Суточные в командировке в 2023 году — вопросы и ответы

Командировочные расходы в виде суточных имеют особенности выплаты и налогообложения в 2023 году. Мы собрали частые вопросы, связанные с суточными в командировках.

Обязательно ли платить суточные в командировке в 2023 году?

Да, обязательно в подавляющем большинстве случаев.

Наниматель, отправляя сотрудника в рабочую поездку, должен возместить ему расходы, которые связаны с нахождением вне дома — на питание, жилье, бытовые потребности и т. д. (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749 (далее —Положение)).

Суточные необходимо выплатить за каждый день, который сотрудник провел в служебной поездке, даже если этот день нерабочий. И не имеет значения, выполнял ли он в конкретный день рабочие обязанности.

Особый случай — суточные за однодневную командировку. Если сотрудник на один день едет из места, где он живет, туда, откуда может по окончании выполнения рабочих обязанностей вернуться домой, то за такую поездку суточные можно не платить. Но только при перемещении по РФ (п. 11 Положения).

Если же сотрудник для выполнения однодневного рабочего задания выезжает за границу РФ, то суточные нужны. Их размер должен составлять не менее 1/2 от утвержденной работодателем нормы (п. 20 Положения).

Как установить размер суточных в командировке в 2023 году?

Сколько суточных в день платить командированному, наниматель решает самостоятельно. Ни минимальный, ни максимальный размер суточных в командировке для частных компаний законодательно не определен. В 2023 году действуют только НПА, касающиеся отдельных ситуаций.

Так, для работников федеральных госорганов и госучреждений есть указания на размеры суточных в Постановление Правительства от 28.10.2022 N 1915, которым предусмотрены повышенные нормы суточных для командировок на новые территории, вошедшие в состав России в 2022 году.

А вот частный бизнес вправе определить любую величину суточных. Однако если есть коллективный договор, размеры суточных должны быть прописаны в нем. Если такого договора нет, величина выплат должна быть зафиксирована в ЛНА, с которым следует ознакомить сотрудников, отправляющихся в поездку по служебному заданию.

Таким образом, при расчете величины cуточных, если нет особо регулирующего ситуацию НПА, нужно исходить из локального акта работодателя, в котором прописан их размер.

Изменить размер суточных можно только внесением изменений в ЛНА, которым этот размер установлен. Нельзя изменять назначенную сумму в единичных случаях, даже если сотрудник в командировке совершил какие-то виновные действия, например, прогулял или не выполнил порученные задания.

Как подсчитать дни в командировке для выплаты суточных?

В период командировки включаются даты убытия и прибытия:

• Днем убытия считается дата отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и др.) от места постоянной работы (или постоянного жительства) командированного. Если транспорт отправился до 00 часов включительно, днем убытия в командировку считаются текущие сутки. Если же время отправления транспорта — позднее 00 часов, то учитываются последующие сутки (п. 4 Положения).
• Днем прибытия считается дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (проживания).

Таким образом, в дни, оплачиваемые по суточным, входит время в пути к месту командировки и обратно.

Пример 1

Сотрудник отправился в командировку на самолете, который убыл в 23:30 из города А. В течение следующего дня он выполнил командировочное задание в городе Б и вечером вылетел обратно в город А. Самолет прибыл в город А в 00:30 следующего дня.

По правилам расчета времени командировки она длилась три дня:

• первый — определен по дате вылета самолета в 23:30;
• второй — нахождение в месте командировки;
• третий — день прибытия самолета в 00:30.

Суточные полагаются за каждый день. При этом есть нюансы, если в такой поездке сотрудник пересекал границу РФ.

Как посчитать суточные в командировке за границу?

Алгоритм расчета суточных прост: количество дней командировки надо умножить на «ставку» суточных в день, которая зафиксирована в ЛНА. Однако есть нюансы для загранпоездок:

1. Для суточных при командировке за границу обычно устанавливается особый размер — более высокий, чем для поездок по России.
2. Из-за разницы в «ставках» суточных внутри и за пределами РФ есть особенности расчета общей суммы к выдаче (п. 18 Положения):
   • за день выезда из РФ суточные платят по «ставке» для зарубежья;
   • за день въезда — по «ставке» для территории РФ.
3. При расчете суточных для загранкомандировки нужно исходить из того, что расходуются деньги в валюте той страны, куда сотрудник направляется. А это часто требует пересчета по курсу нужной валюты, если выданы рубли.

