Учет и оплата междувахтового отдыха

На примере рассмотрим учет и оплату междувахтового отдыха.

В организации введен вахтовый метод работ.

В ноябре 2020 г. сотрудники находились на вахте с 02.11.2020 г. по 16.11.2020 г. В этот период они отработали 13 смен по 11 часов – всего 143 часа. 17.11.2020 г. вахтовики находились в пути с места выполнения работ до места нахождения организации. День отъезда на следующую вахту – 01.12.2020 г.

В учетном периоде для сотрудников установлена норма рабочего времени по данным 40-часовой рабочей недели. Норма по производственному календарю в период нахождения работников на вахте составляет 79 часов. Остатка неиспользованных часов междувахтового отдыха у сотрудников на 01.11.2020 г. нет.

Необходимо рассчитать количество часов переработки на вахте и предоставить сотрудникам дни междувахтового отдыха за часы переработки.

Оплата сотрудникам производится исходя из часовой тарифной ставки в размере 200 руб./час. Необходимо рассчитать оплату дней междувахтового отдыха за ноябрь 2020 г.

Рассмотрим сначала общую схему решения. Нам потребуется:

1. Создать новое Начисление (Настройка – Начисления) для оплаты дней междувахтового отдыха. В нашем примере настроим начисление как «выстреливающее» — оно будет рассчитываться всем сотрудникам, которым был введен вид времени Междувахтовый отдых.
2. Рассчитать количество часов переработки. В ЗУП 3 для этого можно использовать одну из следующих методик:
   • частичная автоматизация с использованием аналитических отчетов;
   • полная автоматизация, если в графике запланированы только рабочие часы;
   • полная автоматизация, если в графике помимо рабочих часов предусмотрены дополнительные Виды времени.
     Все три методики будут разобраны нами далее на конкретных примерах.
3. Определить количество дней междувахтового отдыха, которые требуется предоставить сотрудникам в текущем месяце. В статье Вахта — основы учета рабочего времени разобрано, почему дни междувахтового отдыха не стоит планировать сразу в Графике работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников). Их лучше регистрировать с помощью документов:
   • Табель (Зарплата – Учет времени – Табели). Этот вариант регистрации дней междувахтового отдыха рассмотрим в настоящем кейсе;
   • Данные для расчета зарплаты (Зарплата – Данные для расчета зарплаты). Настроить ввод данных о днях междувахтового отдыха можно по аналогии с настройкой для времени в пути. Подробнее смотрите в статье — Оплата дней в пути вахтовикам — Способ 2. Отражение дней в пути отдельными документами;
4. Если на шаге 2 используется методика полной автоматизации (вариант 2 или 3), то необходимо «списать» в учете использованные часы междувахтового отдыха. Это можно сделать документом Перенос данных (Администрирование – Переносы данных). При частичной автоматизации этот шаг пропускаем.

После всех действий оплата дней междувахтового отдыха будет рассчитана для сотрудников автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов. Если для учета остатков часов переработки был выбран вариант с полной автоматизацией, то остаток часов междувахтового отдыха можно увидеть в отчетах Остатки отпусков и Остатки отпусков (кратко) в разделе Кадры – Кадровые отчеты.

Настройка начисления для оплаты междувахтового отдыха

Создадим новое начисление Оплата дней междувахтового отдыха.

На вкладке Основное укажем:

• назначение начисления — Повременная оплата труда и надбавки;
• способ выполнения – Только если введен вид учета времени. Начисление будет рассчитываться в документе Начисление зарплаты и взносов, если у сотрудника в месяце расчета будут часы по виду времени Междувахтовый отдых;
• формулу. Законодательно установлен порядок оплаты дней междувахтового отдыха – в размере не менее дневной ставки за день отдыха. Организация может предусмотреть повышенный размер оплаты, но мы будем исходить из установленного минимума. В нашем случае сотрудникам установлена часовая тарифная ставка, поэтому необходимо рассчитать оплату по формуле: Тарифная ставка часовая * Время в часах.

На вкладке Учет времени отметим, что это начисление За работу полную смену в пределах нормы времени. Вид времени укажем Междувахтовый отдых.

