Оплата дней в пути вахтовикам

На примере рассмотрим оплату дней в пути вахтовикам.

В организации введен вахтовый метод работ. Необходимо настроить учет дней в пути до вахты и обратно, а также расчет оплаты за время нахождения в пути. Сотрудникам организации установлена повременная система оплаты труда исходя из часовой тарифной ставки.

В ст. 301 ТК РФ сказано, что график работы вахтовиков должен предусматривать время доставки сотрудников на вахту и обратно. Порядок оплаты этих дней установлен в ст. 302 ТК РФ – в размере дневной ставки (дневной части оклада) за каждый день нахождения в пути.

В ЗУП 3 для учета дней в пути и оплаты за них необходимо:

• создать новый Вид использования рабочего времени (Настройка – Виды рабочего времени) для отражения дней в пути;
• настроить новое Начисление (Настройка — Начисления) для оплаты дней в пути;
• предусмотреть указание Вида времени в Графике работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников) или ввести данные о днях в пути с помощью документов Индивидуальный график, Табель или Данные для расчета зарплаты. Выбор варианта будет зависеть от исходных условий учета дней в пути. Сравнение методик приведено в статье Вахта — основы учета рабочего времени.

Настройка вида времени и начисления

В ЗУП 3.1.29.78 добавлен типовой вид времени для учета дней в пути вахтовиков — ДВ. Периоды нахождения в пути, отраженные типовым кодом, попадают в Подраздел 1.2 ЕФС-1 с кодом ВАХТА. Однако типовой вид времени нельзя предусмотреть в графике работы сотрудника. Если для учета дней в пути использовать вид времени ДВ, то потребуется вводить данные о времени документом Табель или Данные для расчета зарплаты.

Для отражения дней в пути до вахты и обратно создадим новый вид времени Дни в пути (ДП). В качестве Основного времени укажем Явку.

Законодательство не требует производить доплату за ночные или вечерние часы в пути. Поэтому одного вида времени для учета времени нахождения в пути будет достаточно.

В Табеле учета рабочего времени (Зарплата – Отчеты по зарплате — Табеле учета рабочего времени (Т-13)) часы Дней в пути будут увеличивать общее количество отработанных часов. Если это недопустимо, то перед печатью Табеля можно на время изменить настройки вида времени Дни в пути. Указать в качестве Основного времени не Явку, а, например, Дополнительные выходные (оплачиваемые). Решение разобрано подробнее в статье Настройка надбавки за вахтовый метод. Способ 1. Настройка вахтовой надбавки с использованием вида времени «Выходные на вахте».

Создадим новое начисление Оплата дней в пути вахтовикам. На вкладке Основное укажем:

• Назначение начисления — Прочие начисления и выплаты. Оплата времени нахождения в пути – самый неоднозначный вид начисления для вахтовиков с точки зрения вхождения в средний и обложения НДФЛ и взносами. Поэтому лучше сразу выбрать самый гибкий вариант настройки, чтобы при необходимости было легко изменить параметры начисления. Категория Прочие начисления и выплаты позволяет максимально гибко настроить начисление;
• Способ выполнения – Только если введен вид учета времени. Начисление будет рассчитываться в документе Начисление зарплаты и взносов, если у сотрудника в месяце расчета будут часы по виду времени Дни в пути;
• Формулу. Порядок расчета оплаты прописан в законодательстве четко – в размере не менее дневной ставки за день пути и задержки в пути. Организация может предусмотреть повышенный размер оплаты, но мы будем исходить из установленного минимума. В нашем случае сотрудникам установлена часовая тарифная ставка, поэтому необходимо рассчитать оплату по формуле: Тарифная ставка часовая * Время в часах.

На вкладке Учет времени отметим, что это начисление За работу полную смену в пределах нормы времени. Это требуется для корректного учета дней и часов в пути в среднем заработке. За время нахождения в пути доплата за работу в ночное время не положена, поэтому среди видов времени укажем только Дни в пути.

На законодательном уровне строго не прописан порядок включения оплаты за дни в пути в средний заработок или исключения из него. Эксперты расходятся во мнениях. Мы произвели настройку исходя из того, что оплата будет включать в средний.

Если все же требуется исключить оплату, а также сами дни в пути из расчета среднего, то начисление лучше настроить как плановое (способ выполнения — Ежемесячно). Его потребуется назначать сотрудникам на каждый период нахождения в пути, а обычную оплату (по окладу, часовому тарифу и пр.) на это время отменять. Тогда оплата дней в пути и сами дни не будут учтены в расчете среднего заработка для отпусков, командировок и прочих отсутствий.

Порядок обложения оплаты дней в пути НДФЛ и взносами также является неоднозначным. До 2012 года было опубликовано несколько писем Минфина с разъяснениями, что такую оплату можно не включать в базу по НДФЛ и взносам.