Пример 2

Сотрудник вылетел самолетом в командировку в Германию 1 февраля, а вернулся в РФ 4 февраля. По ЛНА работодателя размер суточных для Германии — 50 евро в день, для РФ — 700 руб. в день. Суточные выданы 27 января в рублях по курсу Банка России.

Длительность командировки — 4 дня. Из них оплатить суточные по «ставке» для загранкомандировки нужно за 3 дня: 50 х 3 = 150 евро.

27 января курс ЦБ составляет 62,4680 руб. за 1 евро. По этому курсу пересчитаем сумму суточных: 150 х 62,4680 = 9 370,20 руб.

За 4 февраля ничего пересчитывать не нужно, поскольку норма для России и так установлена в рублях. Значит, 27 января сотруднику необходимо выдать: 9 370,20 + 700 = 10 070,20 руб.

Нормируются ли суточные для налогообложения в 2023 году?

Да, нормируются. Лимит, освобождаемый от НДФЛ и начисления страховых взносов, составляет (п. 2 ст. 422 НК РФ):

• 700 руб. в день — для cуточных при пoездках по РФ;
• 2 500 руб. в день — для cуточных при командировании за границу.

С выплаченных сумм, превысивших эти значения, удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.

Как удержать и уплатить НДФЛ с суточных сверх норм в 2023 году?

1. Сравните сумму выплаченных суточных в рублях с действующими лимитами. Если выдавалась валюта, пересчитайте ее по курсу, установленному на дату выдачи.
2. Если есть превышение — зафиксируйте его.
3. На последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет по командировке, рассчитайте сумму НДФЛ, используя соответствующую ставку налога (п. 3 ст. 226 НК РФ).
4. Рассчитанный НДФЛ удержите из ближайшей выплаты дохода сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ).
5. Заявите об удержанном налоге и перечислите его в бюджет по сроку, который определяется по дате удержания. Например, если вы подаете по НДФЛ одно уведомление за период, то по налогу с суточных, удержанному с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца, сдайте уведомление не позднее 25 числа текущего месяца, а перечисление на ЕНС сделайте не позднее 28 числа текущего месяца.

Если на ЕНС есть положительное сальдо, сумму НДФЛ по поданному уведомлению зачтут в соответствующий бюджет не позднее дня, следующего за днем подачи уведомления.

Как начислить страховые взносы на суточные сверх норм в 2023 году?

Если с применением ставки НДФЛ к сверхлимитным суточным все более-менее понятно, то в ситуации со взносами первый вопрос — по какому тарифу считать взносы?

В НК РФ особых указаний нет, разъяснений контролеров по этому вопросу тоже нет. Исходя из чего можно заключить, что начислить взносы с суточных сверх норм в 2023 году нужно по тому же тарифу, по которому такие начисления производятся и для остальных выплат.

Например, если работодатель командированного применяет тариф для МСП, то включает сумму превышения суточных над необлагаемым лимитом в базу за месяц и применяет к этой базе свой пониженный тариф общим порядком.

Речь идет о взносах, которые с 01.01.2023 исчисляются по единому тарифу. Взносами на страхование от несчастных случаев и профтравматизма суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Расход в виде суточных принимается к учету (начисляется) на дату погашения задолженности командированным. А днем таким считается день утверждения руководителем авансового отчета.

Таким образом, сверхлимитные суточные попадают в базу по взносам в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет за командировку.

Как учесть суточные для налога на прибыль (доход)?

Суточные учитываются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Нормативов суточных для принятия их в расходы по налогу на прибыль не установлено. Они признаются полностью в том размере, который определен в ЛНА работодателя.

Страховые взносы, рассчитанные с сумм, выплаченных сверх лимита, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что для УСН по признанию суточных расходами действуют правила, аналогичные налогу на прибыль. На «доходно-расходной» УСН их можно учесть в расходах в полной сумме, если выполнены условия для признания (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Пример 3

Сотрудник был в командировке внутри РФ с 3 по 7 июля (5 дней). Ему выплатили суточные из расчета 1 000 руб. в день.

Сумма превышения лимита составляет 1 500 руб. (1 000 руб./день х 5 дн. – 700 руб./день х 5 дн.).

НДФЛ с суточных: 195 руб. (1 500 х 13%).

Взносы в части сверхлимитных суточных по общему единому тарифу: 450 руб. (1 500 х 30%)

Дата	Операция	Дт	Кт	Сумма	Первичный документ
30 июня	Выдача средств под отчет (в части суточных)	71	50	5 000	РКО
10 июля	Признаны расходы в виде суточных	26	71	5 000	Авансовый отчет
31 июля	Начислены страховые взносы по единому тарифу	26	69/ЕТСВ	450	Бухгалтерская справка
5 августа	Удержан из зарплаты НДФЛ с превышения суммы суточных над необлагаемым лимитом	70	68/НДФЛ	195	Регистр налогового учета

Как отразить суточные в налоговых отчетах?