В настройках Среднего заработка начисление отмечено автоматически, как включаемое в расчет среднего. Редактирование настройки недоступно.

При такой настройке вхождения в средний мы руководствуемся тем, что междувахтовый отдых не указан в перечне начислений, исключаемых из расчета среднего (п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922). Дни междувахтового отдыха, на наш взгляд, нельзя отнести к случаям освобождения от работы.

Если Вы придерживаетесь другой позиции и требуется исключить Оплату дней междувахтового отдыха из среднего, то в назначении начисления следует указать — Прочие начисления и выплаты и затем на вкладке Средний заработок сбросить флажок включения в средний.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет для Оплаты дней междувахтового отдыха укажем, что она Облагается НДФЛ с кодом дохода 2000. Для начисления по умолчанию установлено, что оно относится к Доходам, целиком облагаемым страховыми взносами — это нам подходит.

Оплата дней междувахтового отдыха связана с интенсивностью режима работы вахтовиков. Поэтому логично указать, что в налоговом учете она Учитывается в расходах на оплату труда в соответствии с п. 3 ст. 255 НК РФ.

Также оплата отсутствует в перечне доходов, на которые не может быть обращено взыскание (ст. 101 Федерального закона N 229-ФЗ). Поэтому вид дохода исполнительного производства установим 1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания.

Порядок расчета часов переработки

Разберем сначала методологические нюансы расчета переработок.

Понятие дней междувахтового отдыха введено в ст. 301 ТК РФ. В ней сказано, что дни междувахтового отдыха предоставляются за часы переработки на вахте. Но порядок определения часов переработки не прописан в Кодексе.

Также ст. 300 ТК РФ содержит требование о введении суммированного учета для вахтовиков. Поэтому на первый взгляд кажется, что при подсчете переработок необходимо действовать как для обычных сменных работников — если за учетный период переработок нет, то и оплачивать их не нужно.

Однако порядок учета времени регулирует еще и Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 «Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ». Этот документ еще действует в части положений, не противоречащих ТК РФ. В п. 4.3 Постановления сказано, что в дни междувахтового отдыха предоставляются в связи с наличием часов неиспользованного еженедельного и ежедневного отдыха в период вахты. Отсюда большинство экспертов и проверяющих делают вывод, что подсчет часов переработки на вахте в целях предоставления дней междувахтового отдыха должен производиться не за учетный период в целом, а конкретно за каждый период вахты.

Проведем расчет переработок в соответствии с описанным порядком:

1. Определим количество часов, отработанных на вахте. В нашем примере в период вахты (с 02.11.2020 г. по 16.11.2020 г.) отработано 143 часа.
2. Определим количество часов по норме производственного календаря за период нахождения на вахте. По условию задачи норма по производственному календарю с период с 02.11.2020 г. по 16.11.2020 г. составляет 79 часов.
3. Рассчитаем количество часов переработки:
   • 143 (отработано часов в период вахты) – 79 (норма часов в период пребывания на вахте) = 64 часа.

Рассмотрим возможные методики подсчета в ЗУП 3 часов переработки в период работы на вахте.

Пример 1. Частичная автоматизация расчета переработок с использованием аналитических отчетов

Оставим исходные данные нашего кейса и дополним их условием о том, что в организации хранение остатков часов переработки и их расчет ведется в сторонних программах.

В ЗУП 3 нам необходимо получить исходные данные для расчета переработок по сотруднику Варежкину А.В. за ноябрь 2020 г.

Вариант с частичной автоматизацией предполагает настройку аналитических отчетов для определения:

• нормы времени по графику нормальной продолжительности в период вахты;
• отработанного сотрудниками времени в периоде вахты.

Дальше рассчитываем часы переработки уже вручную, например, в Excel. Остаток неиспользованных часов переработки тоже придется хранить в отдельной программе.

Этот вариант удобен, когда:

• нет возможности применить методики с полной автоматизацией (например, у сотрудников бывают «обычные» часы отгулов);
• или их применение кажется нецелесообразным (например, при небольшой численности, когда проще сделать расчеты и хранить остатки неиспользованных часов в Excel).