Решение Верховного Суда РФ от 25.01.2012 N ГКПИ11-2083 привело к смене позиции контролирующих органов. В решении сказано, что оплата времени нахождения в пути – это все же оплата за период, когда работник не выполняет свои обязанности, а не компенсация.

Более того, расходов в период нахождения в пути работник не несет. Взамен суточных ему выплачивается другое начисление – вахтовая надбавка. Поэтому оплату дней в пути нельзя отнести к компенсациям в смысле ст. 16 ТК РФ. Она является гарантией сохранения заработка сотрудника, по аналогии с оплатой по среднему за время отсутствия по уважительным причинам.

Дополнительный аргумент обложения оплаты дней в пути НДФЛ и взносами – в НК РФ она закреплена в перечне расходов на оплату труда (п. 17 ст. 255 НК РФ). А компенсационные выплаты обычно признаются в качестве прочих расходов (ст. 264 НК РФ).

Однако в 2024 году вышло письмо Минфина от 18.06.2024 N 03-15-06/56182, в котором ведомство приходит к выводу, что дни в пути не облагаются НДФЛ и взносами как компенсационные выплаты.

В статье мы исходим из предпосылки, что оплата дней в пути относится к оплате труда и облагается НДФЛ и взносами как оплата за рабочее время.  Если не согласны с такой позицией — настройки обложения  налогом и взносами для начисления можно задать по собственному усмотрению.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет для Оплаты дней в пути вахтовикам укажем, что она Облагается НДФЛ с кодом дохода 2000 и относится к Доходам, целиком облагаемым страховыми взносами.

В налоговом учете расходов по Оплате дней в пути вахтовикам предусмотрен отдельный пункт – п. 17 ст. 255 НК РФ.

Как указано выше, оплату времени нахождения в пути нельзя отнести к компенсационным выплатам. Это означает, что она отсутствует в перечне доходов, на которые не может быть обращено взыскание (ст. 101 Федерального закона N 229-ФЗ). Поэтому вид дохода исполнительного производства установим 1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания.

Теперь разберем способы отражения Дней в пути в учете времени.

Способ 1. Отражение дней в пути в графике сотрудника

Наиболее простой вариант учета Дней в пути – указать их сразу в Графике работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников). Он подходит, когда расписание работы на вахте и дней в пути относительно стабильно. Иначе при любых изменениях в графике придется:

• или корректировать сам График работы сотрудников;
• или использовать для регистрации дней в пути Способ 2.

Для того чтобы Дни в пути были учтены в Графике работы сотрудников, в форме Настройки графика работы в таблице Виды времени отметим флажком Дни в пути. Укажем количество часов времени в пути в таблице Расписание работы.

Если в форме настройки графика работы отсутствует вид времени Дни в пути, то следует проверить установку флажка Используется несколько видов времени в графике работы в Настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты).

Также при использовании методики планирования Дней в пути в Графике работы сотрудников, необходимо учесть следующие нюансы:

• усложнится автоматизация расчета положенных сотрудникам часов междувахтового отдыха. Этот нюанс рассмотрен в статье Учет и оплата междувахтового отдыха;
• этот вариант не подойдет окладникам, если оклад выплачивается без учета Дней в пути. В этом случае Дни в пути будут увеличивать норму рабочего времени, а сумма Оплаты по окладу будет занижена;
• ФОТ сотрудников с почасовой оплатой будет определяться с учетом Дней в пути.

Разберем последнюю особенность на примере.

Пример 1. Расчет ФОТ при учете дней в пути в графике

С 01.11.2020г. сотрудник Варежкин А.В. переводится на вахтовый метод работ. В графике работы на вахте на 2020 год запланировано:

• 1560 дневных часов работы;
• 156 очных часов;
• 275 часов нахождения в пути до вахты и обратно.

Варежкину установлено одно плановое начисление – Оплата по часовому тарифу на вахте в размере 200 руб./час. Она рассчитывается только за дневные и ночные часы работы. Дни в пути оплачиваются отдельным начислением, которое не является плановым и не входит в ФОТ.

Необходимо рассчитать ФОТ сотрудника.

Убедимся, что для Оплаты по часовой тарифной ставке на вахте не используется вид времени Дни в пути. Для этого в настройках начисления проверим, что на вкладке Учет времени указаны только рабочие виды времени: Вахта и Вахта в ночное время.

Кадровым переводом назначим график работы с днями в пути.

На вкладке Оплата труда установим Оплату по часовому тарифу на вахте. ФОТ сотрудника будет рассчитан в размере 33 183,33 руб.

Это значение было получено следующим образом:

• 200 <часовая тарифная ставка> * (1560 <дневных часов в году> + 156 <ночных часов в году> + 275 <часов ДП за год>) / 12 <месяцев> = 33 183,33 руб.