Разберем нюансы отражения суточных в отчетах, которые сдаем в ФНС.

Как отражаются суточные в РСВ в 2023 году

Суточные надо включить в РСВ в полном размере, в т. ч. часть, укладывающуюся в лимит и не облагаемую взносами, так как:

• суточные освобождены от обложения взносами только в части определенных лимитов (п. 2 ст. 422 НК РФ);
• в РСВ нужно отразить все выплаты, которые являются объектом обложения взносами (п. п. 1, 2 ст. 420 НК РФ, п. п. 4.8, 13.14, 15.6 Порядка заполнения РСВ, утв. Приказом ФНС от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@).

Пример 4

Возьмем ситуацию из Примера 3 и внесем ее в РСВ за 9 месяцев.

В Подразделе 1 Раздела 1 суточные попадут в строки:

• 030 — 5 000 (вся сумма);
• 040 — 3 500 (необлагаемая часть);
• 050 — 1 500 (облагаемая часть);
• 060 — 450 (в составе исчисленных взносов);

В Разделе 3 суточные будут отражены по графам:

• 140 — 5 000;
• 150 — 1 500 (будет заполнена, только если была выплата сверх необлагаемого лимита. Если уложились в норму по суточным, то облагаемой суммы нет, поэтому в строки 150, 160, 170 ничего не попадет);
• 170 — 450 (в составе исчисленных взносов).

Как отражаются суточные в 6-НДФЛ в 2023 году

В отличие от PСВ, в котором надо отразить всю выплату по суточным, в 6-НДФЛ необлагаемую налогом часть cуточных отражать не нужно. Суточные в пределах необлагаемых лимитов (700 руб. в день для поездок по РФ, 2 500 руб. в день — за пределами РФ) не считаются облагаемым доходом для целей НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Поэтому и в отчете по НДФЛ их показывать не надо.

На эту тему были разъяснения, касающиеся старой формы 6-НДФЛ, действовавшей до 2023 года (Письма ФНС от 11.04.2019 N БC-4-11/6839@, от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@, от 01.08.2016 N БC-4-11/13984@). Однако все обоснования, изложенные в этих письмах, продолжают быть актуальными и в 2023 году.

А вот сверхлимитные cуточные под обложение НДФЛ попадают, поэтому их нужно показать в 6-НДФЛ. Моментом получения дохода в виде cуточных сверх необлагаемой нормы будет последний день месяца, в котором физлицу утвердили авансовый отчет. А налог удерживаем не из суммы самих суточных, а из ближайшей выплаты другого дoхода.

Пример 5

Продолжаем рассматривать ситуацию из Примера 3.

В Разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев нужно показать в полях:

• 020 — 195 (налог, подлежащий перечислению в т. ч. с cуточных cверх лимита за июль-сентябрь);
• 022 — 195 (перечислить надо было по второму сроку, за период с 23 июля по 22 августа).

В Разделе 2 отчета вносим в поля:

• 110 — 1 500 (сумма cуточных сверх необлагаемого лимита в составе всех начисленных доходов с начала года);
• 112 — 1 500 (значение относится к расчетам по трудовым договорам);
• 120 — 1 (в составе физлиц, получивших облагаемые доходы);
• 140 — 195 (в составе НДФЛ, исчисленного со всех дoходов с начала года);
• 160 — 195 (в составе удержанного НДФЛ).

Запомните

• Выплата cуточных при направлении работника в командировку обязательна. При этом для частных компаний нет ни максимального, ни минимального законодательно установленного размера этой. Определить размер необходимо в ЛНА.
• Изменить величину cуточных можно только путем внесения изменений в ЛНА, в котором она зафиксирована.
• В 2023 году по-прежнему установлены необлагаемые лимиты cуточных для НДФЛ и страховых взносов. При этом отнести в расходы по налогу на прибыль или УСН можно всю сумму, выплаченную командированному по ЛНА, а также взносы, уплаченные с превышения над лимитом.
• В РСВ нужно включить всю сумму суточных и отдельно показать необлагаемую часть (в пределах лимита).
• В 6-НДФЛ необлагаемую часть суточных не показывают. В этот отчет они попадают, только если есть превышение норматива, облагаемое НДФЛ.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email