Приступим к решению.

1. Настроим отчет для получения нормы времени за период вахты. Его будем определять по стандартному графику Пятидневки. Это поможет не высчитывать каждый раз норму за произвольный период по графику вручную. Для настройки будем использовать Универсальный отчет (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки). Сформируем его по регистру сведений Графики работы по видам времени.
   

   Скачать настройки отчета для получения нормы времени на период вахты

   Как подгрузить настройки отчета см. — Как подключить настройки отчетов
   После загрузки необходимо установить отбор по Графику работы = Пятидневка и Виду учета времени = Рабочее время из вашей информационной базы.
   

   Ниже описаны действия для самостоятельной настройки отчета для получения нормы времени за период вахты.
   В режиме Изменения варианта отчета (Еще – Прочее изменить вариант отчета) оставим только группировку по Графику работы. Для группировки Отчет на вкладке Поля укажем График работы и Дополнительное значение норма.Переименуем поле Дополнительное значение норма для отчета. Для этого выберем Еще – Установить заголовок и введем новое название – Часов по норме.На вкладке Отбор поставим условия: по Графику работы, Виду учета времени (будем собирать только информацию о Рабочих часах) и Дате.Закроем режим Изменения варианта отчета.
   Чтобы условия отбора по Дате были видны в шапке отчета, откроем Настройки отчета и отметим эти условия значком «звездочка».В результате с помощью этого отчета мы всегда сможем получить данные о норме времени за любой выбранный период. Период, за которые собираем данные о норме при это удобно указывать в шапке отчета.

   Если сотрудникам установлена сокращенная продолжительность рабочей недели, то настройка не будет отличаться. Единственное, в отборе необходимо будет указать график с сокращенной продолжительностью рабочего времени.
   

2. Настроим отчет для анализа отработанного сотрудниками времени в период пребывания на вахте. Возьмем за основу типовой отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплаты – Табель учета рабочего времени (Т-13)) и переведем его в аналитический вид.
   

   Как это сделать описано в материале — Настройка отчета для анализа времени на основании типового отчета «Табель Т-13»
   

   Скачать настройки отчета для анализа отработанного сотрудниками времени на вахте

   Как подгрузить настройки отчета см. — Как подключить настройки отчетов
   После загрузки потребуется установить отбор по Видам учета времени для группировки по организации и для колонок из своей информационной базы (какие выбрать описано ниже).
   

   Ниже описаны действия для самостоятельной настройки отчета для анализа отработанного сотрудниками времени на вахте.
   В режиме Изменения варианта отчета выстроим структуру отчета. Он будет выводиться в виде таблицы:
   • строки которой сгруппированы по Организациям и Сотрудникам;
   • колонки – по Видам учета времени.Чтобы исключить колонки с лишними Видами времени в отчете, добавим Отбор для группировки Вид учета времени по Видам времени. Укажем только те Виды времени, которые являются рабочими на вахте: Вахта, Вахта в ночное время.Для группировки Организация на вкладке Поля укажем, что нам необходимо вывести Рабочие часы.
     На вкладке Отбор для группировки Организация установим 2 условия: по Видам времени и Рабочие часы не равно 0. Это позволит исключить сотрудников, у которых не было часов вахтовой работы в периоде формирования отчета.После завершения настройки установим период отчета (с 02.11.2020 г. по 16.11.2020 г.) и сформируем отчет. По данным отчета увидим сколько часов отработал каждый вахтовик в период пребывания на вахте. Варежкин А.В. отработал 143 часа.
3. Отчет по отработанному времени далее можем сохранить в Excel. В сторонней программе можно рассчитать часы переработки, отняв от отработанного времени норму часов, полученную на Шаге 1. Вести учет остатка неиспользованных часов переработки также придется в другой программе.
   

   Если расчет часов переработки по вахтовикам не ведется в ЗУП 3, но есть другие сотрудники, которым рассчитываются переработки в программе, вахтовики могут ошибочно попадать в документ Регистрация переработок. Чтобы этого избежать в настройках Графика работы вахтовиков можно указать, что норма для расчета часов переработки определяется по Данным этого графика. При такой настройке сотрудники, для которых установлен этот график, не будут попадать в документ Регистрация переработок.
   

