могут быть разными, поэтому формальным подходом к определению даты начала отсчета периода хранения ограничиться не выйдет.

Запомните

• Хранить договоры в силу требований закона необходимо в течение сроков, зафиксированных в Перечне Росстата и федеральных законах.
• Устанавливать срок хранения договора следует не на основании его названия, а исходя из условий, прописанных в его тексте.
• Срока хранения договора отсчитывается с учетом даты последнего из двух событий: истечения срока его действия или момента прекращения обязательств по договору.
• Если срок хранения договора не установлен, применяется пятилетний срок (п. 11 Перечня, утв. Приказом Росархива N 236) — правило справедливо для договоров, не поименованных в Перечне Росархива.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email