Таким образом, если Дни в пути предусмотрены Графиком работы сотрудника, ФОТ сотрудникам с почасовой оплатой будет рассчитан с их учетом. При этом не имеет значения, что для Оплаты по часовому тарифу на вахте этот вид времени не установлен.

Способ 2. Отражение дней в пути отдельными документами

Это на первый взгляд более трудоемкий вариант. Он предусматривает ввод Дней в пути ежемесячно по факту с помощью отдельных документов. Однако если график работы непостоянен, вахтовики часто задерживаются в пути, то этот вариант может оказаться удобнее. Также его стоит применять:

• если хочется облегчить процесс расчета переработок
• ФОТ сотрудника не должен учитывать дни в пути.

Для ввода данных о времени нахождения в пути можно использовать:

• Табель (Зарплата — Табели). Универсален для работы, но замедляет работу программы. Также усложняет проведение перерасчетов. По возможности, лучше отказаться от его постоянного применения;
  

  Подробнее см. — Табельный учет на примерах
  

• Индивидуальный график (Зарплата – Индивидуальные графики). Удобен и не усложняет проведение перерасчетов, как Табель, но подойдет не для всех сотрудников. Индивидуальный график не только корректирует фактически отработанное время, но вносит изменения и в норму времени. Поэтому его не получится применить для сотрудников с неполным рабочим временем и окладников;
• Данные для расчета зарплаты (Зарплата — Данные для расчета зарплаты). На первый взгляд кажется, что работа с ним трудоемка. Но если сотрудников-вахтовиков много, можно 1 раз заполнить Данные для расчета зарплаты вручную, а потом создавать новые документы копированием и менять список сотрудников только при необходимости. Эту методику рассмотрим на примере.

Пример 2. Отражение дней в пути документом «Данные для расчета зарплаты»

Оставим исходное условие Примера 1. Отличие будет только в том, что Дни в пути не предусмотрены Графиком работы сотрудников.

В ноябре 2020 г. Варежкин А.В. находился в пути 01.11.2020 г. и 17.11.2020 г., оплате подлежит 22 часа.

Требуется настроить ввод Дней в пути с помощью документа Данные для расчета зарплаты, проверить расчет ФОТ сотрудника и Оплаты дней в пути вахтовикам за ноябрь 2020 г. Начисление для оплаты времени в пути настроено в соответствии с настоящим кейсом.

При настройке Графика работы сотрудников в таблице Расписание работы укажем только фактические рабочие часы, Дни в пути не учитываем.

В печатной форме графика отображается 1716 часов в 2020 году (1560 дневных и 156 ночных).

Назначим Варежкину этот график Кадровым переводом.

Проверим расчет ФОТ на вкладке Оплата труда. Теперь ФОТ сотрудника составил 28 600 руб.

Это значение было получено следующим образом:

• 200 <часовая тарифная ставка> * (1560 <дневных часов в году> + 156 <ночных часов в году>) / 12 <месяцев> = 28 600 руб.

Дни в пути не были учтены при расчете ФОТ.

Для отражения Дней в пути с помощью документа Данные для расчета зарплаты настроим новый Шаблон ввода исходных данных (Настройка – Шаблоны ввода исходных данных). На вкладке Виды времени отметим флажком Дни в пути и укажем, что регистрация времени осуществляется Отдельными документами на разные даты.

Режим ввода Одним документом на весь месяц предназначен как замена Табеля, необходимо указывать данные на каждый день. В противном случае программа посчитает незаполненные дни как выходные и не будет учитывать данные обычного Графика на эти дни.

Введем данные о днях нахождения в пути для Варежкина А.В. документом Данные для расчета зарплаты. Укажем Дату документа и Дату действия – 01.11.2020 г. В табличной части документа добавим сотрудника и заполним для него количество часов.

Второй документ Данные для расчета зарплаты создадим копированием. Изменим только Дату действия и Дату документа на 17.11.2020 г. Данные в табличной часть документа при этом сохранились, не нужно заполнять ее заново.

Сформируем отчет Табель учет рабочего времени (Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13)) по Варежкину А.В. за ноябрь 2020 г. Дни в пути учтены (01.11.2020 г. и 17.11.2020 г.) в Табеле. Общая продолжительность времени нахождения в пути в ноябре – 22 часа.

В Начислении зарплаты и взносов рассчитается Оплата дней в пути вахтовикам за ноябрь 2020 г. Для Варежкина А.В. оплата составила:

• 200 руб./час * 22 часа = 4 400 руб.

См. также:

• Вахта — основы учета рабочего времени
• Вахта — настройка оплаты за отработанное время
• Настройка надбавки за вахтовый метод
• Учет и оплата междувахтового отдыха
• Компенсация неиспользованных часов междувахтового отдыха

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email