Пример 2. Полная автоматизация расчета переработок, если в графике запланированы только рабочие часы

Оставим исходные данные нашего кейса и дополним их условием о том, что в организации хранение остатков часов переработки и их расчет ведется в ЗУП 3. Также в Графике работы сотрудников запланировано только рабочее время: Вахта и Вахта в ночное время. Все дополнительные виды времени (например, Дни в пути) регистрируются отдельными документами.

Необходимо рассчитать часы переработки по сотруднику Айсберг Р.Г. за ноябрь 2020 г. и обеспечить хранение остатка неиспользованных часов переработки в ЗУП 3.

Вариант предполагает настройку специального графика нормы, по нему будут определяться часы переработки типовым механизмом расчета переработок. Все часы переработки будут увеличивать остаток часов отгула.

Методика задействует типовой механизм учета отгулов. Поэтому она не подойдет, если у сотрудников есть еще часы «настоящих» отгулов, а не только часы переработок для предоставления междувахтового отдыха. По остатку часов отгула будет непонятно, какие часы можно предоставить как междувахтовый отдых, а какие – обычными отгулами.

Разберем решение по шагам.

1. Настроим специальный график нормы, на основе которого будем рассчитывать переработки. По сути это график с расписанием пятидневки – понедельник-пятница рабочие дни, суббота-воскресенье выходные. Однако рабочие дни в нем будут указаны только те, которые приходятся на периоды вахт. Например, в ноябре 2020 г. рабочие дни будут указаны только с 02.11.2020 г. по 06.11.2020 г.
   Для этого в ЗУП 3 создадим новый График работы сотрудников и заполним его как обычную пятидневку. После этого вручную в расписании работы графика удалим часы в периодах между вахтами. Например, в ноябре 01.11.2020 г. и все дни, начиная с 17.11.2020 г., будут выходными. А дни, приходящиеся на период вахты (с 02.11.2020 г. по 16.11.2020 г.), будут совпадать с графиком обычной пятидневки. Норма за ноябрь 2020 г. по этому графику составила 79 часов.
2. В настройках графика работы вахтовиков укажем, что расчет переработок следует вести По данным другого графика и выберем график нормы, настроенный на Шаге 1.

   Если в форме Настройки графика работы отсутствует возможность выбора порядка расчета переработок, то необходимо включить флажок Переработки при суммированном учете времени в Настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплат – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата).
   

   
3. Рассчитывать часы переработки будем ежемесячно в документе Регистрация переработок (Зарплата – Учет времени). Важно заполнять его до того, как будут зарегистрированы прочие Виды времени для сотрудников (например, Дни в пути). Т.к. они будут увеличивать отработанное время и исказят результаты расчета.
   Создадим новый документ Регистрация переработок за ноябрь 2020 г. и заполним его. Данные о норме и отработанном времени по сотруднику Айсберг Р.Г. будут заполнены верно. Однако он работал по графику 04.11.2020 г. При расчете «обычных» часов переработки эти часы исключаются из оплаты. Для вахтовиков такой особенности не предусмотрено. Поэтому мы очистим значение колонки Уже оплачено в повышенном размере. Такой «трюк» придется выполнять в месяцах с праздничными днями. После этого количество часов переработки будет рассчитано корректно – 64 часа.Расчет типовой Доплаты за переработки при суммированном учете нам не подходит. Он производится в другом порядке: оплата рассчитывается сразу за все часы, а нам необходимо оплатить в текущем месяцы, только те часы, которые мы сможем отразить как Междувахтовый отдых. Если вахта завершается в конце месяца, то большая часть часов переработки будет оплачена не в текущем, а в следующем месяце. Поэтому изменим в документе способ компенсации на Отгул.

   Если в документе отсутствует возможность выбора Способа компенсации, включите функционал учета отгулов в Настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплат – Настройка состава начислений и удержаний – Учет отсутствий – Отгулы).
   

   
4. После проведения документа Регистрация переработок остаток часов неиспользованного междувахтового отдыха по сотрудникам можно увидеть в отчетах Остатки отпусков и Остатки отпусков (кратко).
   

   Документ Регистрация переработок формирует записи по регистру учета отгулов всегда на конец месяца в 23:59:59. Поэтому если в отчете требуется видеть остатки с учетом переработок текущего месяца, его необходимо формировать на первое число следующего месяца. Например, если отчет должен учитывать переработки за ноябрь 2020 г., Дату отчета необходимо указать 01.12.2020 г.

   

Пример 3. Полная автоматизация расчета переработок с дополнительными видами времени в графике

Оставим исходные данные нашего кейса и дополним их условием о том, что в организации хранение остатков часов переработки и их расчет ведется в ЗУП 3. Также в Графике работы сотрудников запланировано не только рабочее время (Вахта и Вахта в ночное время), но и дополнительные виды времени: Дни в пути и Выходные дни на вахте.

Необходимо рассчитать часы переработки по сотруднику Грелкину О.И. за ноябрь 2020 г. и обеспечить хранение остатка неиспользованных часов переработки в ЗУП 3.

Основной алгоритм решения совпадает с Примером 2. Но в этом случае есть одна особенность. Если в графики запланированы дополнительные Виды времени (часы Дней в пути и Выходных на вахте), при заполнении документа Регистрация переработок они будут увеличивать отработанное время. Расчет часов переработки будет неверным. Для обхода проблемы мы предлагаем помимо настройки, описанной в Примере 2, провести дополнительные действия:

• создать график для вахтовиков, который будет учитывать только рабочие часы (Вахта и Вахта в ночное время);
• ежемесячно перед вводом Регистрации переработок переводить всех вахтовиков на этот график с помощью документа Изменение графика работы списком;
• после расчета переработок отменять проведение документа Изменение графика работы списком.

Перейдем к решению.

1. Сначала убедимся в необходимости описанных «танцев с бубном». Откроем настройки графика Грелкина О.И. и проверим заполнения документа Регистрация переработок по нему. В Графике работы запланированы Дни в пути и Выходные на вахте. Общее количество рабочих часов за ноябрь с учетом этих видов времени:
   • 130 дневных + 13 ночных + 22 в пути + 2 выходные на вахте = 167 часов.При попытке заполнения Регистрации переработок все 167 часов попадают в документ в качестве отработанного времени. Количество часов переработки при этом определяется неверно – 88 часов.

     Чтобы не забыть о неверном расчете переработок для вахтовиков с таким графиком, можно вообще исключить их заполнение в документе Регистрация переработок. Когда документ не заполнится вахтовиками, это будет сигналом, что для расчета переработок нужно на время изменить график сотрудникам.
     В параметрах постоянного Графика работы вахтовиков укажем, что норма для расчета часов переработки определяется по Данным этого графика.Тогда сотрудники, для которых установлен этот график, не будут попадать в документ Регистрация переработок до тех пор, пока им не будет установлен график только с рабочими часами.
     

2. Создадим новый вахтовый График, в котором будут запланированы только рабочие часы. По данным этого графика рабочее время в ноябре 2020 г. составит 143 часа.Норма времени для подсчета часов переработки для этого графика установлена по Данным другого графика – графика нормы, который мы настроили в Примере 2, Шаг 1.
3. Создадим новый документ Изменение графика работы списком (Кадры – Приемы на работу, переводы, увольнения — Изменение графика работы списком). С помощью этого документа переведем Грелкина О.И. с 01.11.2020 г. на график, в котором запланированы только рабочие часы.

   Если требуется перевести несколько сотрудников, то можно это сделать через кнопку Подбор или указать в документе Подразделение. Тогда при нажатии кнопки Заполнить в табличную часть попадут все сотрудники выбранного Подразделения.

4. Заполним заново документ Регистрация переработок. Теперь данные по Грелкину О.И. в нем отражаются корректно. Отработано 143 часа. После очистки значения в колонке Уже оплачено по повышенному тарифу, переработки определятся верно – 64 часа.
5. Вернем Грелкина О.И. обратно на его график. Для этого пометим на удаление документ Изменение графика работы списком.

Предоставление дней междувахтового отдыха

Дни междувахтового отдыха предоставляются по производственному календарю пятидневной рабочей недели. Продолжительность одного дня междувахтового отдыха равна нормальной продолжительности рабочего дня, установленной для сотрудника. В нашем случае сотрудникам установлена норма 40-часовой рабочей недели. Значит, дни междувахтового отдыха необходимо предоставить продолжительностью по 8 часов.

Часы переработки, не кратные целому рабочего дню, накапливаются в течение календарного года и затем предоставляются как дополнительные дни междувахтового отдыха (ст. 301 ТК РФ).

Проведем расчет количества дней между вахтового отдыха, которые необходимо предоставить сотрудникам в ноябре 2020 г.

1. Рассчитаем количество часов переработки после окончания вахты:
   • 0 (остаток часов переработки на 01.11.2020 г.) + 64 (часы переработки на вахте в ноябре) = 64 часа.
2. Рассчитаем количество дней междувахтового отдыха, которые можно предоставить сотрудникам:
   • 64 (часов переработки) / 8 (продолжительность одного дня междувахтового отдыха) = 8 дней.

Определим период предоставления дней междувахтового отдыха. Сотрудники возвращаются с вахты 17.11.2020 г. и выезжают на следующую 01.12.2020 г. Это означает, что предоставить дни междувахтового отдыха им можно с 18.11.2020 г. по 30.11.2020 г.

На период с 18.11.2020 г. по 30.11.2020 г. приходится 9 дней по производственному календарю. Поэтому оплачиваемые дни между вахтового отдыха – это рабочие дни с 18.11.2020 г. по 27.11.2020 г., а 30.11.2020 г. – неоплачиваемый выходной. Все часы переработки (64 часа) будут использованы сотрудниками в ноябре.

В ЗУП 3 отразим дни Междувахтового отдыха с помощью документа Табель, в котором укажем Месяц — ноябрь 2020 г. и заполним табличную часть документа. Вручную укажем дни Междувахтового отдыха.

При расчете заработной платы автоматически будет начислена Оплата дней междувахтового отдыха за 64 часа. Размер оплаты составит:

• 64 часа * 200 (оплата за 1 час) = 12 800 руб.

«Списание» предоставленных часов междувахтового отдыха при полной автоматизации

Если учет остатков неиспользованных часов междувахтового отдыха ведется в ЗУП 3 (при полной автоматизации расчета переработок: Пример 2 и Пример 3), то необходимо уменьшить остаток часов на предоставленные часы междувахтового отдыха.

Сформируем отчет Остатки отпусков (кратко) по сотрудникам на 01.12.2020 г. Остаток часов отгула у каждого сотрудника составляет 64 часа. Хотя фактически эти часы были использованы ими в период с 18.11.2020 г. по 27.11.2020 г.

В ЗУП 3 для уменьшения остатка часов отгула можно использовать документ Перенос данных. Создадим новый документ для «списания» часов междувахтового отдыха по сотрудникам за ноябрь 2020г. Укажем Организацию,  Дату (30.11.2020г.) и Месяц (ноябрь 2020г.) документа. По кнопке Настройка состава регистров откроем список регистров и выберем для редактирования регистр накопления Дни часы отгулов.

По каждому вахтовику, которому были предоставлены дни междувахтового отдыха, создадим записи с видом движения Расход и количеством часов предоставленного междувахтового отдыха (64 часа).

Заново сформируем отчет Остатки отпусков (кратко) по сотрудникам на 01.12.2020 г. Теперь остаток часов отгулов не выводится, он – нулевой для всех сотрудников. Все часы переработки были использованы вахтовиками в ноябре 2020 г. Движения документа Перенос данных были учтены в программе.

Нулевые остатки часов отгулов также можно увидеть в отчете Остатки отпусков.

См. также:

• Вахта — основы учета рабочего времени
• Вахта — настройка оплаты за отработанное время
• Оплата дней в пути вахтовикам
• Настройка надбавки за вахтовый метод
• Компенсация неиспользованных часов междувахтового отдыха

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email